Kirjoittajat: Outi Kattelus, Heidi Hydén & Kimi Vierre

SISÄLLYSLUETTELO 

1 JOHDANTO 

2 MIKÄ ON WEBINAARI? 

3 WEBINAARIN HYÖDYT 

4 10 ASKELTA WEBINAARIN JÄRJESTÄMISEEN 

4.1 kohderyhmä 

4.2 teema 

4.3 tavoitteet 

4.4 sisältö 

4.5 esiintyjät 

4.6 aikataulu 

4.7 tekniikka 

4.8 viestintä 

4.9 kenraaliharjoitus 

4.10 käynnistys 

5 TÄRKEÄ TIETÄÄ 

6 POHDINTA 

LÄHTEET 

1 JOHDANTO

Webinaarit ovat tällä hetkellä “se juttu” ja kun oikeita väyliä sukkuloi Internetin ihmeellisessä maailmassa niin huomaa, että niitä on tehty aiheesta kuin aiheesta. Mahdollisesti omakohtaisesta kiinnostuksesta johtuen painotus on kuitenkin melko pitkälle työelämään ja liiketalouteen liittyvää. Tutkimusten perusteella webinaari onkin toiseksi paras viestintäkanava, heti fyysisten tapahtumien jälkeen (Juslén n.d., 8). Miksi siis olla hyödyntämättä tätä koko maailman avaavaa mahdollisuutta siellä, missä juuri sillä hetkellä on. 

2 MIKÄ ON WEBINAARI? 

Webinaari on Internetissä (web) toteutettu seminaari, johon voi osallistua mukavasti kotisohvalta. Sellaisen järjestäminen ei vaadi keneltäkään liikkumista mihinkään tiettyyn paikkaan ja eroaa siis siten striimistä, joka on tapahtumasta lähetettävä lähetys. Webinaari on siis tapahtuma, joka on ainoastaan verkossa. Sillä on tietty päivämäärä ja kellonaika, joten webinaariin osallistuminen edellyttää kuitenkin ennalta määriteltyä osallistumisaikaa. Tällainen aikataulutettu tapahtuma ennalta nauhoitetun sisällön sijaan sitouttaa tapahtumaan osallistujat huomattavasti paremmin ja aikaa webinaarissa käytetään usein 45-90 minuuttia. Webinaarin järjestäminen on kustannustehokasta samansisältöisen fyysiseen tapahtumaan verrattuna, ja samalla se tuottaa tyytyväisiä asiakkaita (Juslén n.d., 5-6.) 

Webinaarissa olennaista on se, että siinä on myös jotain näytettävää, sillä muuten saman asian ajaisi nykyajan trendiksi noussut podcast. Usein webinaarin materiaalina käytetäänkin PowerPointia tai vastaavaa ja toivottavaa olisi, että myös reaaliaikainen kuva puhujasta olisi mukana, sillä siten seuraaminen on huomattavasti mukavampaa.  

3 WEBINAARIN HYÖDYT

Nykyajan hektisessä yhteiskunnassa ihmisten ajasta on tullut entistä merkityksellisempää, ja siitä kilpailevat monet eri tahot. Sen vuoksi onkin järkevää osallistua tapahtumiin, joihin ei tarvitse erikseen matkustaa mahdollisesti pitkiäkin matkoja tai istua ruuhkassa. Webinaariin voi myös osallistua juuri sillä hetkellä, kun se on alkamassa, eikä istumapaikkaa tarvitse olla varailemassa hyvissä ajoin etukäteen ja näin menettää kallisarvioista (työ)aikaa. Suomessakin 80 % väestöstä asuu pääkaupunkiseudun ulkopuolella, joten matka-aikaa säästyy huomattavia määriä, kun fyysistä liikkumista ei tarvita. Webinaarissa on myös sellainen erityispiirre, että sama sisältö on käytävissä 2-3 kertaa nopeammin kuin tapahtumassa, johon osallistutaan fyysisesti. (Juslén n.d., 8, 10.)   

