Tampere
27 Nov, Friday
-0° C

Proakatemian esseepankki

4+1 askelta positiiviseen palautekulttuuriin tiimissä



Kirjoittanut: Kiia Innanmaa - tiimistä Hurma.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Useita artikkeleja
Useita
Esseen arvioitu lukuaika on 7 minuuttia.

Positiivinen palautekulttuuri tai ihan vain palautekulttuuri ylipäätänsä on taatusti yksi niistä teemoista, jonka kanssa suurin osa, jos ei jokainen Proakatemialla opiskelevista tiimeistä painii. Ainakin Hurmassa tämä teema on ollut pitkään, useamman jorykauden aikana pinnalla ja jatkuvaan palautteen antamiseen ja sen aktiiviseen vastaanottamiseen on kokeiltu vaikka minkälaisia pajoja, työkaluja ja fasilitoinnin keinoja.

 

Aktiivinen palautteen vastaanottaminen ja rakentava palautteen antaminen

Uskon, että saat palautetta useammin, kuin luuletkaan. Nopealla matikalla noin suurin piirtein puolet palautekulttuurista on palautteen vastaanottamista. Susan Heikkinen listaa Suomen kuvalehden verkkoartikkelissa 100 tapaa kehua – eli 100 tapaa antaa palautetta. Oletko joskus kuullut tiimikaverilta esimerkiksi ”Aivan mahtavaa”, ”Ei huono” tai ”Opettaisitko minullekin, kuinka teit sen”? Kaikkiin näihin sisältyy palaute (joka toki voisi olla paremminkin muotoiltu), kunhan herkistät itsesi kuulemaan palautetta.

 

Uskon, että palautetta onkin lähtökohtaisesti helpompi antaa, kuin vastaanottaa. Ainakin omalla kohdallani palautteen aktiivinen vastaanottaminen vaati ison asennemuutoksen. Aiemmin palautteen vastaanottaminen pelotti ja ahdisti: ajattelin, että tyypin, joka antaa minulle rakentavaa palautetta, täytyy vihata minua ja kaikkea mitä teen. Onneksi todellisuudessa asia on päinvastoin!

 

Se, että joku vaivautuu ottamaan omasta arjestaan aikaa antaakseen minulle palautetta, on oikeastaan osoitus siitä, että hän välittää minusta: olipa kyse kehusta tai kritiikistä, palautteen antaja haluaa, että kehityn ja osaan ensi kerralla toimia yhtä hyvin (kehu) tai paremmin (kritiikki). Tällaisella asenteella on huomattavasti helpompi vastaanottaa palautetta ja jopa kehittyä sen pohjalta.

 

Kuitenkin, asennemuutoksestani huolimatta kritiikin tai rakentavan palautteen kuuleminen saattaa edelleen tuntua pahalta: ei siksi, että ajattelisin toisen vihaavan minua, vaan siksi, että tiedän hänen olevan oikeassa. Mutta silloin muistan, että kun palaute tuntuu (tästä syystä) pahalta, se jää paremmin mieleeni ja minulla on paremmat valmiudet kehittyä. Palautteen pitääkin ehkä herättää jokin tunne, oli se sitten terve syyllisyys tehdystä mokasta tai ylpeys onnistuneesta työstä, jotta se jää mieleen.

 

Teuvo Toivanen kirjoittaa Hyvejohtajuus.fi -sivuston kolumnissaan hyvin siitä, miten palautetta ja erityisesti rakentavaa palautetta tulisi ottaa vastaan. Toivanen esimerkiksi neuvoo osoittamaan, että kuuntelee ja lopettamaan muun tekemisen siksi aikaa. Hän myös kannustaa palautteen vastaanottajaa kysymään tarkentavia lisäkysymyksiä. Nämä olemme myös oman tiimini kanssa todenneet hyviksi toimintatavoiksi. Lisäksi lisäisimme tähän palautteesta (niin kehusta kuin kritiikistäkin) kiittämisen sekä sen, että palautteen antajaa voi pyytää seuraamaan samaa toimintaa jatkossakin ja antamaan palautetta toiminnan kehittymisestä.

 

Palautteen vastaanottamisen lisäksi on toki myös tärkeää harjoitella palautteen antamista. Toivasen kolumnista löytyy 14 hyvää, konkreettista vinkkiä palautteen antamiseen, ja poimin niistä mielestäni tärkeimmät tähän esseeseen.

