Tampere
29 Mar, Friday
5° C

Proakatemian esseepankki

Ajanhallinta



Kirjoittanut: Jeena Kantosalo - tiimistä Kipinä.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
-
-
Esseen arvioitu lukuaika on 7 minuuttia.

 

Valmentajamme veti tiimillemme hetki sitten pajan aiheesta ajanhallinta. Ennakkotehtävänä oli seurata tarkasti omaa ajankäyttöämme viikon ajalta. Tässä oli siis todellakin tarkoitus seurata ihan tuntien tarkkuudella päiviemme sisältöä. Ajatuksena tässä oli herätellä meitä havainnoimaan sitä, mihin aikamme todellisuudessa käytämme. Oli mielestäni tärkeää hetkeksi pysähtyä tarkastelemaan omaa ajankäyttöä, sillä arjessa sille helposti sokaistuu. Oli myös tärkeää nähdä, onko käytetty aika omien arvojemme kanssa linjassa. Käytämmekö aikamme meille todellisesti merkittäviin ja tärkeisiin asioihin vai kuluuko aikaa johonkin sellaiseen, joka ei ole kovin merkityksellistä. Käsittelimme pajassamme myös hyödyllisiä vinkkejä omaan ajanhallintaan ja sen merkitystä hyvinvointiin. Tässä esseessä käyn läpi ajanhallintaa niin arkisesta näkökulmasta kuin työelämään linkitettynä.

 

Mistä lähteä liikenteeseen?

 

Kaikki ihmiset ovat erilaisia, jonka vuoksi ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa, jolla ratkaista kaikkien ihmisten ajanhallintaan liittyvät ongelmat. On hyvä lähteä liikkeelle omasta itsetuntemuksesta ja sen harjoittamisesta. On tärkeää tehdä itselleen sopiva priorisointi, jonka mukaan lähtee toteuttamaan omaa ajanhallintaa. Kun huomaa mitä on omalla priorisointi listalla matalalla, voi lähteä karsimaan niitä asioita suoraan pois. Jos siis haluat parantaa omaa ajanhallintaasi, ei se ratkea ensisijaisesti millään työkaluilla, vaan on hyvä lähteä ensin tunnistamaan itselle oikeasti tärkeät asiat. (Koittola 2021.)

 

KUVA 1. (Koittola 2021).

 

Tämä kuvio on hyvä malli lähteä karsimaan ei niin tärkeitä asioita ja toteuttamaan niitä tärkeitä.

 

Ensimmäisessä kohdassa siis arvioit sitä, että mikä juuri sinulle on elämässä tärkeää ja merkityksellistä. Priorisoit siis elämässäsi tapahtuvia asioita. (Koittola 2021.)

 

Kohdassa kaksi, voit pohtia kohdan yksi perusteella huomaamiasi asioita, jotka ei kuulu prioriteetteihisi. Eli nämä asiat ovat sellaisia, jotka kuluttavat aikaasi ja energiaasi mutta eivät oikeasti ole sinulle tärkeitä. Nämä asiat voi olla esim. sellaisia mitä huomaat tekeväsi vain muiden miellyttämiseksi.  Karsi siis nämä asiat kalenteristasi, mutta älä yritä tehdä tätä vaihetta liian nopeasti. Uuden opettelu vie aikaa, äläkä ota liian montaa muutosta kerralla toteutettavaksi. (Koittola 2021.)

 

Kolmannessa kohdassa todellakin on tarkoitus toteuttaa niitä sinulle itsellesi tärkeitä asioita. Eli etsi siis sinulle sopivia tapoja toteuttaa näitä tärkeitä asioita mahdollisimman vaivattomasti. (Koittola 2021.)

 

Tajusin tuota Koittolan videota katsoessani, että olen ajatellut ajanhallintaa aina lähtökohtaisesti hyvin yksinkertaisesti ja pinnallisesti. En ole oikein tajunnut tarkastella omaa ajankäyttöäni kovinkaan laajasti, ehkä en ole tarpeeksi usein pysähtynyt asian äärelle. Vaikka tiimimme valmentaja on moneen kertaan toistanut omien arvojen mukaan toimimisen tärkeyttä, sai video minut jotenkin todella ymmärtämään asian tärkeyden. Tuo pajan ennakkotehtävänä toiminut ajanhallinta oli minulle hyvää dataa tämän oivalluksen jälkeen. Tiedän, että olen kyllä aina lähtökohtaisesti käyttänyt aikani minulle tärkeisiin asioihin, mutta tajusin myös arjessani olevan paljon prioriteettieni vastaisia asioita kuten esim. jatkuva ja mielestäni liiallinen puhelimen tuijottaminen.

