Johdanto

 

Itsensä johtamisen kannalta on hyvin tärkeää ymmärtää ajanhallinnan näkökulma omaan elämäänsä. Ajanhallinnan näkökulmasta rutiinit ovat kaikista olennaisin perusta. Ilman rutiineja ei edes kannata ajatella rakentavansa tasapainoista perustaa. Kun mietitään onnistumisia ja tavoitteita itsensä johtamisessa ja sen luomisessa. Ovat nämä todella isosti vaikuttava tekijä. Tavoitteita on kuitenkin mahdotonta saavuttaa tekemällä asioita vain silloin tällöin. Tavoitteiden saavuttamiseksi jokaisen on tehtävä säännöllistä työtä edistääkseen omaa tilannettaan kohti tavoitteita. Mietitään asiaa vaikka minun henkilökohtaisesta elämästä. Haluan tulevaisuudessa kilpailla esteratsastuksessa tavoitteellisesti jopa kansainvälisesti. Tätä en tule saavuttamaan sillä, että makoilen kotona ja käyn silloin tällöin valmennuksissa. Minun tulee olla sitoutunut tavoitteeseen, jolloin mietimme valmentajani kanssa tarkkaan kunkin viikon viikko ohjelmat, milloin treenaamme ja milloin pidämme vapaapäivän. Näin edistän tavoitteiden saavuttamista säännöllisesti. Erinomaisuus ei ole teko vaan tapa. (Stranius, 2022)

 

Miten luon tapoja?

 

Tavat muodostuvat toistamisen myötä. Osa luoduista tavoista tulee vahingossa ja osasta pystyt itse luomaan tavoitteita. Kun tekee asioita tarpeeksi pitkään ja päivittäin, siitä muodostuu tapa. (Stranius, 2022) Erilaiset tutkimukset ovat osoittaneet, että tavan muodostuminen vaatii 30-90 päivää päivittäistä toistamista riippuen paljon ihmisestä ja hänen tarpeistaan. Tavat eivät aina kuitenkaan tarvi erillistä suunnitelmaa tullakseen tavaksi. Tapa voi tulla myös kokeilemisen kautta. Kokeilun avulla voikin huomata pitävänsä jostakin asiasta ja täten siitä tulee puolivahingossa tapa. Parasta on, kun arjen pienistä kokeiluista syntyy ensin rutiineja, myöhemmin tapoja ja lopulta elämänmittaisia arvoja. (Stranius, 2022)

 

Rutiinit voivat kuitenkin rikkoutua kun elämäntilanne tai arki muuttuvat merkittävästi. Elämäntilanteen tai arjen rikkovia tilanteita ovat yleensä esimerkiksi lomareissu, uusi työpaikka, muutto tai jonkin ihmissuhteen muuttuminen tai päättyminen. Tämä ei tarkoita mitään suurta huonoa muutosta. Elämän muuttuessa jotkin tavat voivat vain niin sanotusti unohtua tai ne eivät enään ole itselle olennaisia. Ihmisten tavat ja rutiinit voivat myös saada merkityksen jostain merkityksellisemmästä kuten vaikka omista arvoista. Arvot ohjaavat kuitenkin ihmisen toimintaa ja täten se heijastuu myös vahvasti tapoihin ja rutiineihin. Tällöin elämäntilanteen muuttuessa arvoihin pohjautuvat tavat eivät yleensä koe minkäänlaista muutosta arjessa. 

 

Ajan hallinnan ongelma

 

Usein ongelmana ihmisillä on tajuton kiire ja aikaa ei ole riittävästi. Aika on kuitenkin oikeudenmukainen resurssi ja sitä on meillä kaikilla käytössämme ihan yhtä paljon. Mikä sitten jakaa meidän ihmiset kahteen ryhmään: ne joilla on aina aivan järkyttävä kiire eikä ikinä ole riittävästi aikaa vs ne ihmiset joilla ei ole kiire ja he nauttivat elämästä. Ehkä tähän kysymykseen löytyy vastaus, kun jatkat lukemista pidemmälle. 

