Soluessee: Tuotteistaminen ja oman osaamisen hahmottaminen sen taustalla

16.5.2019

Näyttökertoja 1.5k

Kirjoittanut: Antony Benjamin - tiimistä Motive.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET

KIRJA	KIRJAILIJA

Esseen arvioitu lukuaika on 7 minuuttia.

Antony Benjamin & Juuso Marttila: Tuotteistaminen ja oman osaamisen hahmottaminen sen taustalla

Mitä on tuotteistaminen?

Tuotteistamisella tarkoitetaan tuotteen tai palvelun ”pakettiin laittamista”. Eli kiteytetään palvelu tai tuote ja sen asiakkaalle tuottama arvo selkeästi niin, että myös asiakas ymmärtää mitä paketti pitää sisällään, mitä se hänelle maksaa ja mitä arvoa hän saa tekemänsä sijoituksen vastineeksi. Tuotteistaminen voidaan myös jakaa ulkoiseen ja sisäiseen tuotteistamiseen.

Ulkoinen tuotteistaminen tarkoittaa sitä, että asiakkaalle näkyvä eli myytävä tuote on selkeästi ymmärrettävä ja kiteytetty. Tavoitteena on siis se, että sekä tuotteen tarjoaja että sen ostaja ymmärtävät tuotteen samalla tavalla.

Sisäinen tuotteistaminen on tuotteen tai palvelun tuottamiseen tarvittavien toimintojen vakioimista. Näin tuote tehdään aina samalla tavalla, joten tuote on aina samanlainen. Sisäiseen tuotteistamiseen kuuluvat esimerkiksi palveluprosessin, toimintatapojen ja vastuualueiden kuvaaminen mahdollisimman tarkasti ja selkeästi. (LEAPS-projekti n.d.)

Samoin kuin kaikessa muussakin yrityksen toimintaan liittyvässä työssä, myös tuotteistaminen onnistuu parhaiten, kun sille on määritetty selkeä tavoite. Osallistaminen toimii myös tuotteistamisessa, eli niin työntekijät kuin asiakkaatkin kannattaa ottaa mukaan prosessiin, jotta lopputuloksesta saadaan motivoiva ja kaikkia palveleva. Esimerkkejä tuotteistamisen tavoitteista voivat olla palvelun tuottamisen, sen markkinoinnin ja myynnin tehostaminen tai sisäisen tiedonjaon sekä yhteistyön tehostaminen. Toinen vaihtoehto määrittää tavoitteita on miettiä tuotteistamista palvelun ominaisuuksien kautta. Halutaanko tehdä tuotteesta helposti myytävä, tarkasti kuvattu, tasalaatuinen tai vaikkapa toistettava? Mitä täytyy tehdä, jotta tähän tavoitteeseen päästään? (LEAPS-projekti n.d.)

Hyvin toteutettu tuotteistaminen tuottaa yritykselle tai yrittäjälle monia hyötyjä. Tasalaatuisempaa palvelua tai tuotetta on helpompi myydä, sillä yhtenäistetyt toimintatavat johtavat siihen, että laatu ei ole riippuvainen yhdestä henkilöstä. Yhteiset toimintatavat johtavat myös siihen, että palvelu kehittyy toistettavammaksi. Kun ei tarvitse keksiä pyörää uudestaan jokaiselle asiakkaalle erikseen, voidaan keskittää muihin toimintoihin, kuten myyntiin enemmän resursseja. Kun kaikki työntekijät tietävät mitä, miten ja miksi tehdään, yrityksen viestintä ulospäin yhdenmukaistuu ja asiakkaalle välittyy selkeämpi kuva myytävästä palvelusta. Tämä helpottaa taas osaltaan kaupankäyntiä ja uusien asiakkaiden hankkimista. Kaikesta tästä huolimatta kenties tärkein asia, joka seuraa hyvin tehdystä tuotteistamisesta, on mahdollisuus kehittää palvelua edelleen. Harvoin mikään palvelu on niin valmis, että esimerkiksi asiakkaalta saadun palautteen perusteella ei olisi varaa kehittää mitään. Jos talolle on valettu vankat perustukset, sujuu remontointi paremmin. (LEAPS-projekti n.d.)

Kolikolla on kuitenkin aina myös kääntöpuoli, eikä tuotteistaminenkaan aina mene niin hyvin kuin voisi. On esimerkiksi mahdollista, että yrityksen omien seinien sisällä keskitytään tuotteistamisessa siihen, että miten saataisiin luotua asiakkaalle mahdollisimman hyvä palvelu, mutta uppoudutaan omaan tekemiseen niin että unohdetaan kysyä mahdollisilta asiakkailta heidän mielipidettään. Tällöin voidaan luoda omasta mielestä hyvä paketti, joka ei vastaa millään tavalla asiakkaan tarpeita. (LEAPS-projekti n.d.)

