Essee on julkaistu Proakatemia 20v -blogissa osoitteessa https://proakatemia20v.fi/blog/ .

Yllätyksellisyys on välittämistä

Viimeisen ideointikerran aiheena oli yllätyksellisyys. Hyvin suunnitellussa ja toteutuneessa tapahtumassa parasta on yllätyksellisyys. Yllätyksellisyys on pientä viitseliäisyyttä ja luovuutta, jolla tehdään tapahtumasta elämyksellinen. Yllätyksellisyyden varmistamiseksi osallistujille kerrotaan suuret linjat ja sen sijaan yksityiskohdat pidetään salaisuutena. (Vallo & Häyrinen 2016, 204.)

Yllätyksellisyyttä kannattaa ideoida monipuolisesti tapahtuman suunnitteluvaiheessa. Tyypillisesti kaikki ideat tuntuvat aluksi toteuttamiskelpoisilta. Tapahtuman suunnittelun edetessä ideoista jäävät jäljelle vain toteuttamiskelpoiset. (Vallo & Häyrinen 2016, 205.)  Aloitimme ideoimaan yllätyksellisyyttä innovointityökalun kautta. Käyttämämme työkalun nimi oli ideapizza. Aluksi jaoimme pizzan neljään eri lohkoon. Nimesimme ne ruokailuksi, sisääntuloksi, tauoiksi ja ohjelmanumeroiksi. Käytimme jokaisen ideoimiseen 5-8 minuuttia.

Yllätyksellisyyttä voi olla

– tilat

– teema

– tarjoilu

– juontaja

– palveluhenkisyys

– tapahtuman idea

– yhdessä tekeminen

– perinteistä poikkeava toteutus

– esiintyjä tai ohjelma, jota ei kerrota etukäteen. (Vallo & Häyrinen 2016, 205.)

Suurin osa ideoista liittyi edellä olevaan luetteloon. Näiden lisäksi nousi perinteiden toteuttaminen uudella tavalla juhlassa. Innovointityökalun käyttö auttoi meitä ideointi-illassa ajattelemaan täysin laatikon ulkopuolelta ja saimme projektitiimille arvokasta dataa. Tässä vaiheessa en halua kertoa yksityiskohdista sen tarkemmin – eihän se muuten olisi yllätyksellisyyttä. 😉 Vielä on edessä workshop, jonka jälkeen alamme projektitiimin kanssa koota ideoita yhteen. Lähdemme pian suunnittelusta kohti toteutusta. Odotan innolla, mitä kaikkia ideoituja yllätyksiä pääsemme viemään käytäntöön. On hyvä muistaa yllätyksellisyyden olevan yksinkertaisuudessaan huomioimista, vaivannäköä ja viitsimistä. Yllätyksellisyys on aitoa välittämisen osoittamista. Se saa osallistujan tuntemaan itsensä tärkeäksi ja tervetulleeksi. (Vallo & Häyrinen 2016, 206.)

Kiitos kaikille, jotka ovat olleet mukana ideoinneissa. Yhdessä teemme vielä näistä unelmajuhlat.

Kiitollisin terveisin,

Jasmiina

Lähteet:

Vallo, H. & Häyrinen, E. 2016. Tapahtuma on tilaisuus. Tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen. 5.painos. Helsinki: Tietosanoma.