Webinaarin etuna on se, että siihen voi osallistua suuriakin määriä katselijoita samaan aikaan, eikä järjestäjän tarvitse murehtia oikean kokoisesta tapahtumapaikasta. Kansainvälisten toimijoiden on helpompi tavoittaa oma kohderyhmänsä ja esimerkiksi webinaarina järjestetyssä koulutuksessa kaikki osallistujat saavat saman tiedon. Yksi webinaarin ominaisuuksista on myös vuorovaikutteisuus, joten kaikki webinaariin osallistujat saavat myös saman vastauksen pohdituttaviin kysymyksiin ainakin lähes reaaliajassa, riippuen siitä vastataanko kysymyksiin webinaarin lopussa vai sen lomassa. Webinaariin osallistumiseen vaaditaan ainoastaan kohtuullisen nopea Internet-yhteys ja laite, josta webinaaria voidaan seurata. (Juslén n.d., 8, 26-27, 10.) 

Kustannusten osuus webinaareissa on minimaalinen muihin tapahtumiin verrattuna. Tilavuokrat ja tarjoilut jäävät kustannuksista pois. Webinaarien kustannukset tulevat sisällöstä, lisensseistä ja mahdollisesta työvoimasta. (Juslén n.d., 11.) Kustannussäästöjä syntyy myös siitä, että erilaisia lupia ei tarvita, myös työvoimaa tarvitaan huomattavasti vähemmän, sillä esim. järjestyksenvalvojien tarve jää pois. Ekologisuus on myös webinaarien valttikortti, sillä liikkumiseen ei tarvitse käyttää rahaa tai ympäristöresursseja (Juslén n.d., 11). 

Ketteryys on tärkeä osa tapahtumaa järjestettäessä ja webinaarit ovat hyvinkin ketteriä, sillä niiden järjestäminen onnistuu vaikkapa samana päivänä. Yritykset voivat pitää esimerkiksi tiedotustilaisuuksia webinaarin avulla ja se soveltuu nopeastikin muuttuvaan viestintätarpeeseen. (Juslén n.d., 11.) Webinaaria järjestettäessä säästyy järjestäjien aikaa myös tietokoneella istumiselta tai puhelimessa puhumiselta, sillä mm. tilojen ja tarjoilujen etsimiseen ei kulu aikaa. Myös kaikki ylimääräinen viestintä näiden toimijoiden välillä jää pois.  

4 10 ASKELTA WEBINAARIN JÄRJESTÄMISEEN

Helposti voi kuvitella, että webinaarin järjestäminen on helppoa ja vaivatonta, mutta todellisuudessa se vaatii paljon valmisteluja ja huomioon otettavia asioita. Webinaari syntyy siis lähestulkoon samalla kaavalla kuin fyysinen tapahtuma. Erona fyysiseen tapahtumaan on kustannustehokkuus ja parempi ihmisten tavoitettavuus. Juslénin (2020) mukaan on olemassa 10 asiaa, joiden avulla voi järjestää onnistuneen webinaarin. Seuraavassa on avattu, mitä nämä 10 asiaa ovat.

4.1 Kohderyhmä

Kohderyhmä on erittäin tärkeä. On mietittävä, kenelle webinaaria ollaan suunnittelemassa.  Tätä kannattaa pohtia huolella ja tarkasti, koska mitä tarkemmin kohderyhmä rajataan, sen helpommin löytää oikean väylän markkinoida webinaaria tehokkaasti sekä oikealle kuulijalle. Kohderyhmää miettiessä kannattaa huomioida se tosiasia, että ”kaikille kaikkea” ei koskaan ole toimiva ratkaisu. Se voi tuntua pelottavalta ja oudolta rajata pois rankalla kädellä ”potentiaalisia” ihmisiä. Itseltään kannattaa myös kysyä, että onko kaikki todella potentiaalisia juuri tässä kohtaa? (Juslén 2020.) 

Onko kohderyhmänä omat työntekijät? Esimerkiksi webinaari työhyvinvoinnista toimii omille työntekijöille tai aihe voi olla mikä vain, jos työntekijöiden pitää tietää jotain tai oppia uusi menetelmä työpaikalla. Webinaari nykyisille asiakkaille voi olla jotain, mitä heidän tulee tietää tulevaisuudessa. Esimerkiksi muuttunut käyttöjärjestelmä yms. Webinaarin voi luoda myös uusille asiakkaille. Mitä heidän tulee tietää, jotta he ostavat palveluita tai tuotteita. Mikä saa heidät ostamaan palveluita tai tuotteita? (Juslén 2020.)  