 

Parasta ajanhallintaa on tehokas itsensä johtaminen. Ihan sama mitä teemme kulutamme joka tapauksessa 24 tuntia vuorokaudessa. Tästä syystä onkin ironista, että käytämme sanaa ajanhallinta, vaikka sana voisi paremmin olla esimerkiksi ajankäytön valinnat. Asiat saavat merkityksen läsnäolosta. On tärkeää olla läsnä ja aidosti keskittyä siihen mitä on tekemässä. Useimmiten tällöin saat enemmän aikaan pienemmällä panostuksella kun, että yrität tehdä miljoonaa asiaa samaan aikaan. Keskittymällä yhteen asiaan kunnioitat myös kanssa olijoiden aikaa. Keskittyessään yhteen asiaan kerrallaan, voi toimia tehokkaammin.

 

Suunnitelmallisuus parantaa myös ajanhallintaa. Suunnitelmassa pysyminen on myös yhtä tärkeää, kuin suunnitelmallisuus. Jos suunnitelmassa ei pysytä voidaan tärkeiden asioiden sijaan keskittyä ei niin olennaisiin asioihin. Suunnitelmallisuus on yhtä tärkeää yksin tehdessä, kuin myös ryhmässä tehdessä. Itse henkilökohtaisesti koen, että minun on vaikeampi pysyä suunnitelmassa muiden kanssa. Useimmiten tällöin lähdetään helpommin keskustelemaan kuulumisista ja missä käytäisiin syömässä ja itse pääasia jää huomiotta. On siis elin tärkeää sopia mitä tehdään ja mihin mennessä.

 

Tee merkityksellisiä asioita

 

Ongelmamme on tässä kohtaa se, että teemme vääriä asioita tai teemme asioita, koska on pakko. (Stranius, 2022) Vaikka aikaa ei voi hallita, ajankäytön valintoja voi. (Stranius, 2022) Suosittelen, että jokainen suuntaisi voimansa ja aikansa siihen mitä on oikeasti tärkeää ja mihin syvästi uskoo. On pystytty todistamaan, että merkityksellisten asioiden tekeminen lisää hyvinvointia ja tasapainottaa arkea. Stranius kirjoittaa kirjassaan näin: Jos odotat enemmän viikonloppua kuin maanantaita ja joka aamu vituttaa mennä töihin, on syytä pysähtyä pohtimaan, kannattaako sellaiseen työhön mennä ollenkaan. Ihanne tilanne on kuitenkin sellainen, että jokainen nauttisi myös siitä työnteosta. Jokaisen olisi tärkeä saada kokea millaista on käydä töissä johon haluaa mennä sen sijaan, että on pakko mennä.

 

Useimmiten kuvittelemme liian helposti, että emme voi tehdä jotakin asiaa syystä x. Todellisuudessa kukaan ei ole estämässä sinua opiskelemasta toista ammattia 40 vuotiaana, muuttamasta ulkoimaille tai vaihtamasta työpaikkaa. Harvoin noin isot muutokset tapahtuvat hetkessä, mutta on tärkeää pitää unelmat mielessä ja pienin askelin mennä niitä kohti. Huippumenestys kumpuaa ansaittujen ja ansaitsemattomien, hankittujen ja tuurilla saatujen etujen ja perintöjen kokonaisuudesta. (Gladwell, 2022) Kuka vaan voi siis päästä huipulle, se vain vaatii sen, että saa mahdollisuuden harjoitella enemmän kuin muut. (Stranius, 2022)

 

Aki Hintsan kirjassa tänään olen elossa käsitellään juuri elämän prioriteetteja. Suosittelen jokaista lukemaan tai kuuntelemaan kyseisen kirjan, sillä se saa ajattelemaan miten priorisoin oman elämäni valintoja. Kirja on erinomainen opetus siitä, että kenenkään ei tulisi elää sellaista elämää, että joutuu miettimään olisinpa tehnyt näin tai olisinpa opiskellut tämän ammatin tai olisinpa lähtenyt ulkomaille. Kirjassa kirjoitetaan näin “Huominen on mahdollisuus, jota kaikki eivät saa”. 

