Tapahtuman järjestäminen

06.01.19 Esseen kirjoittaja: Arttu Vitikainen
Kirjapisteet: 2
Kirja: tapahtumajärjestän opas
Kirjan kirjoittaja:
Kategoriat: Erikoistuminen toimialalle

Olen pienestä saakka tykännyt järjestää erilaisia tapahtumia, ja minun sanoneenkin olevan pappani kopio. Tuo karjalan tanhuissa kasvanut ukko, kun oli aina järjestämässä tansseja. En ole myöskään pitänyt pienten tapahtumien järjestämistä erityisen haastavana, mutta olen kuullut sen monelle sitä olevan.

Jokaista tapahtumaa voidaan pitää tietynlaisena projektina. Projektin käynnistämiseen tarvitaan paljon innostavia ideoita, mutta ennen kuin ideasta lähdetään kehittämään tapahtumaa, kannattaa sitä tarkastella kriittisesti ja realistisesti. Huolellinen taustatyö on ensiarvoisen tärkeää. Pilkki-kilpailujen järjestäminen kuulostaa aina kivalta, mutta jos valittu päivä on heinäkuussa, niin tapahtuma saattaa olla harvaan osallistuttu.

”Tapahtumaa järjestettäessä on mietittävä tarkkaan, että kenelle tapahtumaa ollaan tekemässä. Kohderyhmän voivat muodostaa suuri yleisö, rajattu kutsuvierasjoukko tai avoin kutsuvierasjoukko. Kohderyhmän tuntemus on tapahtuman järjestämisessä hyvin oleellista, sillä tapahtuman perusolemus on saatava muovattua tavoiteltavan kohderyhmän oloiseksi, jotta tapahtuma ajaisi tarkoitustaan. Mikäli tapahtuma ja kohderyhmä eivät kohtaa, on seurauksena jossain määrin huonosti onnistunut tapahtuma. Pienissäkin tapahtumissa on jälkikäteen syytä tehdä tiedusteluja kävijöiltä tapahtuman onnistumisesta, sillä tämän arvokkaan tiedon avulla saat selville kohtasiko tapahtuman tarjonta odotukset, joita kohdeyleisöllä oli. Huomioi, että ajankohdan valinta on ensiarvoisen tärkeää. Kannattaa siis tarkistaa, ettei samaan aikaan ole muita, samalle kohdeyleisölle suunnattuja tapahtumia”.

 Olin itse joulukuun alussa järjestämässä firmamme pikkujouluja, missä osallistujat olivat onneksi helppo kohderyhmä. Kaikki tunsivat toisensa, kaikki tai ainakin lähes kaikki pitävät yhdessä urheilusta, kaikki pitävät hyvästä ruoasta ja juomasta sekä yhdessä olosta. Tähän kun päälle laittoi vielä saunan, niin alkoi paketti olla valmis. Vaikka en kokenutkaan suuria haasteita tapahtuman järjestämisessä, niin oli todella mukava huomata porukan viihtyvän. Myös paikan päällä ja jälkikäteen saatu palaute on ollut hyvin positiivista. Nämä myös ruokkivat omaa itseluottamusta ja on varmasti mukava järjestää tapahtumia myös jatkossa.

”Paikan valinta on keskeistä tapahtuman onnistumisen kannalta. Paikan valintaa mietittäessä on otettava huomioon sijainti, tavoitettavuus, tilat, oheispalvelut, paikan imago, majoituspalvelut sekä vuokrasta aiheutuvat kustannukset.”

Paikan valinta oli myös pikkujoulujemme isoin prosessi. Tila haluttiin mahdollisimman läheltä keskustaa, jotta kaikilla olisi mahdollisimman helppoa kulkea paikalle ja sieltä pois. Näin ollen kukaan ei myöskään joutuisi jäämään pois kulku vaikeuksien takia. Suht nopealla päätöksellä selkiytyi, että hakusessa oli tila jossa mahtuisi ruokailemaan ja viettämään aikaa, sekä saunomaan. Tämän päälle olisi sitten kiva saada poreallasta ja biljardipöytää yms, mikäli niistä ei aiheutuisi suuria kuluja. Tilojen vertailu on onneksi helppo prosessi, sillä netistä oli saatavilla päiväkohtaisesti vapaana olevat saunatilat Tampereen alueelta. Sivuilta sai myös kätevästi rajattua pois paikat, mitkä eivät hyväksy omia ruokia ja juomia

”Väitetään, että realistisen budjetin laskenta on sitä, että menot yliarvioidaan ja tulot aliarvioidaan. Kaikki tulo- ja menokohdat on syytä pilkkoa mahdollisimman pieniin osa-alueisiin ja niiden vastuuhenkilöt tehdä tietoisiksi myös taloudellisesta vastuusta. Tapahtuman rahoituslaskelmien perusta on siis hyvin tehty budjetti, tulo- ja menoarvio. Kustannusten oikea arviointi on tärkeää. Jo suunnittelun alkuvaiheessa on perehdyttävä mahdolliseen ulkopuoliseen rahoitukseen”

Pikkujoulujen budjetin luominen oli helppoa. Tuloja ei ole ja kaikilta osallistujilta satanen käyttörahaa. Tuon rahamäärän kanssa sitten alettiin suunnittelemaan, että saataisiin mahdollisimman paljon, mutta kuitenkin mahdollisimman halvalla ja realistisella summalla. Tuossa budjetissa pysyttiinkin hyvin, sillä urheilun ja saunomisen kustannukset olivat paljon odotettua halvemmat.

Järkevällä ajattelulla jokainen saa varmasti järjestettyä hyvän tapahtuman.

 

https://www.epliitto.fi/images/C_57_Tapahtumajarjestajan_opas.pdf

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!