Webinaari voi olla suunnattu kenelle tahansa, kunhan se on määritelty erikseen. Se voi olla myös tavalliselle kuluttajalle kohdennettu, joka haluaa tietää, miten tulla rikkaaksi. Kauneuteen ja muotiin liittyvää tapahtumaa harvoin kohdistetaan keski-ikäisille miehille. Kohderyhmän rajaaminen on siis kaiken perusta.  

4.2 Teema

Teema ja kohderyhmä kulkevat aika lailla käsi kädessä. Teema voi syntyä ennen kohderyhmää tai tosin päin. Ei ole väärin palata stepeissä taaksepäin, kunhan jokainen steppi tulee käytyä läpi. Mitä webinaarissa halutaan kertoa ja mitä kohderyhmä odottaa sekä toivoo kuulevansa? Kohderyhmän tavoin teema kannattaa myös miettiä ja rajata huolellisesti. Yksi käsiteltävä teema webinaarissa toimii paremmin kuin liian monta teemaa. Kuulijan on helpompi sisäistää yhtä aihetta kerrallaan. (Juslén 2020.) 

Teema voi syntyä omista kokemuksista tai koetusta ongelmasta. Pitää muistaa silti huomioida kuulija. Ketään ei kiinnosta teema, josta ei saa itse mitään irti. Jollain tavalla pitää selvittää, mitä kuulijat haluavat kuulla ja mikä teema puhuttelee tällä hetkellä tai on eniten pinnalla. Ihmiset haluavat ongelmiinsa ratkaisuja ja haluavat tietää asioista syvemmin. Kannattaa siis muistaa tämä, kun lähtee rakentamaan webinaaria. Webinaarissa aika on myös rajallinen. On sallittua ja toivottavaa pitää useampi webinaari samasta aiheesta, jos siitä on paljon asiaa. Kestoltaan webinaari on noin 45-90 minuuttia, joten rohkeasti voi jakaa saman teeman kolmeen osaan ja jokaista osaa käsitellään omassa webinaarissaan. (Juslén 2020.) 

4.3 Tavoitteet

Webinaarin tavoite pitää olla selkeä ja tunnistettavissa. Mikä on webinaarin tarkoitus? Miksi se toteutetaan? Jos haluaa puhtaasti lisätä jonkin asian tietoisuutta, voi webinaari olla täysin faktapohjainen ja kertoa esimerkiksi Suomen laista. Mielenkiinnon herättäjänä webinaarin voi kohdentaa uusien asiakkaiden hankkimiseen ja miettiä, miten yritys saisi lisää asiakkaita herättämällä mielenkiinnon. Webinaari voi olla myös uuden taidon oppimiseen liittyvä. Uuden tietojärjestelmän opettaminen tai kevyempänä vaihtoehtona stailauspalvelu. Tavoite voi olla myös käyttäytymiseen liittyvä, jos halutaan esimerkiksi työpaikalla työntekijöiden rutiineihin muutosta. Tavoitteena palvelun esittely ja sitä kautta ratkaisujen kehittäminen esimerkiksi tarjouspyynnön saaminen voivat olla tavoitteena. Tavoite määrittää webinaarin ja mitä sillä halutaan saada aikaan. (Juslén 2020.) 

4.4 Sisältö

Sisällöstä on kyse, kun mietitään, mistä webinaari koostuu. Onko se live-kuvaa esiintyjästä? Onko tekstiä näkyvissä? Kuinka ääni kuuluu? Eli sisältö koostuu kaikesta siitä, mitä kuulija näkee, kuulee tai klikkaa webinaarin aikana. Teeman ja rajallisen ajan puitteissa pitää miettiä, mihin halutaan keskittyä. Kaikkea ei ehdi yhden webinaarin aikana käymään läpi, joten on tärkeää nostaa ne tärkeimmät aihealueet, joista on eniten hyötyä kuulijalle. Webinaarin näkökulman miettimiseen kannattaa varata aikaa. (Juslén 2020.) 

