Tampere
05 Dec, Saturday
3° C

Proakatemian esseepankki

Apua ajanhallintaan vol. 2



Kirjoittanut: Esseepankin arkisto - tiimistä Ei tiimiä.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Kirjoitin viime keväänä esseen työkaluista ajanhallinnassa. Esseessä käsittelin muun muassa kalenterin täyttämistä tehtävillä, jotka ovat luonteeltaan samankaltaisia. Näin emme kuluta turhaa energiaa ohjelmoiden itseämme päivittäin moneen kertaan uuteen mielentilaan työtehtävää vaihtaessa. Esseeseen valmistautuessa ja siihen materiaalia kerätessäni muistan selkeästi heränneeni ajatukseen, että ei kaikkia tehtäviä tarvitse edes yrittää suorittaa saman päivän aikana. On taitoa tuntea työskentelytapansa niin hyvin, että tunnistaa itsessään minkä verran ehtii yhden päivän aikana tehdä, eikä edes yritä väkisin tunkea yhdelle päivälle liikaa hommaa. Sillä ainahan tekemistä on enemmän, kuin ehtii tehdä. Ja ei ole väärin jättää osaa tehtävistä seuraavalle tai sitä seuraavalle päivälle.

Oli miellyttävää huomata, että vaikken ole antanut tietoisesti ajatusta esseelleni sen jälkeen, kun sen sylkäisin ulos järjestelmästäni esseepankkiin, niin ulos tuomani ajatukset ovat asettuneet melko mukavalla tavalla arkeeni. Tärkeimmät pointit omasta esseestäni olivat kalenterin tehokas käyttö ja rehellinen palaute suoriutumisesta. Paneudun seuraavissa kappaleissa niihin:

Kalenterin tehokas käyttö: Olen riippuvainen kalenteristani. Ilman sitä en saa juuri mitään aikaan, sillä unohdan tekemättömät tehtävät ja keksin muita mielenkiintoisia tapoja täyttää arkeni. Eikä kalenterin käytössä ole mitään väärää, eihän asioita liiaksi kuulukaan pitää muistin varassa. Nykyisin en kuitenkaan enää kirjoita joka asiaa ylös paperikalenteriini. Aiemmin minulla oli tapana kirjoittaa jokainen pikkujuttu tajuamatta ollenkaan resurssejani hoitaa niitä kaikkia saman päivän aikana. Harvemmin myöskään mietin, miten listaamani asiat sopivat luonteeltaan yhden päivän aikana hoidettaviksi. Kun esimerkiksi lähden työreissulle messukeikalle toiseen kaupunkiin, on minun aivan turha kuvitella kirjoittavani hotellihuoneessa esseetä pitkän ja hektisen päivän päätteeksi. Olen todennäköisesti sosiaalisesti sen verran latautunut noiden päivien jälkeen, ettei suorituskapasiteettiin mahdu enää syventyä mihinkään aiheeseen, saati saada fiksua tekstiä aikaiseksi. Kirjoituspäivä on oltava erikseen. Se sunnuntaipäivä, kun kalenterissa ei ole muuta kuin ”esseepäivä”, saan käyttää vaatimani ajan tekstin tuottamiseen. Saman päivän aikana en kuitenkaan ole voinut hakea tietoa tai lukea kokonaista kirjaa. Lähteiden läpi käyminen on tehty jo päiviä, viikkoja tai jopa kuukausia etukäteen – silloin kun sille on ollut oikea aikansa.

Työskentelytapoja on monenlaisia, merkityksellistä on tiedostaa itselle paras tapa. Käytän edelleen aikatauluttamista ja asioiden listaamista ja se on minulle tehokkuuteni kannalta ehdotonta. Nykyisin minulla on käytössäni paperisen kalenterin sijaan Google kalenteri, joka mahdollistaa sen, ettei unohduksia pääse tapahtumaan siitä syystä, ettei kalenteri sattunut mukaan. Nyt kalenterini kulkee minulla jatkuvasti mukanani puhelimessa. Kalenteriin olen jakanut värikoodein tehtäviä sen mukaan kuuluvatko ne työasioihin, koulujuttuihin, vapaa-aikaan yms.. Olen onnistunut ulkoistamaan ajatteluani lisäksi sen verran, että Google kalenterini on synkronoituna Slackiin, jolloin Slack muistuttaa minua tärkeimmistä tapahtumistani. Slack on myös työmuistini paras työpari. Kun kalenteri muistuttaa minua tehtävästä jonka olen merkinnyt kyseiselle päivälle hoidettavaksi, enkä juuri siinä hetkessä sitä saakaan hoidettua, plan B:nä toimii Slackbot. Suosittelen.

En halua kalenterini muistuttavan minua jokaisesta pienestä asiasta, kuten kulukorvausten tekemisestä, pajan ennakkotehtävästä, asiakkaalle sähköpostin laittamisesta tai muusta yksittäiseen projektiin liittyvästä hommasta. Tähänkin asiaan on olemassa itselleni toimiva ratkaisu – Trello. Trello on projektinhallinnan työkalu, jota käytän omassa elämässäni projektien hallinnassa. Olemme Trellon kanssa kuitenkin vielä sen verran tuntemattomia toisillemme, ettei sen käyttö ole vielä samalla tavalla päivittäistä kuin Slackin ja Google Kalenterin. Tutustuminen on kuitenkin aloitettu ja ensivaikutelmani uudesta tuttavuudesta on hyvin positiivinen.

Rehellinen palaute itselle: Päivän päätteeksi pyrin antamaan itselleni palautetta siitä, miten kulunut päivä meni. Joskus on päiviä, kun ei saa aikaan yhtä paljon kun on ollut tarkoitus. Silloin tiedostan sen ja hyväksyn. Siirrän tehtävät toiselle päivälle ja päätän, että silloin saan enemmän aikaan. Kun sitten tulee päiviä, jolloin tunnen suoriutuneeni ylivoimaisesti, saan olla tyytyväinen ja tehottomammat päivät tulevat kompensoiduiksi.

Ajanhallintataitoni ovat parantuneet merkittävästi työkalujen avulla. Edelleen huomaan joskus lipsuvani vanhaan, erityisesti silloin kun kalenterini on ylikuormittunut ja huomaan hypänneeni oravanpyörään, jossa haalin itselleni jatkuvasti enemmän tekemistä. Silloin huomaan päivittäisessä palautteenannossa tehokas-tehoton – päivien vaihtelun muistuttavan enemmän tehoton-tehoton-kaavaa. Tällöin tiedän tuon palautteen kautta heti, että arjessani ja kalenterin organisoinnissa on tehtävä jotain muulla tapaa. Sillä palaute on ainoa tapa ohjata ihmistä.

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close