Luin Satu Pihlajan Aikaansaamisen taika -kirjan, ja se kolahti kovaa, sillä koko Proakatemialla opiskelemiseni ajan olen kärsinyt ajanhallinnan haasteista. Olen monta kertaa meinannut romahtaa mahdottomalta tuntuvan työkuorman alle, ja näistä tilanteista oppineena halusin reflektoida omia kokemuksiani parhaimpiin koppeihin, joita Satu Pihlajan kirjasta sain napattua oman ajanhallintani kehittämiseen. Uskon näistä vinkeistä olevan hyötyä jokaiselle Proakatemian opiskelijalle vuosikertaan katsomatta – olitpa sitten akatemiataipaleesi alkutaipaleella tai loppumetreillä, voit vielä vaikuttaa omaan jaksamiseesi parantamalla ajanhallinnan taitojasi.

1. Aseta myönteisiä tavoitteita

Tavoitteet auttavat ohjaamaan ajankäyttöä asioihin, joita todella haluat tehdä. Tavoitteen tulee olla aidosti itseä motivoiva, jotta se alkaa ohjata myös ajankäyttöä. Itselle mieluisaan tavoitteeseen käytetystä ajasta ei myöskään tarvitse potea huonoa omaatuntoa. Tyypillisesti itselle mieluisien asioiden tekemisestä koetaan enemmän syyllisyyttä kuin velvollisuudeksi miellettyjen asioiden tekemisestä. Syyllisyys poistuu, kun itselle mieluinen tekeminen onkin tärkeiden tavoitteiden joukossa. Itselle merkityksellisessä tavoitteessa edistyminen lisää tyytyväisyydentunnetta ja hyvinvointia.

Tavoitteita voidaan asettaa joko myönteisessä sävyssä lähestymistavoitteiksi tai kielteisessä muodossa esitetyksi välttämistavoitteiksi. Lähestymistavoitteessa tavoitteeseen suhtaudutaan myönteisesti; mitä oikeastaan haluat saavuttaa? Usein tavoitteita määriteltäessä halutaan päästä eroon jostakin negatiivisesta asiasta ja välttämistavoite suuntaa huomiota siihen, mitä halutaan kieltää tai vähentää. Esimerkiksi laihduttaja voi kieltää itseltään suklaan syömisen, jolloin hän alkaakin miettiä suklaata entistä enemmän. On tärkeää miettiä sitä, mitä haluamme tai sen sijaan, että keskittäisimme huomiomme siihen, mitä emme halua. Psykologian professorien mukaan lähestymistavoitteet ovat positiivisessa yhteydessä hyvinvointiin, kun taas välttämistavoitteet ovat yhteydessä psykologiseen ahdinkoon ja ahdistukseen, joskus jopa fyysisiin oireisiin. Kannattaakin aina muotoilla tavoite lähestymistavoitteeksi, jotta se ohjaa ajatuksia positiivisella tavalla siihen, mitä haluat saavuttaa.

Tavoitteet voivat olla jopa haitallisia, jos ne ovat ristiriidassa omien arvojen kanssa. Ulkoapäin asetettuihin tavoitteisiin pyrkiminen on yhteydessä fyysiseen ja henkiseen pahoinvointiin. Sisäisten, omista arvoista ja päämääristä nousevien tavoitteiden tavoittelu edistää hyvinvointia. Pelkkään ulkoiseen menestykseen tähtäävät tavoitteet toivat psykologian professori Sheldonin (2010) ym. tutkimuksen mukaan tutkimushenkilöille vähemmän hyvinvointia kuin sisäiset, motivaation mukaiset henkiseen kasvuun, läheisiin ihmissuhteisiin ja yhteiskuntaan liittyvät tavoitteet.

