Tampere
22 May, Sunday
7° C

Proakatemian esseepankki

24H loppunäyttötapahtuma projektipäällikön silmin



Kirjoittanut: Tuija Jaatinen - tiimistä Waure.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 6 minuuttia.

Proakatemialla järjestetään vuosittain 24H eli valmistuvien loppunäyttötapahtuma, jossa keskeisessä roolissa on ratkaisukeskeinen innovointi. Itse olen ollut kaksi vuotta mukana 24H projektitiimissä ja nyt takana on kaksi 24H:ta eli järjestäjän näkökulmasta tämä oli viimeinen 24H ja ensi vuonna olen valmistuvien joukossa ratkaisemassa meille annettua haastetta.

Haasteita on ollut myös tapahtuman järjestämisen suhteen ja nyt haluankin avata sekä niitä, että onnistumisia, joita olemme tiiminä kokeneet. Viime vuoden tapahtuman järjestämisprosessia pohdimme yhdessä Tea Kivisen kanssa esseessä Tapahtumatuotanto 24H projektitiimilaisten näkökulmasta. Nyt keskityn tähän projektiin projektipäällikön silmin. Mitä tapahtui ennen syksyä ja etenkin, mitä tapahtui syksyllä, kun hyppäsin projektipäällikön paikalle kesken kaiken?

Keväästä kesään projektitiimillä

Käynnistimme 24H projektin Olivian johdolla helmikuussa pohtimalla, mitä viemme viime vuodesta käytäntöön ja mitä haluamme kehittää, jotta projekti on hauska ja motivoiva, sillä 24H on pitkä projekti. Keväällä osallistuminen palavereihin sekä toimeksiantojen hankkiminen oli jälkeen päin ajateltuna liian rentoa. Taustalla oli ajatus siitä, ettei haluta luoda stressiä. Soitteluun ja myyntiin olisi pitänyt kuitenkin kiinnittää enemmän huomiota.

Haastetta projektin myyntiin lisäsi se, ettei pinkuilla ollut etukäteen oikein minkäänlaista käsitystä siitä, mikä 24H on. Kävimme läpi edellisvuosien toimeksiantoja ja kerroimme tapahtuman kulusta. Myyntiprosessi oli purettu osiin ja olin pitänyt myynnistä myös koulutuksen. Loppujen lopuksi myymään oppii vain myymällä ja oli ihailtavaa katsella tiimiläisten kasvua myyjinä syksyllä, kun myynnin esteitä oli saatu purettua!

Kesän suunnitelmana oli tehdä x-määrä kontaktointeja uusiin yrityksiin ja pitää yhteyttä lämpimiin kontakteihin. Syksyllä kuitenkin ensimmäistä kertaa tavatessamme uudelleen selvisi, ettei näitä kontaktointeja oikein ollut tehty, vaan kesä oli mennyt muissa hommissa. Myös Teams-kanavalla oli ollut hiljaista, kun ei sitä oikein kukaan seurannut tai siellä viestinyt. Tämän seuranta olisi ollut erittäin tärkeää, sillä projektitiimin kanssa tehtävänämme oli hankkia vähintään kuusi toimeksiantajaa marraskuiseen tapahtumaamme eikä meillä vielä kevään jäljiltä ollut yhtäkään.

Tuntui, että yritykset eivät uskaltaneet tehdä päätöksiä vielä, kun tapahtumaan oli kuitenkin puolisen vuotta ja koronan vaikutukset näkyivät edelleen. Yrityksissä suurimpina haasteina olivat joko rahan tai ajan puute, vaikka kiinnostusta löytyi ja moni kertoikin tapahtuman kuulostavan erittäin mielenkiintoiselta. Samalla se toi meidän toiminnallemme paljon haasteita, vaikka olikin täysin ymmärrettävää.

Syksy ja myynnin haasteet

Kun kesän lopussa sain kuulla, että Olivia jää äitiyslomalle ja itse siirryn projektipäälliköksi, en ollut asennoitunut siihen, että vedän koko projektia, vaan alun perin ajatus oli ollut minun, että toimin oikeana kätenä. Tietenkin ymmärsin tilanteen ja hyppäsin rooliin avoimin mielin, vaikka tiesin kevään ja kesän perusteella, että porukka täytyy saada motivoitumaan myyntiin. Otimme puhelun jatkosta puhelinpalaverin ja mietimme seuraavia askelia. Päätin jatkaa Olivian projektisuunnitelman pohjalta, mutta muutoksia täytyi tehdä matkan varrella.

