Yksilö: Bake My Day NY

15.05.19 Esseen kirjoittaja: Noora-Emilia Hassinen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Onnistu projektissa
Kirjan kirjoittaja: Sami Kettunen
Kategoriat: Erikoistuminen toimialalle, Johtaminen

 

1 JOHDANTO

Ammattikouluopintojeni aikana osallistuin Nuori Yrittäjä -koulutusohjelmaan ja toimin Nuorena Yrittäjänä reilun vuoden ajan. Puolivuotta siitä ajasta toimin kahvilaesimiehenä yrityksemme Bake My Day NY:n Metal Caféssa.

Bake My Day NY oli yhden nuoriso- ja vapaa-ajanohjaaja sekä kahden leipuri-kondiittoriopiskelijan perustama NY-yritys, joka pyöritti Metal Café nimistä kahvilaa. Kahvila sijaitsi Ammattiopisto Joensuu tekniikka ja kulttuurin metalli- ja konealan työhallin 2. kerroksessa (Peltolankatu 23 B, H-talo). NY-yrittäjinä tuotimme kahvilan tuotteet pääasiassa itse. Tuotteet olivat tuoreita ja laadukkaita sekä hinnat opiskelijoille räätälöityjä. Tarjolla oli paljon erilaisia makeita ja suolaisia vaihtoehtoja. Kahvila toimi myös Peltolan ammattiopiston opiskelijoiden taukotilana ja asiakkailla oli käytettävissään mm. biljardipöytä, pöytäjalkapallo, tietokoneita sekä televisio.

Nuori Yrittäjä -yritys on opiskelijoiden perustama harjoitusyritys, joka toimii yhden lukukauden tai lukuvuoden ajan. Toimintaa pyöritetään oikealla rahalla ja tarkoituksena on oppia yrittäjämäistä asennetta sekä työelämätaitoja. Nuori Yrittäjä -opinto-ohjelman aikana käydään läpi yrityksen vaiheet perustamisesta sen päättämiseen. (Nuori Yrittäjyys ry 2019.)

 

Projektin yleinen kulku. Lähde: Kettunen, S. 2009. Onnistu projektissa, 43.

 

Tässä esseessä perehdyn Onnistu projektissa (Kettunen 2009) kirjasta poimimiini projektinvaiheisiin: tarpeen tunnistaminen, määrittely, suunnittelu, toteutus ja projektin päättäminen (Kettunen 43). Pohdin asiaa Metal Cafén toiminnan kautta ja mietin, että mitä toimenpiteitä teimme missäkin projektinvaiheessa ja reflektoin lopuksi, että olisimmeko voineet tehdä jotain toisin.

 

2 TARPEEN TUNNISTAMINEN

”Projektia perustettaessa tulee olla tarkkaan mietittynä, miksi projekti tehdään, mitä siltä odotetaan ja millä resursseilla se tehdään.” (Kettunen 50).

Projektin idea lähti liikkeelle siitä, kun huomasin Nuoriso- ja vapaa-ajanohjaajan opinto-oppaassamme vaihtoehdon ”Yrittäjyyden polku”. Yrittäjyyden opintopolkua pystyi suorittamaan osallistumalla Vuosi Yrittäjänä/Nuori Yrittäjyys -opinto-ohjelmaan. Kerroin opinto-ohjaajalleni halustani suorittaa Yrittäjyyden opintopolun ja lähdimme yhdessä kartoittamaan vaihtoehtoja.

Esiin nousi vuosia mielessäni ollut halukkuus kahvilatoiminnan pyörittämisestä. Opinto-ohjaajani tiesi heti kertoa, että Ammattiopisto Joensuu tekniikka ja kulttuurilla oli tarve uudelle kahvilalle, entisen lopetettua toimintansa. Hän ehdotti myös, että mukaan projektiin voisi löytyä leipuri-kondiittoriopiskelijoita, jotka olisivat kiinnostuneita kahvilatoiminnasta. Mukaan projektitiimiin lähtikin kolme leipuri-kondiittoriopiskelijaa, jotka halusivat toteuttaa opintoihinsa kuuluvan työharjoittelun tätä kautta.