Tavoitteen on oltava aikaan sidottu, mielellään tarkasti päivämäärän tai viikon tasolla, koska vain sillä tavalla tavoite priorisoidaan tarpeeksi korkealle käytännön tekemisessä. Jos jotakin asiaa voi lykätä, sitä todennäköisesti lykätään. Jos tavoite voi toteutua kokonaisuudessaan vasta pitkän ajan kuluttua, on tärkeää asettaa välitavoitteita kuukausi-, viikko- ja päivätasolla. Pienemmät tavoitteet ohjaavat päivittäistä tekemistä kokonaisvaltaisen tavoitteen suuntaan ja auttavat hahmottamaan omaa tekemistä. Pienet tavoitteet aktivoivat ja aiheuttavat mielihyvää toteutuessaan. Psykologian tutkijoiden mukaan pienet, matalat ja konkreettiset välitavoitteet lisäävät hyvinvointia. Esimerkiksi matalan tason tavoitteen mukainen päivittäinen kävelylenkki voi olla osa korkeampaa hyvinvoinnin ja terveyden lisäämisen tavoitetta.

On parempi valita haastava ja motivoiva tavoite kuin liian helppo ja vähemmän motivoiva tavoite. Vaikka haastavan tavoitteiseen päästäisiin vaikkapa 80 %, on se yleensä kehittymisen kannalta aina parempi kuin helpompaan tavoitteeseen pääseminen.

Paras mahdollinen suorittaminen on harvoin lopputuloksen kannalta tärkeintä. Tavoitteen toteutumisen kannalta on tärkeää määritellä sopiva taso, jolla toteutuksen eri osa-alueet kannattaa hoitaa. Jos tavoitetaso asetetaan jo lähtökohtaisesti liian korkealle, voi olla vaikeaa saada työskentelyä aloitettua tai työskentelyn aikana hukataan aikaa lopputuloksen kannalta turhien yksityiskohtien viilaamiseen. On myös todella raskasta vaatia itseltään jatkuvasti parasta mahdollista lopputulosta. Kriittisyys omaa suoritusta kohtaan saattaa myös vaikuttaa luovuuteen. Olennaista on säilyttää joustavuus omassa toiminnassa ja kuunnella itseään. Joka kerta, kun huomaa käyttävänsä johonkin todella paljon aikaa ja energiaa, kannattaa kysyä, onko täydellisesti suorittaminen oikeasti sen arvoista ja todella tarpeellista. Jos esimerkiksi kirjoitat jotakin, mieti, meneekö teksti suurelle yleisölle vai onko teksti sellainen, että se luetaan mahdollisesti vain kerran? Esimerkiksi opparin hiominen ja viimeisteleminen on tärkeämpää kuin Esseepankin esseiden loputon hinkkaaminen.

Tässä kohtaa voisin katsoa peiliin – olen itse kävelevä esimerkki perfektionismista. Koko Akatemia-ajan olen pyrkinyt tietoisesti kiinnittämään huomiota tähän piirteeseeni, ja esimerkiksi 12H-innovoinnit ovat olleet todella raskaita juuri siitä syystä, että en omasta mielestäni pysty suoriutumaan aikapaineessa täydellisellä tasolla. Joskus olen myös huomannut hiovani jotakin esseetä jo toista viikkoa. Opparini kanssa kävi niin, että valmentajani mukaan lopputulos on arvosteluasteikolla yhdestä viiteen kutosen arvoinen, vaikka lähdin tekemään opparia ilman varsinaista arvosanatavoitetta. Ylisuorittaminen on kieltämättä raskasta ja uuvuttavaa, ja monta kertaa opiskelujeni aikana olen käynyt jaksamiseni äärirajoilla perfektionismin vuoksi. Jatkossa yritän kiinnittää asiaan entistä enemmän huomiota – varsinkin sen takia, että suunnittelen tulevaisuuttani yrittäjänä. Jos poltan itseni saman tien ylisuorittamisella loppuun, niin yrittäjyystaipaleeni jää lähtökuoppiinsa. Haluan menestyä, ja vaikka menestykseen vaaditaankin kovaa työtä, tarvitaan siihen myös pitkäjänteisyyttä. Pitkäjänteisyys taas on mahdotonta, jos työnteko on liian kovaa omaan jaksamiseen suhteutettuna. Eihän puolimaratoniakaan voida juosta sillä mentaliteetilla, että kaikki paukut poltetaan loppuun jo ensimmäisellä sadalla metrillä. Sen sijaan voimia pitää säästää myös loppumatkan kilometrien taittamiseen.

