Johdanto

Proakatemian yhteisölle 24H tapahtuma näyttäytyi muutaman tuntia TAMK:in juhlasalissa torstaina ja perjantaina. Niin valmistuville kun projektitiimille, tapahtumapäivät vaativat kuitenkin paljon kaikkea muutakin.

Koska myynti vie projektista suurimman osan, itse tapahtuman järjestämiseen käytettiin karkeasti sanottuna muutamia työpäiviä. Tänä vuonna lisätyötä tuotti se, että tapahtuma järjestettiin ensimmäistä kertaa pääkampuksella. Projektitiimillä olikin melkoisesti setvittävää erilaisten teknisten laitteiden toiminnan kanssa vielä tapahtuma aamunakin.

Tapahtuman valmistelu

Muutama viikko ennen tapahtumaa, teimme projektitiimillemme tarkan aikataulun ja roolituksen, jotta tapahtumaviikko ja tapahtumapäivät sujuisivat mutkattomasti. Projektitiimin lisäksi tarvitsimme tapahtumaan kirjureita, alumneja ja valmentajia. Sen lisäksi tarvitsimme tietysti tekniikasta vastaavan henkilön ja juontajat.

Oikeastaan vasta tapahtumapäivinä konkretisoitui projektiryhmämme yhteen toimivuus, toiset toimivat paineen alla hyvin ja toisia stressaa sekava tilanne. Usein projektiryhmät tulisikin koota niin, että jäsenten vahvuudet täydentävät toisiaan. Roolit ja vastuualueet muodostuvat usein jäsenten osaamisen ja ominaisuuksien pohjalta. Projektiryhmässämme roolit ja vastuualueet jakautuivat melko yksinkertaisesti ja itsestään, sillä jokainen tiimiläisitä on itseohjautuvia ja näkee näin ollen tilanteet, jotka sopivat parhaiten juuri hänelle. Toki opiskeluiden alla suoritettavassa projektissa on hyvä muistaa, että rooleja ja vastuualueita ei kannata jakaa pelkästään olemassa olevien vastuualueiden mukaisesti, sillä olemme täällä oppimassa. (Kylmäläinen, Lakkala, Carver, Kamppari, 2016)

Ennen tapahtumapäiviäni vastuualueellani oli mm. tilavaraukset ja yhteydenpito TAMK:in kanssa, sen lisäksi tiedustelin Campus Ravitan kahvitusmahdollisuutta toimeksiantajille ja pidin yhteyttä erinäisten tahojen kanssa. Tapahtumapäivinä tehtävänäni oli ohjeistaa tilannäyttäjille oikeat tilat, sillä varatut tilat sijaitsivat eri puolella pääkampusta.

Vaikka päivät tapahtumaviikolla venyivät pitkiksi, ja nukuttuja tunteja tuli normaalia vähemmän, koen silti, että meillä oli todella hauska viikko. Tuntui myyntivaiheen jälkeen hauskalta tehdä konkreettisia valmisteluja tapahtumaa varten.

Sponsorit

Haimme tapahtumapäiville mukaan myös sponsoreita, sillä tapahtuman rahoitus tapahtui muuten ainoastaan tiimeiltä laskutettavalla summalla. Etsimme sponsoreiksi sellaisia yrityksiä, joita voisimme hyödyntää mm. toimeksiantajien lahjakasseissa ja sellaisia, joita voisimme hyödyntää valmistuvien tarjottavissa Proakatemialla.

Mahdollisia sponsoriyhteistöitä soittaessa mietin, miksi yritykset lähtisivät tukemaan tapahtumaamme tai miksi ylipäätään yritykset tekevät sponsorointia. Varsinkin tällaisessa tapahtumassa, jossa ei ole suurta yleisöä tai isoa kävijämäärää, tuntuu että sponsoroinnin idea jää melko ohueksi.

