Viestintästrategia; yhdenmukaisen ja tuloksellisen viestinnän työkalu

15.09.17 Esseen kirjoittaja: Juuli Tappura
Kirjapisteet: 2
Kirja:
Kirjan kirjoittaja:
Kategoriat: Markkinointiviestintä

Viestintästrategia; yhdenmukaisen ja tuloksellisen viestinnän työkalu

 

Mitä hyödymme viestintästrategiasta?

 

Viestintästrategia on työkalu, joka luo kokonaiskuvan yrityksen viestinnästä. Oikein toteutettu viestintästrategia yhtenäistää yrityksen viestinnän, auttaa yrityksen henkilöstöä sisäistämään yrityksen toiminnan merkityksen sekä toimii yrityksen liiketoiminnan tavoitteiden ja vision saavuttamisen tukena.

Viestintästrategia toteutetaan yrityksen liiketoimintasuunnitelman, vision ja tavoitteiden perusteella. Se luo kokonaiskuvan, merkityksen ja tavoitteet viestinnälle. Viestintästrategian tueksi kannattaa kuitenkin toteuttaa myös viestinnän operatiivinen suunnitelma ja esimerkiksi sisältöstrategia, jotka antavat konkreettiset toimintaohjeet ja aikataulut viestinnälle.

Yksinkertaistaen voi sanoa, että viestintästrategiassa nykyhetkeä verrataan organisaation tavoitteisiin, ja sitten täytetään kuilu nykyhetken haasteiden ja tavoitteiden välillä, eli keksitään viestinnän toimenpiteet, joilla tavoitteisiin päästään.”

(Communiké blogi. Viestinnän suunnittelu, osa 2: Viestintästrategian sisältö. 2015.)

Viestintästrategia vastaa mm. seuraaviin kysymyksiin:

  • Miksi olemme olemassa?
  • Miksi heräämme aamuisin töihin?
  • Mitä teemme paremmin kuin kukaan muu?
  • Mitä tavoittelemme viestinnällämme?
  • Miten viestintä voisi auttaa meitä pääsemään liiketoiminnan tavoitteisiimme?

Kun koko henkilöstö ymmärtää ja sisäistää vastaukset näihin kysymyksiin, voidaan saavuttaa ennen näkemätöntä motivaatioita ja sitoutuneisuutta, sekä tehokasta ja tuloksellista viestintää.

 

Nykytilanne

 

Viestintästrategian ensimmäinen askel on nykytilanteen analysointi. Tämä on välttämätöntä, jotta voidaan asettaa tavoitteet, ja ennen kaikkea mitata niiden edistymistä ja saavuttamista.

Hyviä kysymyksiä nykytilanteen analysoimiseksi ovat esimerkiksi seuraavat:

1) Mitkä ovat viestinnässä suurimmat haasteenne? Mikä ei toimi? Mihin haluaisitte parannusta?

2) Mitkä ovat tärkeimmät sidosryhmänne? Miten viestitte heille tällä hetkellä? Mitä kanavia käytätte kullekin sidosryhmälle?

3) Mitkä ovat yrityksenne tärkeimmät tavoitteet? Entä painopistealueet juuri nyt? Mitä viestinnän toimenpiteitä olette suunnitelleet näiden painopisteiden ympärille edistämään tavoitteiden toteutumista?

4) Mitkä ovat vahvuutenne? Mitä teette paremmin kuin kukaan muu? Entä missä olette huonompia kuin kilpailijanne?

5) Mitkä sidosryhmät ovat teille ”ongelmallisimpia”? Mikä on oman arvionne mukaan syy, että sidosryhmät eivät toimi (tai ajattele) niin kuin toivoisitte?

6) Mitä haluaisitte, että sidosryhmä x:n edustajat tietäisivät teistä paremmin? Mitä haluaisitte sidosryhmän x tekevän nykyistä paremmin?

(Communiké blogi. Viestinnän suunnittelu, osa 1: Alkuun viestintästrategian luomisessa. 2015.)

