Olen ollut mukana järjestämässä monia erilaisia tapahtumia ja nyt Proakatemian aikana olen ollut järjestämässä muun muassa Catwalk On Catwalk -muotinäytöstä sekä Pilke Stay Up Late -hyväntekeväisyystapahtumaa. Tälläkin hetkellä järjestän tapahtumaa, nimittäin Tunne Valssi lavatanssitapahtumaa.

Tunne Valssi projektitiimissä meitä on kolmesta eri tiimistä, Promisiasta, Evisionista sekä Hurmasta. Idea tapahtumaan lähti, kun löysimme toisemme yhteisen kiinnostuksen kautta. Se oli loppuvuotta 2018, kun päätimme, että ryhdymme tekemään kesäksi 2019 lavatanssitapahtumaa. Loppujen lopuksi sekään ei kovinkaan pitkä aika ole, ottaen huomioon, kuinka paljon tapahtuman järjestäminen oikeasti vaatiikaan.

Ihan ensimmäisenä kartoitimme, onko tämän tyyliselle tapahtumalle oikeasti edes halukkaita osallistujia, vai onko tämä vain ollut meidän haaveunta. Positiivisena yllätyksenä kyselyymme vastasi yli tuhat ihmistä ja sen avulla meille vahvistui varmaksi se, että tapahtumallemme todella on kysyntää. Nopeasti kävi selväksi, että Tunne Valssi tulee olemaan nuorekas tapahtuma keskustan läheisyydessä, joka on suunnattu nuorille aikuisille, jotka haluavat käydä lavatansseissa.

Tapahtumaa järjestäessä on monen monta vaihetta. Tapahtumat ja niiden järjestäminen saattaa monista tuntua todella helpolta, mutta sitä se ei ole. Jotta tapahtumasta saadaan onnistunut, on siihen nähtävä paljon aikaa ja vaivaa.

Kohderyhmä

Ensimmäisenä on aina hyvä kartoittaa, millaista tapahtumaa ollaan järjestämässä ja mikä on tapahtuman kohderyhmä. Meille tapahtuman luonne oli nopeasti selvillä. Olimme jo heti alkuun oikeilla jäljillä ja kyselymme avulla vahvistimme sen, että Tunne Valssi on tapahtuma, jota jatkamme. Kohderyhmämmekin valikoitui helposti. Pääkohderyhmämme on 25-30 vuotiaat nuoret aikuiset, joille lavatanssit ja tanssiminen on lähellä sydäntä. Konkari tanssimisessa ei tarvitse olla, vaan haluamme nimenomaan luoda mahdollisuuden kaikille päästä tanssimaan ja nauttimaan vanhanaikaisesta lavatanssitunnelmasta.

Aika

Mikä on hyvä aika järjestää tapahtuma? Millä perusteella päivä valitaan ja miksi? Jälleen on tärkeää palata omaan kohderyhmäänsä, mikä heille on ihanteellisin aika? Aikaa päätettäessä on syytä ottaa kohderyhmän lisäksi huomioon alueen muut tapahtumat. Onko järkevää pitää oma tapahtuma päällekkäin esimerkiksi vastaavanlaisen tapahtuman kanssa. Entäpä, mikä vuodenaika sopii oman tapahtuman laatuun. Mitä haluaa viestiä tapahtumallaan asiakkailleen. Tunne Valssin kohdalla pallottelimme useampia päivävaihtoehtoja. Lopulta monen asian summana päiväksemme valikoitui 15.7.2019. Heinäkuussa monilla on kesälomia ja silloin Suomessa on useasti todella lämmin, jonka myötä lavatanssit kuulostavat ihmisten mielestä hyvältä idealta. Lavatanssit kun usein mielletään keskikesän aktiviteetiksi. Päivämme on maanantai ja tämä ihan siitä syystä, että viikonloppuisin Pirkanmaalla ja etenkin Tampereella kilpailu on niin kovaa, että emme siihen kilpailuun lähde. Jokaisena viikonloppuna järjestetään jotakin kohderyhmällemme. Tapahtumassamme ei ole tarkoitus juoda alkoholia, joten tästä syystä maanantai ei ollut mahdoton valinta, sillä tapahtumamme jälkeen seuraavana päivänä on mahdollista mennä töihin. Kellonajaksi tapahtumallemme lyötiin 18-23. Näin ollen asiakkaamme ehtivät töidensä jälkeen saapumaan tapahtumaamme, mutta pääsevät myöskin ihmisten aikaan takaisin kotiin.

Paikka

Miten sitten valitaan tapahtumapaikka. Missä on tapahtumalle sopivat puitteet ja mitä kaikkea paikan suhteen pitää ottaa huomioon. Lisäksi monelle yksi suuri kysymys saattaa olla, että järjestetäänkö tapahtuma ulkona vai sisällä? Me lähdimme kartoittamaan erilaisia tiloja Tampereen keskustasta, sillä ensisijaisesti tapahtumamme oli tarkoitus olla keskustassa. Toive vuokratilasta keskustassa romuttui kuitenkin hetkessä, sillä kaikesta löytyi ongelmia. Joko tilaa ei ollut tarpeeksi tai ulos ei päässyt. Pidimme myöskin vaihtoehtona ulkoilmatapahtumaa keskustan alueella. Tämä idea kuitenkin kaatui monesta syystä. Säävarauksen takia meidän piti ottaa huomioon monia asioita ja tämän takia kulut olisivat kasvaneet hieman liian suuriksi. Lopulta päädyimme Kissanmaan työväentaloon. Se on tarpeeksi lähellä keskustaa sekä helppojen kulkuyhteyksien päässä (joka kyselyssä monella oli toiveena). Kissanmaalla on mahdollisuus myöskin hyödyntää pihaa, mitä pidämme tärkeänä tapahtumassamme.