Etsinkin tietoa nimenomaan sponsoreista opiskelijatapahtumissa, ja ymmärsin että tapahtumien kautta tehty markkinointi sponsoroinnin avulla on loistavaa kohdistettua markkinointia. Markkinointi voi koskea joko itse tuotetta, tai koko yritystä esimerkiksi opiskelijoiden tulevaisuuden työpaikkoina. (Vaasan linginno, nd)

Tapahtumaan saapuvat opiskelijat tai tässä tapauksessa haastetta suorittavat valmistuvat opiskelijat eivät varmastikaan ajattele sponsoria tapahtuman aikana mahdollisena tulevaisuuden työpaikkana. Varsinkin me projektiryhmänä arvostamme sponsoreissa erityisesti sitä, että yritykset ovat valmiita tukemaan tapahtumaamme ja näin ollen pienentämään meidän kulujamme. Uskon kuitenkin, että sponsoreina toimineet yritykset jäävät ainakin alitajuntaisesti mieleemme ja hyödynnämme mielellämme yritysten palveluita tulevaisuudessakin. (Vaasan linginno, nd)

Tapahtumapäivät

Koska tapahtuma järjestettiin tällä kertaa TAMK:in juhlasalissa, se toi omat lisähaasteensa tapahtumapäiville. Emme nimittäin päässeet juurikaan aikaisemmin harjoittelemaan salin tekniikan toimintaa, ja näin ollen tapahtuman alkaessa jännitimme, kuinka saamme kaiken toimimaan haluamallamme tavalla.

Kun tapahtuma alkoi, oli aika kaikkensa antanut olo, sillä tiesi että suurin työ on nyt takana päin. Seurasimme projektitiimin kanssa yleisöstä, kun huippu hyvät juontajat juonsivat tapahtuman, ja toimeksiantajat esittelivät toinen toistaan jännittävimpiä toimeksiantoja valmistuville tiimeille.

Tapahtumapäivät toki sisälsivät myös omia pieniä yllättäviä haasteita, kun joku asia ei mennytkään suunnitelmien mukaan tai ei pysytty etukäteen suunnitellussa aikataulussa. Kokonaisuudessaan tapahtuman seuraajille ja valmistuville tiimeille tapahtuma näytti kuitenkin hyvin onnistuneelta, eikä taustalla olleet viime hetken muutokset näkyneet ulospäin.

Olin asettanut unelmapajassa tehtyihin tavoitteisiin yhdeksi tavoitteeksi onnistuneen 24H- tapahtuman, ja tavoite täyttyi. Voisi siis sanoa, että onnistuimme projektiryhmän kanssa loistavasti!

Tapahtuman jälkeen

Tapahtuman jälkeen koko projektiryhmällä oli kaikkensa antanut olo. Luulen, että jokainen tiimistämme tarvitsi pitkän palautumisajan projektista, koska se on vienyt syksyn aikana todella paljon niin henkisiä kuin fyysisiäkin voimavaroja.

Tarkoituksenamme on vielä käydä motorola illallisella projektiryhmän kanssa, jotta pääsemme tiiminä tarkastelemaan sitä missä onnistuimme, ja mitä kehitettävää koko projektin osalta vielä jäi. Koen käytävän motorolan erittäin tärkeänä opin kannalta, kun käymme yhdessä avoimesti läpi omat ja muiden onnistumiset ja kehityksen kohteet, saamme projektista vielä entistä enemmän irti.

Lähteet:

2021 Projektiryhmän tuottama materiaali

24H Projektitiimin palaverit

Vaasan linginno. Sovella sosiaalista mediaa – kurssin blogi. Verkkosivu. Viitattu 28.11.2022. https://sosomekurssi.wordpress.com/2021/11/26/sponsorit-opiskelijatapahtumissa/

Kylmäläinen, H-R. Lakkala, M. Carver, E. Kamppari, K. 2016. Opas projektityöskentelyyn. Helsingin yliopisto. https://helda.helsinki.fi/bitstream/handle/10138/160099/Opas_projektity%C3%B6skentelyyn_2016.pdf?sequence=1