Etenkin, kun toimeksiantajien saaminen oli vaikeaa, mielessä pyöri kysymyksiä: Miten saamme toimeksiantajat hankittua? Kuinka luoda onnistunut tapahtuma? Mitkä kaikki elementit pitää ottaa huomioon? Mitä se projektitiimiltä vaatii? Entä projektipäälliköltä?

Myynnissä useimmiten yritykset vetosivat kiireeseen, tapahtumapäivien aikatauluun, rahapolitiikkaan tai siihen, ettei yritykseltä löydy mitään sopivaa toimeksiantoa. Yleisesti ottaen useimmat kuitenkin olivat kiinnostuneita tapahtumasta ja ainakin yksi tai kaksi lupautuikin jo ensi vuoden puolella mukaan. Kiireeseen syypääksi mainittiin nimittäin myös koronatilanteen normalisoituminen, ihmiset liikkuvat jälleen ja meneillään olevat projektit kasaantuvat. Olimme käyneet läpi vasta-argumentteja, mutta niistä huolimatta osa yrityksistä epäröi. Fakta on se, ettei jokainen puhelu tuo kauppaa, mutta näitä neljää asiaa taklaamalla myyntityö helpottuu huomattavasti.

Usein yritykset vaikuttivat puhelimessa kiinnostuneilta ja kertoivat toimeksiantojakin mahdollisesti olevan, mutta halusivat vielä keskustella muiden kanssa. Osa ei tietenkään vaan kehdannut suoraan kieltäytyä, mikä on mielestäni harmillista, kun sitten heidän peräänsä saa soitella useita kertoja, sillä siitä huolimatta, että sovimme ajan, jolloin asiasta keskusteltaisiin uudelleen, ei vastausta kuulunut. Minulle tämä on tuttua puhelinmyyntiajoilta, mutta moni meidän projektitiimistämme kontaktoi yrityksiä ensimmäistä kertaa, jolloin se vaikutti heidän fiilikseensä asiakkaiden kontaktoinnista. Samoin kuin se, ettei puheluihin ensimmäisellä kerrallakaan välttämättä saatu vastausta, vaikka laitettiin viestiä perään.

Tirri kävi sparrailemassa meitä syksyllä ja mietimme myyntiä helpottamaan esimerkkejä haasteista, jotka erilaisille yrityksille sopisivat. Lisäksi selvitimme paremmin valmistuvien tiimien vahvuudet. Minulle heräsi myös vielä vahvemmin ajatus ratkaisumyynnistä ja päätin tuoda sitä myös projektitiimille. Tapahtuman tarkoitus kuitenkin on tarjota yrityksen haasteisiin ratkaisuja. Tämä on kuitenkin jotain, mitä he eivät saa muualta.

Koko projektin ajan johtaminen oli melko tunnepohjaista, oli osattava innostaa ja kannustaa, mutta myös vaatia. Vaatiminen oli aluksi hankalaa, koska en ole sellainen ihminen, joka puristaisi mailaa – paitsi ehkä itseni kohdalla. Pian huomasin, että asioiden tuominen kirjalliseen muotoon, kaikkien nähtäville oli kaiken a ja o. Ennen kuin aloin ottaa tiukempaa asennetta soittelun seurantaan, palaverit jatkuivat aika lailla samaa kaavaa. Sen jälkeen, kun Tirri oli käynyt ja oli aika tiukkaan tuotu ilmi, että tapahtumaa ei pystytä järjestämään, jos ei toimeksiantajat ole kasassa, alkoi tahti kiristyä ja toimeksiantajia saatiin vihdoin mukaan. Emme pitäneet edes mahdollisuutena, että tapahtuma jouduttaisiin perumaan tai siirtämään. Tein seuraaville viikoille kirjalliset tehtävälistat ja tavoitteet.

