Ulkoista ja sisäistä viestintää

01.05.16 Esseen kirjoittaja: Removed User
Kirjapisteet: 3
Kirja: Median ja yrityksen vuoropuhelu
Kirjan kirjoittaja: Irene Kantor
Kategoriat: Johtaminen, Vastuullinen ja kestävä yrittäjyys, Oppiva organisaatio

Viestintä on yrityksen menestyksen yksi peruspilari. Niin yrityksen ulkoinen kuin sisäinenkin viestintä täytyy olla kunnossa, jos halutaan luoda menestyvä yritys. Pureudumme tässä esseessä näihin molempiin. Luimme kirjat Median ja yrityksen vuoropuhelu (Irene Kantor) ja Viestinnän vallankumous (Elisa Juholin).

 

Ulkoinen viestintä

 

Yrityksen viestinnän perustavoitteena on, että yrityksestä on riittävästi tietoa. Ulkopuolisilla sidosryhmillä on hyvä olla käsitys liiketoiminnan muutoksista tai johtajavaihdoksesta. Yritys saa tukea toimintansa tunnettavuudesta ja tiedosta markkinoilla. Realistisen tiedon jakaminen auttaa välttämään huhut ja arvailut. Yritys jää tuntemattomaksi, ellei siitä kerrota. Olemme Otteen sisällä puhuneet niin sanotusta läpinäkyvyydestä, selkeästä kerronnasta yrityksestä ulospäin, jotta ei tule näitä huhuja tai arvailuja. Hyvin hoidetulla viestinnällä saavutamme asiakkaita ja huomiota niiden keskuudessa. Teemme itsemme tunnetummaksi ja asiakkaat voivat jopa lähestyä oma-aloitteisesti meitä.

”Ulkoinen viestintä voi auttaa saavuttamaan strategisia päämääriä, kun se on tavoitteellista”

On todella tärkeää, että jokaisella lehdistötiedotteella, kirjoituksella ja haastattelulla on selkeä sanoma ja merkitys kohderyhmälle. Oli se sitten vaikka talouspäivälehden lukijoiden joukossa olevat yrityksen asiakkaat. Asiakkaamme etsivät meistä tietoa ja ei näytä hyvältä, jos löytyy luurankoja kaapista.

Pääosin yrityksissä on viestintäjohtaja, joka johtaa yritys- tai yhteisökuvan rakentamista kaikissa sidosryhmissä. Viestintäjohtaja on parhaimmillaan vastuussa koko konsernin viestinnästä. Tässä olemme Otelaisina hieman poikkeavassa tilassa: meillä ei ole yksittäistä henkilöä, joka johtaisi viestintää ja sen rakentamista. Mitä kaikkea pitää huomioida hyvänä viestijänä?

Viestinnän johdolta vaaditaan:

  • yhteisön toiminta-ajatukseen soveltuvan viestintäpolitiikan luominen
  • yhteisön johdon ja muun esimieskunnan konsultointi viestinnässä
  • yhteisön ja yhteiskunnan vuorovaikutuksen arviointi ja kehityksen ennakointi
  • osallistuminen yhteisön strategian suunnitteluun
  • kyky tehdä nopeita tilannearvioita ja ratkaisuja
  • yhteydenpito yhteisön kannalta tärkeisiin vaikuttajiin
  • julkinen esiintyminen yhteisön ja ammattikunnan edustajana
  • kansainväliset vuorovaikutustaidot
  • kumppaniverkoston ja – viestinnän tunteminen ja osaaminen
  • markkinoinnin, mainonnan ja viestinnän erilaisten mahdollisuuksien ymmärtäminen
  • yrityskuvajohtaminen
  • toimintaympäristön analysointikyky
  • kilpailijaseuranta
  • tulospaineiden sietokyky

 

Viestinnän johtajan pitää toimeksiantojen vastaanottamisen sijaan heijastella liiketoimintaa viestinnän näkökulmasta ja haastaa muuta johtoa yhtiön maineen rakentamiseen ja viestinnän mahdollisuuksien hyväksikäyttämiseen. Viestintäjohtajan yhteys toimittajiin ja kohderyhmiin antaa näkemyksen siitä, mitä yrityksessä tapahtuu ikään kuin ulkopuolisen silmin. Yhtiön oma väki ei välttämättä osaa nähdä yrityksen kaikkia mahdollisuuksia talon sisältä käsin. Siksi viestinnänjohtajan tärkeä tehtävä on liikkua paljon yrityksen ulkopuolella, tavata ihmisiä eri sidosryhmistä, imeä vaikutteita ja mielipideilmastonmuutoksia sekä tuoda arvokasta tietoa liiketoiminnan johtamiseen.