 

Oman ajankäytön analysointia

Olen jo pidemmän aikaa ollut ärsyyntynyt omaan sosiaalisenmedian käytön paljouteen. Olen huomannut, että käytän eri sosiaalisenmedian sovelluksia aivan tyhjäpäisesti. Saatan avata Instagramin usean kerran tunnissa, vain huomatakseni, että mitään uutta ei ole tapahtunut. Ja vaikka joku olisikin päivittänyt jotain, miten se loppupeleissä vaikuttaa positiivisesti minun elämääni? Toki on kiva nähdä mitä ystävät ja läheiset omassa elämässään touhuaa, mutta Instagramissa on myös niin paljon kaikkea minulle merkityksetöntä sisältöä. Nyt päätin tehdä asialle muutoksen. Sanon Instagramille hei hei, määrittelemättömäksi ajaksi. Haluan kokeilla miten tämä vaikuttaa arkeeni ja siihen, että saanko tuon ajan siirrettyä johonkin tärkeämpään kuten esimerkiksi aikaan läheisteni kanssa, ulkoilemiseen tai vaikkapa uuden oppimiseen ja lukemiseen. En usko, että kaikkea puhelimen käyttöäni tulee rajoittaa tai että siitä olisi mitään hyötyä, mutta Instagramin kohdalla koen turhautumista tuosta täysin järjettömästä kuvien ja mainosten selailusta, ilman että koen saavani siitä yhtään mitään hyvää tai hyötyä itselleni.

 

Kokeilun tulokset

 

Poistin oman Instagram-tilini väliaikaisesti 6.11.2022 jolloin kirjoitin tuon esseeni edellisen kappaleen. Nyt on 4.12.2022. Olen nyt ollut siis noin kuukauden ilman Instagramia. Olen seurannut ruutuaikaani ja tehnyt siitä merkintöjä. Aikaisemmin päivittäinen Instagramin käyttöni saattoi helposti olla parikin tuntia päivässä. Nyt Instagramin päivittäinen käyttö on 0–30 minuuttia. Tämä aika tulee työtunneista, joita teen käynnissä olevaan projektiin. Kun poistin Instagramin, huomasin alussa, että Facebookin käyttöni hetkellisesti hieman nousi. Nyt kuitenkin se on myös laskenut ja on päivässä n. 15–30 minuuttia. Voisi siis sanoa, että kokeilu on ollut onnistunut. Tietysti puhelimella tulee edelleen käytettyä aikaa mutta käytän sen nyt esim. musiikin tai äänikirjojen kuuntelemiseen, uutisten lukemiseen tai shakin pelaamiseen. Koen, että nämä asiat ovat minulle parempia ja rentouttavampia vaihtoehtoja.

 

Täytyy sanoa, että en ole edes oikeastaan kaivannut Instagramin käyttöä. Luulin ennen kokeiluani, että tilin poistaminen saattaisi aiheuttaa pois jäämisen pelon tunnetta, koska en ole perillä mitä kaikkien elämissä tapahtuu samalla tavalla kuin olin ennen. Näin ei ole kuitenkaan käynyt. Ennemminkin olen kokenut vapauttavaa tunnetta siitä, että voin käyttää ajatukseni ja aikani itseeni sekä läheisiini. Olen huomannut, että pelkästään Instagramin pois jättäminen on auttanut minua käyttämään puhelintani vähemmän. Vaikka esim. tuo Facebookin käyttö on hieman lisääntynyt, on kokonaisuudessaan ruutuaikani laskenut merkittävästi. Aion jatkaa kokeilua edelleen, koska kokemus on ollut hyvin positiivinen. Voi olla, että joskus Instagramiin tilini palautan, mutta ainakin tällä hetkellä on hyvä juuri näin.

 

Vinkkejä ja työkaluja ajankäytön hallintaan ja tehostamiseen

 

Kun olet selvittänyt sinulle tärkeät ja merkitykselliset asiat arjessasi, voit kaivata vinkkejä siihen, että miten ajankäyttöä sitten voi tehostaa ja hallita. Jokaisella meistä on myös arjessa sellaisia asioita, jotka eivät ole niitä maailman miellyttävimpiä, mutta mitkä pitää silti hoitaa. Pajassamme kävimme läpi mielestäni tähän toimivaa työkalua, jonka avulla voit priorisoida asioita tehokkaasti. Tämän työkalun nimi on Eisenhowerin matriisi. Tämän matriisin avulla voit siis jakaa työtehtäväsi neljään eri kategoriaan ja se auttaa sinua hahmottamaan tehtävien tärkeyden ja sitä kautta tehostaa ajanhallintaasi.

