Aika on naru, minä olen pässi

Odotan sitä aikaa, kun 3D tulostus osaa tulostaa ihmisiä. Helpottaisi huomattavasti arjen aikataulu haasteissa, jos vaikka kymmenen Tiinua olisi suorittamassa niitä. Miettikääpä, muutama kopio voisi olla tekemässä erilaisia töitä, yksi opiskelisi ja silti samaan aikaan vielä ehtisi harrastamaankin. Nyt tuntuu tapahtuvan turhan usein niin, että olen vahingossa sopinut menoja päällekkäin. 3D tulostus ratkaisisi tämän ongelman, eikä aikatauluihin tarvitsisi tehdä ärsyttäviä muutoksia.

Toinen vaihtoehto aikataulu ongelmille on vähemmän teknologiaa vaativa, mutta sitäkin vaikeammalta tuntuva asia, nimittäin ajanhallinta. Tämä kyky, joka itseltäni tuntuu välillä uupuvan täysin, vaatii itsensä johtamisen taitoa. Koen siis, että tässä on itselläni kehittymisen paikka. Lähdin siis etsimään vinkkejä parempaan ajanhallintaan, jotta lopettaisin unelmoinnin itseni kopioinnista.

Ensimmäisenä olisi hyvä tutkia, mihin aika kuluu. Mitkä asiat varastavat aikaasi silloin, kun pitäisi tehdä jotain muuta. (Nyyti ry 2016.) Uskon, että moni itseni mukaan lukien, on mestari käyttämään aikaa väärään asiaan. Puhelimella on helppo eksyä tutkimaan mitä oudoimpia ja tarpeettomimpia juttuja, silloin kun esimerkiksi pitäisi kirjoittaa essee. En muuten myönnä näin tapahtuneen juuri äsken. Kaikkihan tietää sen, kun joskus siivouskin alkaa kiinnostaa, aina silloin kun pitäisi tehdä aivan muuta. Näitä aikavaras toimintoja olisi hyvä kirjata ylös, jotta ne opitaan tiedostamaan paremmin (Nyyti ry 2016).

Asioiden priorisointi on ehdottoman tärkeää osata, muuten toiminnasta katoaa helposti logiikka ja tulee keskityttyä juuri niihin ei olennaisiin asioihin. Eisenhowerin matriisi on tähän loistava työkalu. Siinä kaikki tehtävät jaetaan neljään eri kategoriaan. Tärkeät ja kiireelliset ovat asioita, jotka tulevat hoitaa saman tien. Toisena on tärkeät, mutta ei kiireelliset asiat. Tämä laatikko sisältää suurempia kokonaisuuksia, joille kannattaa varata kalenterista selkeä aika. Seuraavaksi siirrytään ei tärkeisiin, mutta kiireellisiin asioihin. Tässä kohtaa on hyvä miettiä, voisiko näitä asioita delegoida muille. Joskus tuntuu siltä, että ei saa oikein mitään aikaiseksi huolimatta siitä, että tuntuu tekevän hirveästi asioista. Silloin on todennäköisesti keskittynyt tekemään juuri näitä kiireellisiä, mutta ei tärkeitä tehtäviä. Viimeisenä matriisista löytyy ei kiireelliset ja ei tärkeät asiat eli näitä ei ole edes tarpeellista tehdä. Tai näitä voi tehdä sitten, kun on aikaa. (Komulainen 2018.)

Olemme tiiminä koittaneet hyödyntää tätä matriisia toiminnassamme, kun on tuntunut, että asiamme tarvitsevat priorisointia. On hyvä pysähtyä pohtimaan, mikä on oikeasti tärkeää ja mikä saattaa vain tuntua siltä. Aina ei ole kyse siitä, että jokin toinen asia ei olisi tärkeämpi, mutta samaan aikaan yrittäjinä ja opiskelijoina toimivina, meidän tulee punnita mikä tuottaa arvoa eniten sillä hetkellä. Esimerkkinä tällaisesta voisi pitää sitä, kun Apajalle avautui mahdollisuus osallistua erään liiketoiminnan kilpailutukseen. Silloin päätimme pitää sitä arvokkaampana, kuin meidän opiskelujen tuottamia muita velvollisuuksia. Toisaalta esimerkki vastakkaisesta tilanteesta on, kun meneillä oleva projekti ei ole ollut akuutissa vaiheessa ja olemme päättäneet keskittyä esimerkiksi opintoihin kuuluvien esseiden kirjoittamiseen. Omaan ajanhallintaan voisin soveltaa tätä matriisia ihan päivittäisessä itsensä johtamisessa. Päivän tehtävät valmiiksi lajiteltuna, olisi helpompi ensin suorittaa kaikki tärkeät ja kiireelliset ja sen jälkeen siirtyä muihin.

Kun tietää tehtävän, mitä olisi tärkein tehdä, ei silti aina saa sitä aikaiseksi. Tähän ongelmaan ajanhallinnan työkalu Pomodoro auttaa. Pomodorossa tehdään tehtävää keskeytyksettä 25 minuutin ajan. Tänä aikana ei tehdä mitään muuta, vain keskitytään meneillään olevaan asiaan. Jos mieleen tulee jotain, mitä pitäisi tehdä tai muistaa, se tulee kirjoittaa lapulle ylös. Yhden 25 minuutin Pomodoro jakson jälkeen pidetään lyhyt tauko, jolloin on hyvä esimerkiksi nousta aloiltaan ja venytellä. Pidemmän tauon paikka koittaa aina joka neljännen Pomodoro jakson jälkeen. Tämän tekniikan luvataan parantamaan tehokkuutta ja keskittymiskykyä ja lisäämään aikaan saamista. (Koulutus.fi 2019.)
Omaan ajanhallintaan voisin soveltaa Eisenhowerin matriisia ihan päivittäisessä itsensä johtamisessa. Koen välillä vaikeuksia päättää, mitä tulisi tehdä. Kun eri asiat jaottelisivat matriisin mukaan, olisi helpompi ensin suorittaa kaikki tärkeät ja kiireelliset ja sen jälkeen siirtyä muihin. Minulla on myös välillä taipumus säntäillä eri asioiden välillä, saamatta mitään kunnolla aikaiseksi. Pomodoro tekniikka pakottaisi keskittymään yhteen asiaan kerralla, joka olisi todella suotavaa. Aionkin jatkossa testata ja käyttää molempia työkaluja saavuttaakseni paremman ajanhallinnan elämääni.

Lähteet:
Komulainen, V. 2018. Eisenhowerin matriisi – Tällä yksinkertaisella metodilla teet priorisoinnista helpompaa ja vähennät stressiä. Luettu 18.12.2019.
https://duunitori.fi/tyoelama/eisenhowerin-matriisi
Nyyti ry. 2016. Ajanhallinta on taito. Luettu 18.12.2019.
https://www.nyyti.fi/opiskelijoille/opi-elamantaitoa/hallittua-ajankayttoa/