Tampere
04 Dec, Saturday
-6° C

Proakatemian esseepankki

Vinkit osallistavan etäpalaverin toteuttamiseen!



Kirjoittanut: Emilia Taivainen - tiimistä Hurma.

Esseen tyyppi: Blogiessee / 1 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Ensin mitä tarkoitan etäpalaverilla tässä tekstissä: tarkoitan sellaista tapaamista, jossa halutaan saada kaikkien ääni kuuluviin ja mahdollisesti tehdä yhteisiä päätöksiä. Sitten ei muuta, kun vinkkien pariin! Olen koostanut tämän listan omien kokemuksieni ja lukemieni artikkelien pohjalta.

1. Opettele käyttämään jotain kokoustyökalua, jonka kautta palaveri voidaan toteuttaa. Itselläni on tällä hetkellä parhaimmat kokemukset Zoomista (https://zoom.us/), joten suosittelen sitä.

2. Lähetä liittymislinkki osallistujille ajoissa ja ohjeista heitä tulemaan paikalle noin 5-10 minuuttia ennen varsinaisen palaverin aloittamista testaamaan tekniikat kuntoon. Näin varmistat, että palaveri pääsee alkamaan ajallaan. 

3. Jos palaveri kestää yli tunnin, varmista että sen aikana on mahdollista pitää pieni tauko tai taukoja. Minusta tuntuu, että välillä monta tuntia kestävissä etäpalavereissa unohdetaan pitää taukoja, jolloin ihmisten keskittyminen kärsii. Pahimmassa tapauksessa taukoja aletaan pitää omatoimisesti, joka huonontaa palaverin laatua. Ethän sinä toimistollakaan kesken kaiken pomppaa pois.  

Ilman katsekontaktia ja yhteistä fläppitaulua meidän on vaikea pysyä aiheessa. Tietokoneen ääressä huomiomme alkaa helposti harhailemaan, sillä sähköpostit, pikaviestit, tekstiviestit ja muut ilmoitukset vievät sitä muualle. Monen asian yhtäaikainen tekeminen on tehotonta, joten palaverin vetäjänä pyri taklaamaan tämä haaste hyvällä ihmisten osallistamisella. (Rajanto, 2019)

 4. Ihmisten osallistaminen:

💻 Diojen käyttäminen etäkokouksessa auttaa niin vetäjää kuin osallistujia pysymään fokuksessa. Valmistele esimerkiksi yksi dia yhtä käsiteltävää asiaa kohden.

💻 Korvaa fläppitaulu yhteisellä luonnoslehtiöllä, jonka käyttäminen mahdollistaa esiin tuotujen näkökulmien, ideoiden ja yhdessä tehtyjen päätöksien kirjoittamisen selvästi näkyville myös etäpalaverissa. Kun ideat näkyvät mustaa valkoisella, niitä on helpompi selkeyttää ja priorisoida (Rajanto 2019). Jos käyttämäsi kokoustyökalu ei tarjoa luonnoslehtiötä valmiiksi, voitte käyttää esimerkiksi Google Jamboardia tähän tarkoitukseen. Muista kuitenkin jakaa muokkausoikeudet ja linkki osallistujille hyvissä ajoin ennen palaverin aloittamista.

💻 Tämän lisäksi monet suosittelevat kokouspalvelimen tarjoaman chatin käyttöä etäpalaverin aikana. Mielestäni se on toimiva muistiinpanojen tekoon, mutta jos sitä käytetään keskustelun aikana kyselyyn tai muuhun sellaiseen vie se mielestäni liikaa huomiota ja keskeyttää keskustelua. Suosittelen siis käyttämään sitä järjen kanssa.

💻 Luo palaveriin selkeät säännöt puheenvuorojen pyytämiselle, ainakin silloin, kun osallistujia on enemmän kuin 6 henkeä. Zoomissa on esimerkiksi mahdollista käyttää ”vilkutus” -ominaisuutta merkiksi puheenvuorolle. Luin myös Pajun (2020) kirjoittaman blogitekstin etätyöskentelystä Filosofian Akatemia blogista, jossa hän mainitsi heidän tarjoamistaan etäkokouskorteista. Ne olivat minusta hauska idea ja pääsevät ehkä omissakin palavereissa kokeiluun. Löydät kortit tämän linkin (https://bit.ly/2UoBYCt) takaa. Korttien käyttö vaatii kuitenkin videokuvan kaikilta osallistujilta.