2. Varaa riittävästi aikaa jokaiselle projektille ja myös sen etukäteisvalmisteluille

Projektiin liittyy paljon etukäteistehtäviä ja valmistelua, joiden yli ei voi vain hypätä. Saattaa kuitenkin olla turhauttavaa, että varsinaisen työn kimppuun pääsemiseen kuluu paljon aikaa. Turhautuminen saattaa ilmetä lamaannuttavana ja työskentelyä haittaavana tunteena siitä, että jotakin pitäisi olla jo tehtynä. Projektin valmisteluun kulunut aika on saattanut aiheuttaa sen, että itse työn aloittaminen on viivästynyt ja mieltä soimaavat ajatukset siitä, että jonkin pitäisi olla jo valmiina. Kannattaa siis aina varata tarpeeksi aikaa myös valmistautumiseen ja suunnitteluun ennen varsinaisen työn aloittamista ja luoda itselleen mielikuva siitä, että tuo aika on nimenomaan valmistautumiseen pyhitettyä aikaa ja osa tehtävän suorittamista. Valmistelu on tärkeä ja merkityksellinen vaihe työn onnistumisen kannalta, joten siihen käytetty aika ei ole missään nimessä hukkaan heitettyä.

Olen itse huomannut ajattelevani usein, että jotkut asiat hoituvat ”siinä sivussa”, mutta koska en ole osannut varata niille aikaa kalenteristani, huomaan samojen asioiden olevan hoitamatta vielä kuukaudenkin päästä. Usein asiat jäävät roikkumaan ja tekemättömät työt aiheuttavat stressiä ja ahdistusta. Yliarvioin usein oman tehokkuuteni ja ajanhallintataitoni ja teen itselleni usein suorastaan epäinhimillisiä to do -listoja, joiden suorittamiseen vaadittaisiin supervoimia. Pitkät ja sekavat to do -listat aiheuttavat riittämättömyyden tunteita, kun niitä ei koskaan saa tyhjennettyä, työskentelipä sitten 8 tuntia tai 14 tuntia päivässä. Olisikin hyvä, jos oppisin aikatauluttamaan kalenteriini myös pienempien asioiden hoitamiseen tarkoitettua aikaa sekä projektien suunniteluun kuluvaa aikaa, jotta saisin ajanhallintaani parannettua eikä oma olo olisi toistuvasti riittämätön työpäivän päätteeksi.

Apua pyytämällä, tehtäviä delegoimalla ja vastuuta jakamalla omaa työkuormaa voi keventää silloin, kun tehtävää tuntuu olevan liikaa. Silloin kun tehtävää on paljon ja aika tuntuu loppuvan kesken, mieti, millä tavalla muut voisivat auttaa sinua tehtävien hoitamisessa. Proakatemialla delegoimista voi harjoitella tiimin kanssa.

3. Yliaikatauluta ja siirrä muut projektit sivuun työtehtävän ajaksi

Varaa aina aikatauluun vähintään 20 % ylimääräistä aikaa. Jos esimerkiksi arvoit johonkin työhön menevän aikaa 5 päivää, varaa siihen 6 päivää. Sama koskee myös paikasta toiseen siirtymistä. Tiukassa aikataulussa ja kiireessä paikasta toiseen siirtyminen aiheuttaa stressiä. Rauhassa paikasta toiseen siirtyminen sen sijaan lisää hyvinvoinnin tunnetta ja ylimääräiselle ajalle keksii aivan varmasti mieluisaa käyttöä.

Huomioi aikataulua tehdessäsi aina myös kaikki muut meneillään olevat projektit. Kaikkia asioita ei voida edistää yhtä aikaa, vaan keskittyminen johonkin edellyttää muiden asioiden laittamista sivuun sillä hetkellä. Satu Pihlaja kehottaa siirtämään muita tehtäviä omissa mielikuvissa ikään kuin ”hyllylle” sillä aikaa, kun työstää työn alla olevaa projektia. Samalla kuitenkin sivussa olevat projektit ”elävät hyllyllään” ja pysyvät mielessä. Niihin liittyvät mieleen tulevat ideat kannattaa kirjoittaa ylös myöhempää käyttöä varten esimerkiksi puhelimen muistiinpanoihin. Pidä kuitenkin mielessä tärkeimpänä juuri se projekti, jota tällä hetkellä työstät ja anna itsellesi lupa keskittyä siihen.

