Tapahtuman järjestäminen ja markkinointi – soluessee

10.12.15 Esseen kirjoittaja: Removed User
Kirjapisteet: 3
Kirja: Mitä, miksi, kuinka? : käsikirja tapahtumajärjestäjille
Kirjan kirjoittaja: Hanna Iiskola-Kesonen
Kategoriat: Erikoistuminen toimialalle, Johtaminen, Markkinointiviestintä, Myynti, asiakkuudet ja verkostot

Proakatemian ensimmäisenä syksynä järjestimme onnistuneesti kolmen naisen voimin  MatchTrack-sinkkutapahtuman. Päätimme kirjoittaa soluesseen tapahtumajärjestämisestä, sillä aihe on nyt ajankohtainen, ja sitä on helppo reflektoida omaan tapahtumaamme. Esseessä esitellään tapahtumaprojektin vaiheet, kuten esimerkiksi tavoitteiden määrittely, tulokulman löytäminen, vastuunjako ja markkinointi. Lisäksi tarkastellaan tapahtumamarkkinointia osana yrityksen markkinointistrategiaa.

Tapahtumaprojektin vaiheet

Kaikki lähtee hyvästä ideasta, jonka jälkeen toteutetaan erilaiset tapahtumaprojektin vaiheet. Tapahtumaprojektissa voidaan ajatella olevan neljä eri vaihetta, jotka ovat seuraavat:

  • Tavoitteiden määrittely
  • Suunnittelu
  • Toteutus
  • Päättäminen
    (Iskola-Kesonen, 2004)

Tavoitteiden määrittely ja suunnittelu

On erittäin tärkeää miettiä miksi ja kenelle tapahtumaa tehdään. Järjestimme pienen tiimin kesken sinkkutapahtuma MatchTrackin 4.12.2015. Tätä tapahtumaa ajatellen, meidän olisi ollut järkevää kaivaa vielä enemmän tietoa kohderyhmästämme. Lähdimme liikkeelle ideasta, että saisimme mukaan myös yksinäisyyttä potevia nuoria sinkkuja. Markkinoimme tapahtumaamme pääasiassa kouluilla. Opiskelijoiden kesken on yleensäkin paljon tapahtumia, joten jotain kautta meidän oli löydettävä myös ne nuoret, jotka ovat poissa työelämästä tai käyvät töissä, mutta eivät juurikaan osallistu yleisiin aktiviteetteihin.

Tavoitteiden määrittelyn tulisi siis vastata ainakin seuraaviin kysymyksiin:

  • Miksi tapahtuma tehdään
  • Kenelle tapahtuma tehdään
  • Miten jakautuvat tapahtuman vastuut, velvollisuudet ja oikeudet
  • Mihin käytetään mahdollinen taloudellinen voitto ja kuinka taloudelliseen tappioon on varauduttu
  • Onko tavoitteena tehdä jatkuva tapahtuma

Tapahtuman huolellinen suunnittelu auttaa hahmottamaan, ovatko tavoitteet realistisia ja selkeästi määriteltyjä. Selkeät tavoitteet kertovat ammattitaitoisesta järjestäjästä ja lisäksi ne helpottavat tapahtumaa markkinoidessa. (Iiskola-Kesonen, 2004)

Tapahtuman tulokulma

Kun aletaan suunnittelemaan tapahtumanjärjestämisessä sitä, mistä saadaan raha kattamaan kustannuksia, ensimmäisenä tulee mieleen pääsymaksun kerääminen. Mahdollista maksullisuutta suunniteltaessa mietitään tuleeko tapahtumasta kokonaan maksullinen, vai kerätäänkö osallistumismaksu vain osalta kohderyhmää. Lisäksi mietitään, että halutaanko maksullisuudella kattaa kaikki kustannukset, vai onko maksu vain nimellinen. Joskus on hyvä pyytää pienikin etukäteismaksu, sillä se sitouttaa osallistujan tulemaan tapahtumaan paikalle. Näiden seikkojen lisäksi tulee miettiä, osallistuvatko mahdolliset yhteistyökumppanit kustannuksiin, ja mikä on heille sopiva osuus niistä. (Vallo & Häyrinen, 52-53.)

Me päädyimme heti MatcTrackin alkuvaiheilla, että myymme tapahtumaan pääsylippuja. Lipun hinta muodostui sillä, että kyselimme muutamalta tutulta sinkulta, paljonko he olisivat tapahtumastamme valmiita maksamaa. Hinnaksi muodostui lopulta 12 euroa, ja myimme ständipäivinä lippuja alennettuun hintaan 10 eurolla. Lipputuloilla rahoitettiin kaikki tapahtuma kustannukset, ja se muutama sata euroa mitä voittoa jäi, jaetaan tasan järjestäjien kesken.

