Johdanto 

Meillä Roimassa jokainen tiimiläinen jakaa nykyään loppuviikosta oman viikkosuunnitelman seuraavalle viikolle. Tämä käytäntö otettiin testiin, sillä tiimin johtoryhmässä heräsi keskustelua siitä, kuinka paljon Roimalaiset käyttävät aikaa akatemia-asioihin, ja miten me priorisoimme asioita. Johtoryhmässä päätimme viedä tällaisen viikkosuunnitelma kokeilun käytäntöön, ja sitä olemme nyt tehneet kuukauden ajan. Kävimme tässä kuussa myös tiimin kanssa Eisenhowerin matriisia läpi, ja teimme tiimiläistemme arjen näkyvämmäksi tämän mallin avulla koko tiimille. Tässä esseessä kerron omia kokemuksia ajanhallinnasta, priorisoinnista ja siitä, miksi ja miten näitä asioita voi kehittää. 

Viikkosuunnitelmat 

Olemme seuranneet pienryhmissä toistemme viikkosuunnitelmia, antaneet palautetta ja hieman jo haastaneet toisiamme viikkosuunnitelmissamme. Pienryhmät ovat olleet samat koko tämän ajan, sillä silloin osaamme paremmin haastaa ja kysellä ryhmäläistemme edistymistä asioiden hoitamisessa. Tämä ollut mielestäni erittäin onnistunut kokeilu, mitä toivon, että jatkamme Roimassa. Samat pienryhmät ovat toimineet mielestäni hyvin, sillä se antaa myös itselle ulkopuolista painetta, kun samat asiat eivät voi toistua viikosta toiseen. Tämä vie Roimaa mielestäni kohti parempaa sitoutumista, sekä lisää toisilta vaatimista tietyissä määrin, kun toiset osaavat myös kyseenalaistaa esimerkiksi omaa viikkosuunnitelmaani, jos siellä toistuu samat tehtävät toisensa perään, enkä ole saanut mitään oikeasti aikaiseksi.  

Tarkoituksena on, että viikkosuunnitelmat jaetaan koko tiimille nähtäväksi, mutta pienryhmissä niihin paneudutaan hieman syvällisemmin, sekä konkreettisemmin. Pienryhmässä olemme käyneet läpi suunnitelmat siten, että jos esimerkiksi omassa suunnitelmassani lukee maanantaina klo 12-16 projektin edistämistä, niin siinä hetkessä avataan ryhmälle, että mitä tuona aikana konkreettisesti tekee. “Viikkosuunnitelman teosta paperille on se suuri hyöty, että se estää sinua huijaamasta itseäsi” (A.Michelsson, K. 2017). Tähän edellä olevaan lauseeseen uskon hyvin vahvasti ja koen, että ainakin omalla kohdallani tämä väittämä pätee erittäin vahvasti. Olen kyllä itse saanut viikkosuunnitelmien teosta todella paljon hyötyä ihan vain sen takia, että minulla on joissakin tilanteissa melko huono muisti. Suunnitelman avulla pysyn kärryillä kunakin viikonpäivänä siitä, mitä tänään pitikään muistaa tehdä. Suunnitelmat ovat luoneet minulle henkilökohtaisesti uudenlaisia rutiineja ja niissä pysymistä.  

Priorisointi 

Kun laatii oman viikkosuunnitelman edellisellä viikolla, keskittyy aivan eri tavalla miettimään tärkeät ja ei niin tärkeät asiat järjestykseen. Niin kuin joku saattaakin arvata, niin tällaista kutsutaan priorisoinniksi. Viikkosuunnitelman tekoon on hyvä ottaa työkaluksi esimerkiksi ajanhallinnan nelikenttämalli, eli Eisenhowerin matriisi. Alla olevassa kuvassa Eisenhowerin matriisista esimerkki. 

(Duunitori, 2021) 

Eisenhowerin matriisi toimii mielestäni priorisoinnin välineenä hyvin, sillä sen avulla on helppo määritellä omia työtehtäviä ja lokeroida niitä kriittisyyden, sekä tärkeyden perusteella. Tämän mallin avulla opit myös itse hahmottamaan ja tarkastelemaan omia työtehtäviäsi mielestäni aivan eri tavalla. Alhaalla lueteltuna kohta kohdalta, miten mallia tulisi käyttää priorisointiin: 

Tärkeää, kiireellistä: 

Nämä tehtävät ovat kaikkein tärkeimpiä, jotka pitää saada maaliin mahdollisimman nopeasti. Monesti nämä tehtävät ovat yllättäviä, ja täytyy hoitaa heti, joten varaa tällaisille sattumille tilaa jokaiselle päivälle.  

Tärkeät, mutta ei kiireelliset: 

Nämä tehtävät ovat monesti osa isompia kokonaisuuksia, jotka vievät sinua kaikkein eniten eteenpäin. Nämä eivät ole kovin kiireellisiä, mutta tärkeitä, joten varaa aikaa näihin joka päivä. Näiden tehtävien tekemiseen tulisi varata eniten työaikaa päivän aikana. 