Projektimme tarpeiksi määrittyivät siis:

  • Tarve ja halu suorittaa 10ov vapaaehtoisia Yrittäjyys -opintoja.
  • Tarve suorittaa leipuri-kondiittorin työharjoittelu.
  • Ammattiopisto Joensuu tekniikka ja kulttuurin tarve uudelle kahvilalle ja siihen vastaaminen.
  • Halu oppia kahvilatoiminnan perustamisesta sekä sen pyörittämisestä.
  • Odotuksena pyörittää toimintaa seuraavan kevään loppuun asti, tai kunnes 8500 € alv-raja tulee vastaan.
  • Rahallisia resursseja ei alkuun ollut.

 

3 MÄÄRITTELY

”Määrittelyvaiheen tavoitteena on selventää, mitä projektin lopputuloksena halutaan saada aikaan.” (Kettunen 51).

Projektin määrittelyn apuna voi käyttää muistilistaa, jonka avulla voi luoda raamit tehtävälle projektille (Kettunen 51). Kirjasin alapuolelle kirjassa olleet esimerkit projektin määrittelyvaiheessa selvitettävistä asioista:

  • Kuka on projektin omistaja?
  • Missä ympäristössä projekti tehdään ja mihin ympäristöön projektin tulokset tulevat?
  • Minkä ongelman projekti ratkaisee ja mitä uutta projekti tuottaa?
  • Mitkä ovat projektin lopputulokselle asetettavat vaatimukset?
  • Mitä resursseja projektin toteuttamiseen on olemassa?
  • Mitkä ovat projektin sidokset toisiin projekteihin tai kehityshankkeisiin?
  • Mitä tuloksia projektilta odotetaan?
  • Minkälaisella aikataululla projekti tulisi viedä läpi?
  • Mitkä ovat projektin taloudelliset raamit?
  • Voidaanko projekti toteuttaa omana työnä vai ostetaanko se ulkopuolisilta palveluyrityksiltä?

Määrittelyvaihe oli meille hyvin simppeli ja se meni osittain käsikädessä tarpeen tunnistamis- ja suunnitteluvaiheen kanssa, sillä projektimme tavoitteet olivat hyvin selkeät ja toteuttamismuoto pienehkö. Tästä syystä toteutimme ja dokumentoimme projektimme määrittelyvaiheen liiketoimintasuunnitelman muodossa, jonka avulla selvensimme itsellemme ja sidosryhmillemme toimintaamme ja tavoitteitamme.

Kirjasimme liiketoimintasuunnitelmaan, että mitä haluamme projektilla saada aikaan, minkälaiset resurssit ja osaaminen meillä sitä varten on, kuinka toteutamme projektia käytännössä ja keitä varten projektia toteutamme.

Emme juurikaan miettineet vaihtoehtoisia toimintamalleja projektillemme, sillä Ammattiopisto Joensuu tekniikka ja kulttuurin tarve tälle kahvilalle oli hyvin selkeä ja meille oikein sopiva vaihtoehto.

Kettusen projektinvaiheistus -mallin mukaan tässä kohtaa on yksi check-piste, jossa tehdään päätös projektin etenemisestä (Kettunen 43). Teimme päätöksen lähteä viemään projektia eteenpäin, sillä suunta oli hyvin selkeä ja projektin toteutus täysin mahdollinen, vaikka meillä ei tässä vaiheessa vielä rahallista pääomaa ollutkaan.

 

4 SUUNNITTELU

”Projektin suunnittelu on yksi tärkeimmistä vaiheista koko projektin elinkaaren aikana.” (Kettunen 54).

Vaikka lähdimme alun perin toteuttamaan projektia itseämme varten, tuli Ammattiopisto Joensuu tekniikka ja kulttuurista projektin tarpeen kartoituksen ja määrittelyn kautta projektimme tilaaja ja meistä projektin toteuttaja heille.

Suunnitteluvaiheessa tarvitsee syventää projektin tavoitteita ja varmistaa, että projektin tilaajalla ja toteuttajalla on samanlainen käsitys projektin lopputuloksesta (Kettunen 54). Kaikkien täytyy ymmärtää, että mitä tehdään, miten tehdään ja millä aikataululla, jotta projekti soljuu eteenpäin hyvässä yhteisymmärryksessä (Kettunen 55).