Webinaari voi olla tiedon välittämistä tai ratkaisujen tarjontaa. Kannattaa miettiä, riittääkö webinaarissa pelkkä puhe vai tarvitseeko se rinnalleen kuvaa. Riippuen sisällöstä ja kohderyhmästä joskus pelkkä puhe riittää taustalla ja webinaarin aikana pyörii materiaalia puheen tukena. Toisinaan live-kuva on välttämätön, jotta yleisö pystyy sisäistämään sisällön paremmin. Sisältöön vaikuttavat myös omat voimavarat. Mitä on mahdollista tehdä ja mitä ei. Jos esimerkiksi ei ole mahdollista webinaarin aikana kuvata live-kuvaa, mutta haluat käyttää videomateriaalia, niin kannattaa kuvata videomateriaalit etukäteen ja esittää ne webinaarin aikana. (Juslén 2020.) 

Sisältöön liittyy myös vuorovaikutus kuulijoiden kanssa. Pohtimalla eri vaihtoehtoja voi tehdä esimerkiksi luentomaisen tai dialogimaisen webinaarin. Webinaarissa on lukuisia mahdollisuuksia ja yhtenä vaihtoehtona on kuulijoiden osallistaminen webinaarin aikana. Sisältöön voi lisätä myös ennen ja jälkeen tehtäviä, mikä joko tuo lisäarvoa webinaarille tai toisinaan ei. (Juslén 2020.) Kuten fyysisessä tapahtumassakin, sisällössä on vain mielikuvitus rajana ja sisältö ratkaisee, miksi joku päättää osallistua siihen.  

4.5 Esiintyjät

Kuka webinaarissa puhuu? Sisällön perusteella on helppo valita mukaan esiintyjä tai esiintyjiä. Jos teemana on esimerkiksi myynti ja sisällössä käsitellään pääaiheena myynnin eri keinoja, niin esiintyjäksi kannattaa valita joku myynnin ammattilainen, joka tukee webinaarin teemaa ja sisältöä. Edellisessä esimerkissä voisi olla mukana myös aiheesta kirjoittanut henkilö, jolla olisi oma näkökulmansa myyntiin. Näin webinaariin saa erilaisia tasoja ja kuulijalle siitä muodostuu mielenkiintoisempi kokonaisuus.  

Webinaarissa ei välttämättä tarvitse olla ketään alan asiantuntijaa. Webinaarin voi järjestää kokonaisuudessaan myös yksin ja rakentaa siitä täydellinen paketti materiaalin keinoin. Webinaari mahdollistaa myös paneelikeskustelun. Esiintyjien ei tarvitse välttämättä olla kaikkien samassa paikassa, mikä on webinaarin etu. Pitää vain miettiä huolella tekniikka, jotta kaikki sujuu itse webinaarin aikana, oli esiintyjä missä päin maapalloa tahansa. Esiintyjien lisäksi huomionarvoista on se, tarvitseeko webinaari juontajan, joka pitää huolta aikataulusta ja sujuvuudesta. (Juslén 2020.) 

4.6 Aikataulut

Kannattaa rohkeasti varata riittävä aika webinaarille. 60 minuuttia menee todella nopeasti. Se kuulostaa pitkältä ajalta ja voi tuntua siltä, että eihän kukaan jaksaa niin pitkään kuunnella tai keskittyä webinaariin. Todellisuudessa jos webinaarin runko on huolellisesti mietitty ja sisältö on jaettu pääaiheisiin, niin pilkkomalla huomaa melko nopeasti, että yhteen pääaiheeseen on enää aikaa käytettävänä vain 15 minuuttia, mikä menee ohi silmänräpäyksessä. Hyvänä vinkkinä kannattaa pitää mielessä se, että jos kuulija jaksaa kuunnella 20 minuuttia, niin todennäköisesti hän jaksaa kuunnella myös 60 minuuttia. Kuulijoiden tyytyväisyys perustuu sisältöön eikä webinaarin pituuteen. (Juslén 2020.) 

Muistutuksena vielä, että webinaari on tapahtuma eli sillä on aloitus ja loppu eikä sitä sen jälkeen voi katsoa uudelleen ja uudelleen kuten esimerkiksi videoita. Joten webinaarissa avaus, johdanto, sisältö (ongelma ja ratkaisu), kommunikointi, johtopäätökset, lopetus kuuluvat asiaan eikä niitä pysty mitenkään puristamaan 10 minuuttiin videon tavoin. (Juslén 2020.) 