Budjetti

Budjetti täytyy suunnitella heti varhain, sillä sen avulla selvitetään, onko tapahtumaa mahdollista edes toteuttaa. Budjetissa tulee huomioida kaikki mahdolliset kulut ja tulot. On hyvä myös laskea, mikä on ihanne ja mitä tavoitellaan ja sen lisäksi tulee aina laskea kriittinen piste, eli millä tuloksella pääsee edes omilleen. Meidän tapahtumassamme tulee suurimpana huomioida: tilavuokra, bändi, erilaiset luvat ja vakuutukset sekä markkinointi. Sen lisäksi kuluissamme on muita pienempiä maksuja, jotka koostuvat esimerkiksi koristeluista. Me olemme laskeneet tapahtumallamme kriittisen pisteen sekä myös ihanteemme, jota lähdemme tavoittelemaan.

Markkinointi

Markkinointi on todella tärkeä osa tapahtuman onnistumisen kannalta. Markkinointi on aloitettava hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja jokaiseen tapahtumaan on syytä tehdä tarkka markkinointisuunnitelma. Mistä kanavista tavoitat omat asiakkaasi ja millainen markkinointi heihin uppoaa. Markkinointisuunnitelmaa tehdessä on syytä ottaa huomioon: mitä markkinoinnilla halutaan saavuttaa, mikä kohderyhmä onkaan, mihin markkinoinnissa erityisesti halutaan panostaa. Täytyy myös miettiä omia resursseja eli paljonko markkinointiin on käytettävissä aikaa, rahaa tai työvoimaa. Tunne Valssin kanssa olemme paljon pohtineet markkinointiamme. Omille sivuilleen on todella haastavaa saada kerättyä seuraajia (omia tuttuja lukuun ottamatta). Meillä Facebook ja Instagram ovat olleet markkinointikanaviamme tähän asti ja olemme sinne päivittäneet paljon erilaista materiaalia. Olemme paljon pohtineet, mikä asiakkaitamme kiinnostaisi. Ja tänään nimenomaan tiimimme Jimi nosti esille, että jokaisen päivityksen tulisi ohjata asiakkaat ostamaan lippuja. Tämä oli mielestäni todella hyvä pointti, mitä en oikeastaan itse ollut aiemmin edes tajunnut. Markkinoinnin tekemiseen on yksi syy: tarkoituksenamme on myydä lippuja, joten nimenomaan siksi päivitystemme tulisi aina ohjata asiakkaat ostamaan tapahtumalippuja. Emme ole vielä kovinkaan paljoa ehtineet miettimään, mitä muita kanavia voisimme käyttää ja se tuleekin olemaan meillä seuraavaksi listallamme. Tänään otimme yhteyttä niin lehtiin kuin radiokanaviinkin saadaksemme itseämme esille niitä reittejä. Onneksemme meistä kiinnostuttiin ja pian Tunne Valssista voi varmasti kuulla lehtien sivuilta kuin äänenä radiossa.

Sponsorit ja yhteistyökumppanit

Yhteistyökumppanit ja sponsorit ovat monille tapahtumille tärkeitä. Niiden avulla kuluja on helppo saada hieman pienemmiksi ja lisäksi niiden avulla voi lisätä tapahtuman viihtyvyyttä. Tällä hetkellä Tunne Valssissa on kovan työn alla yhteistyökumppaneiden hankinta. Haluamme pienillä asioilla tuoda lisäarvoa asiakkaillemme ja tästä syystä olemme ajatelleet jakaa jokaiselle kävijälle lahjakassin lähtijäisiksi. Lahjakassiin haluamme erilaisia asiakkaidemme mielestä mieluisia tuotteita, joilla saamme tuotettua hyvää jälkimakua tapahtumastamme. Sen lisäksi haluamme tapahtumaan tuoda näyttävyyttä visuaalisin keinoin, joten tarvitsemme erilaisia koristeita ja esineitä. Tämä on siis toinen, johon olemme keräämässä sponsoreita. Kolmantena hankimme arpajaispalkintoja. Haluamme tapahtumaamme hieman oheistoimintaa ja jokainen pitää arpajaisista, joten aiomme ne järjestää. Minulla on hieman jo kokemusta arpajaispalkintojen hankinnasta, joten uskon, että se tulee olemaan meille helppoa.

Tänään havahduimme siihen, että tapahtumaamme on kaksi kuukautta. Vielä paljon on tehtävää ja vielä paljon on lippuja myytävänä, mutta olen aivan varma, että 15.7. voimme ylpeänä sanoa onnistuneemme. Etunamme on ehdottomasti peloton projektitiimi. Jokainen huipputiimi saa huippuja tuloksia aikaan ja se on varmaa!

Lähteet:

https://visittampere.fi/ammattilaiset/tapahtumajarjestajille/tapahtumajarjestajan-opas/

Tapahtuma on tilaisuus : tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen, Helena Vallo