Tampere
26 Jan, Tuesday
-1° C

Proakatemian esseepankki

Ajankäytön optimointi



Kirjoittanut: Esseepankin arkisto - tiimistä Ei tiimiä.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Vireystila vaikuttaa keskittymiseen ja työn laadukkuuteen

Miltä sinun päivän käyräsi näyttää? Oletko selkeästi aamuvirkku vai painottuuko parhaat työskentelytuntisi iltapäivään tai jopa iltaan? Oletko edes ikinä havainnoinut kyseistä asiaa tai herännyt miettimään päivän kulkuasi ja sitä, milloin oikeastaan olet parhaimmillasi ja milloin työn teko ei maistuisi ollenkaan tai keskittyminen ja aikaan saaminen on erityisen vaikeaa. Tukeeko päivärytmisi tai vaikkapa työaikasi tätä luontaista rytmiäsi? Olennaista on myöskin se, osaako rytmittää päivänsä ja tehtävänsä niin, että ne hoituvat mahdollisimman otolliseen aikaan.

 

Aamun tehokkaimmat tunnit – aikaa ajatusta vaativille työtehtäville

keskipäivän dippi – työt, jotka eivät vaadi kovin suuria ponnisteluja, kuten tavanomaiset työtehtävät, jotka hoituvat kuin itsestään. Tai vaikkapa työpöydän siivous on hyvä tehdä tähän väliin.

Iltapäivän jälleen kohtuu hyvä vireystila – Iltapäivä on otollista aikaa luovalle työskentelylle. Ihminen ei ole aivan yhtä skarppi kuin aamun parhaina tunteina, mutta kuitenkin kohtalainen vireystila auttaa ryhtymään, mitä sitten ikinä seuraavaksi to do -listalla ikinä olikaan.

Proakatemialla viikoittaiset oppimistilaisuudet koko tiimin voimin, eli pajat pidetään, tästä syystä juurikin niin, että toinen paja on aamulla ja toinen iltapäivällä. Syy on puhtaastikin siinä, että osa porukasta on vahvasti aamuihmisiä, kun toinen osa saattaa olla vahvasti iltaihmisiä. Sitten on myös heitä, jotka eivät painotu vahvasti kumpaankaan ääripäähän, jolloin heidän on helpompi sopeutua kumpaan tahansa ajankohtaan. Usein tiimissä ei ole mietitty kyseistä yksityiskohtaa, jonka avulla voitaisiin paremmin saada jokaisen yksilön tehokkaimmat työtunnit paremmin käyttöön ja hyödynnettyä. On huomattavasti edullisempaa delegoida aamulla tehtäviä aamuihmiselle kuin iltaihmiselle, joka vasta ponnistelee saadakseen silmänsä auki. Meidän tiimi, kuten kuulemma muutkin ovat pyytäneet, josko pajat onnistuisivat järjestää esimerkiksi molemmat aamupajoina. Näin ei kuitenkaan tehdä juuri siitä syystä, että tällöin aamuihmisiä suosittaisiin ja iltaihmisillä saattaisi jäädä potentiaalinsa käyttämättä heidän ollessa vielä täysin käynnistymättä päivään.

Kun itsessään oppii havainnoimaan vireystilan muutoksia ja myös omaa keskittymiskykyään, on paljon helpompaa alkaa suunnitella omaa päivärytmiään niin, että nämä tukevat toisiaan. Mikäli ihminen on vahvasti aamuihminen ja parhaat tunnit päivästä ovat aamulla, ei ole järkevää käyttää aamua turhanpäiväisiin pieniin tehtäviin, jotka yhtä hyvin voi hoitaa iltapäivän jo hieman huonompina tunteina tästä näkökulmasta katsottuna. Mitä tämä sitten edellyttää? Ensinnäkin on hyvä pyrkiä jaottelemaan tehtävänsä niin, mikä ensinnäkin on juuri tänään oleellista. Mikä tänään on tärkeää? Vaatiiko tehtävä keskittymistä, vai onko se rutiininomainen suoritus, jonka osaisi tehdä melkeinpä unissaankin. Kun päivän tavoitteet ovat listattu, vaikka fyysisesti paperille, on hyvä alkaa jaottelemaan niitä tärkeysjärjestykseen. Tehtäviä voi jaotella esimerkiksi tällaisesta näkökulmasta:

Tärkeä – Kiireellinen

Tärkeä – Ei kiireellinen

Ei tärkeä – Kiireellinen

Ei tärkeä – Ei kiireellinen

Jos tehtävät ovat jaoteltavissa näin, on helppo alkaa priorisoida, mikä on tänään oleellista, mikä vaatii keskittymiskykyä ja minkä mahdollisesti voi delegoida jollekin muulle. Mikäli tehtävä on tärkeä ja kiireellinen, tulee se luonnollisestikin hoitaa pois päiväjärjestyksestä heti kun mahdollista, mieluiten kuitenkin niinä päivän parhaina tunteina. Tärkeä, mutta ei kiireellinen asia unohtuu helposti. Se saattaa vilahtaa muistikuvana takaraivossa, mutta koska painetta ulkopuolelta ei tule asian loppuun saattamiseksi, ei sitä helposti priorisoida tämän eikä huomisenkaan tehtävälistaan. Ei tärkeät kiireelliset on luonnollisestikin hoidettava nopeasti, mutta niihin voi olla vaikea löytää motivaatiota. Mikäli tehtävää ei katso tärkeäksi, voi se helposti jäädä tekemättä välinpitämättömyyden johdosta. Tämä ei tärkeäksi koettu tehtävä voi kuitenkin olla oleellinen jonkun toisen työn edistymisen kannalta, joten tulee se hoitaa pois tai delegoida se jollekin toiselle hoidettavaksi. Ei tärkeä ja ei kiireellinen tehtävä jää jopa todennäköisesti hoitamatta. Kun asialla ei ole minkäänlaista kiirettä tai välttämättä edes aikataulua, eikä sitä koe millään tavalla merkitykselliseksi, on ikään kuin yhdentekevää hoituuko se vai ei. Tällaiset työtehtävät on hyvä pyrkiä joko karsimaan, tai ainakin tarkastelemaan, onko tällainen edes mitenkään oleellista tehdä ja mikäli kyllä, on hyvä pyrkiä perustelemaan itselleen, miksi mitättömältä tuntuva tehtäväkin on merkityksellistä hoitaa pois päiväjärjestyksestä.

Tärkeintä on jollakin, itselle sopivalla tavalla jaotella työtehtävät niin, että välttyy turhalta kaaoksen tunteelta ja stressiltä. Kun asiat ovat jäsennelty ja aloittaa listan yläpäästä hoitamaan niitä, välttyy huonolta omaltatunnolta helpommin ja saa mielenrauhan, kun tietää, että tälle päivää tärkeimmät asiat on nyt hoidettu. Huomenna lista jatkuu ja jälleen hoidetaan ne tärkeimmät tähän päivään. Vielä levollisemmin voi yönsä nukkua, mikäli on automaationa muistanut varata kullekin päivälle noin 15 % ajastaan odottamattomia seikkoja varten. Näin ollen, mikäli työnteko keskeytyy, ei tärkeätkään työntehtävät jää sen vuoksi hoitamatta.

 

Lähteet: https://viisaampaatyota.com/2013/01/03/paras-aika-tyoskennella-kuntoilla-ja-levata/

HR-viestintä paja Kalle Honkanen

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close