Myyntipäivät projektipäällikön näkökulmasta 1/2

Myyntipäivät on kautta aikojen herättänyt valtavasti mielipiteitä laidasta laitaan ja siksi on varmasti yksi puhutuimmista tapahtumista Akatemialla. Tänä vuonna meillä oli kolme mahtavaa toimeksiantajaa Treffiboksi, Hekumu ja Joulumysteeri. Myyntipäivät olivat toista vuotta putkeen kolmipäiväiset, eli myyntiä paukutettiin keskiviikko aamusta perjantai iltapäivään. Myyntipäivät 2021 oli mielestäni projektipäällikön näkökulmasta hyvinkin onnistunut kaiken kaikkiaan, sillä pääsimme asettamiini tavoitteisiin. Kaikki tavoitteet pohjautuivat siihen, mitä halusimme lähteä kehittämään viime vuodelta ja missä näimme epäkohtia. Tässä vaiheessa suosittelen myös kaikkia lukemaan Jarkko Suojasen esseen viime vuoden myyntipäivistä ”Myyntipäivät olivat kirjanpidollisesti farssi”.

Myyntipäiväprojektitiimin asettamat tavoitteet Myyntipäivillä 2021 olivat:

1. Ammattimaisuus

• Aikaisempina vuosina toimeksiantajat ovat jakaneet tarkemmat tiedot tuotteista vajaa viikkoa etukäteen, ja tämä oli isoin seikka mihin halusimme puuttua. Deadline tähän oli noin kuukautta aikaisemmin, jolloin varmistettiin, että tieto tuotteista menee tiimeille hyvissä ajoin. Näin kaikki kolme päivää on aktiivisia myyntipäiviä, eikä ensimmäistä päivää käytetä opetellen tuoteinfoja.  Jo tämä muutos mahdollistaa kokonaisliikevaihdon kasvamisen edellisiltä vuosilta, kun käytetään koko kolmen päivän potentiaali itse asiaan- eli myymiseen. Infopaketin lisäksi toimeksiantajat kiersivät tiimeissä vastailemassa kysymyksiin, sekä antamassa spesifimpää tietoa tuotteistaan. Ajatuksena oli, että tiimien projektipäälliköt osallistetaan mukaan myyntipäivien suunnitteluun ja heidän tehtävä oli viedä tieto tiimeille aktiivisesti. Kävimme keskustelua Teamsissä ja pidimme kaksi palaveria ennen myyntipäiviä projektipäälliköiden kanssa. Heidän kanssaan yhteistyö sujui mutkattomasti, kiitos siitä teille! 🙂

 Rahaliikenne, kirjanpito ja kaikkiin talouteen liittyvät seikat ovat myyntipäivien aikana, ja sen jälkeen olleet aikaisemmin suoraan sanottuna hyvin hataralla pohjalla.  Rahoja      laskuteltiin tiimeiltä toiselle välillä alvin kanssa ja välillä ilman, välillä käytettiin tilisiirtoja ja milloin mitäkin. Tässä ongelma oli se, että tiimit laskuttivat omat tuotteensa ensin oman tiimiyrityksen kautta ja myyntipäivien jälkeen provikoita ja rahoja ruvettiin siirtelemään sinne minne ne kuuluukin. Tämä tuotti harmaita hiuksia varsinkin toimeksiantajille. Tänä vuonna otimme käyttöön Zetlen henkilöstötilit, mikä mahdollisti sen, ettei myynti kiertänyt enää tiimiyrityksen kautta vaan meni suoraan oikean toimeksiantajan tilille. Näin voittaja tiimi laskuttaa helposti pelkästään toimeksiantajia, eli tässä tapauksessa Kipinä laskuttaa myyntiprovisiot suoraan Waurelta ja Flip Solutionilta.

Herkkä Snacks oli ensimmäinen tuote Akatemian historiassa, jota myytiin suoraan jälleenmyyntiin. Herkkä Snacksin vastaanotto maailmalla oli uskomaton, mutta jälkipyykkiä jälleenmyynnistä ja siihen liittyvistä haasteista tuli hyvinkin paljon. Isoin ongelma oli kauppiaat, joita kontaktoitiin saman asian ääreltä useita eri kertoja, jopa niin paljon että jotkut kauppiaat poltti päreensä. Tartuimme tähän epäkohtaan, ja tänä vuonna teimme Akatemian yhteisen excelin, johon oli tarkoitus merkitä kauppa mihin oltiin kontaktoitu välittömästi. Lisäksi klousattu kauppa merkattiin erikseen formsiin, josta toimeksiantajat saivat tarvittavat tiedot laskutusta varten. Ainut mahdollinen vaara mikä Akatemien yhteisessä excelissä oli se, ettei yksilöt käytä-, sekä täytä sitä, jolloin koko excelin idea häviää.  Luotimme kumminkin, että yhteisiä sääntöjä noudatetaan, mutta valitettavasti tässä tilanteessa kävi toisin. Yhteiskäyttö excelin käyttämättä jättäminen aiheutti tiimeille eripuraa ja harmitusta kauppiaiden suunnassa, sekä osoitti varmasti kaikille sen että jokaisen yksilön toiminta voi vaikuttaa yhteisöön negatiivisesti.