4.7 Tekniikka

Webinaarin onnistumiseen vaaditaan hyvää tekniikkaa. Ei riitä, että on laadukas tietokone. Sen lisäksi pitää olla hyvä äänentoisto, kuvanlaatu, webinaarijärjestelmä, toimiva verkkoyhteys, mahdollisimman helpot käyttöominaisuudet kuulijalle, mahdollisuus osallistua mobiililaitteilla, materiaalit, taustat yms. Tekniikkaan liittyy paljon yksityiskohtia, mitkä korostuvat webinaarissa, koska tekniikka on se, joka webinaarissa näkyy ja kuuluu. Tärkein laite webinaarissa on laadukas mikrofoni. Äänen pitää kuulua selkeästi ja puhtaasti. Siihen ei riitä tietokoneen mikrofoni, vaan suositeltavaa on käyttää pöytämikrofonia tai hyvää head set mikrofonia. (Juslén 2020.) 

4.8 Viestintä

Viestintä astuu kuvioihin, kun webinaari on muuten jo valmis paketti. Mistä löydetään valittu kohderyhmä? Jos kyseessä on esimerkiksi oman työpaikan työntekijät, on helppo lähestyä yhteystietojen perusteella kuten sähköpostin avulla. Näin ollen he saavat tiedon webinaarista suoraan henkilökohtaisesti. Jos kyseessä on webinaari ns. tuntemattomille, niin markkinointi pitää kohdistaa sinne, missä kohderyhmä on. Sosiaalisen median avulla pystyy tavoittamaan kohderyhmän ja omien verkkosivujen kautta sekä yleisesti mainonnan avulla. Nykypäivänä pystyy monin eri keinoin kohdistamaan tarkemmin tietylle kohderyhmälle sisältöä, mikä on myös suositeltavaa. (Juslén 2020.) 

Webinaarin markkinointi toteutuu täysin samalla tavalla kuin fyysisen tapahtuman markkinointi. Se vaatii työtä ja jatkuvaa olemassaolon esille tuomista. Kohderyhmä pitää tavoittaa ja sitouttaa webinaariin. Miten se tehdään? Luomalla ajankohtaisia webinaareja, hyödyntämällä inbound markkinointia eli miten kohderyhmä saadaan hakeutumaan yrityksen luokse, tehdä yritys tunnetuksi tekemällä monipuolista sisältöä sekä olemalla aktiivinen. Vaikka markkinointi toimii, niin välttämättä ilmoittautuneet kuulijat eivät kaikki osallistu webinaariin. Elämäntilanne, kiire, unohdukset, kaikki vaikuttavat osallistumisprosenttiin, joten kannattaa markkinoinnin yhteydessä huomioida tämä asia. Tarjoamalla esimerkiksi ”porkkana” vain osallistujille tai ilmoittamalla, että webinaarista ei tule tallennetta, jonka avulla kuulijan on pakko osallistua, jotta se pääsee käsiksi sisältöön. (Juslén 2020.) 

4.9 Kenraaliharjoitus

Kuinka varmistetaan toimiva kokonaisuus? Tätä ei voi korostaa liikaa oli kyseessä webinaari tai fyysinen tapahtuma. Kenraaliharjoituksen avulla käydään läpi koko tapahtuma a:sta ö:hön ja paneudutaan siihen, miten mikäkin asia toteutuu käytännössä ja tuleeko ilmi jotain epäkohtia, mitä pitäisi muokata tai kenties poistaa kokonaan. Harjoituksissa kannattaa keskittyä erityisesti niihin kohtiin, joissa uskotaan olevan eniten haasteita tai mahdollisia virheitä. Kenraaliharjoitukseen tulee osallistua koko työryhmä, joka webinaarin toteuttaa. Näin varmistetaan se, että kaikki webinaariin liittyvät tekijät ovat tietoisia siitä, mitä tapahtuu milloinkin ja mikä on jokaisen tehtävä tai vastuualue. On hyvä myös harjoitella siinä tilassa, missä webinaari toteutetaan, jotta se tulee tutuksi. (Juslén 2020.) 