Sen lisäksi, että meiltä puuttui vielä toimeksiantajia, myös yhteistyökumppaneiden kontaktointi oli vielä syyskuun lopulla aloittamatta. Oli pakko tehdä niin, että osa aloitti tapahtuman suunnittelun ja osa jatkoi toimeksiantajien kontaktointia. Pääprioriteetti oli kuitenkin saada toimeksiantajat. Mikäli emme olisi yhteistyökumppaneita ehtineet saada, olisimme järjestäneet kiitoslahjat sekä aamu- ja välipalat pienemmällä budjetilla. Tapahtuman yhteistyökumppanit saatiin vasta tapahtumaa edeltävällä viikolla varmistettua, mutta parempi myöhään kuin ei milloinkaan.

Luota prosessiin osoitti toimivuutensa

Tapahtumaviikolla oppi, että usein auttaa, kun vaan antaa ärsyttävien asioiden olla ja palaa niihin sitten vasta myöhemmin. Aina h-hetkellä asioihin puuttuminen ei ole paras asia. Sainkin positiivista palautetta siitä, että tiukan paikan tullen yritin vain tsempata ja naureskella, että kyllä asiat järjestyy, tuli vastaan, mitä tahansa. Pakko myöntää, että paineensietokykyä venytettiin äärirajoille siinä vaiheessa, kun kahta päivää ennen tapahtumaa yksi toimeksiantajista perui tulonsa. Siinä kohtaa oli vain yritettävä löytää korvaava toimeksianto. Sen illan soittelin kaikkia mahdollisia mieleen tulleita yrityksiä läpi. Oli kuitenkin melkein sanomattakin selvää, ettei mikään yritys pystyisi päivän varoitusajalla suunnittelemaan toimeksiantoa, saati osallistumaan kahtena peräkkäisenä tapahtumapäivänä. Ainakin ensi vuodelle saatiin luultavasti uusia toimeksiantajia. Onneksi tajusin ottaa yhteyttä yhteen tapahtumaan tulossa olevaan toimeksiantajaan, kun keskusteluissa Annaliinan kanssa oli noussut esille, että heiltä saattaisi löytyä useampikin haaste ja he suostuivat mukaan myös toisella toimeksiannolla alennettuun hintaan. Oli ihanaa päästä ilmoittamaan tästä valmistuvalle tiimille, jotka tiesivät, että heille toisen korvaavan toimeksiannon saanti oli kiven alla.

Tapahtumapäivät kuitenkin palkitsivat ja konkretisoivat sen kaiken työn, mitä olimme tehneet. Tekniikka hoiti tapahtumapäivät tosi hyvin, siitä kiitos Oonalle ja Antonille. Oli ihanaa, kun torstaina sai jo vähän huokaista helpotuksesta. Olimmehan saaneet tapahtuman kasaan. Illalla kuitenkin tuli tieto, että juontajamme olivat altistuneet koronalle. Varmuuden vuoksi juteltuani päävalmentajan sekä altistuneiden kesken päätimme ilmoittaa altistumisesta. Lisäksi oli löydettävä uudet juontajat, joten pidimme puhelinpalaverin yhdessä projektitiimin kanssa ja päädyimme siihen, että otamme toiselle tapahtumapäivälle juontajat projektitiimistämme. Elina ja Esme heittäytyivät hyvin juontajan pestiin, siitä myös iso kiitos. Kun perjantaina valmistuvat tiimit saivat todella hyvät arvosanat, olimme ylpeitä ensisijaisesti tiimeistä, mutta tiedostamme myös, että ilman meidän panostamme, se ei olisi ollut mahdollista. Hyvä tiimit, hyvä me!

Olimme kuitenkin hieman harmissaan siitä, ettei tapahtumaan osallistunut valmistuvien tiimien lisäksi kovinkaan monia henkilöitä akatemialta. Mietimme, pitäisikö ensi vuonna tapahtuma järjestää TAMK Kuntokadun juhlasalissa, jotta kaikki mahtuisivat samaan tilaan koronarajoituksista huolimatta. Varmasti osallistujamäärään vaikutti myös se, että emme olleet tapahtumaa ehtineet markkinoida Teamssissa tai projektorissa, viime vuoden pinkut olivat olleet Sprintissä viime vuonna tapahtumapäivinä eivätkä oikein tienneet, mistä on kyse sekä se, että myyntipäivät olivat olleet edellisellä viikolla. Ensi vuonna tapahtumasta puhuminen niin omille tiimeille kuin pinkuille kannattaakin aloittaa ajoissa.

