Johdanto

Kirjassaan What the most successful people do before breakfast Laura Vanderkam tiivistää oppaan siitä, kuinka aamuista pystyy tehokkaalla työskentelyllä saamaan mahdollisimman suuren hyödyn irti. Aamuisin moni arvostaa pidempiä unia enemmän, kuin aamu viiden juoksulenkkiä ennen työpäivää. Useat tutkimukset kuitenkin osoittavat, että aamunsa tehokkaasti käyttävät saavat enemmän aikaan päivän aikana, kuin ne, jotka nauttivat rauhallisesta aamusta.

Pohdin esseessäni kirjan oppien ja omien kokemuksieni pohjalta keinoja, joilla aamuista ja koko päivästä saa enemmän irti. Uskon itse siihen, että mitä saavutettavammaksi pienet päivittäiset tavoitteensa asettaa, on ne helpompi saavuttaa, mikä lisää motivaatiota tehdä jopa enemmän, kuin mitä päivän to do -listassa oli suoritettavia tehtäviä.

Listojen rakastaja

Rakastan listojen tekemistä yli kaiken: saan tärkeät ja vähemmän tärkeät asiat pois mielestäni, ja pystyn käyttämään aivokapasiteettia muihin haastavempiin asioihin. Selkeät to do -listat myös ennaltaehkäisevät vitkastelua ja nopeuttavat tehtäviin tarttumista, koska tehtävät ovat selkeästi listattuina.

To do -listoja voi rakentaa sekä huonolla, että hyvällä tavalla. Tehokkaimmat listat ovat kohdallani olleet maksimissaan kolmen kohdan listoja yksittäistä päivää kohden, ja yksittäisten tehtävien tekemiseen ei mene suuria määriä aikaa, koska ne on jo valmiiksi pilkottu pienemmiksi motivoiviksi osioiksi. Huonot listat puolestaan saavat hikipisarat kohoamaan ohimoille, kun listan suorittamiseen menisi realistisesti ajateltuna kolme viikkoa aikaa.

Itse olen kokeillut useampaa erilaista to do -listan rakentamiseen soveltuvaa menetelmää, ja niistä tehokkaimmaksi on muodostunut maksimissaan kolmen kohdan lista, jonka kirjaan jo edellisenä iltana seuraavaa päivää varten. Kaikenlaisia listoja kirjoittaessa on kuitenkin hyvä muistaa ottaa vastuu tekemisistään ja tekemättömyydestään. Listat ovat tärkeä osanen, mutta pelkällä suunnitelulla asiat eivät valmistu, vaan to do -tehtävien toteuttaminen itsessään lievittää stressiä ja purkaa listaa.

Kokonaisvaltainen hyvinvointi – ravinto, lepo ja liikunta

Halutessaan kasvattaa omaa tehokkuutta, on hyvä muistaa kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin merkitys. Jos joku hyvinvointikolmioksi kutsutun portaikon osasista uupuu tai on luhistumispisteessä, on vaikeaa odottaa myöskään tehokkuutensa olevan huipussaan. Yksittäiset notkahdukset eivät saa suurta harmia aikaan, mutta pitkittynyt epäterveellinen ruokavalio tai huonot unitottumukset vaikuttavat tehokuuteen.

Tekemällä tehokkaammaksi – kehitä aamurituaali

Uskon, että aamulla tehokkaiden henkilöiden on helpompaa saada enemmän asioita aikaan ylipäätään päivän aikana, koska he tekevät keskittymistä vaativia asioita ollessaan virkeimmillään. Hyvien yöunien ja kahvikupin jälkeen tehokkuus on monilla korkeampi, kuin muuna ajankohtana päivässä. Jos taas jättää tärkeät hoidettavat asiat pitkän päivän jälkeen hoidettaviksi, on todennäköistä, ettei nämä tehtävät tule hetimmiten hoidetuiksi. Kuten Vanderkam kirjassaan toteaa, kannattaa kehittää itselleen selkeä aamurutiini, joka auttaa nousemaan sängystä aamuisin, vaikka uni vielä maistuisikin. Aamurutiinin muodostuessa tavaksi, on siitä jopa vaikeampi päästä eroon, kuin jatkaa toteuttamista.

Aamurutiinin lisäksi on hyvä tarkastella, minä aikana päivästä on itse tehokkaimmillaan, ja rakentaa esimerkiksi edellä mainittu aamurutiini tämän aikamääreen ympärille. Itse koen oman tehokkuuteni olevan huipussaan aamusta puoleen päivään. Pyrin mahdollisuuksien mukaan keskittämään päivän suurimman energiapiikkini eniten keskittymistä ja resurssejani vaativiin työtehtäviin. Aina tämä ei luonnollisesti ole mahdollista, mutta jo pari tehoaamua viikosta saa to do -listan hupenemaan silmissä.