Kenraaliharjoituksissa on hyvä kirkastaa se, että jokainen tähtää samaan maaliin. Webinaarin tavoite pitää osata unissaankin. Kenraaliharjoitukset on hyvä järjestää mahdollisimman lähellä webinaarin toteutushetkeä. Edellinen päivä on hyvä ajankohta, koska silloin ehtii vielä tekemään tarvittavia muutoksia, jos niitä ilmenee harjoitusten aikana. (Juslén 2020.) 

4.10 Käynnistys

Webinaari ei käynnisty pelkkää play-nappia painamalla. Itseasiassa webinaarin valmiustila käynnistyy useimmiten jo 30-60 minuuttia ennen kuin itse webinaari käynnistyy. Kuulijoille on hyvä suoda aikaa viritellä laitteet kuntoon, tarkastaa tarvittavat työvälineet ja ylipäätään valmistautua tulevaan webinaariin rauhassa. Valmiustilassa on useimmiten joku teksti tai ääni, joka ilmoittaa, milloin webinaari käynnistyy. Valmiustilasta webinaarin pitäjä pystyy näkemään kuulijoiden osallistumisprosentin reaaliajassa. Tässä kohtaa myös esiintyjät ja työryhmä valmistautuvat webinaarin käynnistymiseen. Testataan laitteet, valot, videokameroiden ja mikrofonien toiminta sekä kaikki mitä webinaariin liittyy. Varmistetaan tallennus, jos webinaari halutaan tallentaa myöhäisempää katselua varten. (Juslén 2020.) 

Itselle webinaari kannattaa ainakin tallentaa, jotta voi kehittää osaamistaan paremmaksi. Esitysmateriaali ladataan näkyville 15 minuuttia ennen webinaaria. Webinaarin käynnistyttyä kaiken pitäisi sujua moitteettomasti, jos aikaisemmat stepit ovat kunnossa. (Juslén 2020.) 

5 TÄRKEÄ TIETÄÄ

Webinaarit järjestetään samalla tavalla kuin striimaukset. Ja tämän myötä pitää joitain asioita ymmärtää ennen webinaarin järjestämistä. Järjestäjänä täytyy ymmärtää, minkä tasoiset laitteet tuottavat minkäkin tasoista materiaalia. Lähtökohtaisesti täytyy osata käyttää oikeita ohjelmistoja ja tutustua niihin, esimerkiksi youtube ja sen striimauspalvelu tulee olla hallussa. Toinen tärkeä osattava ohjelma on Open Broadcaster Software (OBS). OBS:n avulla hallitaan webinaarin kulkua ja eri tilanteita. Esimerkiksi tämän avulla voi hallita sitä, näkyykö pelkästään esiintyjä, PowerPoint tai vaikka molemmat. Internetistä myös löytyy sivuja, joista voi suoraan poimia esimerkiksi kehyksiä, joita pystyy lisäämään omaan webinaariin tai striimiin. Näitä pohjia ja teemoja pystytään kyseisien ohjelmien avulla tekemään etukäteen, ja näin pystyy myös testaamaan miltä pohjat näyttävät tositilanteessa ja toimivatko ne niin kuin pitää. (Walta 2020.) 

Kun ohjelmat ovat hallussa ja tietää mitä niiden kanssa tekee, on hyvä ymmärtää, kuinka tasokkaan Internetin tarvitsee laadukkaan materiaalin tuottamiseen. Webinaareissa ja striimauksissa download nopeutta tärkeämpi on upload nopeus. Tätä tarvitaan juurikin silloin kun tuotetaan itse materiaalia Internettiin. Ja varsinkin kun tämän kaiken pitää tapahtua livenä. (Walta 2020.) 