 

Palaute tulee antaa suoraan, yksi asia kerrallaan ja niissä tilanteissa, joissa palautteen antamiseen on aihetta. Sitä ei tule pyydellä anteeksi eikä sen ympärille tarvita korulauseita. Hyvään palautteen antamiseen ei myöskään kuulu sarkasmi tai sellaisten asioiden kommentointi, joista palautteen antaja ei voi tietää (esimerkiksi palautteen vastaanottajan motiivit) tai joita palautteen vastaanottaja ei voi muuttaa (esimerkiksi ulkonäkö). On tärkeää muistaa, että on eri asia puhua suoraan ja olla ilkeä.

 

Omassa tiimissäni ihannetilanne olisi, että antamamme palaute olisi suoraa, kohdistettua, tarkkaa ja konkreettista. Palaute tulee siis antaa suoraan, eikä varovasti kierrellen ja kaarrellen. Palautteen tulee olla myös kohdistettua: puhutaan suoraan henkilölle tai henkilöille, joita palaute koskee tai jos palautetta käsitellään koko tiimin kuullen, käytetään palautteen kohteiden nimiä (palaute ”jotkut täällä toimivat vähän huonosti” ei vaikuta kenenkään käytökseen ja sellainen palaute on yhtä tyhjän kanssa sanoa ääneen). Palautteen tulee olla myös niin tarkkaa ja konkreettista, kuin mahdollista, jotta siihen voi oikeasti tarttua (”teit hyvän pdf:n” sijaan voisimme sanoa vaikkapa ”tekemäsi pdf oli todella hyvä, koska siinä oli tapahtuman päivämäärät ja kellonajat merkitty todella selkeästi”).

 

Ensimmäinen askel: Opetelkaa hyvät tavat palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen. Monissa vanhemmissa tiimeissä tätä on taatusti pajojen, kehityskeskustelujen ja yhteisten sääntöjen sopimisen lomassa tehtykin, mutta erityisesti nuoremmille tiimeille tämä on oiva ensimmäinen askel kohti tiimiläisiä ja koko tiimiä kehittävää palautekulttuuria. Pohtikaa, miten palaute annetaan, miten siihen vastataan ja miten sen vaikutuksia seurataan tulevaisuudessa. Onko yksilöillä erilaisia tarpeita palautteeseen liittyen? Täytyykö jollekin toiselle sanoa ihan ’helvetin suoraan’, jotta viesti menee varmasti perille? Tai kaipaako joku toinen enemmän kehuja hyvin menneestä työstä voidakseen kehittyä siinä entisestään? Annetaanko palautetta kirjallisesti vai suullisesti? Annetaanko palaute koko tiimin kuullen vai kahden keskisissä keskusteluissa?

 

Palautteesta pitäisi tulla rutiini ja osa arkea

Positiivisen ja ennen kaikkea aktiivisen palautekulttuurin rakentamisessa mielestäni sekä haastavinta että olennaisinta on se, miten palautteen antamisesta tehdään sellainen rutiini, että sitä annetaan jatkuvasti tekemisen lomassa, aina kun siihen on aihetta, niin hyvässä kuin pahassakin. Haastavaa tästä tekee kuitenkin se, ettei koko tiimin yhteinen päätös toimia näin riitä siihen, että näin toimittaisiin.

 

Omasta mielestäni sekä tiimiläisenä, että viime keväänä jorylaisena tämä askel on myös meidän tiimin suurin kompastuskivi. Olen huomannut, että erilaisia työkaluja ja fasilitoinnin keinoja voidaan kyllä käyttää tähän, mutta niiden vaikutus ei ole sitä, mitä jorylaisena toivoisi: salamannopeaa. Tällä hetkellä arvioisin, että erilaisista harjoituksista ja työkaluista on kyllä hyötyä, mutta ne vaativat toistoa, aikaa ja yhteistä oppimista, ennen kuin niiden vaikutuksista on ensimmäisiäkään merkkejä havaittavissa. Ja tämäkös toisinaan turhauttaa!