💻 Jos palaverissa on yli 6 osallistujaa ja halutaan saada kaikkien ääni kuuluviin sekä ideat esiin, suosittelen ihmisten jakamista pienempiin ryhmiin. Esimerkiksi Zoomissa on mielestäni todella helppo jakaa ihmisiä keskustelemaan pienemmissä ryhmissä ja sitten taas palauttaa yhteiseen isoon keskusteluun.

💻 Yhteisen päätöksenteon tueksi tai enemmistön näkemyksen selvittämiseksi suosittelen käyttämään Zoomin “äänestys” -ominaisuutta, johon vetäjä voi luoda keskustelussa nousseista vaihtoehdoista kyselyn. Tähän voi myös käyttää esimerkiksi Googlen tai Microsoftin Forms -työkalua.  


Käytännön valmistautumisen ja fasilitoinnin lisäksi on tärkeää, ellei jopa tärkeämpää, ihmisten aktivoiminen ja tunnelman luominen etäpalaveriin. Videopalavereissa läsnäolo on yhtä tärkeää kuin normaaleissakin palavereissa.

 

🧡 Läsnäolontunteen vahvistamiseksi pyydä kaikkia osallistujia käyttämään videoyhteyttä kuvan kanssa. Jos kyseessä on maksimissaan 6 henkilön tapaaminen, suosittelen, että jokainen pitää kameran päällä koko ajan. Ryhmäkoon kasvaessa on mahdollista tehdä myös niin, että aina se henkilö kuka puhuu laittaa kameran päälle. Paras on kuitenkin, että kaikki pitävät kameraa päällä koko ajan. Olen asiasta samaa mieltä Säylän (2020) kanssa, että se tuo ihmiset lähemmäksi toisiaan ja lisää läsnäolon tuntua. Emmehän me toimistollakaan keskustele asioista kulman takaa.

🎤 Tunnelman parantamiseksi panosta palaverin aloitukseen. Vilkman (2018) kirjoitti artikkelissaan hyvän vinkin tähän, jonka olen myös itse kokenut toimivaksi. Aluksi toivota ihmiset tervetulleeksi, fokusoi osallistujien huomio kertaamalla palaverin tarkoitus ja tavoite sekä aktivoi kaikki osallistujat jollain tapaa. Mikäli osallistujien määrä on kohtuullinen, maksimissaan noin 15, on suositeltavaa, että jokainen saa lyhyen puheenvuoron aluksi. Voit esimerkiksi pyytää osallistujia kertomaan jotakin seuraavista:

  • mitä he erityisesti odottavat kokoukselta
  • miten heidän päivänsä on sujunut tähän saakka
  • jokin kohokohta heidän viime päiviltään työssä tai muussa elämässä
  • heidän ajatuksiaan käynnissä olevasta asiasta/projektista

(Vilkman, 2018)

Toivottavasti näistä oli apua ja jaa ihmeessä omat vinkkisi onnistuneeseen etäpalaveriin kommenteissa meille kaikille! 🧡

 

 

Lähteet:

Paju, Sami (2020): Järki etätöihin! Kohti parempia etätyötapoja. Filosofian Akatemia Oy. Saatavilla: (Viitattu 26.3.2020)

Säylä, Piia (2020): Etätyön ja videoneuvottelujen parhaat käytännöt. Elisa Oyj. Saatavilla: https://hub.elisa.fi/etatyon-ja-videoneuvottelujen-parhaat-kaytannot/ (Viitattu 26.3.2020)

Rajanto, Jonas (2019): 5 hyvän etäkokouksen salaisuutta. Grape People Finland Oy. Saatavilla: https://grapepeople.fi/blogikirjoitus/5-hyvan-etakokouksen-salaisuutta/ (Viitattu 26.3.2020)

Vilkman, Ulla (2018): Viisi vinkkiä osallistujien aktivoimiseen etäkokouksissa. Saatavissa: https://etajohtaminen.fi/viisi-vinkkia-osallistujien-aktivoimiseen-etakokouksissa/ (Viitattu: 26.3.2020)

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close