Tampere
26 Jan, Wednesday
-1° C

Proakatemian esseepankki

24H projektitiimin silmin



Kirjoittanut: Iidaliina Manninen - tiimistä Samoa.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Miksi maali ei synny? Henkistä kuntoa pelaajalle
Minna Marsh
Esseen arvioitu lukuaika on 6 minuuttia.

Kirjoittanut: Annaliina Jokinen ja Iida Manninen

 

 

Viime keväänä hyppäsimme ennakkoluulottomasti mukaan valmistuvien 24H -loppunäyttötapahtuman projektitiimiin. Emme tienneet tapahtumasta juuri mitään, sillä meidän ensimmäisenä opiskeluvuotenamme emme päässeet osallistumaan tapahtumaan. Matka on ollut pitkä ja täynnä vastoinkäymisiä, mistä olemme saaneet paljon uusia oppeja. Tämän esseen avulla haluamme reflektoida oppimaamme 24H projektitiimin jäseninä.

 

 

Vaikka aloitimme tapahtuman suunnittelun jo maaliskuussa, tapahtuma oikeasti konkretisoitui vasta meillekin tapahtumapäivinä. Miten paljon valmistuvat ovat odottaneet tapahtumaa, kuinka huikea fiilis perjantaina oli Stagella, sekä miten yllättyneitä toimeksiantajat olivat lopputuloksista.

 

 

Kevät – Mistä kaikki alkoi?

 

Maaliskuussa aloimme pitämään palavereita viikoittain. Alkuun jo edellisvuoden projektitiimikonkarit joutuivat kertomaan meille tapahtuman idean alusta asti, jotta pystyimme alkaa hankkimaan toimeksiantajia tapahtumaa varten. Saimme keväällä myyntisparrausta ja kävimme useaan otteeseen yhdessä läpi, miten tapahtumaa voi myydä toimeksiantajille. Se osoittautuikin projektin hankalimmaksi osaksi.

 

Aluksi emme tunteneet tapahtumaa ja emme tienneet edes mitä myymme, joten puhelimeen tarttuminen oli monelle todella vaikeaa. Kyseessä on kuitenkin aika uusi konsepti monelle yritykselle, varsinkin jos ei tunne Proakatemiaa.  Soittaessa piti ensin kertoa, mikä on Proakatemia, mitä täällä opiskellaan, ja sitten kertoa, että olemme järjestämässä innovointiin liittyvää loppunäyttötapahtumaa meidän valmistuville. Soittaessamme halusimme painottaa, että ratkaisujen halutaan olevan yritykselle hyödyllisiä sekä käytäntöön vietäviä, jolloin myös meidän valmistuvat oppivat parhaiten. Ei siis ollut tarkoituksena, että yritykset keksimällä keksivät ”ongelman”. Näin saadaan suurin hyöty kaikille osapuolille. Vaikka kaiken tämän kertoi soittaessa, osa asiakkaista ei tuntunut millään ymmärtävän konseptia. Asiaan voi tietenkin vaikuttaa se, että emme itsekään täysin tienneet, mitä olemme myymässä. Myös lopullisista toimeksiantajista huomasi, että vasta paikan päällä ollessaan, he tajusivat, millaisesta tapahtumasta oikein on kyse.

 

Kevät koostui pääosin rennoista palavereista, joissa yritimme saada toimeksiantajia ja mietimme tulevan tapahtuman teemaa. Soittelimme läpi lähinnä Proakatemian alumneja, sekä tuttuja yrittäjiä. 24H-tapahtuman teemaksi valikoitui futuristic.

 

Kevät meni todella nopeasti ohi, emmekä ehtineet kevään aikana saada yhtäkään toimeksiantajaa lähtemään mukaan. Todella monelta tuli vastaukseksi, ettei vielä näin aikaisessa vaiheessa pysty sanomaan mitään ja ongelmat muuttuvat vielä moneen kertaan ennen marraskuuta. Monilta tuli vastaukseksi myös, että ei ole yhtään ylimääräistä rahaa, sillä etätyöstä palatessa on paljon koulutuksia ja muita koronaan liittyviä kuluja.

 

 

Syksy – Paineensietokyky koetuksella

 

Syksy alkoi sillä, että meillä vaihtui projektipäällikkö. Alkuperäinen projektipäällikkö Olivia jäi äitiyslomalle, ja Tuija hyppäsi Olivian paikalle. Tuijalla oli selkeästi jämäkämpi ote projektin eteenpäin viemiseen. Projektitiimille annettiin viikoittain tietty määrä puheluita, mitä tulee soittaa palaveriaikojen ulkopuolella. Myös palavereissa meitä patistettiin soittamaan. Alkusyksyn soittelimme vanhan kontaktilistan yrityksiä läpi, mutta puhelut eivät tuottaneet tulosta. 24H-tapahtumaa pidettiin kiinnostavana konseptina, mutta useat yritysten edustajat vetosivat koronaan ja sen tuomiin rahallisiin haasteisiin, osa ei keksinyt sopivaa toimeksiantoa ja todella monelle määrittelemämme palkkiot olivat liian korkeita. Ensimmäinen toimeksiantaja saatiin lopulta mukaan alkusyksystä, toinen lokakuun alussa.