Myöskään ennen improvisaatiota ja vapautta mahdollistaneita toimintatapoja ei välttämättä voida kertaheitolla muuttaa pisteentarkoiksi ohjeistuksiksi siitä, miten missäkin tilanteessa pitää toimia, ilman että riskeeraa työntekijöiden motivaation romahtamisen. Palvelu voidaan myös niin sanotusti ”ylituotteistaa”. Jos kaikki yksityiskohdat ja toimintatavat vakioidaan absoluuttisiksi, ei jäljelle jää lainkaan pelivaraa vastata asiakkaan yksilöllisiin tarpeisiin. Jos puhutaan esimerkiksi yhtään kertaluontoista palvelua pidemmästä vuorovaikutussuhteesta, on hyvin mahdollista, että jo olemassa olevankin asiakkaan tarpeet muuttuvat. Jos tässä kohtaa ei ole mitään mahdollista muuttaa mitään ”valmiiksi” tuotteistetussa palvelussa, asiakas äänestää nopeasti jaloillaan ja lompakollaan. (LEAPS-projekti n.d.)

Tuotteistamista voidaan tehdä monilla eri tavoilla ja menetelmillä. Voidaan käyttää post-it lappuja, piirtää kuvia, luoda näytelmiä palveluketjusta, pitää perinteistä aivoriihtä, tai käyttää mitä tahansa muuta tapaa tai työkalua, joka koetaan toimivimmaksi ajatusten ja näkökulmien keräämiseen. Voidaan edetä ennakkoon tehdyssä järjestyksessä suoraviivaisesti projektin hallinnan vaiheesta toiseen, voidaan lähteä liikkeelle asiakkaalle näkyvien ulkoisten ominaisuuksien kuvaamisessa ja sitten miettiä miten ne pystytään sisäisesti tuottamaan, tai alkaa kehittää palvelua vaihe kerrallaan. Kuitenkin riippumatta siitä minkälaiseen yhdistelmään eri vaihtoehdoista päädytään, olisi tuotteistamisessa hyvä olla tietyt sykleittäin toistuvat vaiheet:

Selkeytä tavoitteet: Ensimmäinen asia tuotteistamisessa on tarpeen tunnistaminen. Sen jälkeen, ennen kuin aletaan varsinaisesti tuotteistamaan, täytyy kaikilla prosessiin osallistuvilla olla selkeä kuva siitä, mihin tällä toiminnalla pyritään. Mitä enemmän toimijoita, sitä enemmän näkökulmia ja sitä laajemmin näkökulmia saadaan mukaan.
Kartoita nykytilanne: Riippumatta siitä, työstetäänkö uutta vai kehitetäänkö vanhaa, on erittäin oleellista missä ollaan tuotteistamisen aloittamishetkellä. Nykytilanteen kartoittamisessa kannattaa hyödyntää mahdollisimman laajasti omia työntekijöitä, mahdollisia tai olemassa olevia asiakkaita ja muita sidosryhmiä, kuten yhteistyökumppaneita. Mitä työntekijät ovat mieltä nykyisestä toiminnasta? Mitä he kehittäisivät? Minkälaista palvelua mahdolliset asiakkaat haluaisivat ostaa ja mitä mieltä nykyiset asiakkaat ovat nykyisestä palvelusta? Onko yhteistyökumppaneilla jotain kehitysideoita?
Ravistele näkemyksiä: Tarkoitus on rikkoa prosessiin osallistuvien henkilöiden omia vakiintuneita näkemyksiä ja löytää uusia näkökulmia asiaan. Jos katsotaan omaa palvelua aina vain omien ajatusten ja näkökulmien läpi, on mahdollista, että joku tärkeä jää havaitsematta ainoastaan sen takia, ettei sitä osattu ottaa huomioon tai oletettiin, että se ei ole tärkeä. Esimerkiksi De Bonon strategiasta tutut eri väriset ”ajatteluhatut” voivat auttaa näkemään käsiteltävän asian eri näkökulmista.
Muodosta ja kiteytä näkemys: Kun palvelua on tarkasteltu monien eri näkökulmien kautta, on aika vetää yhteen se mitä on saatu aikaan. Tässäkin vaiheessa mukana kannattaa olla ihmisiä kaikista niistä ryhmistä, jotka ovat tekemisissä palvelun kanssa, jotta varmistetaan yhteenvedon ymmärrettävyys. Eri kuvaamistapoja voidaan kokeilla ja yhdistellä vapaasti, jotta saadaan mahdollisimman toimiva lopputulos.
Arvioi ja simuloi lopputulosta: Ilman arviointia ei voida tunnistaa tarvetta palvelun jatkokehittämiselle, tai kehittää itse tuotteistamiseen käytettyä prosessia. Tuotettua kokonaisuutta voidaan myös simuloida tai kokeilla, ja nähdä sen kautta mitkä asiat toimivat ja mitä pitäisi vielä parantaa. Joka tapauksessa palvelun käytäntöön viennistä kannattaa kerätä palautetta mahdollisimman monesta näkökulmasta, ja käyttää sitä jälleen materiaalina uuden vallitsevan nykytilanteen kartoittamiseen. Sitten voidaankin aloittaa prosessi uudestaan, jotta voidaan kehittää palvelua edelleen paremmaksi. Pilotoinnilla voidaan ikään kuin kokeilla palvelun toimivuutta ja ympäristöön sopivuutta. Pilotista voi saada hyviä näkökulmia jo olemassa olevaan, mutta silti työn alla olevaan palveluun. Jokaisen pienen yksityiskohdan loppuun asti hiomisesta huolimatta palvelu ei välttämättä toimi juuri sille kohderyhmälle, joten niin sanotun raakileen tai beta-version vieminen käytäntöön voi pelastaa koko palvelun ja säästää lukuisia työtunteja.