Ständipaikat on aikaisempina vuosina ilmoitettu samana aamuna, mutta tänä vuonna ilmoitimme ne samalla toimeksiantajien infojen kanssa samaan aikaan. Näin tiimit pystyivät valmistautumaan kuinka esimerkiksi hoitaa mahdolliset kyydit eri kauppakeskuksiin. Harmiksemme kaksi sovituista ständipaikoista peruutti viimehetkelle, joten jouduimme etsimään ständipaikkoja ”viimeiseen siniseen saakka”. Tänä vuonna kriteeri ständipaikoille oli, että kaikki paikat on oltava sisätilassa ja siinä onnistuimme. Toki ständipaikoilla on mielestäni huomattavia eroja, ja siksi kannustimme miettimään omien ständipaikkojen hommaamista esimerkiksi eri kaupungista tai pohtimaan mitä tuotetta kannattaa myydä ständillä. Joskus on myös ihan tervetullutta miettiä, onko ständipaikkoja tarvetta laisinkaan käyttää vai voiko potentiaalin hyödyntää johonkin muunlaiseen myyntiin varsinkin näin ”korona aikana”, jolloin kauppakeskuksissa ei liiku enää ihmisiä massoittain.

2. Pinkut otetaan aktiivisesti mukaan myyntipäiville

Voittavia tiimejä on vuosien saatossa aina yhdistänyt jokin asia, mutta mikähän se mahtaisi olla? Pinkut. Pinkut on otettu mukaan jo ennen myyntipäiviä, heidän panostaan on arvostettu ja heidät on otettu osaksi omaa tiimiä. Halusimme, että kaikilla pinkuilla jäisi tänä vuonna positiivinen kuva myyntipäivistä ja ainakin palautekyselystä tulee ilmi, että onnistuimme yhdessä tässä. Jo syyskuussa jaoimme pinkut tiimeihin ja painotimme, että pinkut tulisi ottaa mukaan suunnitteluun ja osaksi tiimiä. Se, että pinkuilla jää hyvä kokemus myyntipäivistä antaa heille puhtia seuraavana vuonna olla rakentamassa entistä parempia myyntipäiviä.

3. Liikevaihtoennätyksen rikkominen

Mielestäni kaikki yllä kertomani asiat ovat syy seuraus- suhde, sille että kokonaisliikevaihto ennätyksen rikkominen on mahdollista. Tiivistettynä: Myyntipäiviin valmistautuminen on alkanut hyvissä ajoin. Kaikkina kolmena päivänä myydään tuotteita, jotka ovat jo kaikille ennestään tuttuja, eikä selvitystyötä ja opiskelua hinnoista yms tehdä myyntipäivien aikana. Exceli/forms/zetle ovat jo tuttuja ja helppo täyttää, sillä projektipääliköt ovat käyneet nämä läpi oman tiimin kanssa. Pinkut ovat osana tiimiä ja elintärkeitä tiimin kannalta. Kun nämä asiat ovat kunnossa, liikevaihdon tuplaaminen edelliseen vuoteen ei ollut kovin bid deal? ? Kokonaisliikevaihto oli huimat 133 372,38€! Koen, että tämä luku on ensimmäinen vertailukelpoinen tulos tuleviin myyntipäiviin, sillä aikaisempina vuosina ei tiedetä, onko kokonaisliikevaihto alvillista vai alvitonta, vai sekä että.

Myyntipäivien säännöt:

1. Ennen myyntipäiviä, myyntipäivillä olevia tuotteita saa mainostaa normaaliin tapaan, mutta yhteyttä tuleviin myyntipäiviin tai mahdollisiin alennuksiin ei saa mainita.

2. Kaikki myyntipäiviin liittyvä markkinointi alkaa vasta ke 3.11 klo 9.00

Toimeksiantaja ei saa mainostaa vain omaa tiimiä tuotteen somessa. Esimerkiksi                      Instagramissa saa toki repostata kaikkien tiimien julkaisuja. Toimeksiantaja toimii                      puolueettomasti somessa. (Tähän lisätty myöhemmin: Influensereita saa kontaktoida              etukäteen ja sopia heidän kanssaan markkinoinnista somessa. Tämä sääntö lisättiin ja            varmistettiin että ihmiset ymmärtävät tämän luetuksi markkinoinnin valmisteluun.                      Influencerit ei osta mitään, eli se ei ole myyntiä.)