 

Tapahtuman lähestyessä Tirri alkoi huolestumaan, saammeko toteutettua tapahtumaa, ja tuli avuksi miettimään kontaktoitavia yrityksiä. Näistä yrityksistä Tuija kasasi meille listan, ja nimesi sieltä jokaiselle projektitiimiläiselle omat kontaktit, joihin pitää olla yhteydessä. Myöskään tämän listan yrityksistä emme saaneet toimeksiantajia tapahtumaan. Jossain vaiheessa tajusimme alkaa soittelemaan kuntia ja kaupunkeja läpi, sillä edellisenä vuonna toimeksiantajina oli ollut Tampereen ja Ylöjärven kaupungit. Useat kaupungit olivat todella kiinnostuneita lähtemään toimeksiantajiksi, mutta joko heiltä ei löytynyt tälle vuodelle sopivaa toimeksiantoa, tai tapahtumapäivät sattuivat heille huonoon ajankohtaan. Kontaktoiduista kaupungeista Haminan kaupunki kuitenkin saatiin kolmanneksi toimeksiantajaksi. Lisäksi meille jäi kaksi kaupunkia, jotka ovat hyvin todennäköisiä toimeksiantajia seuraavalle vuodelle.

 

Yhden yrityksen edustajien kanssa Tuija ja Iida pitivät Teams palaveria puolessa välissä syksyä. Kyseiset yrittäjät olivat todella kiinnostuneita Proakatemiasta ja 24H-tapahtumasta. He tunsivat vastaavan 48h konseptin Ruotsista. Yrittäjien kanssa sovimme jo seuraavan tapaamisen, ja he halusivat tulla Helsingistä Tampereelle pitämään palaveria kasvokkain. Näiden kahden sovitun palaverin välissä oli useampi viikko, ja ennen seuraavaa palaveria he lupasivat ilmoittaa lähtevätkö mukaan toimeksiantajiksi. Heistä ei kuitenkaan koskaan kuulunut, ja Tuija soittelikin heidän peräänsä ja he lupasivat palata asiaan viimeistään seuraavan viikon alussa. Kuitenkaan vielä tiistaina heistä ei ollut kuulunut, ja palaveri oli sovittuna seuraavalle päivälle. Jälleen Iida otti toiseen yrittäjistä yhteyttä ja puhelussa sai vastauksen, että he eivät lähde mukaan toimeksiantajaksi ja seuraavan päivän palaverin saa perua. Olimme olleet jo varmoja heidän mukaan lähdöstään, ja taas saimme jatkaa uuden toimeksiantajan etsimistä.

 

Tilanne toimeksiantajien suhteen alkoi olla melko epätoivoinen ja jokainen puhui siitä muiden akatemialaisten kanssa. Annaliina sai Iiriksen kautta muutamia vinkkejä yrityksistä, joihin kannattaisi olla yhteydessä ja alkoi soittelemaan näitä läpi. Yksi yritys oli Uponor, josta vastannut henkilö innostuikin tapahtumasta heti ja kertoi, että varmasti löytyisi jonkinlainen toimeksianto. Jo heti seuraavana päivänä tuli sähköpostia perään, jossa kerrottiin, millainen heidän toimeksiantonsa voisi olla, mutta vielä oli kysymysmerkkejä ilmassa. Toimeksianto kuulosti todella mielenkiintoiselta ja halusimme ehdottomasti saada heidät mukaan. Viestittelimme ja soittelimme lisätiedoista ja he innostuivat lähtemään mukaan.

 

Myyntipäivien aikana, eli viikkoa ennen h-hetkeä saimme vielä mukaan Hämeenkyrön kunnan. Annaliina oli soitellut heidän kanssaan noin viikkoa aiemmin ja sähköposti mukaan lähdöstä tuli jopa hieman yllättäen. Saimme sähköpostilla selkeän toimeksiannon ja olimme helpottuneita siitä, että saimme viimeisenkin toimeksiantajan mukaan vielä viikkoa ennen tapahtumaa.