”Viestintäjohtajan tehtäviin kuuluu linjata viestintästrategia, joka perustuu parhaimmillaan sidosryhmien kuunteluun”

Viestintästrategian sisältö:

  • viestinnän toiminta-ajatuksen eli sen, miksi viestintää tehdään
  • keskeiset ydinviestit
  • viestinnän arvot ja tavoitteet

Viestinnän eri puolia:

  • sisäinen viestintä
  • ulkoinen viestintä
  • kansainvälinen viestintä
  • yhteiskuntasuhteet
  • markkinointiviestintä
  • mainonta ja sponsorit

Käytäntöön vievät määrittelyt:

  • Viestinnän painopistealueet ja teemat
  • Viestinnän prosessit
  • Henkilöstöresurssit
  • Lausunnon antajat ja nimetyt mielipidevaikuttajat
  • kohde- ja sidosryhmät
  • Keinot ja kanavat
  • Avainmediat ja avaintoimittajat

Viestintästrategian toteutumista seurataan erilaisilla tutkimuksilla ja mittareilla. Käytännön tavoitteena on saada näkyvyyttä mediaryhmittäin laadun mukaan mitattuna. Julkisuuden laatua voi tarkkailla muun muassa tutkimalla, onko saavutettu näkyvyys myönteistä, neutraalia tai kielteistä.

Kuinka Ote näkyy ulospäin? Liikevaihtomme on huomiota herättävä ja asiakkuuksia on tullut. Varmasti nämä molemmat vaikuttavat Otteen näkyvyyteen ulospäin niin Proakatemian sisällä, muiden akatemioiden välillä ja asiakkaille. Ote on lähtenyt myös ottamaan somea haltuun ja sivuille onkin tullut tykkääjiä ja seuraajia mukavasti.

 

Sisäinen viestintä

 

Tässä tiimiyritystä pyörittäessämme, olemme tajunneet, kuinka tärkeää yrityksen sisäinen viestintä on. Yritys ei voi toimia ilman toimivaa sisäistä viestintää. Nykypäivänä viestintä on paljon helpompaa, kun älypuhelimiin ja tietokoneisiin on saatavilla monenlaisia sovelluksia ja ohjelmia, joiden avulla tietoa saa siirrettyä ihmiseltä toiselle kädenkäänteessä. Viestintää pidetäänkin nykyään itsestäänselvyytenä. Lähes jokaiselta löytyy taskustaan juurikin älypuhelin, jolla viestii niin työasioissa kuin vapaa-ajallakin. Silti ei kuitenkaan ole itsestäänselvyys, että sisäinen viestintä sujuisi mutkitta sillä kyseessä on melko vaikea kokonaisuus.

Tiedonkulku yrityksen sisällä täytyy rakentaa saumattomaksi ja niin että tieto löytää aina sitä tarvitsevat ihmiset. Kun tuotanto yrityksissä siirtyy päivä päivältä enemmän koneiden vastuulle, ihmisten tehtäväksi jäävät asiantuntijatyöt ja muut työt, joissa tietoa tarvitaan paljon. Nykypäivänä erilaista tietoa tulee joka tuutista ja sen seasta pitäisi osata löytää se mielenkiintoinen ja tarvittava tieto. Jos yrityksen sisällä aletaan tiedottaa kaikista pienistäkin asioista kaikille, tulee infoähky, eivätkä ihmiset löydä liian suuren infomäärän seasta enää sitä tarvittavaa tietoa. Pitää siis osata löytää keino, jolla tieto saadaan juuri sitä tarvitseville.