3. Markkinointi tapahtuu toimeksiantajan linjauksenmukaisesti. Toisen tiimin markkinointimateriaalin kopioiminen on kielletty. Toimeksiantaja yleistä markkinointimateriaalia saa kaikki tiimit käyttää.

4. Toimeksiantaja ei vastaa myynninedistämiksi tehdyistä lupauksista. Esim. jos lupaat toimittaa kotiovelle, viedä kauppiaalle kukkia tms. vastaat itse näistä.

5. Ständipaikkoja voi hankkia tiimille itse, mutta ei samoihin paikkoihin, missä myyntipäivätiimin hankkimat ständit ovat.

6. Kaikki tiimit sitoutuvat täyttämään myynnin seurannan exceliä sekä formisia oikeaoppisesti annettujen ohjeiden mukaisesti.

7. Sääntörikkeestä seuraa myyntipäivätiimin asettama rangaistus sääntöjä rikkoneelle tiimille.

Säännöistä huolimatta, säännöt eivät olleet selvästikään selkeitä kaikille. Joka vuosi alkaa aina samanlainen spekulointi kuka on huijannut, kuka aloittanut myynnin liian aikaseen ja kuka on nyt tehnyt millon mitäkin, joten tämä vuosi ei poikennut kyllä siitä yhtään. Myyntipäivä tiimi loi säännöt, eli kaikki mitä säännöissä ei mainittu oli sallittua. Tänä vuonna poikkeuksellisen paljon keskustelua herätti ulkopuolisten myyjien rekryäminen tiimeihin, vaikka jotkut tiimit ovat tehneet tätä myös aikaisempina vuosina. Ulkopuoliset voivat olla urheiluseuroja, lukiolaisia, mummoja, äitejä, kavereita tai mitä vaan. Tänä vuonna sitä ei tajuttu kieltää erikseen, joten se oli toisin sanoen sallittua. Jos nyt voisin jälkikäteen tehdä jotakin muutoksia, tekisin ehdottomasti selkeän linjauksen asian suhteen eli joko sitä saa tehdä tai se kielletään kokonaan. Jos minulta kysyttäisiin, niin kieltäisin sen kokonaan, jotta peli olisi mahdollisimman selkeää kaikille, eikä turhia väärinkäsityksiä syttyisi.  On herännyt keskustelua, onko myyntipäivien idea voittaa keinolla millä hyvänsä, vai olemmeko akatemialle tulleet oppimaan myynnistä?

Valitettavasti yhteiskäyttö exceliä ei hyödynnetty niin kuin olimme toivoneen, eli lähes jokaisesta tiimistä jollakin tavalla laiminlyötiin sitä. Emme pystyneet myyntipäivätiimin kanssa jäljittämään kaikkia ”rosvoja”, mutta huomasimme että tätä tehtiin paljon ja lähes kaikista tiimeistä. Monista pyynnöistä huolimatta virheeseen ei puututtu tarpeeksi napakasti, joten jouduimme asettamaan sakon tiimeille niin kuin säännöissä viitattiin.

Koska kaikkia laiminlyöntejä ei saatu selvitettyä mitenkään, päätimme vähentää osan kaikkien tiimien kokonaismyynnistä, joten voittavan tiimin provisiosta veloitimme 500 euroa. Emme tietenkään tehneet tätä kiusaksi, vaan halusimme ottaa askeleen kohti ammattimaisempia myyntipäiviä ja näyttää että jokaisen panostus tarvitaan, että pääsemme sinne. Se, että samaan K-markettiin soitetaan viisi kertaa samasta tuotteesta ei varmasti tee toiminnastamme ammattimaisempaa ja se on fakta. Excelin täyttämättä jättämisellä on vahingolliset seuraukset akatemialle ja toimeksiantajille. Olen kuitenkin kiitollinen, että sakko otettiin vastaan hyvin, ja tajuttiin kuinka iso merkitys pienellä asialla voi olla. Sakkorahat käytetään uusien ständien yms hommaamiseen myyntipäiville.

Lähteet

Myyntipäivät 2021

Forms palautekysely Myyntipäivistä

Markkinointiuutiset. 7 vinkkiä tulokselliseen ja suunnitelmalliseen myyntiin. https://www.markkinointiuutiset.fi/artikkelit/7-vinkkia-tulokselliseen-ja-suunnitelmalliseen-myyntiin-mainos