Tampere
29 Mar, Friday
8° C

Proakatemian esseepankki

Ajanhallinta itsensäjohtamisen työvälineenä



Kirjoittanut: Elina Valve - tiimistä Kipinä.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 2 minuuttia.

Johdanto

Heräät kiireeseen, koska torkutit juuri 6 kertaa herätyskelloasi. Säntäilet pitkin asuntoa. Kaadat aamukahvit juuri silitetyn paitasi päälle. Kuulostaako tutulta? Kaipaatko elämääsi ajanhallinnan keinoja?

Ajanhallinnan taito helpottaa elämää. Se on taito, jonka jokainen meistä voi oppia. Ajanhallinta ei ole pelkkää kalentorointia vaan myös suunnitelmallisuutta arjessa.

Ajanhallinta on itsensäjohtamisen yksi työvälineistä

Ajanhallinta lähtee itsensäjohtamisesta. Olemme niin hyviä hallitsemaan aikaamme kuin olemme johtamaan itseämme. Hyvä itsensäjohtaminen taas lähtee hyvästä itsetuntemuksesta. Nämä kaikki nivoutuvat toisiinsa, sillä meidän täytyy tuntea itsemme hyvin, jotta voimme johtaa itseämme ja aikatauluttaa jonkin tehtävän suorittamiseen tietty aika. Jos emme omista lainkaan itsetuntemusta, saatamme budjetoida aikaa hyvin liian vähän jonkin tehtävän suorittamiseen. Epäonnistuessamme se saattaa naarmuttaa itseluottamustamme. Tämän takia tulee tehdä aitoa pohdintaa, mihin pystyy ja asettaa realistisia tavoitteita.

Hyvänä itsensäjohtajana voi pohtia tälläisiä asioita:

  • Milloin olet tehokkaimmillasi?
  • Milloin on helpoin keskittyä?
  • Milloin pyrit tekemään tehtävät jotka vaativat enemmän aikaa/ponnistelua?

Hyvä itsensä johtaja myös saa tehdyksi asiat, jotka ovat asetettu itselle tehtäviksi. Hyvä suunnitelma on kuin puoliksi tehty, mutta ilman itse tekemistä ei olla vielä maalissa. Mikä on sitten hyvä määrä tavoitteita päivässä? Hyvänä määränä voidaan pitää 3 tehtävää päivän aikana. Nämä on tärkeää asettaa itselleen edellisenä päivänä, kuten seuraavan päivän aikataulun tekeminen kannattaa ajoittaa edelliselle päivälle. Pystyt virittäytymään seuraavaan päivään ja aamulla ei tarvitse keksiä lennosta kiireessä päivän agendaa, vaan voit vain noudattaa kirjaamiasi asioita.

Voisiko isommat kokonaisuudet pilkkoa helposti lähestyttäviin pienempiin tehtäviin ja välitavoitteisiin? Usein epäonnistumisemme syynä ei ole aikaansaamattomuus tai suunnitelmallisuus, vaan se että luovutamme liian ajoissa. Tähän johtaa usein kärsimättömyys. Jos tavoitteemme ja palkintomme on liian kaukana tuylevaisuudessa, ponnistulemme loppuvat nopeasti. Vuoden kestävä projekti on siis hyvä pilkkoa esim. Viikko tason tai kuukausitason välitavoitteisiin.

Hyvä kalenteri

Kalentereita on monenlaisia, on perinteisiä paperikalentereita, puhelimen kalenteri tai erilaiset sovellukset kuten google kalenteri. Itse käytän kalenterina vanhanaikaista paperikalenteria. Rakastan paperikalenteria, sillä itselläni on sellainen kalenteri jossa voin tehdä kuukaudelle tavotteita, to do listoja sekä hallinnoida muitakin elämän osa-alueita. Kalenterissani on myös sivut päiväkohtaiselle agendalle. Teen siis joka kuukaudelle yleiskatsauksen ja tavoitteet, tämän jälkeen vien asiat viikko tasolle, täytän kalenteriini koulun, työt, treenit ja vapaa-ajan. Tämän jälkeen kalenteria voi täyttää vapaasti. Koen että focukseni säilyy kun teen päiväkohtaisen aikataulun. Tämä johtaa siihen, että saan paremmin johdettua itseäni saamaan tehokkaammin asioita tehdyksi. Sisällytän päivittäiseen toimintaan kuukausitavoitteitani, eikä ne jää leijumaan ilmaan.

Näitä asioita voi huomioida kun tekee kalenteria:

  • Tauot
  • Siirtymät
  • Työtä edistävät/tukevat palaverit
  • Työyhteisön sosiaalisen verkoston ylläpitoon kuluva aika
  • Muiden auttamiseen kuluva aika
  • Perehtymiseen ja itsensäkehittämiseen kuluva aika
  • Tehtävien uudelleen suunnitteluaika

Reflektointi

Olen itse hurahtanut kalenterointiin, ja oma kompastuskiveni ei ole kalenterin puuttuminen vaan epärealistinen aikatauluttaminen. Koen että saan aikaan asioita pienemmässä ajassa kuin oikeasti tehtävät vaatisivat aikaa. Tämä johtaa usein myöhästelyihin, kaaokseen ja päällekkäisyyksiin kalenterissa. Myös asioiden peruuntumiseen ja epäonnistumiseen ajanhallitsijana. Kalenteriini ei myöskään juurikaan mahdu spontaanisia asioita, vaan joudun sopimaan ystävienikin näkemisen monien kuukausien päähän. Opin että tämä ei ole ehkä tehokkain tapa toimia, ja aijon karsia menojani isolla kädellä. Haluan myös opetella epävarmuuteen ja spontaaniuteen mitä tulee ajanhallintaan liittyen.

Lopuksi

Ajanhallinta tarvitsee hyvää itsensäjohtamista, mutta siinä ei voi liikaa olla armollinen itselleen. Emme ole robotteja jotka pystyvät kaikkeen ja elämä sisältää paljon muuttujia. Hyvän balanssin löytäminen ajanhallinnassa auttaa pysymään hyvänä ajanhallitsijana elämässään.

Viitteet

Kipinän paja 11.22

Ajanhallinta, työterveyslaitos. https://www.ttl.fi/teemat/tyohyvinvointi-ja-tyokyky/tyoaika/ajanhallinta

Ajanhallinta

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close