Nykytilannetta pohtiessa tulee olla rehellinen itselleen ja muille. Kaikessa on aina varaa parantaa. Myös kilpailijat on hyvä pitää mielessä; Mitä he tekevät hyvin? Missä heillä olisi kehittämisen varaa?

 

Kohderyhmät ja kumppanit

 

Kenelle me viestimme? Tämän kysymyksen ääreen on hyvä pysähtyä. Usein yrityksellä on useampia kohderyhmiä, joiden merkitys yrityksen toiminnalle eroaa toisistaan. Mikä kiinnostaa juuri tiettyä kohderyhmää? Onko jokin kohderyhmä toista suuremmassa osassa tavoitteidemme saavuttamisessa? Viestintä voi erota hyvinkin paljon asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välillä, vaikka kumpikin olisi yhtä tärkeä osa yrityksen toimintaa. On myös hyvä pohtia, missä juuri tietyt ihmiset tavoitetaan parhaiten ja miten viestiä muokataan juuri heitä palvelevaksi. Erilaisiin kanaviin tutustuminen ja niiden hyötyjen, sekä tyypillisten käyttäjien tutkiminen on tärkeää.

Jokaiselta yritykseltä löytyy myös kumppaneita, jotka mahdollisesti voivat edesauttaa viestinnän tavoitteiden saavuttamista. Ketkä voivat levittää viestiämme oikeille henkilöille? Ketkä jakavat visiomme tai yhteisiä tavoitteita, joiden kanssa voisimme tehdä yhteistyötä saaden viestimme isommin esille? Jos oikeita kumppaneita ei vielä löydy, potentiaalisia ehdokkaita kannattaa kartoittaa ja pohtia, minkälaisen hyötysuhteen heidän kanssaan pystyisi rakentamaan.

 

Viestinnän merkitys

 

Myös viestinnälle on tärkeää asettaa missio ja visio.

Viestinnän missio vastaa kysymykseen “Miksi me viestimme?”. Missio kulkee usein käsi kädessä yrityksen tavoitteiden kanssa. Viestinnän visio taas on se villi unelma, mitä viestinnällä halutaan saada aikaan. Mikä on viestintämme paras mahdollinen päämäärä?

Kun viestinnän missio ja visio ovat selvillä, ne luovat merkityksen yrityksen koko viestinnälle. Kun asioilla on merkitys, niihin on helpompi sitoutua ja niiden toteuttaminen on mielekkäämpää.

 

Miten maailma näkee meidät

 

Mikä on se viesti, minkä haluat kaikkien sidosryhmien ymmärtävän? Oli kyse asiakkaista, yhteistyökumppaneista tai yrityksen henkilöstöstä, pääviestin tulee olla yhdenmukainen – sitä voidaan kuitenkin painottaa eri tavalla eri kohderyhmille. Pääviesti voi kertoa esimerkiksi miksi olette olemassa, miksi heräätte aamulla töihin tai miksi olette päätyneet tekemään asiat juuri tietyllä tavalla. Pääviestinä voi toimia myös peruslupaus; Mikä on se tunne, jonka tuotteenne/palvelunne synnyttävät? Minkälaista hyötyä asiakkaanne tai yhteistyökumppaninne tulevat teiltä varmasti saamaan?

Pääviestin tukena toimivat tavoitemielikuvat. Millaisia mielikuvia haluatte herättää ihmisissä? Mikä on se tunne, jonka toivotte ihmisten tuntevat kuullessaan yrityksenne nimen? Helppo ja hauska harjoitus on pohtia yritystä ihmisenä; Minkä näköinen ja ikäinen henkilö olisi? Miten hän puhuisi ja liikkuisi? Mitä hän harrastaisi, mitkä olisivat hänen intohimojaan?

Viestinnälle kannattaa myös asettaa periaatteita. Mitä ovat ne asiat, joista viestinnässämme ei tingitä? Millaista viestintämme on? Esimerkkinä avoimuus, rehellisyys, rentous, hauskuus…

 

Tavoitteet

 

Viimeisimpänä, muttei vähäisimpänä, viestinnälle on määritettävä tavoitteet. Tavoitteiden pohtimisen rinnalle on jälleen hyvä ottaa liiketoiminnan tavoitteet ja visio – miten viestintä voi auttaa meitä saavuttamaan nuo tavoitteet?