Vielä tähän vaiheeseen pähkinänkuoressa neljä kysymystä, joihin täytyy olla vastaus, jotta tuotteistaminen voi olla mahdollisimman toimivaa.

MIKSI TUOTTEISTATTE? 1-2 päätavoitteita, joita kohti prosessilla mennään.

MITÄ ON TUOTTEISTAMINEN? Varmistetaan, että kaikki osallistujat käsittävät tuotteistamisen samalla tavalla. Koskaan ei saa olettaa, että kaikki ovat samalla aaltopituudella.

MITÄ TUOTTEISTETAAN? Onko kohde yksi palvelu vai palvelukokonaisuus? Mihin asiakasryhmiin tuotteistaminen kohdentuu?

MITEN VARMISTATTE, ETTÄ PALVELU PYSYY ELÄVÄNÄ? Palveluun tulee jäädä tilaa muokkaamiselle asiakkaan yksilöllisiin tarpeisiin. Tavoitteena on vähentää räätälöinti tarkoituksenmukaiselle tasolle, ei poistaa sitä.

Kun jokainen osallistuja osaa vastata pääpiirteittäin samalla tavalla näihin kysymyksiin, on tilanne lupaava.

Oman osaamisen hahmottaminen tuotteistamisen taustalla

No entäpä sitten, jos esimeriksi vasta suunnittelee yrittäjyyttä, mutta ei oikein ole tiedossa, mitä alkaisi tekemään? Myös omaa osaamista täytyy osata tuotteistaa, puhuttiin sitten työ- tai harjoittelupaikan hakemisesta tai yrittäjänä toimimisesta. Jotta toiminta olisi pitkäkestoista, kannattaa se perustaa niihin asioihin, joissa on hyvä ja joita todella haluaa itse tehdä. Olemme akatemialla ollessamme päässeet tutustumaan muutamaankin työkaluun, joilla omaa osaamista voi havainnollistaa itselleen ja sitä kautta päästä tuotteistamiseen kiinni.

Ensimmäinen tehtävä, jonka viime syksynä saimme akatemialle astuessamme, oli niin sanottu oppimissopimus. Oppimissopimus on työkaluna tarkoitettu tukemaan itseohjautuvaa oppimista esimerkiksi Proakatemian tyyppisissä ympäristöissä, mutta koimme, että se auttoi myös konkretisoimaan aiemmin elämässä hankitun osaamisen määrää. Ensimmäinen kysymys viidestä on tässä mielessä kaikista oleellisin. Missä olet ollut? Siihen kun alkaa tehdä listaa kaikista kouluista ja paikoista, joissa on ollut ja mitä niistä on jäänyt käteen alkaa vaivihkaa keräämään itselleen konkreettista pankkia siitä, mitä tällä hetkellä osaa. Muut kysymykset (missä olet nyt, mihin olet menossa, miten pääset sinne ja mistä tiedät olevasi perillä) ohjaavat tulevaisuuden toimintaa omia tavoitteita kohti tällä hetkellä olemassa olevalta pohjalta. (Peda.net n.d.)