KUVA 2. Eisenhowerin matriisi. (Vikman 2021.)

 

Tärkeää, kiireellistä

Nämä ovat asioita, jotka sinun tulee hoitaa alta pois heti kuin vain mahdollista. Nämä asiat eivät voi odottaa ja ne voivat olla jopa vähän yllättäviä asioita. Kannattaa varata näille tehtäville jokaisesta päivästä valmiiksi jo pieni hetki, milloin voit näitä asioita hoitaa. (Vikman 2021.)

 

Tärkeää, ei kiireellistä

Näiden asioiden suorittamisessa sinulla ei siis ole yhtä akuutti kiire kuin 1. kohdan tehtävissä, mutta nämä ovat silti tärkeitä asioita hoitaa. Tämän kentän tehtävät ovat yleensä suurempia kokonaisuuksia, ja ne myös vievät sinua eteenpäin, joten varaa näiden tehtävien tekemiselle myös kalenterista hyvin aikaa. (Vikman 2021.)

 

Ei tärkeää, kiireellistä

Tähän kenttään laitat asiat, jotka ovat kiireellisiä, mutta sellaisia, joita sinun ei ole välttämätöntä itse hoitaa. Nämä asiat yleensä vievät paljon aikaa, mutta ei varsinaisesti edistä sinun tavoitteitasi eteenpäin. Jos tuntuu että et oikein saa mitään aikaiseksi, vaikka teet paljon asioita päivässä, ne asiat ovat luultavasti ei tärkeitä mutta kiireellisiä asioita. (Vikman 2021.)

 

Ei tärkeää, ei kiireellistä

Nämä asiat ovat niitä, jotka voit suosiolla heittää pois listaltasi tai tehdä silloin kun sinulla joskus on aikaa. Nämä ovat siis pieniä asioita, joiden hoitaminen ei vaikuta juurikaan elämääsi eikä ole myöskään kiireellistä. (Vikman 2021.)

 

Eisenhowerin matriisin avulla on mielestäni helppo ja hyvä lähteä rajaamaan työ, arki tai koulutehtäviä, ja olenkin niin myös itse tehnyt. Tämä on ainakin itselläni lievittänyt stressiä ja helpottanut hahmottamaan mitä todellisuudessa tarvitsee tehdä ja milloin. Suosittelen kokeilemaan matriisia varsinkin silloin, jos tuntuu että hommaa on paljon ja ei oikein tiedä mistä edes aloittaisi.

 

Vinkit työajan käytön tehostamiseen

 

Ajanhallinta valmentaja Elizabeth Grace Saunders on myös listannut viisi vinkkiä ajanhallinnan käyttämiseen työelämässä. Nämä vinkit ovat enemmän konkreettisia asioita, joita voit omassa toiminnassasi kokeilla. Jopa yhden näistä seuraavista asioista sisäistämällä voit vähentää työtuntiesi määrää. (Saunders 2019.)

 

  1. Selkeytä todelliset tavoitteet

Mitä tahansa teet, selvitä todelliset tavoitteet ja se mitä tehtävän tekemisellä todellisuudessa haetaan. Jo näin yksinkertaisen asian avulla voit säästää useita tunteja työurakassasi. (Saunders 2019.)

 

  1. Hyödynnä jo aiemmin tekemiäsi materiaaleja

Aina kun voit käytä jo jotain mikä on tehty valmiiksi. Aina et voi näin toimia, mutta jos voit esimerkiksi sähköpostipohjissa, koulutuksissa ja ehdotuksissa voit käyttää jo aikaisemmin tehtyä materiaalia säästääksesi aikaa. (Saunders 2019.)

 

  1. Tee valmiita pohjia ja listoja

Rutiineiksi muodostuneissa askareissa, voit nopeuttaa toimintaasi esimerkiksi erilaisilla listoilla tai malleilla. Esimerkiksi to-do listojen tekeminen viikon suunnittelun apuna tai muissa viikoittaisissa askareissa voi olla hyödyksi, näin tehtävät asiat on kirjattu sinulle ylös eikä tarvitse käyttää aikaa niiden muistelemiseen. (Saunders 2019.)