 

Loputon kiire

 

Ongelmamme on, että useimmiten jätämme tekemisen viime tippaan ja aika loppuu kesken. Hyvä akatemian esimerkki voisi olla esseet. Jokainen tietää, että niitä pitää tehdä tiettyä määrä jokaisena lukuvuotena, mutta silti ne jätetään aina viimeiselle viikolle. Joillekin toimii paremmin paniikissa tekeminen, mutta esimerkiksi minulle se ei toimi. Tykkään tehdä asiat ajoissa valmiiksi, jolloin näistä ei tarvitse kantaa tajutonta stressiä hartioillaan läpi syksyn. Olen todennut sen hyvin toimivaksi, että tärkeät asiat olisi hyvä tehdä silloin, kun niillä ei vielä ole kiire. Useimmiten kuitenkin toimimme päinvastoin. 

 

Oletko arjessasi yleensä aikaoptimisti vai aikapessimisti? Aikaoptimisti on se, joka tietää, että esseen tekemiseen menee päivä. Toistuvasti tämä henkilö kuitenkin aina aloittaa kirjoittamisen siinä vaiheessa kun päivän vaihtumiseen on jäljellä enää muutama tunti. Useimmiten hän kuitenkin ehtii juuri ja juuri palauttamaan esseen ennen annettua aikamäärettä, toisinaan ei. Aikapessimisti on taas se, joka tietää, että esseen kirjoittaminen vie päivän, mutta aloittaa kirjoittamaan sitä kaksi päivää aikaisemmin. Aikaoptimisti on se, joka kuvittelee, että asioiden tekemiseen menee merkittävästi vähemmän aikaa kuin todellisuudessa ja aikapessimisti on se, joka on niin turvallisuushakuinen, että varaa tehtäviin enemmän aikaa, kuin mitä niihin todellisuudessa menee. (Stranius, 2022)

 

Asioita voidaan kuitenkin priorisoida erilaisten mallien mukaan. Asioiden priorisointi on myös hyvin suotuisaa, jotta jokainen varmasti tulisi tehneeksi myös niitä oikeita ja tärkeitä asioita. Jonkin aikaa sitten meillä oli paja itsensä johtamisessa ja tässä pajassa käsittelimme Eisenhowerin matriisin. Eisenhowerin matriisin nelikenttä jakaantuu neljään eri kategoriaan kahden akselin mukaisesti: Tehtävien tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan. (Vikman, 2021) Nelikentän tarkoitus on visualisoida selkeästi, mihin asioihin sinun kannattaa keskittyä. Tämä malli siis auttaa sinua priorisoimaan tehtäväsi ja päättämään, mitä jättää to do -listalta tuonnemmaksi. (Vikman, 2021) Eisenhowerin mallissa on siis lokerot tärkeää, ei kiireellistä = aikatauluta, Tärkeää ja kiireellistä = Hoida heti, ei tärkeää, ei kiireellistä = Deletoi sekä ei tärkeää ja kiireellistä = delegoi.

 

Tätä kyseistä ajatusmallia käytimme empirian sisällä ja saimmekin iloksemme huomata kaiken kiireen keskeltä, että meillä ei olekaan ollenkaan niin paljon tärkeitä ja kiireellisiä asioita hoidettavana kuin kuvittelimme. Tässä kuitenkin hyvä malli siitä miten ihminen luo itselleen tajuttoman kiireen ja stressin asioista joita ei oikeasti ole edes olemassa tai on olemassa, mutta niillä ei ole mikään kiire. Se mitä olen itse oppinut on juuri se, että suurin osa ihmisistä luo itselleen täydellisen stressin ja paineen täysin turhan takia. Hoidettavia asioita ei olekaan niin paljoa tai niiden hoitaminen vie muutaman minuutin. 