Kiireelliset, mutta ei tärkeät: 

Nämä tehtävät ovat kiireellisiä, mutta eivät välttämättä vaadi sinun läsnäoloasi. Pyri delegoimaan nämä työtehtävät jollekin muulle. Nämä on jonkun pakko hoitaa, mutta eivät vie sinua eteenpäin. Tällaisiin tehtäviin saa nopeasti kulumaan aikaa, joten yritä löytää toinen henkilö, jolla on aikaa hoitaa tämä asia.  

Ei tärkeät, ei kiireelliset: 

Näihin työtehtäviin sisältyy kaikenlainen pieni sälä, joka ei ole ajankohtaista, eikä tärkeää. Nämä ovat hyvä jättää sellaisiin tilanteisiin, kun kalenterissasi on tilaa tai poistaa listalta kokonaan. 

(Vikman, 2021) 

Mielestäni tärkein asia Eisenhowerin matriisissa on se, että se auttaa jäsentelemään päässä olevaa loputonta tehtävälistaa. Tämän mallin avulla pystyy selkeyttämään itselleen kokonaiskuvaa ja pilkkomaan isoa sekamelskaa pienempiin paloihin ja vieläpä aikajärjestykseen.  

Itse olen ollut aiemmassa elämässäni ennen Proakatemiaa ehkä huonoin ajanhallitsija, sekä priorisoija. Näiden tärkeys korostuu etenkin silloin, kun työtaakka kasvaa merkittävästi ja alkaa tuntua siltä, että seinät kaatuvat päälle. Tai no, silloin voidaan olla jo hieman myöhässä. Itse suosittelen näiden käyttöönottamista ennen kuin ne seinät alkavat kaatumaan päälle. Voin suositella kaikille tätä Eisenhowerin matriisin, sekä viikkosuunnitelman yhteiskäyttöä ihan kaikille, vaikka työmäärä ei olisikaan päätä huimaava. Näiden avulla pystyy keskittämään oman energiansa paremmin tiettyyn asiaan, joka tarkoittaa tehokkaampaa työntekoa. Kun asiat ovat viikkosuunnitelmassa jäsennelty tärkeyden, sekä kiireellisyyden mukaan jo ennen alkavaa viikkoa, jää ylimääräinen sählääminen vähemmälle. Näiden ansiosta työn määrä konkretisoituu, kun viikkosuunnitelmassa asiat on pilkottu tarpeeksi pieniin osiin, jolloin ainakin itse olen huomannut stressitasojen laskevan, kun paperille on konkreettisia pieniä osia ison kokonaisuuden sijaan.  

Mihin on oikeasti järkevää käyttää omaa aikaa? 

Minulla heräsi ajatus, että mihin esimerkiksi yrittäjänä on järkevää käyttää omaa aikaansa. Tämä tuli mieleeni, kun kirjoitin auki Eisenhowerin matriisin kohtaa: kiireelliset, mutta ei tärkeät. Kohdassa puhutaan siitä, että tällaiset tehtävät olisi hyvä delegoida jollekin muulle. Minulle heräsi ajatus ulkoistamisesta ja siitä, että missä tilanteissa ulkoistaminen on kannattavaa. Ulkoistaminenkin on oman ajan priorisointia ja minulle heräsi saman tien muutama ajatus siitä, milloin on järkevää ulkoistaa esimerkiksi työtehtäviä tai vaikkapa jokavuotista omakotitaloasujan päänvaivaa, rännien tyhjennystä. Etenkin yrittäjähenkisenä, sekä tekemisestä tykkäävänä ihmisenä ajattelen, että kyllä hoidan asiat itse, mitkä vain on mahdollista hoitaa itse. Ajattelen näin tällä hetkellä, sillä ulkoistamisesta täytyy maksaa jollekin, kuka asian hoitaa puolestani. Se on todennäköisesti isoin syy, miksi ulkoistaminen on itselle vielä melko harvinaista tietyissä asioissa. Toisaalta omassa projektiryhmässämme olemme ulkoistamassa markkinointia muille tekijöille. Tähän päädyttiin, sillä viikkokalenterimme meinaavat pursua yli, kiinnostusta kyseiseen asiaan ei löydy keltään, eikä osaamistakaan. Koen, että tällaisissa tilanteissa, kun tiedostamme, että edistämme liiketoimintaamme tehokkaammin eteenpäin, kun ulkoistamme tämän osa-alueen, se on järkevää. Toivottavasti joskus minullakin olisi tällaisia niin sanotusti positiivisia ongelmia, jossa pienen laskutoimituksen jälkeen saan lopputulokseksi sen, että oman firmani tuoton kannalta minun ei edes kannata käyttää johonkin asiaan aikaa, joka minua ei yksinkertaisesti kiinnosta ja joka olisi jopa rahallisesti kannattavampaa ulkoistaa jollekin muulle, esimerkkinä ihanaakin ihanampi rännien tyhjennys. 

Lähteet: 

A.Michelsson, K. 2017. Miksi tehdä oman elämän viikkosuunnitelma. Blogikirjoitus. Viitattu: 20.2.2023 

https://www.parasvointi.fi/2017/06/miksi-tehda-viikkosuunnitelma.html 

Vikman, V. 2021. Oletko kokeillut Eisenhowerin matriisia? Yksinkertainen työkalu helpottaa priorisointia ja vähentää stressiä. Kuva & blogikirjoitus. Viitattu: 20.2.2023 

https://duunitori.fi/tyoelama/eisenhowerin-matriisi/ (kuva)