Toinen erittäin hyödyllinen työkalu oman osaamisen hahmottamisessa ja tuotteistamisessa on Business Model You. Edeltävässä tiimissä ollut opiskelija piti meille pajan aiheesta, ja työkalua on tullut kokeiltua Espanjassakin asti. Asioiden kirjoittaminen paperille tuo konkreettisuutta omaan osaamiseen. Toisen henkilön kanssa vaihdetut ajatukset toivat uutta näkökulmaa omaan ajatustyöhön. Nimenomaan omaan osaamiseen ja sen pohjalta palvelun tuottamiseen keskittyvät kysymykset kuuluvat seuraavasti:

Kuka olet ja mitä sinulla on? Tarkoituksena on määrittää oman ammatillisen osaamisen ydin, joka erottaa muista samalla alalla toimivista. Mitä henkilökohtaisia verkostoja sinulla on? Minkälaista kokemusta, fyysisiä ja henkisiä ominaisuuksia omaat? Mitä tietoja ja taitoja sinulla on? Kun pyörittelet näitä kysymyksiä ajan kanssa ja mietit hiemaa pintaa syvemmin, saat kullan arvoista tietoa omasta omaamisestasi.

Mitä teet? Tämä kysymys haastaa sinua pohtimaan, mitkä ovat niitä tehtäviä, joita teet joka päivä ja jotka erottavat sinut muista. Pyritkö vaikuttamaan asiakkaisiin tiedottamalla, myymällä tai opettamalla? Vai onko sinulle mielekkäämpää tarjota esimerkiksi laskemisen tai organisoinnin tyyppisiä tukitoimintoja yrityksille? Eli suomeksi missä sinä olet hyvä ja mitä sinä haluat tehdä?

Ketä autat / Kenelle luot arvoa? Kuka on tärkein asiakkaasi tai mahdollinen työnantajasi? Kenen työnteko on riippuvaista sinun työstäsi? Ketä ovat asiakkaasi tai työnantajasi asiakkaat? Näillä kysymyksillä löydät ne ihmiset, joita sinun täytyy käyttää apunasi, kun alat tuotteistaa tarjoamaasi palvelua. Pidä huoli, että vastaat jonkun kysymyksillä löytyneen ihmisryhmän tarpeeseen!

Kuinka autat? (arvolupaus) Mitä lupaat asiakkaalle tai työnantajalle? Mitä ja miten ratkaiset heidän ongelmansa? Parantaako tuottamasi palvelu asiakkaan tulosta, alentaako se kustannuksia, nopeuttaako se toimintaa vai tarjoaako se jotain muuta? Asiakkaalle ja työnantajalle tärkeää on ymmärtää, mitä he saavat ostamalla sinun palvelusi tai palkkaamalla sinut. Konkreettinen arvolupaus auttaa myös todentamaan, että asiakkaasi on hyötynyt palvelustasi!

Kaikki edellä kuvatut kysymykset liittyvät toisiinsa, ja yhdessä ne luovat kuvan siitä, mitä sinä osaat, mitä arvoa tuotat, millä toiminnalla tuotat arvoa, ja kenelle tuotat arvoa. Tarvitset vastaukset kaikkiin saadaksesi kattavan kuvan omasta osaamisestasi ja pystyäksesi tuottamaan sen pohjalta laadukkaan palvelun, joka menee kaupaksi. (Clark, Osterwalder & Pigneur 2012.)

Itsensä tuotteistaminen fysioterapeuttina

Fysioterapeutti voi työskennellä useassa eri paikassa, niin julkisella, kuin yksityisellä ja kolmannellakin sektorilla. Riippumatta siitä, mihin haluaa työllistyä, on syytä pohtia edellisessä kappaleessa esitettyjä kysymyksiä. Oma osaaminen on hyvä osata tiedostaa ja sanoittaa ja tehdä näin ikään kuin itsestään palvelu, jota työhaastattelussa myydään työtä tarjoavalle. Oman osaamisen kartoittaminen auttaa tuomaan esille niitä valttikortteja, millä massasta erotutaan. Hyvä vastaus kysymykseen Kerro vahvuuksistasi ei ole “tulen hyvin toimeen erilaisten ihmisten kanssa”, sillä fysioterapeuttina tämän pitäisi olla vähintäänkin itsestäänselvyys. Sen sijaan “olen työskennellyt neurologisten potilaiden kanssa” ja “olen hyvä työskentelemään erityislasten kanssa” ovat jo selvästi persoonallisempia vastauksia, olettaen tietenkin, että haettava työpaikka tarjoaa tämäntyyppistä työtä. Pelkällä työkokemuksella ei toki kannata myydä itseään, sillä myös persoonallisuudella on usein suuri rooli työnantajan näkökulmasta.