 

Kiirehtiminen 

 

Jokainen varmasti pystyy samaistumaan ongelmaan, joka on jatkuva kiireen tuntu. Kuten aikaisemmin mainitsin minusta tuntuu, että suurin osa ihmisistä luo itselleen turhaan jatkuvan kiireen, mutta miksi? Jatkuva kiireen tuntu kuitenkin lamauttaa ja luo stressiä. Miksi meillä on sitten kiire? Kyse usein on kuitenkin siitä, että luomme itse turhaa kiirettä ympärillemme. (Stranius, 2022)  Tämä kuitenkin tapahtuu hyvin salakavalasti ja huomaamatta. (Stranius, 2022)  Kyseessä ei kuitenkaan ole se, etteikö meillä olisi aikaa, vaan kyseessä on se, että meillä on liikaa tehtäviä suhteessa omiin resursseihimme. On kuitenkin täysin mahdollista, että hoidettavat asiat todellisuudessa vievät vain muutaman hassun minuutin, mutta koska tällaisia hommia on paljon se saa tehtäviin käytettävän ajan tuntumaan todellisuutta pidemmältä.

 

Stranius kertoo kirjassaan seitsemän syytä sille, miksi ei kannata olla kiire. Ensimmäinen syy on kiireisenä ei pysty olemaan läsnä tilanteissa. Kuitenkin yleensä asiat sujuvat paremmin sinun ollessa läsnä. Toinen syy on kiireisenä ei huomaa ympärillä olevia mahdollisuuksia. Kolmas syy on kiireisenä ei pysty tekemään merkityksellisiä asioita.  Asioiden laittaminen tärkeysjärjestykseen vaatii rutkasti aikaa ja harkintaa. Kiireisenä ei pysty priorisoimaan tai ainakaan prioriteetit eivät yleensä osu oikein. Neljäs syy on, että kiireisenä pyrkii helposti tekemään montaa asiaa samaan aikaan. Useimmat voivatkin kutsua tätä multitaskaukseksi. Moniajo on tehotonta valitettavasti. Asioita voidaan hoitaa tehokkaasti vain silloin, kuin siihen todella keskitytään. Viides syy on, että kiireisenä ei pidetä huolta itsestään, jonka pystyn itse henkilökohtaisesti myöntämään täysin. Kuudes syy on, että kiireisenä ei ehdi unelmoida tai ajatella. Ilman unelmiaan kadottaa motivaation. Seitsemän syy on mihin itse syyllistyn itse turhan usein, kiireisenä unohtaa ystävät. (Stranius, 2022)

 

Pidä huoli itsestäsi

 

Jokainen varmasti pystyy arvaamaan mikä tässä kohtaa on ongelmana? Ongelma on se, että tingimme omasta terveydestä. Syömme huonosti, unohdamme liikunnan ja tingimme yöunista. Asioiden tekemisen jättäminen viime tippaan ajaa sinut juuri tähän tilanteeseen. Kiireessä tingit omasta terveydestä eikä sinulla ole aikaa nähdä omia kavereita, kun todellisuudessa nämä ovat juuri ne asiat, jotka tuovat sinulle lisää energiaa ja jaksamista arkeen, myös silloin kun sinulla on kiire. Neljä elintärkeää vinkkiä kesyttämään kiire ja saamaan aivot toimimaan tehokkaammin. Ensimmäinen kiinnitä huomiota ruokaan ja syö terveellisesti. Toinen harrasta jonkilaista liikuntaa. Kolmas vietä hetki ystävien kanssa. Neljäs, joka ehkä näistä tärkein, nuku. On kuitenkin normaalia, että joissain elämä osa-alueilla näistä joistan on pakko tinkiä. On kuitenkin syytä muistaa, että tämä voi kuitenkin olla vain hyvin hetkellinen tila. (Stranius, 2022) Jokainen pystyy itse miettimään omaa henkilökohtaista asennettaan elämään. Tässä hyvä esimerkki on ajatusmalli, onko lasi puoliksi tyhjä vain täysi? 