Tärkeintä tavoitteita asettaessa on niiden mitattavuus. Mittareina voivat yksinkertaisesti toimia esimerkiksi sosiaalisen median kanavien tykkääjien määrä, verkkosivujen kävijämäärät, uutiskirjeen tilaajamäärät, blogitekstien jakomäärä… Muista myös tarkastaa lähtötilanne, jotta tavoitteiden etenemistä pystytään seuraamaan! Selkeiden mittareiden rinnalla voi olla myös joitakin abstratktejakin mittareita, esimerkiksi asenteiden muutos, vaikuttaminen tai pääviestien ja -mielikuvien omaksuminen.

 

© Teonsana. 2016.

 

Loppusanat

 

Viestintästrategian tulee elää yrityksen mukana. Yrityksen tavoitteiden muuttuessa myös viestinnän tavoitteet tulee päivittää niitä tukevaksi. Brändiä uudistaessa myös tavoitemielikuvat ja pääviestit on mietittävä uudelleen.

Viestintästrategian voi toteuttaa haluamaansa muotoon, joko tekstinä tai visuaalisena tuotoksena. Kannattaa kuitenkin muistaa, että viestintästrategian tarkoitus on toimia työkaluna, joka on läsnä jokapäiväisessä toiminnassa. Kymmensivuiseen raporttiin harva palaa uudelleen, joten tiivis ja selkeästi ymmärrettävä muoto, joka voidaan vaikkapa tulostaa toimiston seinälle toimii parhaiten.

Viestintästrategian luomiseen ja päivitykseen on hyvä osallistaa koko tiimi, jotta kaikki pystyvät sitoutumaan yhdenmukaiseen ja tavoitteelliseen viestintään. Ota siis tavaksi koota koko tiimi vähintään yhdeksi päiväksi vuodessa uudelleen viestinnän kysymysten ääreen. Säännöllisesti yhdessä pohtimalla, keskustelemalla ja oivaltamalla saadaan aikaan timanttia.

 

Lähteet:

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Tagit: ,

Keskustele artikkelista

2 kommenttia to “Viestintästrategia; yhdenmukaisen ja tuloksellisen viestinnän työkalu”

  1. Reetta Koivula sanoo:

    Lukiessani esseetäsi tajusin että kappas, tätähän voi soveltaa myös omaan viestintäänsä! Eilinen henkilöbrändipaja kun pisti miettimään miltä minä näytän ulospäin, ja siinä viestintä on varsin merkittävä osa. Oma pääviestini on nyt: ota minut töihin! Ja sitä tukevat tavoitemilikuvat ovat niitä ominaisuuksiani, joita haluan korostaa ja käyttää uudessa työssäni.

    Kun vedit Eventalle pajan viestintästrategiasta, nousi hyvin pian esille se, että koska eventalla ei ollut arvoja, visiota tai missiota, oli viestintästrategiaa vaikea lähteä visioimaan. Tämä omalta osaltaan sysäsi tiimin sellaiseen tilanteeseen, että arvot ja visio tullaan luomaan. Pian.

    Pienenä vinkkinä lukijan puolelta. Kun laitat esseeseen kuvia tai infograafeja, muista viitata niihin tekstissä. Mukavaa olisi jos infograafin avaisi tekstiksi, ainakin meikäläiselle visuaalisen kuvan sijaan teksti on helpommin ymmärrettävissä.

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
  2. Juuli Tappura sanoo:

    Enpä ole itsekkään tullut ajatelleeksi henkilökohtaista viestintästrategiaa – mikä loistava idea!

    Huomasin myös itse saman asian pajaa vetäessäni ja se korosti itsellenikin arvojen ja vision tärkeyttä ja merkitystä. Välillä kun tuntuu, että ne ovat vain turhia korulauseita. Tosi hienoa, että niitä lähdettiin nyt reippaasti työstämään!

    Kiitos myös vinkistä, otan siitä vaarin ensi kerralla! 🙂

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!