4. Kategorioi työtehtävät

Luokittele työtehtävät esimerkiksi kolmeen kategoriaan: 1) keskittymistä ja luovuutta edellyttävät työt, 2) rutiinitehtävät, jotka osaan jo melko hyvin ja 3) hoidettavat asiat, eli sälä-tehtävät. Varaa keskittymistä ja luovuutta edellyttäviin työtehtäviin pidempiä työskentelyjaksoja ja luo hyvät olosuhteet keskittymiselle: valitse rauhallinen paikka ja muista tauottaa tekemistä. Rutiinitehtävät ovat luonteeltaan toistuvia, ja ne ovat usein pakollisia, mutta eivät välttämättä akuutteja. Rutiinitehtäviä voi yleensä hoitaa väsyneenä ja usein niiden hoitamiseen kuluu vain vähän aikaa. Toisaalta rutiinitehtävätkin voivat vaatia tarkkuutta. Useimmiten lykkäämisestä huolimatta niitä ei voida jättää täysin tekemättä. Pienet rutiinitehtävät kannattaa hoitaa heti pois alta, ja isompia rutiinitehtäviä voi aikatauluttaa keskittymistä ja luovuutta vaativien tehtävien jälkeiseen aikaan. Rutiinitehtävien hoitamista voi helpottaa esimerkiksi aikarajan asettaminen itselle tehtävien hoitamisen kirittämiseksi.

Olen itse huomannut stressaantuvani usein tekemisen määrän vuoksi, enkä niinkään tehtävien laajuuden vuoksi. To do -listallani saattaa olla samaan aikaan kymmeniä tekemättömiä asioita, jotka on kuitenkin pakko hoitaa jossain vaiheessa. Esimerkiksi passin hankkiminen tiimini final camp -reissulle roikkui listalla kuukausikaupalla, ja sain sen hoidettua vasta siinä vaiheessa, kun reissun uhkaavasti lähestyessä oli aivan pakko priorisoida aikaa asian hoitamiselle. Suurin osa rutiinitehtävistä onkin sellaisia, että ne saa hoidettua vasta viime hetkellä, koska niiden tekeminen tuntuu pakkopullalta ja haluan mieluummin käyttää aikani innostavien, luovuutta vaativien ja motivoivien tehtävien tekemiseen. Toisinaan pidän kuitenkin säläpäiviä, jolloin hoidan useita pieniä rutiinitehtäviä saman päivän aikana. Näiden päivien jälkeen olo on aina huojentunut, kun omalta tehtävälistalta saa poistettua kerralla monta asiaa listan lyhentyessä huomattavasti.

Proakatemialla opiskeluun on liittynyt enemmän rutiininomaisia sälätehtäviä kuin koskaan aiemmin elämässäni. On ollut hopsin täyttämistä, opparisopimuksien tekemistä ja tulostamista, apurahahakemuksien täyttämistä, laskutusasioiden hoitamista ja niin edelleen. Olenkin vuosien varrella keskustellut useiden tiimikavereideni kanssa pienen silpputekemisen aiheuttaman stressin määrästä. Akatemialla kuormitus on kovaa ja uupuneena yksi pienikin rutiinitehtävä edellisten tehtävien jonon jatkoksi saattaa kaataa kupin nurin. Onkin tärkeää miettiä, miten opiskeluaikana saa kaikista rutiinitehtävistä huolimatta pidettyä oman jaksamisen kunnossa. Yksi vinkki tähän on selkeän aikaslotin varaaminen kalenterista sälätehtävien hoitamiseen esimerkiksi kerran viikossa. Silloin rutiinitehtävien toteuttamiseen on aikaa, eikä niiden tekeminen kuormita kohtuuttomasti esimerkiksi pitkien työ- tai opiskelupäivien jälkeen.