Oppeja sekä käytäntöön vietävää

Kun tapahtumapäivien jälkeen kävimme läpi motorolaa heräsi ajatus, että heti ensi vuoden alussa asetetaan kontaktoinneille viikoittainen tavoite sekä aletaan seuraamaan soitettujen puhelujen määrää, sillä alusta alkaen täytyy olla yhdessä sovittuja raameja pitämään jengin työpanostusta yllä. Toimeksiantajien kontaktointi parani loppua kohden, kun oikeasti asetettiin raameja sille, kuinka paljon kontaktointeja pitää tehdä, mutta ensi vuonna Exceliin tarvii uudelleen tehdä systeemi, joka laskee, kuinka monta puhelua on soitettu. Soittojen määrästä oli nyt vaikea antaa palautetta, sillä jokaisten yksittäisten puheluiden seuraaminen oli hankalaa.

Ylipäänsä projektitiimillä mietimme, että voisi olla hyvä ruveta laskemaan myös vastaamattomien puhelujen määrää. Datan keruu voisi helpottaa työn suunnittelua erityisesti myöhemmille ajankohdille. Opimme erityisesti pitkäjänteisyyttä, sillä loppuun asti mentiin sillä ajatuksella, että tapahtuma ei voi peruuntua, vaikka välillä meinasi usko loppua. Ensi vuonna täytyy kuitenkin heti alussa, myyntikoulutuksen lisäksi, käydä myös yksitellen läpi myyminen. Pitää olla jämäkkä sen suhteen, että homma rupeaa rullaamaan. Meillä oli hyvä meininki ja tiimiydyimme erittäin hyvin, mutta työaika pitää erottaa selkeästi vapaa-ajasta. Kun aluksi oli löysät ranteet palavereissa, siitä oli vaikea päästää myöhemminkään irti.

Kaikkien työpanos ei ollut sama, joka vaikutti yleiseen fiilikseen. Johtamisen puolesta asiaan ajoissa puuttuminen olisi varmasti ollut avaintekijä ja heti alussa tiukempi ote myös poissaoloihin ja siihen, milloin on okei olla pois ja milloin ei. Työpanoksesta päästäänkin hyvin myynnin lisäksi toiseen keskeiseen teemaan eli motivointiin. On tärkeää keskustella siitä, mikä ketäkin motivoi esimerkiksi myynnillisestä näkökulmasta, onko se toimeksiantajien klousaaminen? Ylipäätään puhelu, josta jää hyvä fiilis? Vai jokin ulkoinen tekijä, kuten palkinto? Puhuimme viidenkymmenen euron palkkiosta niillä, jotka hankkivat toimeksiantajan. Nämä asiat kannattaakin ottaa puheeksi heti seuraavan projektitiimin ollessa kasassa.

Seuraavaksi projektipäällikölle annan vinkeiksi luoda yhteiset pelisäännöt niin työntekoon, poissaoloihin kuin palkitsemisiin. Tee myös projektisuunnitelma ja jaa se tiimille, jotta kaikki tietävät, mistä on kyse. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse aloittaa alusta, vaan paljon toimivia ja hyväksi havaittuja käytäntöjä voit ottaa mukaasi. Delegoi äläkä yritä kannatella kaikkea yksin. Ole armollinen itsellesi ja muille. Yritä muuttaa puhelinmyyntikulttuuria avoimempaan suuntaan ja kannustaa puhelukuunteluihin. Myynnin kehittäminen helpottuu huomattavasti, kun voitte yhdessä sparrailla toisianne. Tehkää myös kesällä välitsekkejä. Tuo näkyväksi haasteet oikeissa kohdissa, jos sellaisia on. Ja lopuksi, tsemppiä!

Lähteet

24H Projektitiimin palaverit ja loppumotorola 2021

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close