Vanderkamin mukaan pienet päivittäin tehtävät asiat tekevät pitkällä ajanjaksolla suuren tuloksen, enkä voisi olla enemmän samaa mieltä hänen kanssaan. Eräs minua inspiroinut menestyksekäs vaatesuunnittelija on kertonut, kuinka tärkeää hänelle oli ommella edes yksi nappi vaatteeseensa päivässä, jotta hän koki tehneensä jokainen päivä edes pienen asian edesauttamaan omien unelmiensa toteutumista. Uskon suurtenkin asioiden toteutuvan kuin itsestään, jos visio vain on selkeänä mielessä, ja on valmis ottamaan jokainen päivä edes pienen askeleen kohti unelmaansa.

Ajan- ja projektinhallintatyökalut avuksi

Proakatemialla ollessani olen tutustunut erilaisiin tehokkuutta lisääviin ajan- ja projektinhallintatyökaluihin. Esimerkiksi Trelloa olen opetellut lähiaikoina käyttämään päivittäin. To do -listat ovat näin ollen helposti muokattavissa ja niitä pystyy siirtelemään paikasta ja taulusta toiseen esimerkiksi tehtävän kiireellisyyden mukaan. Valmiit tehtävät voi siirtää suoraan valmiiden tehtävien kansioon, joka puolestaan motivoi jatkamaan työtehtävien suorittamista.

Olen läpi elämäni joutunut kamppailemaan vitkastelun ja tehtäviin orientoitumisen kanssa. Koen saavani paljon aikaiseksi flow-tilan iskiessä päälle, mutta siihen pääsemiseksi on matkalla lukuisia häiriötekijöitä. Ongelmiini vastaus löytyi eräästä ajanhallinnan muodosta, nimeltä Pomodoro. Pomodoron tarkoituksena on jaksottaa työpäivä 25 minuutin työskentelyjaksoihin, ja jokaista työjaksoa seuraa aina viiden minuutin tauko. Neljän 25 minuutin mittaisen työjakson päätteeksi koittaa pidempi noin 15 minuutin mittainen tauko. Aluksi suhtauduin tähän työskentelymenetelmään skeptisesti, koska koen, että pääsen flow-tilaan vasta pidemmän työjakson päättyessä. Kun pääsin itse kokeilemaan tätä tekniikkaa, yllätyin positiivisesti työn tuloksista. Olin saanut kahden tunnin aikana enemmän aikaan kuin tavallisesti saan yhden päivän aikana. Ja olin pitänyt tuosta kahdesta tunnista jopa 20 minuuttia taukoa, eli työaikaa kahteen tuntiin mahtui yksi tunti ja 40 minuuttia. Nykyään pyrin käyttämään tätä tekniikkaa säännöllisesti varsinkin sellaisina päivinä, kun asiat pitäisi saada tehokkaasti etenemään.

Oma pohdinta

Tarvitsen kaikkien edellä mainittujen asioiden lisäksi täyttä työrauhaa ja hiljaisuutta, ja sen vuoksi koen parhaaksi työskentelypaikaksi oman kodin. Toiset pystyvät keskittymään hälyisässä kahvilassa, mutta itse myös tällaista työskentelypaikkaa kokeilleena koen sen häiritseväksi. Toinen suuri häiriötekijä omassa keskittymisessä on kaikki piippaavat laitteet, joista pahin on älykännykkä. Nykypäivänä on miltei mahdotonta pysyä tavoittamattomissa koko päivää, vaikka kuinka haluaisi keskittyä työn tekemiseen. Onnekseni on myös keksitty erilaisia työskentelyn tehokkuutta lisääviä menetelmiä ja apuvälineitä, jotka minimoivat erilaisten häiriötekijöiden ja vitkastelun riskejä.

Kirjailija Vanderkam neuvoo teoksessaan pitämään tehokkuuden nostamisesta ja editymisestään kirjaa ainakin 30 vuorokauden ajan, joka puolestaan helpottaa jälkeenpäin tehtävää itsereflektointia. Asioiden kirjaamisella ylös on omalla kohdallani ollut suuri positiivinen vaikutus. Ajatukset jäsentyvät omassa mielessä huomattavasti syvällisemmin, kun kirjaa vaikka 30 sekuntia päivässä ajatuksiaan ylös. Työ saattaa tuntua hetkellisesti puuduttavalta, mutta itse olen kokenut tämän arvokkaaksi prosessiksi varsinkin siinä vaiheessa, kun on palannut tarkastelemaan ja reflektoimaan omia muistiinpanojaan.