 

Toimeksiantajien hankkiminen oli vienyt aikaamme niin paljon, että itse tapahtuman järjestelyt teimme todella nopealla aikataululla. Vasta muutamaa viikkoa ennen hankimme tapahtumapäivinä tarvittavat kirjurit, juontajat, tekniikan sekä arvioijina toimivat valmentajat ja alumnit. Paria viikkoa ennen tapahtumaa Santeri, jonka piti hoitaa tapahtuman tekninen puoli, joutui perumaan tulonsa. Kysyimme Karia hoitamaan tekniikkaa, mutta hänkään ei molemmiksi päiviksi päässyt paikalle. Emme meinanneet millään saada tekniikkavastaavaa, mutta lopulta saimme Oonan ja Antonin hoitamaan teknisen puolen. Viikkoa ennen tapahtumaa toinen juontajista joutui perumaan tulonsa, mutta onneksi saimme uuden juontajan tilalle aika helposti.

 

Hankimme myös muutamia sponsoreita tapahtumaa varten. Saimme Suomen Tapahtumatuotannolta rekvisiittaa lainaan Stagen koristelua varten, Herkkä Snacksilta ja Orastavalta Auringolta saimme tuotteita kiitoslahjoihin, Gluteeniton leipomo ILONA tarjosi valmistuville aamupala sämpylät ja Vuokratori auttoi kuljetusten kanssa.

 

Tapahtumaviikon tiistaina, saimme ikävän viestin. Hämeenkyrön kunta ei ollut allekirjoittanut sopimusta, joten Tuija laittoi viestiä perään. He sanoivat, että eivät pysty maksamaan palkkioita ja jättäytyivät vielä pois tapahtumasta kahta päivää ennen tapahtumaa. Heitä yritettiin vielä puhua mukaan, mutta he eivät suostuneet maksamaan sovittua palkkiota. Näin alkoi uuden toimeksiantajan metsästys. Tuijalla meni koko tiistai ilta soitellessa ja viestejä lähetellessä – tuloksetta. Eihän mikään yritys pysty päivän varoitusajalla keksimään toimeksiantoa, varaamaan budjetistaan 5000 € ylimääräistä ja lupautumaan paikalle kahdeksi päiväksi. Vielä keskiviikkona yritimme soitella kaikille yrityksille, joilla uskoimme olevan minkäänlaisia mahdollisuuksia lähteä mukaan. Näiden kahden päivän aikana tulikin monta lämmintä kontaktia ensi vuodelle. Monet olivat todella kiinnostuneita, mutta eivät millään pystyneet repeämään paikalle näin nopeasti.

 

Aloimme olla toivottomia ja turhautuneita tilanteeseen, ja kaikkia stressasi tapahtuman järjestäminen ja se, että saammeko tapahtumaa ollenkaan järjestettyä. Sitten Annaliina ja Tuija rupesivat miettimään, voisiko joltain toimeksiantajalta tulla mahdollisesti kaksi toimeksiantoa. Tuija oli soittamassa Uponorille jotain muuta asiaa ja kysyikin samalla, että voisiko heiltä löytyä mahdollisesti toista ongelmaa. Lupasimme toisen toimeksiannon puoleen hintaan, jos vain saisimme toisenkin toimeksiannon heiltä. Lopulta Tuija onnistui saamaan Uponorilta toisen toimeksiannon meille. Näin meillä oli taas viisi toimeksiantoa kasassa ja iso taakka putosi harteiltamme.

 

 

Tapahtumapäivät – Mihin kaikki huipentui?

 

Viimein koitti 24:sen aika. Päivät, joita olimme odottaneet keväästä asti. Torstaina tulimme Akatemialle seitsemältä aamulla ja aloimme hoitamaan viimeisiä järjestelyjä. Tehtävälistalla oli muun muassa tekniikan varmistaminen, juontojen harjoittelu ja tarjottavien esille laittamien. Tässä kohtaa huomasi jo, kuinka stressaavaa tapahtuman järjestäminen oli ollut. Edellisellä viikolla kaikki keskittyivät vain myyntipäiviin, joten tämä tapahtuma piti saada purkkiin käytännössä yhden viikon aikana. Välillä stressi näkyi meidän projektitiimiläisten välisessä kommunikoinnissa, kun porukka oli väsynyttä, eikä iloinen fiilis välittynyt enää tekemisessä niin hyvin.

 

Torstaina vähän ennen yhdeksää toivotimme toimeksiantajat tervetulleiksi. Juuri ennen tapahtuman alkua keräsimme valmistuvat yhteen ja kohotimme maljat alkavan loppunäyttötapahtuman kunniaksi. Koronan vuoksi jaoimme muut akatemian opiskelijat omiin tiloihinsa seuraamaan live-lähetystä.