Suuremmissa ja kaukaisemmissa tavoitteissa tekemisen määrä saattaa tuntua liian valtavalta ja tekemiseen tarttuminen saattaa olla haastavaa, koska tehtävän laajuus ahdistaa jo ennen tehtävän aloittamista. Silloin unohtuu helposti se tosiasia, että suuriinkin tavoitteisiin päästään pieni etappi kerrallaan. Varsinaisen tavoitteen pilkkominen päivittäisten tehtävien tasolle edistää tavoitteeseen pääsemistä, koska suuren kokonaisuuden hahmottamisen sijaan riittää, että päivätasolla kirkastaa itselleen ne pienet tehtävät, jotka edistävät kokonaistavoitteeseen pääsyä. On tärkeää, että välitavoitteetkin asetetaan mahdollisimman tarkasti, mitattavasti ja aikaan sitoen.

5. Etsi rauhallinen paikka työskentelylle

Jokainen Proakatemian opiskelija varmasti tietää tunteen, kun tiimitilassa desibelit ylittävät äänivallin tai joku tulee koputtelemaan olkapäätä kesken työskentelyn. Vaikka sosiaalisessa ympäristössä työskentely onkin monin tavoin mukavaa, on häiriötekijöillä myös valtava merkitys työn tehokkuuden madaltumiseen. Keskeytyksiä tutkittaessa on todettu, että keskeytyksen jälkeen keskittymisen palaaminen takaisin tehtävään kestää 15-23 minuuttia. Runsaat keskeytykset myös lisäävät uupumuksen ja ahdistumisen riskiä. Kannattaa siis valita rauhallinen paikka työskentelyyn varsinkin projekteissa, joissa edellytetään vahvaa keskittymistä.

Olen itse kokenut koko Proakatemialla opiskelun ajan avokonttorissa esseiden kirjoittamisen mahdottomaksi. Opinnäytetyönikin kirjoitin pääsääntöisesti TAMKin kirjaston hiljaisessa tilassa. Vaikka kaipaankin keskittymistä vaativaan työskentelyyn rauhallista työympäristöä, koen tarvitsevani myös paljon sosiaalista vuorovaikutusta. Sen vuoksi haluan yleensä työskennellä mahdollisimman paljon tiimipöydän ääressä, mikäli työtehtävä on sellainen, että keskittymisen ajoittainen rikkoutuminen ei merkittävästi hidasta tai hankaloita projektin tekemistä.

6. Keskity asioihin, joita olet saanut aikaan – älä keskity asioihin, joita et ole saanut aikaan

Usein tapaamme moittia itseämme tekemättömistä tehtävistä unohtaen sen, mitä olemmekaan saaneet aikaan. Huomaan itsekin päivän päätteeksi syyllistäväni itseäni siitä, jos tehtävälistaan on jäänyt suorittamattomia tehtäviä, vaikka olisin tehnyt 14 tuntia töitä saaden aikaan hurjan määrän asioita. Kriittisyys itseä kohtaan nostaa päätään heti, kun tuntuu siltä, että alisuoriutuu. Mutta oikeastihan kyse ei ole alisuoriutumisesta, vaan näkökulmasta. Näkökulmaa voi myös vaihtaa: entä jos olisitkin tyytyväinen kaikkeen siihen, mitä sait päivän aikana aikaan sen sijaan, että keskität energian niihin asioihin, jotka jäivät syystä tai toisesta tekemättä? Itsemyötätunnosta kirjoittaneen Paul Gilbertin mukaan myötätunto itseä kohtaan lieventää ahdistusta ja suuttumusta, lisää itseluottamusta ja vahvistaa ihmissuhteita. Samaa ajattelutapaa voi ja kannattaa heijastaa myös oman itsen ulkopuolelle muihin ihmisiin. Toisinaan rakentava kritiikkikin on paikallaan, mutta usein positiivisiin asioihin keskittymällä ja kannustamalla voidaan saavuttaa enemmän. Nostamalla esiin hyviä asioita voidaan innostaa toista entistäkin parempiin suorituksiin.

Kiitollisuuspäiväkirja on hyvä tapa harjoitella myönteisten asioiden tunnistamista omassa elämässä. Kiitollisuuspäiväkirjaan kirjoitetaan ylös päivittäisiä asioita, joista on itse kiitollinen tai joihin on omassa päivässä tyytyväinen. En ole itse koskaan pitänyt kiitollisuuspäiväkirjaa, mutta vähän aikaa sitten otin tavaksi kertoa tiimitoverilleni Lindalle joka päivä 3 asiaa, joissa olin päivän aikana onnistunut. Se auttoi pääsemään irti pahimmasta stressistä ja itsesyytöksistä.