Usein yrityksen sidosryhmille tarkoitetut tapahtumat ovat kuitenkin maksuttomia. Näihin tapahtumiin on mahdollista hankkia mainostuloja ja julkista rahoitusta. Mahdollisia mainostajia lähestyttäessä mietitään, onko tapahtuman kohderyhmä sellainen, että se kiinnostaa mahdollisia yhteistyökumppaneita. Kun sponsoreita ryhdytään hankkimaan, on muutama perusasia muistettava:

  • Asetu lähestyttävän organisaation asemaan ja mieti, mitä hyötyä tapahtuman sponsorointi voi heille tarjota. Lähesty sellaisia yrityksiä, jotka jakavat saman arvomaailman ja imagon, kuin itse tapahtuma.
  • Valmistele selkeä ja vakuuttava esitys. Valmistaudu kertomaan tapahtumasi tavoite, kohderyhmä, arvioitu kävijämäärä, aika, paikka, teema, sisältö ja ohjelma. Muodosta sponsorointitarjouksesta selkeä: mitä sponsori saa vastineeksi antamastaan rahasta. Osoita sponsorille hänen saamansa hyöty. (Vallo & Häyrinen, 53-54.)

Työmäärän jakaminen ja toteutus

Tapahtumaa suunniteltaessa on usein vaikea hahmottaa koko projektin työmäärä. Tämän vuoksi on hyvä tehdä suunnitelmat ja jakaa työmäärää osiin. Varsinkin, kun tapahtuma toteutetaan ensimmäistä kertaa ja kaikki on uutta, suunnitelmallisuus on kaiken a ja o. Tapahtuma kannattaa ajatella projektina, jolle nimetään projektipäällikkö. Projektipäällikkö jakaa tehtäviä osiin, jolloin vastuuta ja työmäärää jakautuu kaikille tasapuolisesti. (Iiskola-Kesonen, 2004)

Vastuunjako ennen tapahtumaa

Sinkkutapahtumassamme jaoimme työtehtävät kolmen eri henkilön kesken. Pääasiassa roolit jakautuivat siten, että ennen tapahtumaa yksi oli vastuussa verkkokaupasta, joka sisälsi ilmoittautuneiden henkilöiden rekisterin ylläpito ja heille tiedottamisen sähköpostitse ennen tapahtumaa. Sama henkilö vastasi myös mobiilisovellusradan kehityksestä. Mobiilisovelluksen kehitys sisälsi rastien suunnittelun ja sovelluksen testaamisen.

Toinen vastasi ständipaikkojen varaamisesta, ilmoittautumislomakkeen ja palautelomakkeen suunnittelusta sekä rastiradan materiaalien hankinnasta. Ständipaikkojen varaamiseen kuului yhteydenpito eri tahoihin ja käytännön asioiden, kuten autopaikan ja kuljetuksen järjestäminen.

Nämä kaksi henkilöä vastasivat myös ruoan ja juomien hankinnoista tapahtumapaikalle ja tekivät ostokset ja tarvittavat kokkaukset etukäteen.

Kolmas toimi projektipäällikkönä ja vastasi graafisen ilmeen suunnittelusta. Graafinen suunnittelu sisälsi flyereiden ja muun markkinointimateriaalin toteutuksen. Lisäksi projektipäällikön tehtäviin lukeutui yhteyshenkilönä toimiminen tapahtumapaikan ja jatkopaikan kanssa. Projektipäällikön tehtävänä oli myös Facebook -sivujen perustaminen ja tapahtumasta tiedottaminen useammalle eri taholle, jotta näkyvyys olisi maksimaalinen.

Facebook -sivujen päivitys tapahtui kaikkien projektin vastuuhenkilöiden yhteistyönä.

Vastuunjako tapahtumassa

Tapahtumapäivänä projektipäällikkö huolehti salin järjestyksestä ja koristelusta. Lisäksi hän vastasi pikadeittien juontamisesta, työntekijöiden ohjeistuksesta ja muista käytännön järjestelyistä. Projektipäällikkö oli myös pisteyttämässä rasteja tietokoneen kautta, kun rastirata oli käynnissä. Voittajatiimin palkinnon järjestäminen oli myös hänen tehtävänsä.

Kaksi muuta vastuuhenkilöä työskentelivät keittiössä ja huolehtivat pöytään lisää tarjottavaa, kun edellinen loppui. Lisäksi he olivat vastaanottamassa osallistujia, ohjeistivat heidät rastiradalle ryhmissä ja vastasivat ilmoittautumisesta.

