Proakatemian 12H-näytöllä mitataan tiimien suoriutumista vaativasta, päivän mittaisesta tehtävänannosta. Näytössä laitetaan kovalle koetukselle muun muassa tiimin organisoitumiskyky ja paineensietokyky. Päivän päätteeksi toimeksiantajan antamaan tehtävään esitellään ratkaisut viiden minuutin esityksenä ja raportilla. Tuotokset toimeksiantaja ja raati arvioi asteikolla 1-5. Tehtävässä arvioidaan kuusi eri osiota, jonka keskiarvo määrää lopullisen arvosanan. Arvioitavat osa-alueet ovat: asiakastyytyväisyys, tulosten sovellettavuus ja ongelman ratkaisu, presentaatio ja loppuraportti, luovuus ja innovaatio, asiantuntijuus ja tehtävän rajaus. Tiimimme suoriutui tehtävästä ansiokkaasti täysin arvosanoin, joten haluan avata asioita, missä erityisesti onnistuimme. Lisäksi listaan muutaman oivalluksen, jotka nousivat esille yhteisessä palautteenvaihtohetkessä.

Valmistautuminen tiiminä päivään onnistui ansiokkaasti erityisesti ennalta asetettujen tavoitteiden saralta. Asetimme tiimissä etukäteen selkeät rajalinjat, joista täytyy pitää kiinni koko päivän ajan. Se selkeytti työskentelyä huomattavasti. Lisäksi olimme keskustelleet, että teemme kaikkemme, jotta liiallista kiireen tuntua ei pääsisi syntymään. Esimerkiksi lounastauko pidetään normaalisti. Kuitenkin tiimiä muistuteltiin ottamaan eväitä matkaan, jotta energianpuute ei iskisi loppupäivästä kriittisimpään hetkeen.  Yhdessä asetetut muut tavoitteet olivat:

1. Asetu täysin asiakkaan asemaan.
2. Oletukset minimiin: kysy ja varmista asiakkaalta asia.
3. Tehtävänannon tavoite niin kirkkaaksi, että ei ole epäselvyyksiä.
4. Konkreettinen tulos. Tulos, jota asiakas voi lähteä työstämään vaikka seuraavana päivänä.

Edellä mainitut rajalinjat auttoivat tiimiä fokusoitumaan päivän aikana, mutta ne auttoivat myös tehtävän rajaamisessa asiakkaan ja tiimimme parin jäsenen välisellä kyselyhetkellä. Tehtävänantajanamme, asiakkaanamme oli Teija Silver, Hopiahippu -nimisen kukkakaupan omistaja. Haasteenamme aamun tehtävänantotilaisuudessa oli, että Silverillä oli oikeastaan vain tyhjä taulu ja paljon toiveita. Lopulta se oli tiimimme (tai tiimimme jäsen Hannu Lampinen), joka rajasi ja haastamalla kaivoi kyselyhetkellä Silveriltä hänen kiperimmän tarpeensa esille, jolloin varsinainen tehtävä vasta muotoutui. Ilman tavoitteiden määrittelyä etukäteen olisi ollut mahdollista, että olisimme yrittäneet tuskissamme päivän aikana luoda ”vähän kaikkea” -tyyppisen ratkaisun, joka ei kerta kaikkiaan ole mahdollista toteuttaa tyydyttävästi.

Tehtävänannon jälkeen kyselytunnille valittiin sopivat osallistujat. Muu tiimi rentoutti ajatustenkulkuaan tekemällä pari ryhmäytymisleikkiä yhdessä. Sen jälkeen aktivoimme ajatustyön käynnistymisen brainstorming-harjoitteilla. Nämä toimintatavat mahdollistivat kiireettömän ja rennon lähestymistavan tehtävän suorittamista kohtaan.

Ansiokasta tiimin toiminnassa oli myöskin se, että kunkin tiimin jäsenen tehtävä ja pientyöryhmä tehtiin selväksi heti alun (hieman liian pitkään junnaavan) ideointihetken jälkeen. Lisäksi asiakkaan tehtävänannon tavoite piirrettiin visuaaliseksi esille työtilaan. Huomionarvoista on, että tuota visuaalista piirrosta olisi voinut käyttää hyväksi päivän aikana enemmänkin erityisesti silloin, kun ”harmaa sumupilvi” laskeutuu mielen verhoksi pitkällisen työstön aikana jokaisella jossakin vaiheessa hämärtämään toimintaa ja tavoitetta. Visuaalinen kuva auttaa palauttamaan tavoitteen mieleen ja fokusoitumaan tehtävään uudelleen.

Hyvään työmoodiin asettumista helpotti, että Projektipäällikkö Arttu Myllyksellä oli rauhallinen työtapa. Kiireen tuntua ei päässyt syntymään, kuin luonnollisestikin vasta lopussa, kun raportti ja presentaatio täytyi saada valmiiksi. Raportin ja erityisesti presentaation työstämiseen jäikin aivan liian vähän aikaa, josta otimme opiksemme. Esitystä ei keritty jäsentelemään huolellisesti, eivätkä esiintyjät saaneet mahdollisuutta harjoitella kertaakaan, mikä näkyi luonnollisesti lavalla. Esityksemme ei mahtunut viiteen minuuttiin, eli se jäi lavalla kesken. Vajaata presentaatiota paikkasi kuitenkin ne seikat, että olimme olleet tiivisti asiakkaaseen yhteydessä ja hän oli työstämme sen vuoksi melko kattavasti kartalla. Lisäksi raporttimme oli asiakkaan mukaan erinomainen. Suurimmaksi ansioksi koin henkilökohtaisesti sen, että asiakas oli saanut meiltä jotain, mitä hän ei osannut odottaakaan. Kyselyhetken haastaviin kysymyksiin vastaaminen, kuten se, mistä hän saa syvintä iloa työssään, sai hänet miettimään syvällisesti asioita koko päivän ajan.

Lopuksi kokoan vielä muutamia oivalluksia, jotka auttavat suoriutumaan paremmin vastaavassa tehtävässä.

• Rohkeus ideoida jo varhaisessa vaiheessa pientiimeillä, jotta koko tiimin kapasiteetti saadaan käyttöön.
• Voisiko projektipäällikkö olla selkeämmin tiedonkerääjä ja koota kokonaiskuvaa pientiimeille?
• Pätevien lähteiden keräämiseen tarvitsee aikaa.
• Ulkoiset asiantuntijat käyttöön.
• Mikäli alalla lainsäädäntöä, se tulee huomioida
• Raportin rakenteen päättäminen heti alussa: minkä osan tuottaa mikäkin tiimi. Raportille yksi lopullinen kirjoittaja. Raportti nähtävissä reaaliaikaisesti.
• A4-kokoinen tiivistys asiakkaalle koko raportista esimerkiksi tyylillä ”ongelma-> ratkaisumme”
• Raportin valmistumiselle deadline tarkoituksenmukaisesti niin ajoissa, jotta esiintyjät pääsevät lukemaan sen ja että presentaation tekemiselle ja harjoittelulle on riittävästi aikaa.

Kaiken kaikkiaan 12H -näyttö on tiimiyttävä ja tehokas oppimiskokemus. Koen oppimisprosessin vahvistuvan entisestään, kun näyttö käydään yhdessä tiimin jäsenten kanssa palautetilaisuutena läpi ja kun siitä kirjoittaa esseen.