 

  1. Keskustelemalla pääset nopeammin kuin kirjallisella viestinnällä

Kun jokin keskustelua vaativa asia täytyy hoitaa nopeasti, voit mahdollisesti päästä asiassa nopeammin eteenpäin hoitamalla asian puhumalla kuin viestejä kirjoittamalla. Esimerkiksi one to one tapaamiset toimii tähän tarkoitukseen tehokkaasti. Tämä vinkki tietysti riippuu hieman asiayhteydestä. (Saunders 2019.)

 

  1. Päätä aikaraja tehtävällesi, ja tee se siihen mennessä

Tee päätös siitä, kuinka kauan käytät aikaasi tiettyyn tehtävään ja päätä sille myös deadline päivämäärä. Näin voit auttaa itseäsi keskittymään asian hoitamiseen, kun sille on määritelty tietty aikajakso, jolloin tehtävä pitää suorittaa. (Saunders 2019.)

 

Mielestäni nämä vinkit ovat hyvin sovellettavia moniin eri työ tai koulu askareisiin, mutta toki täytyy tarkasti miettiä missä tilanteissa ja tarkoituksissa näitä voi hyödyntää. Olen hyödyntänyt omassa työskentelyssä valmiita muokattavia sähköpostipohjia, sekä to do listoja. Olen myös ruvennut käyttämään aikarajojen asettamista itselleni, ja olenkin kokenut sen erittäin hyödylliseksi. Olen myös alkanut ymmärtämään tavoitteiden asettamisen merkityksen. Tavoitteet asettamalla saa paljon paremman käsityksen siitä, mitä todellisuudessa tavoitteen eteen täytyy tehdä. Olen ottanut tavaksi asettaa itselleni tavoitteita niin lyhyellä kuin pidemmällä aikavälillä.

 

Pohdinta ja pieni yllätys sinulle hyvä esseen lukija

 

Tämän esseen kirjoittaminen avasi silmiäni entisestään oman ajan priorisoinnista ja sen merkityksellisyydestä. Huomaan että omassakin arjessa on muutamia asioita, jolle voisin tehdä muutoksen, vaikka olenkin yleisesti ottaen hyvin tyytyväinen omaan ajan käyttööni sekä arkeeni. Uskon, että on kaikille hyödyllistä aina aika ajoin pysähtyä tutkimaan omaa ajan käyttöä ja sitä kautta myös omaa jaksamista ja elämän merkityksellisyyttä. Mielestäni monia ajanhallinnan työkaluja voi hyvin soveltaa niin työelämään kuin omaan arkielämään ja monet vinkit sopivat molempien hyödyntämiseen. Koen, että toimintamme niin arjessa kuin työelämässä tulisi lähteä lähtökohtaisesti meille tärkeistä asioista ja omista arvoistamme. Sen takia halusin esseen loppuun laittaa vielä tämän pienen yllätyksen eli tehtävä sinulle, jotta pääset pohtimaan, että mikä sinulle on tärkeää ja näkyykö nämä asiat arjessasi:

”Mitkä asiat ovat minulle todella tärkeitä?
Luettele ajatuksen virtana sinulle tärkeitä asioita listana tai mielikuvakarttana

Huom. Älä murehdi tärkeysjärjestyksestä vaan luettele asioita sitä mukaa kun niitä tulee mieleen

Älä myöskään mieti onko asia liian pieni tai arkinen” (Koittola 2021)

 

Tämän harjoituksen jälkeen, voit käydä läpi seuraavat kysymykset:
1. Mitä tämä asia minulle edustaa?

  1. Mitä ”saan” tästä tärkeästä asiasta? (Koittola 2021).

Koen, että tämä harjoite on oiva ensiaskel kohti parempaa itsetuntemusta ja sitä kautta toimii myös työkaluna oman ajanhallinnan parempaan suunnitteluun ja toteutukseen. Vaikka kokisitkin että kaikki asiat ovat hanskassa ja tunnet itsesi todella hyvin, suosittelen tekemään yllä olevan harjoitteen se saattaa silti avata silmiäsi.

 

 

Lähteet:

Koittola, L. 2021. Yrittäjän PT: Oman työn organisointi ja ajanhallinta. https://www.youtube.com/watch?v=hoWktyDbEWs&t=26s

Kipinän paja. 2022. Ajanhallinta.

Saunders, E. 2019. 5 Strategies for Getting More Work Done in Less Time. Viitattu 4.12.2022. https://hbr.org/2019/01/5-strategies-for-getting-more-work-done-in-less-time

Vikman, V. 2021. Oletko kokeillut Eisenhowerin matriisia? Yksinkertainen työkalu helpottaa priorisointia ja vähentää stressiä. Luettu 11.11.2022.  https://duunitori.fi/tyoelama/eisenhowerin-matriisi

 

 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close