Tapahtumapäivälle otettiin kaksi työntekijää, joista toinen toimi tarjoilijana ja toinen huolehti tiskeistä, jotka syntyivät ruokailun aikana. Molemmat olivat myös rastiradalla vetämässä rasteja, koska siellä oli kaksi miehitystä vaativaa rastitehtävää.

Vastuunjaon onnistumisen arviointi

Ennen tapahtumaa vastuut oli onnistuneesti jaettu. Tämän kokoluokan tapahtumassa roolit voivat hieman sekoittua ja kaikkien vastuualueet ovat häilyvät. Tapahtumapäivänä rooleja olisi voinut hieman selkeyttää etukäteen, mutta tiimi toimi hyvin ja kaikilta löytyi tilannetajua, joten tapahtuma onnistui loistavasti pienestä aikatauluviiveestä huolimatta.

Markkinointi

Kun tapahtuman idea (miksi, kenelle, mitä?) ja teema (miten, millainen, kuka?) ovat selvillä, voidaan alkaa suunnitella tapahtuman markkinointia (Vallo & Häyrinen 2014, 103-108). Markkinointiviestinnän sisällön on oltava yhtenäinen tapahtuman visuaalisen ilmeen kanssa, ja sen tulee olla informoivaa. Hyvässä ilmoituksessa on tapahtuman tärkeät pääkohdat, kuten ajankohta, mahdollinen pääsymaksu ja maininta siitä, kenelle tapahtuma on suunnattu ja mistä saa lisätietoa. Esitteet ja nettisivut kannattaa suunnitella huolellisesti, jotta osallistujat tavoittavat tapahtuman järjestäjän. Suuremmissa tapahtumissa kannattaa tarkasti miettiä, kenen yhteystiedot ovat ensimmäisenä saatavilla. (Iiskola-Kesonen, 2004)

Markkinointiviestinnän kanavat valitaan tapahtuman kohderyhmän mukaan. Esimerkiksi jos järjestetään nuorten tapahtumaa, käytetään markkinointikanavana sosiaalista mediaa, ja jos taas järjestetään talouspäälliköiden seminaaria, ovat parhaita medioita jokapäiväiset talouslehdet ja alan aikakauslehdet. Muita mahdollisia markkinointikanavia ovat luonnollisesti suoramarkkinointi, mediamarkkinointi ja lehdistötiedottaminen. Lehdistöä voidaan lähestyä joko lehdistötiedotteella tai lehdistötilaisuudella. Molemmissa tapauksissa kerrotaan lehdistölle heitä kiinnostavat seikat tapahtumasta, ja pyritään siihen, että he kirjoittavat tapahtumasta etukäteisjuttua lehteen. Lehdistön edustajat voidaan kutsua paikalle myös itse tapahtumaan aistimaan tunnelmaa ja saamaan elämyksiä. Tällöin mahdollisuus lehtijutun saamiseen on suurempi. (Vallo & Häyrinen 2014, 58-59.)

MatchTrack-tapahtuman markkinointi

Me käytimme MatchTrack-tapahtumassa kanavia, joilla tavoitimme suuren joukon 20-30 vuotiaita potentiaalisia asiakkaita. Luonnollisesti tapahtumalle luotiin aikaisessa vaiheessa Facebook-sivut, joilla oli runsaasti tietoa tapahtumasta ja linkki verkkokauppaan pääsylipun ostoa varten. Mutta koska pelkkä Facebook-tapahtumasivun luominen ei yksistään riitä, jalkauduimme sinne, missä kohdeyleisöä liikkuu: korkeakouluihin. Pidimme kolmella korkeakoululla myyntiständejä noin kolme viikkoa ennen tapahtumaa, sekä tapahtumaviikolla. Ständeillä tavoitimme suuren määrän sinkkuja, joille kerroimme tapahtumasta, ja rohkaisimme heitä osallistumaan.

Tämän lisäksi saimme kontaktien kautta näkyvyyttä myös tampereensinkut.fi- sivustolla ja Facebookissa. Kokeilimme ensimmäistä kertaa myös Tinder-markkinointia. Se sujui käytännössä niin, että eräs projektitiimin naisista lisäsi omaan Tinder-profiiliinsa kuvan tapahtuman esitteestä. Siispä kun joku mies piti näkemästään profiilikuvasta, hän katsoi myös profiilin muut kuvat läpi ja näki väistämättä myös MatchTrack-mainoksen.