Eräs hyväksi kokemamme tapa tunnistaa ja tiedostaa myös niitä luonteenpiirteitä, joita ei itse välttämättä huomaa, on hyödyntää Joharin ikkunaa oman osaamisensa kartoittamisen apuvälineenä. Ideana on se, että tekijä valitsee itseään omasta mielestään kuvaavia sanoja, minkä jälkeen hän pyytää jotain muuta valitsemaan hänestä saman lukumäärän kuvaavia sanoja. Vastaukset saattavat yllättää, ja tulokset voivat synnyttää keskustelua henkilön maneereista tai käytöksestä ylipäätään. Tiedostamattomat asiat voivat olla sellaisia, jotka lopulta ratkaisevat työpaikan saannin. Näiden asioiden tunnistaminen ja mahdollisten piilevien ominaisuuksien jalostaminen voi olla se, mikä erottaa hakijan massasta.

Toinen hyvä tapa sanoittaa omaa osaamista – ja osaamattomuutta, on nelikenttämalli, SWOT-analyysi. SWOT-analyysiä käytetään esimerkiksi uuden yrityksen perustamisvaiheessa, jolloin starttirahahakemuksessa tulee näkyä hyvin suunniteltu toiminta. Analyysiä voidaan käyttää myös yksilön osaamisen näkökulmaan tai tilannesidonnaisesti analysoimaan uutta mahdollisuutta. Nelikenttämallissa pohditaan vahvuuksia (Strengths), heikkouksia (Weaknesses), mahdollisuuksia (Opportunities) sekä uhkia (Threats).

Itsensä tunteminen on hyvä lähtökohta osaamisen sanoittamiselle, ja edelleen kehittymiselle ammattilaisena.

Englanninkielisen Joharin ikkunatestin voit tehdä täältä: https://kevan.org/johari

Suomenkielisen vastaavan täältä: https://www.joharinikkuna.fi/index.php?edit

SWOT-lomakkeen saat esimerkiksi täältä, tai vastaavasti itse piirtää sen paperille: http://www10.edu.fi/ammattipeda/tiedostot/Itsetunto%20SWOT.pdf

Lopuksi vielä poiminta eräästä hyvinvointialan yrityksestä:

Poimimme erään yritysesimerkin, joka on mielestämme onnistunut hyvin sekä luomaan toiminnalleen hyvän pohjan, että vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin ja kysyntään kasvattaen näin toimintaansa vuosi vuodelta. Firstbeat on alun perin Jyväskylästä kotoisin oleva, nyt kansainvälisesti tunnettu yritys, joka tarjoaa sykevälivaihteluun perustuvaa, palautumista ja kuormitusta mittaavia palveluita. Firstbeatin toiminnan pohjana oli tutkimus, jossa pyrittiin selvittämään, voidaanko alun perin urheilijoille tarkoitettua laitteistoa hyödyntää työntekijöiden stressin mittaamisessa. Myöhemmin yritys on kehittänyt mittausvälineistöjä ja luonut itselleen väylän päästä maailmanlaajuisille markkinoille. Yrityksen mukaan he haluavat auttaa ihmisiä tuomalla mittaustuloksiin perustuvaa dataa hyvinvointia edistävien valintojen pohjalle (Firstbeat n.d). Yritys on voittanut erinäisiä palkintoja ja saanut tunnustusta, muun muassa Vuoden Yritys 2016 –palkinnon merkein. Nykyään Firstbeat tarjoaa palveluita kuluttajille niin työhyvinvoinnin, yksilö- sekä joukkourheilun parissa. Yritys tarjoaa lisäksi myös erilaisia oppaita, joiden avulla esimerkiksi valmentajat voivat hyödyntää tuotteita ja analyysejä vielä lisää. Firstbeatin hyvinvointianalyysi on kattava, ja sen oheispalvelut, mobiilisovellukset ja verkkopalvelut ovat toimivia, mikä tekee palveluista helppoja ja mukavia käyttää. Käyttöohjeistus on selkeä, ja asiakas tietää mitä saa ostaessaan heiltä palvelun. Yritys perustelee toimintansa hyvin ja antaa hyvän pohjan sekä arvolupauksen asiakkaalle: asiakas saa arvokasta tietoa hänen hyvinvoinnistaan, mikä taas voi auttaa häntä jaksamaan paremmin ja olemaan tehokkaampi arjessa.