Yrityksessä täytyy aina miettiä asioita myös asiakkaan kannalta. Juholinin kirjaa lukiessa syntyi mielenkiintoinen kolahdus siitä, kuinka tärkeää asiakastyytyväisyydenkin kannalta on se, että yrityksen sisällä tieto kulkee. Pieni katkos yrityksen sisäisessä viestinnässä saattaa aiheuttaa asiakkaalle suuren mielipahan. Juholin kertoo kirjassaan esimerkin omasta elämästään. Hän osti siivouspalvelun siivousyritykseltä, jonka kanssa siivouspäiväksi sovittiin tiistai. Tiistaina ei kuitenkaan siivoajia näkynyt ja selvittelyn kautta Juholinille selvisi, että jostain syystä yrityksen sisällä tiistai olikin vaihtunut keskiviikoksi. Asiaa pahoiteltiin ja sovittiin seuraavalle viikolle siivouspäivä tiistaiksi. Informaatio ei kuitenkaan liikkunut tälläkään kertaa vaan seuraavalla viikolla yrityksessä oltiin yhä sitä mieltä, että siivous on sovittu keskiviikoksi. Puhutaan siis loppujen lopuksi hyvin pienestä informaatiokatkoksesta yrityksen sisällä, mutta asiakkaalle tämä on suuri pettymys. Asiaa saattaa olla enää mahdoton korjata ja asiakassuhde katkeaa.

Esimiehellä on suuri vastuu sisäisestä viestinnästä ja tiedonvaihdannasta. Esimiehen pitää osata jakaa tietoa sitä tarvitseville työntekijöille. Monesti koko yksikköä tai jotain ryhmää koskevat asiat tuodaan esimiehelle, jonka tehtävä on viedä viesti lopulliselle vastaanottajalle. Tiedonvaihdantaa ei kuitenkaan nykyään voi jättää pelkästään esimiesten vastuulle vaan siitä vastuussa on jokainen. Jokaisen vastuulla on se, että heiltä lähtöisin oleva tieto löytää ne ihmiset, jotka tietoa tarvitsevat.

Viestintä Otteessa

 

Otteen sisäisestä viestinnästä on puhuttu paljon. Tieto saadaan kulkemaan mielestämme melko hyvin ja tiedotuskanavat ovat nyt tehtyjen muutosten jälkeen kunnossa, kun aloimme käyttämään Slack-sovellusta. Informaatio kulkee nyt sujuvasti yhden sovelluksen kautta. Mutta mitä muuta kuuluu Otteen sisäiseen viestintään? Tarvitaan me-henki. Onko Otteella hyvä me-henki? Koemme, että tiimin sisällä on ongelmia suoran puheen kanssa, jolloin sisäinen viestintä on kärsinyt me-hengen osalta. Tavoitteet ovat yhteiset ja halu ajaa yritystä eteenpäin, mutta tällä hetkellä henkilökemiat tökkivät hiukan.

Onko Otteessa viestinnän johtajaa? Meistä ei ole. Olemmeko huomioineet ulkoista viestintäämme ja tarkastelleet sitä ulkopuolisen silmin? Meistä emme. Meistä olisi nyt tärkeää, että Ote rupeaisi panostamaan viestintäänsä, sekä ulkoiseen että sisäiseen. Jos viestintä ei toimi, asiakkaat eivät tule etsimään meitä, tiimimme rupeaa erkaantumaan ja me-henki ja tekemisen meininki katoaa. Yritys tarvitsee viestintää jatkuvuuden takia, jotta toimintamme paranee ja asiakkaat ovat aina tyytyväisiä tulokseemme.

On tärkeää, että jokainen yrityksen sisällä ymmärtää millaista on ulkoinen viestintämme, vaikka ei olisi sitä tehnytkään. Uusien tuulien haisteleminen on tärkeää, jotta viestintä pysyy ajan tasalla ja mielenkiintoisena. Mielestäni tarvitsemme muutaman hengen ”ydinryhmän”, jotka vastaavat yrityksemme ulkoisesta näkyvyydestä. Sisäisen viestinnän voimme rakentaa yhdessä, jolloin siitä tulee meidän näköinen ja meille toimiva.

 

Joonas Oksamo ja Laura Hänninen

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Tagit: ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!