 

Kirjassaan Stranius kertoo tässäkin kohtaa vinkkejä, joten seuraavaksi kymmenen vinkkiä onnellisuuteen. Ensimmäinen on, että aseta itsellesi henkilökohtaisia ja mahdollisimman konkreettisia tavoitteita. Toinen kuuluu näin hanki paljon ystäviä ja vietä heidän kanssaan aikaa. Kolmas vinkki osoita kiitollisuutta päivittäin ja tee hyviä tekoja. Neljäs vinkki harrasta liikuntaa ja vietä aikaa luonnon helmassa. Viides vinkki tee asioita uudella tavalla. Kuudes vinkki meditoi, hiljenny ja mietiskele. Seitsemäs vinkki tee tärkeät päätökset kun olet hyvällä tuulella. Kahdeksas vinkki on, että vaihda sanan “mutta” tilalle sana “ja” sekä lopeta asioiden vatvominen. Yhdeksäs vinkki hankkiudu hyvää ihmissuhteeseen. Viimeinen, mutta ei vähäisin hanki tavaroiden sijaan kokemuksia. (Stranius, 2022)

 

Pohdinta

 

Kirjoittaessani esseetä kohdassa, jossa esittelin käsitteet aikaoptimisti ja aikapessimisti järjestin kyselyn omassa instagramissa, johon jokainen halukas pääsi vastaamaan kumpaan ryhmään luokittelee itsensä. Kysely sai kokonaisuudessaan 61 ääntä, jotka jakautuivat seuraavanlaisesti. 37 ääntä sai aikaoptimisti ja puolestaan 24 ääntä sai aikapessimisti. Sain kuitenkin muutaman viestin, että mitä jos on yhtä paljon molempia? Se sai minut ajattelemaan, että onko tämä mahdollista? Jos olenkin tärkeiden asioiden suhteen aikapessimisti ja ei niin tärkeiden asioiden suhteen aikaoptimisti? Voivatko nämä vaihdella eri elämän osa-alueilla? Kävin kuitenkin keskustelua asiasta yhden tiimiläisen kanssa, joka oli sitä mieltä, että nämä ovat vain kotona opittuja malleja. Ollaanko sukujuhlissa ajoissa vai ollaanko sieltä myöhässä. Itse tunnistan, että sukujuhlissa toistuu aina sama kaava, samat ihmiset ovat yhä uudelleen ja uudelleen ajoissa, mutta myös sama kaava toistuu myöhässä olijoiden kesken.

 

Esseetä kirjoittaessani jäin paljon miettimään myös omaa itsensä johtamista. Olen pitänyt itseäni hyvänä itsensä johtajana, mutta todellisuus on varmaankin tämän esseen kirjoittamisen jälkeen aivan päinvastainen. Jostain syystä minusta tuntuu, että useimmalla esseen lukijalla voi olla samanlainen fiilis. Jos mietin miten minun päiväni koostuu on se yleensä jonkinlaisesta kiireestä. Pystyn kuitenkin nauttimaan elämästä ja harrastamaan liikuntaa sekä näkemään kavereitani. Joten en usko tilanteen olevan täysin mahdoton. Tietenkin tiedostan sen, että minulla on paljon petrattavaa ja uskonkin pystyväni kehittymään itsensä johtamisessa. Koen kuitenkin, että olen ollut aikaisemmin parempi itsensä johtaja, mutta uskon asiaan vaikuttavan paljon oma henkilökohtainen elämäntilanne sekä toisen opiskeluvuoden tuomat paineet.

 

Pohdinnassa on tällä kertaa paljon kysymyksiä joihin en edes halua tässä esseessä saada vielä vastauksia, joten olkoon niin, että jokainen saa itse jäädä miettimään ilmaan heitettyjä kysymyksiä. Pohdinnassa olisi kuitenkin yleensä hyvä saada asia jonkinlaiseen päätökseen, mutta olkoon tämä essee poikkeus sääntöön. 

 

Lähteet

Stranius, Leo (2022). Tehokkuuden taika – Näin voit elää enemmän. Into Kustannus. 207 sivua.

Gladwell, Malcolm (2022). Kuka menestyy ja miksi. 220 sivua.

Hintsa, Aki & Saari, Oskari (2021) Tänään olen elossa: Kuolevan miehen päiväkirja. Elisa kirja.

Vikman, Vilma (2021) Oletko kokeillut Eisenhowerin matriisia? Yksinkertainen työkalu helpottaa priorisointia ja vähentää stressiä. Duunitori.fi. Viitattu 2.11.2022

eisenhowerin-matriisi