 

Erilaisten työkalujen (kuten positiivinen juoruilu, palautepajat, akvaariokeskustelut, palautepajat ja kehityskeskustelut) lisäksi mainitsisin tässä askeleessa erityisen tärkeänä johtajan esimerkin. Samoin kirjoittaa Aki Ahlroth Tradenomiliiton Kehu-palvelun blogissa: ”Johtajalla on suuri vastuu toimiessaan esimerkkinä ja jopa esikuvana. — Ratkaisevia eivät ole sanat vaan uudenlaista ajattelua ilmentävät teot”.

 

Ahlroth on samaa mieltä kanssani myös siitä, että kulttuurin muutokset näkyvät arjessa hitaasti. Hänen mukaansa vasta vuoden tai kahdenkin vuoden päästä muutoksen aloittamisesta voi odottaa näkyviä tuloksia. Tärkeintä kuitenkin on, että näitä tuloksia kohti mennään arjessa koko ajan, ja huomenna positiivinen palautekulttuuri on edes hitusen parempi, kuin tänään.

 

Valmiita emme tämän askeleen kanssa omassa tiimissäni vieläkään ole, mutta tämän syksyn alun osalta kulttuurissa on näkyvissä positiivista muutosta. Ehkäpä siis palaute -aiheen pinnalla olo ja sen eteen jatkuvasti töiden tekeminen joryn ja koko tiimin voimin noin viimeisen vuoden aikana on alkanut nyt vilautella niitä ensimmäisiä näkyviä tuloksia, joista Ahlrothkin puhuu.

 

Lisäksi Toivanen huomauttaa kolumnissaan, että mitä pidempään palautetta ansaitsevan toiminnan jälkeen palautteen antamisen kanssa odottaa, sitä vaikeampi palaute on yleensä antaa sekä vastaanottaa. Toimintaan liittyvät yksityiskohdat ovat saattaneet kummaltakin tai toiselta osapuolelta unohtua, eikä kolme kuukautta sitten tehty moka (tai hyvä työ) herätä enää yhtä paljon tunteita palautteen vastaanottajassa, kuin se olisi herättänyt kaksi kuukautta ja 29 päivää sitten. Toivaisen mukaan erityisesti silloin, kun pitäisi antaa nimenomaan rakentavaa palautetta tai kritiikkiä, mitä pidempään sen kanssa odottaa, sitä vaikeampi se on lopulta sanoa ääneen.

 

Toinen askel: Tehkää palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta rutiini, tapa ja osa tiimin kulttuuria. Tämä askel on pisin siinä mielessä, että sitä ei voi ottaa yhtenä suurena harppauksena, vaan toinen jalka on ilmassa kuin hidastetussa elokuvassa – lihakset ehkä jo väsyvät pitämäänkin sitä ilmassa, mutta pienen pienillä muutoksilla eteenpäin ollaan kuitenkin menossa. Kokeilkaa tiimissä erilaisia harjoituksia palautteen antamiseen ja antakaa toisillenne palautetta myös palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta. Näin kehitätte myös sitä taitoa itsessänne ja toisissanne. Pitäkää aihe pinnalla ja muistakaa, että kulttuurin muutokset vievät aikaa!

 

Palautetta annetaan, kun siihen on aihetta

Olennaista palautteen antamisen ja vastaanottamisen tuomisessa jatkuvaksi osaksi arkea on antaa palautetta aina, kun siihen on aihetta. Aina.

 

Ärsyttikö sinua, kun tiimikaveri tuli myöhässä pajaan? Anna hänelle palautetta siitä. Tuntuiko ihanalta, kun tiimisi HR otti huomioon työssä jaksamisen myyntipäivien vaatiman rutistuksen jälkeen? Anna hänelle palautetta siitä. Satuitko kuulemaan, kun tiimikaveri puhui asiakkaan kanssa puhelimessa? Anna hänelle palautetta siitä, menipä puhelu sitten hyvin tai huonosti.

 

Opi huomioimaan tilanteita, joissa palautteen antamiselle on aihetta. Älä tyydy tilanteeseen, joka on huono, jos sen voisi muuttaa palautetta antamalla. Älä myöskään vaivu tyytyväiseen hiljaisuuteen silloin, kun asiat on hyvin, vaan kiitä, kehu ja kannusta muita, jotta asiat olisivat jatkossakin vähintään yhtä hyvinä tai jopa paranisisivat.