Tässä vaiheessa teimme tarvittavat asiakirjat kuntoon, jotta voisimme myöhemmin aloittaa projektin toteutuksen. Teimme Bake My Day NY:n projektisopimuksen NY-yrityksen perustamissopimuksen muodossa ja pidimme ensimmäisen Bake My Day NY:n hallituksen kokouksen, jossa määrittelimme mm. roolituksesta, vastuunjaosta, yrityksen maksuliikenne asioista ja voitonjaosta. Kilpailutimme yrityksiä tarvikehankintoja varten, pohdimme tarvittavia resursseja, kartoitimme riskejä ja teimme aikataulusuunnitelmia.

Emme tehneet virallista projektisuunnitelmaa, mutta teimme Google Drive -kansion, josta vastaavat tiedot löytyivät yllämainituista dokumenteista ja tallensimme sinne muita asiakirjoja, joita päivitimme mahdollisimman reaaliaikaisesti. Tällaisia muita asiakirjoja olivat esim. hankinta- ja tehtävälistat.

Myös tässä vaiheessa projektia on hyvä pitää check-piste, jossa päätetään projektin jatkosta. Me päätimme jatkaa projektia edelleen kohti toteutusvaihetta, sillä suunnitteluvaiheessa kartoitetut ja dokumentoidut asiat varmistivat entisestään, että projekti on mahdollista toteuttaa ja sillä on mahdollisuus toteutua odotustenmukaisesti.

Hyvä suunnittelu:

  • lisää yhteisymmärrystä ja selkeyttää tavoitteita
  • lisää tehokkuutta ja kommunikaatiota
  • vähentää epävarmuutta ja riskejä (Kettunen 55).

 

5 TOTEUTUS

”Projektipäällikkö on useiden paineiden ristitulessa. Hän vastaa projektista projektin tilaajille, hänen täytyy johtaa projektitiimiä, huolehtia aikataulusta, vastata tulosten laadusta sekä kaiken lisäksi katsoa, että projekti pysyy budjetissaan.” (Kettunen 155.)

Meidän projektissamme – kahvilatoiminnan pyörittämisessä, toteutusvaihe oli hyvin konkreettinen. Se piti sisällään mm. tarvikehankintojen tekemistä, kahvilatilan kokoon laittoa, brändin luomista, markkinointia, kirjanpitoa, yhteydenpitoa sidosryhmien kanssa, pääoman hankkimista ja toiminnan kokoaikaista kehittämistä sekä dokumentointia.

Yllä oleva kuvaus projektipäällikön roolista osui täysin nappiin. Työ oli hyvin haastavaa, organisaatio- ja soveltamiskykyjä vaativaa, mutta myös todella palkitsevaa. Projektipäällikön täytyy olla koko ajan tilanteen tasalla ja kaikista asioista kartalla samaan aikaan. Täytyy tuntea omat sekä projektitiiminsä heikkoudet ja vahvuudet, jotta pystyy toimimaan mahdollisimman tehokkaasti ja tuottavasti.

 

6 PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN

Projektin päättämisvaiheessa on todella tärkeää dokumentoida kaikki projektin aikana tehdyt asiat sekä projektin tulokset. Bake My Day NY:n tapauksessa kirjoitimme toiminnastamme vuosikertomuksen ja loppuraportin, jossa kävimme edellä mainitut asiat läpi.

Dokumentit on erittäin tärkeää tallettaa seuraavia projekteja varten. Tällöin voit tarkastella edellisissä projektissa tehtyjä onnistumisia, epäonnistumisia, vahvuuksia, heikkouksia ja hyödyntää muuta projektista kerättyä dataa.

Meidän tapauksessamme projektin, ja tässä tapauksessa NY-yrityksentoiminnan päättämiseen kuului myös tehdä kirjanpito loppuun asti, jakaa tuotot ja sulkea pankkitilit. Sen lisäksi täytyi päättää kertyneiden tarvikkeiden jaosta, tyhjentää Metal Café BMD NY:n omaisuudesta ja irrottaa esim. ikkunatarrat.

Pidimme viimeisen hallituksen kokouksen ja kävimme Motorola -keskustelun projektin ajalta, projektitiimin sekä sidosryhmien kanssa. Omaan projektin päättämisprosessiin kuului vielä Yrittäjyys 10 ov -portfolion tekeminen, jossa kävin projektimme vaiheita läpi hyvin konkreettisella tasolla.