 

Viimein tuli aika aloittaa itse tapahtuma. Juontajat toivottivat yleisön, toimeksiantajat, alumnit, valmentajat ja tietysti meidän valmistuvat tervetulleiksi nauttimaan tapahtumasta. Jokainen valmistuva kutsuttiin lavalle yksitellen taputusten ja hurrausten kera, ja jokainen sai nauttia hyvästä fiiliksestä. Sen jälkeen valmistuvat ja yleisö alkoivat jännittämään toimeksiantoja. Ensin kerrottiin toimeksiantajat ja heidän toimeksiantonsa. Ensimmäisenä lavalle pääsi Haminan kaupunki, sitten Juustoportti. Sen jälkeen lavan otti haltuun Ylöjärven lukion #rajatontyöelämä -hanke, jonka jälkeen molemmat toimeksiantonsa tuli kertomaan Uponor. Valmistuvien ilmeitä ja reaktioita oli mahtava seurata. Yllättyneitä ilmeitä, hymyjä, fiilistelyä.

 

Sitten pääsimme paljastamaan, mikä toimeksianto menee millekin tiimille. Hurrausta, hyvää energiaa ja raksuttavia aivoja. Paljastamisen jälkeen, oli valmistuvien ja toimeksiantajien aika siirtyä kyselytunnille. Me, projektitiimi, aloimme jo valmistelemaan seuraavaa päivää. Veimme valmistuville välipalaa ja lähdimme hakemaan seuraavalle päivälle tarvittavia asioita. Olimme saaneet yhteistyökumppaniksi mm. Orastavan Auringon, josta saimme hakea porkkanahilloa kiitoslahjoja varten. Lähtiessämme hakemaan hilloja, tajusimme, että Orastava Aurinko on Forssassa, joten lähdimme vielä torstai-iltapäivänä ajelemaan 60 kilometrin päähän hakemaan hilloja. Samalla reissulla haimme myös kukat valmistuville ja tapahtumaan sponsoroidut sämpylät.

 

Torstai-iltana ehdimmekin kaikki vähän huilaamaan, kunnes Tuijalta tuli viestiä, että onko aikaa hätäpuhelinpalaverille. Saimme tietää, että meidän molemmat juontajat olivat altistuneet koronalle, eivätkä pääsisi enää perjantaina paikalle. Siinä puhelinpalaverissa sitten päätimme, että projektitiimistä kaksi juontaa seuraavan päivän ja saimmekin pelastukseksemme juontajiksi Elinan ja Luhtiksen.

 

Perjantaina aloitimme päivän jo kello 6.30 Akatemialla. Aloimme tekemään aamupalaa valmistuville ja käymään vielä läpi päivän kulkua. Kuulostelimme vähän valmistuvien fiiliksiä ja odotimme innolla heidän ratkaisujaan.

 

Kun pääsimme aloittamaan tapahtuman, fiilis oli katossa. Koko projektitiimillä oli hyvä ja samalla helpottunut olo, että tapahtuma on oikeasti kohta jo purkissa. Innolla kuuntelimme mahtavia ideoita ja huikeita pitchauksia. Oli hienoa huomata, kuinka innoissaan toimeksiantajat olivat saaduista ratkaisuista ja kuinka suuren arvon he näkivät tuotoksilla. Tulokset olivat huikeita. Valmistuvat saivat kaksi nelosta ja kolme vitosta. Tunnelma oli käsin kosketeltava. Kaikki hurrasivat ja olivat aidosti onnellisia toistensa puolesta ja valmistuvat ylpeitä itsestään. Kyllä projektitiimiläisiltäkin pari ylpeyden ja helpotuksen kyyneltä vierähti.

 

Kun saimme tapahtuman päätökseen, avasimme kuohuviinipullon ja juhlimme tapahtumaa, joka kaikista vastoinkäymisistä huolimatta onnistui hyvin ja valmistuvat olivat nauttineet tapahtumasta.

 

Projekti oli täynnä vastoinkäymisiä ja sammuteltavia tulipaloja, mutta kaikesta huolimatta saimme projektitiimin kanssa hienon tapahtuman kasaan. Saimme ihan valtavasti oppeja matkan aikana ja voimme aidosti sanoa, että kannatti lähteä mukaan, vaikka se ei aina siltä tuntunutkaan. Jälkeenpäin meitä huvitti, että tapahtuman tarkoitus oli testata valmistuvien paineensietokykyä, mutta melkoinen testi se oli myös projektitiimille. Toisaalta hyvä, sillä hyvä stressi motivoi ja stressihormonit antavat virtaa ja pitävät moottorin käynnissä (Marsh 2014, 17).

 

 

 

Lähteet:

 

Marsh, M. 2014. Miksi maali ei synny? Henkistä kuntoa pelaajalle. 2. painos. Juva: Bookwell Oy.

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close