 

Palautteen antamisessa pienilläkin asioilla voi olla suuri merkitys. Kun ihan vain kiitoksella tai ”hyvin tehty” -kommentilla huomioit vaikkapa sen, että tiimikaveri toi sinulle kupin kahvia tai veti onnistuneen pajan, saat hänelle taatusti hyvän olon tunteen. Ja kuten aiemmin jo totesimme, kun palaute herättää tunnetta, se jää mieleen. Tiimikaveri saattaa toistekin tuoda sinulle kahvin tai panostaa seuraavankin pajan vetämiseen, koska hän haluaa kuulla kiitoksen sinulta uudelleen.

 

Maija Lindeman listaa Tradenomiliiton Kehu-palvelun blogissa neljä kehumiseen liittyvää yleistä virhettä ja kaksi niistä on erityisen tärkeää ottaa huomioon tässä kolmannessa askeleessa. Vaikka palautetta tuleekin antaa pienistäkin jutuista, ei sitä saa ylimitoittaa. Jos siis tiimikaveri tuo sinulle kupin kahvia, simppeli ”kiitos” riittää – liika ylistäminen saa helposti aikaan tunteen, että palautteen antaja ei edes tarkoita sanomisiaan. Palautteen antamisessa on Lindemanin mukaan tärkeää myös huomioida, että se kohdistetaan oikealle henkilölle. Varmista, että kiität kahvistasi oikeaa henkilöä! Epäoikeudenmukaisilla kehuilla ja kiitoksilla (sekä mielestäni myös kritiikillä) on myrkyllisiä vaikutuksia palautekulttuuriin, erityisesti silloin,  jos ne kohdistuvat toistuvasti vain yhdelle tai tietyille tiimiläisille.

 

Kolmas askel: Opetelkaa tunnistamaan tilanteet, joissa palautteen antamiselle on aihetta ja antakaa palautetta aina, kun siihen on aihetta. Olipa kyse kehusta tai kiitoksesta, kritiikistä tai muutosehdotuksesta, antakaa palautetta aina, kun siihen on aihetta. Antakaa palautetta heti niissä tilanteissa, joissa palautetta tulisi antaa, vaikka kesken pajan (tai ainakin pajan tauoilla). Muistakaa kuitenkin antaa palautetta oikealle henkilölle ja tilanteeseen sopivalla mittakaavalla!

 

Palautettahan voi vaikka pyytääkin

Niin hullulta kuin se kuulostaakin, palautettahan voi myös pyytää. Jos itse haluaa kehittyä, palautetta voi ihan reilusti pyytää tiimikaverilta. Aiemmin jo mainitsin, että vaikka palautteen antaja tekisi aloitteen palautteen antamisessa, häneltä voi pyytää myös jatkopalautetta samaan toimintaan liittyen. Jos saat palautetta toistuvasta kiroilustasi, pyydä tiimikaveria seuraamaan kiroiluasi ja antamaan palautetta uudelleen, vaikka kuukauden päästä. Kuukauden aikana voit pyrkiä itse muutokseen huonon tapasi suhteen. Lisäksi myös palautteen vastaanottajana voit tehdä aloitteen palautteen saamiseksi.

 

Kuitenkin, kun pyydät palautetta, kannattaa sille antaa hetki aikaa. Toki palautteen antajalle saattaa tulla heti mieleen jotain, mutta jos annat hänelle aikaa pohtia asiaa ja esimerkiksi kirjoittaa palautetta ylös, saattaa esiin nousta konkreettisempaa ja aidompaa palautetta. Kerro tiimikavereille etukäteen, että tulet pyytämään palautetta.

 

Palautteesta voi saada konkreettisemmin irti jotain myös niin, että kertoo, mistä aiheesta palautetta haluaa. Voit toki kysyä tiimiläisiltäsi myös, mitä he sinusta ajattelevat, mutta mitä todennäköisemmin vastaukset jäävät melko pinnallisiksi. Kerro etukäteen, mistä haluat saada palautetta ja missä haluat kehittyä. Voit esimerkiksi pyytää etukäteen paria tyyppiä seuraamaan sinua ja antamaan palautetta esiintymisestäsi sen jälkeen, kun käyt projektorissa puhumassa. Tiimikaverisi todennäköisesti haluavat auttaa sinua kehittymään esiintyjänä ja mielellään antavat perusteellista palautetta projektorin jälkeen.