Pelkällä hyvällä Internetillä ei pääse pitkälle. Sillä tarvitaan tehokas tietokone, jossa on tarpeeksi hyvä prosessori. Kaikki materiaali mitä halutaan webinaariin, esimerkiksi kuva ja ääni, kulkeevat prosessorin läpi. Mitä laadukkaampaa materiaalia halutaan livenä nettiin lähettää, sitä parempi prosessori ja tietokone tarvitaan. Äänen laatuun vaikuttaa juurikin mikrofoni. Tähän toki aina riittää perusmikrofoni, niin kuin kuvaankin riittää peruskamera. Sekään ei välttämättä takaa laadukasta materiaalia. Mikrofonia valitessa on hyvä miettiä, mistä suunnasta ääni siihen tulee. Ääntä varten on myös hyvä hankkia äänikortti, sillä tämän avulla pystyy useampia äänijärjestelmiä yhdistämään tietokoneeseen. Kameraksi voi esimerkiksi valita järjestelmäkameran, jolla pystyy kuvaamaan HD-tasoista videota. Kun toiminta kasvaa voi kameroita olla useampi, jolloin pystyy tuottamaan monipuolisempaa materiaalia. (Walta 2020.) 

Kaluston ollessa kunnossa, tulee ottaa huomioon sopimuksien tärkeys. Sopimukset tulee miettiä tarkkaan, esimerkiksi jo sen puolesta, saako esiintyjien materiaalia käyttää jatkossa. Tuotettaessa webinaaria live-tapahtumasta paikan päällä, eli ennemminkin striimatessa, tulee olla erittäin tarkka siitä, että kaikille on ilmoitettu live-videon tuottamisesta Internettiin. Tulee myös ymmärtää tekijänoikeuksista ja siitä mitä kaikkea materiaalia tapahtumassa käytetään. Tämä auttaa tietämään, mitä kaikkea voi näyttää omassa tuotoksessa. Näiden asioiden ollessa kunnossa, voi jo paljon varmemmin aloitella tapahtumaa. (Walta 2020.) 

6 POHDINTA

Evisionissa tulee olemaan paljon miettimistä siinä, miten saadaan tarvittava kalusto kasaan. Tuleeko esimerkiksi yksi vaihtoehto olemaan rahoituksen hakeminen. Evisionin sisällä heräsi myös ymmärrys siitä, että aina ei tarvitse saada asiakkaita paikan päälle. Tämä mahdollistaa saamaan asiakaskuntaa laajemmalta alueelta ja keventää tapahtumansuunnittelu- ja -järjestämisprosessia. Näin toivottavasti syntyy maksimaalista tuottoa työmäärään nähden.  

Tulevaisuus tulee muuttamaan käsitystä tapahtumista. Internet mahdollistaa uudenlaisien tapahtumien järjestämisen eikä fyysinen tapahtuma ole enää ainoa vaihtoehto. Ajatuksena tämä tuntuu hämmentävältä, koska väkisinkin ihmisten fyysinen kontakti tulee vähenemään entisestään ja elämysten tuottaminen siirtyy muualle. Pitää opetella uusi ajattelutapa ja toimintatapa, kuinka saada kokonaisvaltainen kokemus myös esimerkiksi webinaariin. Live-tapahtumia ei kuitenkaan pidä unohtaa, vaan ne kannattaa ottaa osaksi verkossa tapahtuvia tapahtumia. Evisionissa on myös paljon pohdittu webinaarien, live-striimien ja live-tapahtumien yhdistämistä, ja kaiken tietotaidon ja osaamisen hyödyntämistä. Samantyylisiä tapahtumatuotanto yrityksiä löytyy kuitenkin jo markkinoilta, ja tämän myötä tulee tarkkaan pohtia kilpailukykyä ja sitä, miten Evision erottuu joukosta edukseen.  

Tietotekniikan ihmelapsi ei tarvitse olla, jotta voi järjestää webinaarin. Kun omaa tervettä maalaisjärkeä, perusvälineet kuten tietokoneen, mikrofonin, videokameran sekä ymmärrystä tapahtuman järjestämisestä, niin ollaan jo todella pitkällä webinaarien maailmassa. 

LÄHTEET

Juslén, J. n.d. Webinaari – vaikuttava tapahtuma verkossa. E-kirja. Viitattu 28.1.2020. https://webinaari.fi/jari-juslen-markkinoinnin-konsultointia/digitaalisen-strategian-markkinoinnin-ja-prn-kirjat/. 

Juslén, J. 2020. 10 askelta onnistuneeseen webinaariin. Webinaari. 23.1.2020.  

Walta, A. asiantuntija. 2020. Haastattelu 22.1.2020. Haastattelija Vierre, K. & Hilli, A. Tampere. Tampereen ammattikorkeakoulu.