Valmistautumiseen on käytetty aikaa kuukausia. Palavereita on pidetty, aikataulut on suunniteltu ja tiimi on valmiina koitokseen. Kaikki valmistuvat ovat kerääntyneet tiimeittäin jonoon kahvion tuntumaan ja kaikki ovat kämmenet hiestä märkinä, sekä hieman hermostuneina valmiina kuulemaan tulevat toimeksiannot. Tämä on se hetki mihin kulminoituu koko Akatemia-aika.

On tietenkin 24H-haasteen aika. Koitoksen aikana koetellaan tiimitaitoja sen todellisessa merkityksessä. Haaste on myös yksilötaitoja koetteleva. Omat erikoisosaamisensa voi tuoda esille ja näyttää ns. kyntensä muille. Vaativinta kuitenkin on se, että kaikki tämä pitää tehdä kahdenkymmenenneljän tunnin aikana. Mukaan lukeutuu myös yöllä tehty työntekeminen.

Miten kaikkeen tähän voi valmistua ja mitä asioita on otettava huomioon ennen kyseistä h-hetkeä. Tässä esseessä huomioidaan koitokseen valmistautumista ja itse haasteen aikaisia havaintoja. Kulmakivenä toimii myös projektipäällikön näkökulma.

Aloitimme Eventan osalta valmistautumisen jo kuukausia etukäteen. Projektipäällikkyyden tittelin sain jo syksyn mökkipajassa, mutta virallisesti siitä päätetiin pari viikkoa sen jälkeen. Aikaa itse 24H-hetkeen taisi olla pari kuukautta. Siitä alkoi itse ajatustyö, miten saadaan juuri tämä porukka toimimaan yhteen hileen paineen alla. Ongelmia meidän porukalla ei kauheasti ole matkan varrella ollut. Tiivis 11 hengen porukka tiivistyi yhteen jo heti ensimmäisenä syksynä. Jopa ensimmäisessä mökkipajassa. Mahtavinta oli se, että vaikka tekemistä oli tutustua 2.0:aan ja 1.0:aan saimme napattua hyvässä hengessä pinkkuhaasteesta kirkkaimman mitalin. Tämä oli osoitus siitä, että voimme työskennellä hyvin yhteen jo alkuvaiheista asti. Näin myöhemmin haasteeksemme on muodostunut päätöksenteon vaikeus. Pienimpiäkin, ryhmää eteenpäin vieviä asioita on todella hankala tehdä. Tämä oli suurin haaste omassa toiminnassa 24H:n aikana.

Valmistelimme ensimmäisessä 24H-pajassa suunnitelmaa syksylle, että miten lähestymme kyseistä koitosta. Muutamien huulille nousi ehdotus, että järjestäisimme harjoitus haasteen, joka tehtäisiin yöllä. Sitä ennen tehtäisiin normaali työpäivä alle, jotta pystyisimme simuloimaan mahdollisimman autenttisesti 24H-tilannetta. Se oli todella hyvää harjoitusta ja monia huomioita saatiin kirjattua ylös. Esimerkiksi kuinka paljon työtehokkuus laskee iltaa kohden ja kuinka se melkein puolittuu, kun haastetta on takana yli 16 tuntia. Siihen kannattaa lukijan varautua etukäteen, jos tästä jotain haluaa saada irti.

Suunnitelmallisuuteen kannattaa varautua tekemällä ainakin alustava aikataulu. Aikataulu kannattaa myös tehdä joustavaksi, jotta muutoksiin on varaa kesken haasteen. Se helpottaa myös ryhmän ohjaamista, kun ihmiset ovat väsyneitä. Ruoka kannattaa hoitaa etukäteen ja sitä kannattaa olla tarpeeksi. Mäkisen antimet eivät välttämättä myöskään ole paras vaihtoehto ravita ahneita masujaan, kun tarkoitus on selvitä yö täydellä teholla.

Toinen suuri asia, josta on syytä mainita. Kysymystuntiin valmistautuminen. Siinä kannattaa olla todella tarkkana. Kysymyksiä kannattaa miettiä etukäteen, mutta niiden pitäisi olla mahdollisimman yleispäteviä, jotta spontaaneillekin kysymyksille jää tilaa ja aikaa. Kysymystunti eroaa hyvin paljon totutuista tilanteista, mitä aikaisemmissa toimeksiannoissa on totuttu käymään läpi. Aikaa on huomattavasti enemmän ja toimeksiantaja on huomattavasti avoimpi, kuin isossa salissa. Ja toivottavasti toimeksiantaja on hyvin valmistautunut, sekä tietää mitä haluaa. Kannattaa myös varautua kirjaamaan kaikki ylös. Ei pelkästään kysymykset, mutta myös vastaukset. Varsinkin sanomiset. Näitä sanomisia kannattaa käyttää raportissa hyväkseen, jotta voi osoittaa, että toimeksiantoon on vastattu juuri niin, kuin toimeksiantaja on halunnut. Tämä ei kuitenkaan takaa haluttua lopputulosta.

Päätöksentekoa varten tuli luettua tämä kirja ja siitä saatu rohkeus auttoi puskemaan ryhmää eteenpäin. Myös toisen ryhmän projektipäällikön Antti Hiltusen kanssa tehty saumaton yhteistyö oli omiaan poikimaan nopeita ratkaisuja. Tärkeimpänä oppina haasteesta oli se, että paska päätöskin on päätös. Vaikka ei sellaisia tullutkaan. Pointti on siinä, että on valmis ottamaan riskin siinä, että porukka viedään tiettyyn suuntaan. On osattava katsoa oikealla pelisilmällä tilannetta ja kantaa vastuu omasta päätöksestään. Kunhan päätös on perusteltu, se luultavasti on oikea. Päätös kannattaa myös perustella raportissa, jotta toimeksiantaja näkee, että aihealuetta on rajattu. Esimerkiksi: ”Koska toimeksiantaja sanoi haastattelussa, että Eventa tähtää ulkomaan markkinoille. Päätettiin valita kohdemaaksi ruotsi, koska sinne on luonnollisinta siirtyä hyvien kontaktien takia.” Myös muut työvaiheet on syytä perustella raportissa. Miten on päädytty asiakaskyselyssä tiettyihin kysymyksiin tai mitkä ovat ne tekijät, miksi näihin johtopäätöksiin on tultu.

Kaiken kaikkiaan 24H on todella hieno kokemus. Ainutlaatuinen, jossa päästään oman tiimin kanssa tekemään viimeinen ”all nighter” Akatemialla. Siihen kannattaa valmistautua ja sitä kannattaa harjoitella tasaisin väliajoin koko opintojen ajan. Meikäläisen voi myös kutsua jatkossa pajaan tai sparraamaan, sekä kertomaan omista kokemuksista.