 

Neljäs askel: Pyytäkää ja vaatikaa palautetta toisiltanne. Neljänteen askeleeseen mennessä jokaisella tiimiläisellä pitäisi olla taitoja palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen, ja palautteen antamisen pitäisi olla rutiini ja toimintatapa tiimissänne. Tässä vaiheessa jokaisella pitäisi siis myös olla oikeus pyytää palautetta tietyistä asioista ja vaikka tietyiltä tiimikavereilta. Esimerkiksi projektipäällikkö voi vaikka heti projektin aluksi pyytää projektitiimiläisiä kirjaamaan palautetta ylös, sen lisäksi, että palautetta annetaan työntekemisen lomassa. Näin projektin päätyttyä hänelle jää käteen muistio siitä, missä hän projektipäällikkönä onnistui ja mitä hän voi ensi kerralla tehdä paremmin.

 

Yksilön vaikutus palautekulttuuriin

Tiimi ei ole yksi iso möykky, jota täytyy muovata aina jorysta käsin tai koko tiimin yhteisissä keskusteluissa. Tiimi itse asiassa koostuu yksilöistä, joiden jokaisen käytöksellä on vaikutusta tiimin toimintatapoihin ja kulttuuriin. Jos siis haluat rakentaa entistä parempaa, positiivista palautekulttuuria tiimissäsi, voit aloittaa muutoksen heti, ihan pienellä asialla.

 

Riikka Pajunen kirjoittaa Tradenomiliiton Kehu-palvelun blogissa siitä, miten yksilöllä on vastuu siitä, millaista palautekulttuuria omaan työyhteisöönsä rakentaa. Hänen mukaansa omalla toiminnallaan voi myös vaikuttaa siihen, miten paljon palautetta itse saa: ”Mitä kylvät, sitä niität”, hän toteaa. Tätä tuskin tarvitsee enempää selitellä.

 

Bonusaskel: Vaikuta yksilönä oman tiimisi palautekulttuuriin jo tänään. Anna palautetta tiimikaverille tänään. Kiitä, kehu tai ehdota, miten jonkin asian voisi tehdä seuraavalla kerralla paremmin. Ota palautteen antamisesta henkilökohtainen tavoite itsellesi: annan tällä viikolla palautetta vähintään 10 kertaa (=kahdesti työpäivässä).

 

Lyhyesti: 4+1 askelta positiiviseen palautekulttuuriin tiimissä

  1. Opetelkaa hyvät tavat palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen
  2. Tehkää palautteen antamisesta rutiini, tapa ja osa arkea
  3. Opetelkaa tunnistamaan tilanteet, joissa palautteen antamiselle on aihetta
  4. Pyytäkää palautetta toisiltanne
    +1. Anna palautetta heti tänään

 

Lähteet:

Ahlroth, A. 2019. Positiivinen kulttuuri ei synny sattumalta vaan se on luotava – työnantaja, ethän unohda näitä!. [Blogiteksti]. Julkaistu 3.6.2019. Luettu 9.9.2019. https://www.mykehu.fi/blogi/positiivinen-kulttuuri-ei-synny-sattumalta-vaan-se-on-luotava

Heikkinen, S. 2012. 100 tapaa kehua. [Verkkoartikkeli]. Julkaistu 26.9.2012. Luettu 9.9.2019. https://suomenkuvalehti.fi/jutut/kotimaa/100-tapaa-kehua/

Lindeman, M. 2019. Missä menee kehumisen raja? Kehumisen 4 yleisintä virhettä. [Blogiteksti]. Julkaistu 20.2.2019. Luettu 9.9.2019. https://www.mykehu.fi/blogi/kehumisen-raja

Pajunen, R. 2019. Kolme keinoa saada lisää palautetta ja oppia lisää vahvuuksistaan. [Blogiteksti]. Julkaistu 20.2.2019. Luettu 9.9.2019. https://www.mykehu.fi/blogi/palaute-vahvuudet

Toivainen, T. 2012. Palautteen antamisen ja vastaanottamisen opas. [Verkkokolumni]. Julkaistu 10.4.2019. Luettu 9.9.2019. http://www.hyvejohtajuus.fi/7839/palautteen-antamisen-ja-vastaanottamisen-opas/

Kommentit
  • Jaana Nurmi

    Hyvin kerätty aineisto. Ei liikaa selittelyjä, ytimekkäästi kerrottu.

    26.11.2020
Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close