7. Mielentila vaikuttaa toimintaan ja toiminta vaikuttaa mielentilaan

Toiminta vaikuttaa keskeisesti mielentilaamme ja toisaalta mielentilamme vaikuttaa toimintaamme. Tehtäviä suorittaessa niissä edistyminen palkitsee voimakkaasti ja luo tunnetta pystyvyydestä. Toisaalta jos olo tuntuu kyvyttömältä tai pystymättömältä, se heijastuu suoraan toimintaan. Negatiivisiin tunnetiloihin esimerkiksi ikävien tilanteiden seurauksena ei voida vaikuttaa, mutta siihen voidaan vaikuttaa, miten niihin päättää suhtautua. Negatiivisen ajattelun vastavoima on positiivinen ajattelu. Kun olo tuntuu voimattomalta ja väsyneeltä, mieti, miten toimisit, jos olo olisi pirteä ja tehokas. Esimerkiksi lenkille lähteminen saattaa tuntua väsyneenä ylitsepääsemättömältä, mutta kun lenkille vain päättää väsymyksestä huolimatta lähteä, vaikuttaakin se lopulta piristävästi mielialaan. Toiminnan välttely estää saamasta positiivisia kokemuksia toiminnasta, joten tekosyiden etsimisen sijaan kannattaisi keskittää oma energia mahdollisten toteutustapojen löytämiseen.

Kun huomaamme, että jokin hankala tunnetila vaikeuttaa toimintaamme, voimme vaikuttaa siihen vastakkaisella ajattelulla:

• kun tunnet pelkoa, mieti, miten toimisit, jos tuntisit luottamusta
• kun tunnet väsymystä, mieti, miten toimisit, jos olisit virkeä
• kun tunnet rauhattomuutta, mieti, miten toimisit, jos olisit levollinen
• kun tunnet vihaa, mieti, miten toimisit, jos tuntisit rakkautta

Tunnetilat vaikuttavat suoraan toimintayllykkeisiin. Esimerkiksi pelkoa tuntiessa luontainen reaktio on paeta pelkoa aiheuttavaa tilannetta. Tiimini Valuen kanssa kävimme vähän aikaa sitten pajassa dialogia siitä, kuinka paljon rohkeammiksi olemme tulleet Akatemian aikana. Oli upeaa huomata, että meistä jokainen oli mennyt opiskelujen aikana epämukavuusalueelle ja hypännyt tuntemattomaan. Proakatemian arvopalkinto rohkeus istuisi melkeinpä kenelle tahansa tiimiläiselleni. Tiimikaverini Eeva tiivistikin hyvin tärkeimmän oppinsa Proakatemia-ajalta näin: ”parhaat jutut tulevat usein silloin, kun pelottaa eniten. Proakatemialla olen oppinut luottamaan, että kun jokin asia pelottaa, se on hyvä juttu ja sitä kohti kannattaa mennä”. ´

+1: Tavoitteesta toimintasuunnitelmaksi

Tehtävä: Tavoitteesta toimintasuunnitelmaksi

Valitse tavoite ja kirjoita ylös välitavoitteet. Kirjoita jokaiselle välitavoitteelle aikataulu päivämäärän tarkkuudella. Vastaa sen jälkeen kysymyksiin täydentäen suunnitelmaasi:

• Mistä saan apua, tukea, lisätietoa tai osaamista suunnitelman toteuttamiseen?
• Asteikolla 1-10 (1=en lainkaan, 10=todella paljon)
  1. kuinka motivoitunut olen suunnitelman toteuttamiseen?
  2. mikä lisäisi motivaatiotani?
  3. kuinka sitoutunut olen suunnitelman toteuttamiseen?
  4. mikä lisäisi sitoutumistani?
  5. kuinka todennäköisesti suunnitelmani toteutuu?
  6. mikä lisäisi suunnitelman toteutumisen todennäköisyyttä?