 

7 POHDINTA

Lukemassani kirjassa oli nostettu esiin kymmenen tärkeintä syytä sille, miksi projektit joskus epäonnistuvat:

  • Projekti on huonosti tai puutteellisesti suunniteltu.
  • Projektin tavoite ja rajaukset ovat liian väljät tai täysin puutteelliset.
  • Projektin henkilöstön osaaminen on riittämätön asetettuihin tavoitteisiin nähden tai yhteistoiminta ei pelaa.
  • Projektin seuranta ja valvonta laiminlyödään.
  • Projektipäällikkö ei seuraa projektin etenemistä riittävästi tai ei ole riittävän vaativa.
  • Projektissa yritetään saada aikaiseksi liian paljon kerralla.
  • Asiakkaan vaatimukset ja tavoitteet projektille muuttuvat jatkuvasti.
  • Projektihenkilöstö vaihtuu kesken projektin.
  • Projektin riskejä ei ole listattu suunnitteluvaiheessa, eikä niihin ole varauduttu riittävästi etukäteen.
  • Projektin ympäristö muuttuu kesken projektin. (Kettunen 56.)

Kokonaisuudessaan projektimme oli onnistunut ja yhdessä asetettuihin tavoitteisiin päästiin. Yllämainituista seikoista voisin kuitenkin nostaa esiin kohdat ”3) Projektin henkilöstön osaaminen on riittämätön asetettuihin tavoitteisiin nähden tai yhteistoiminta ei pelaa.” ja ”8) Projektihenkilöstö vaihtuu kesken projektin.”.

Itse huomasin NY-yritys aikana, että yritystoimintaa aloittaessa on erittäin tärkeää miettiä mitkä omat tavoitteet ovat ja sen jälkeen etsiä yhtiökumppaneita sen pohjalta, että tavoitteet ja kiinnostus asiaa kohtaan kohtaisivat ja olisivat samalla tasolla. Olisi hyvä, että projektitiimin jäsenet ovat pääasiassa samalla aaltopituudella, jotta toiminnan eteenpäin vieminen, toiminnan kehittäminen ja konfliktitilanteista selviäminen olisi helpompaa. Tässä projektissa yhteistoiminta ei aina toiminut kovinkaan hyvin, sillä huomasimme jossain vaiheessa, että yksilöinä meidän henkilökohtaiset tavoitteet projektin suhteen olivat hyvinkin erilaiset ja se hidasti sekä hankaloitti monesti toimintaamme. Lisäksi yksi projektimme jäsenistä lähti projektista pois jo hyvin varhaisessa vaiheessa, mutta sekin vaikutti selkeästi ryhmädynamiikkaamme, sillä olisimme tarvinneet hänen kaltaistaan jäsentä projektitiimiimme.

Työskenteleminen on huomattavasti mieluisempaa ilmapiirissä, jossa voi olla rennosti oma itsensä, tuoda hulluimmatkin ideat julki, toisia kunnioitetaan, kuunnellaan ja autetaan, annetaan rakentavaa kritiikkiä sekä positiivista palautetta hyvin suoritetusta työstä. Yrittäjyys vie älyttömästi aikaa ja voimavaroja, joten yhtiökumppaneiden ja läheisten tuki on aivan äärettömän tärkeää jaksamisen kannalta. Muun muassa näistä syistä yrittäjyydessä yhtenä avainsanana on yhteistyö.

Mutta selkeästi hyvä suunnittelu on yksi onnistuneen projektin avaimista myös meidänkin projektin kohdalla. Opin projektin aikana todella paljon projektin vaiheista, projektijohtamisesta, organisoimisesta sekä tiimitaidoista. En missään nimessä vaihtaisi kyseistä kokemusta pois, joten suosittelen jokaista rohkeasti hyppäämään syvään päähän ja kokeilemaan, että mitä voi saada aikaiseksi.

 

LÄHTEET

Kettunen, S. 2009. Onnistu projektissa. 2. uudistettu painos. Juva: WS Bookwell Oy.

Nuori Yrittäjyys ry 2019. NY-yrittäjä. Www-sivu. Luettu 15.5.2019.

https://nyvuosiyrittajana.fi/yrittaja/

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Tagit: , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!