Teetimme MatchTrack-tapahtuman osallistujille lyhyen palautekyselyn, jossa yhtenä kohtana oli markkinointi. Eli kysymys kuului: mitä kautta kuulit tapahtumasta?. Tällä tavalla saimme konkreettista dataa siitä, mitkä markkinointikeinot olivat tehokkaita. Suuri osa kyselyyn vastanneista oli kuullut tapahtumasta ständeiltä, mutta myös facebook-tapahtuman kautta oli tullut osallistuneita. Monessa vastauksessa luki, että tapahtumaan osallistuttiin ystävän suosittelujen perusteella. Tähän tähtäsimmekin ständitoiminnassamme, kun kohdalle sattui tulemaan varattuja henkilöitä. Heille esiteltiin tapahtuma lyhyesti, annettiin mahdollisesti flaijerikin mukaan, ja pyydettiin kertomaan tapahtumasta kaverille. Myös Tinder-markkinointi oli onnistanut: kolme miestä oli ostanut lipun nähtyään tapahtuman mainoksen siellä.

Suunnitelmallisuus on avain projektin onnistumiseen

Tapahtuman suunnittelu on tärkeä osa tapahtuman onnistumisen kannalta. Etukäteen tehdyt valmistelut takaavat paljon paremmat puitteet tapahtuman onnistumiselle. Jos tapahtuma on suuri, kannattaa miettiä mitä kaikkea voi mahdollisesti ulkoistaa ja mitä tehdä itse hyvissä ajoin etukäteen. Esimerkiksi ruoan voi ottaa pitopalvelusta ja tapahtumapaikan koristelun ostaa valmiina, jolloin itse tapahtuman järjestäjälle jää suurempi vastuu organisoinnista ja asioiden sujuvuudesta huolehtimisesta. Projektisuunnitelman teko on varsin hyvä idea, jos se palvelee oikein ja edistää tavoitteeseen pääsyä.

Tapahtumaprojektin toteuttaminen mittaa projektipäällikön ammattitaitoa ja joustavuutta. Sen lisäksi, että tapahtumaa ennen on tehty huolelliset valmistelut, tulee tilanteisiin osata varautua ja tarvittaessa improvisoida tilanteen mukaan. Tapahtumassa tärkeää on aikataulun pitäminen ja se on suurelta osin tapahtuman projektipäällikön vastuulla. Peilaan kuvailtua taas edellä mainittuun MatchTrack – tapahtumaan, jossa jouduimme toteamaan, että olemme puoli tuntia myöhässä aikataulusta. Tästä jäi opiksi se, että kaikki mahdollinen tulee tehdä etukäteen.

Kirjassa Käsikirja tapahtumajärjestäjille kuvaillaan tapahtuman projektipäällikön tehtäviä enemmänkin. Projektipäällikkö ei saisi kiinnittää itseään mihinkään tiettyyn tehtävään tapahtuman ollessa käynnissä, koska hänen tulee varmistaa kaiken sujuvuus, sekä kannustaa työntekijöitä ja antaa ohjeita. Tapahtuman projektipäällikön tehtäviin ei myöskään kuulu asiakaspalvelu, vaan asiakkaat ohjataan erilliseen infopisteeseen.Ongelmatilanteissa kysytään joustavuutta ja mukautumiskykyä. Isot ongelmat tulee osata erottaa pienistä ongelmista. Pieniin ongelmiin ei tule käyttää liikaa aikaa, koska niiden ratkominen ei loppujen lopuksi ole niin merkittävää.

Tapahtuman kulisseissa voi olla monenlaisia kiireisiä tilanteita ja virheitäkin, jotka ratkaistaan rauhallisuudella ja päättäväisyydellä. Tilanteet eivät saa näkyä osallistujille, yleisölle, tai niille työntekijöille, joita asia ei kosketa. Projektipäällikön tulee olla tapahtuman työntekijöiden tavoitettavissa, sillä hänellä on ratkaisu ongelmatilanteisiin.

Tapahtuman päättäminen sisältää luonnollisesti tapahtumapaikan purkamisen ja siivoamisen. Tapahtuman osallistujilta on hyvä kerätä palaute ja työntekijöille tulee muistaa antaa kiitosta. Yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien kiittäminen on myös hyvä tehdä pian tapahtuman jälkeen. On tärkeää dokumentoida kaikki oleellinen tieto ja säilyttää ne hyvin, jotta seuraavaa tapahtumaa järjestettäessä arvokas tieto on helposti saatavilla.

Tapahtumamarkkinointi

Tapahtumia järjestetään, koska halutaan tarjota ihmisille elämyksiä. Tapahtumamarkkinointi ottaa askeleen pidemmälle, ja yhdistää yrityksen markkinoinnin ja tapahtuman. Tapahtuma voi olla esimerkiksi avajaiset, tuotelanseeraus, myyntitapahtuma, promokiertue, messut, juhlat, sponsorointitilaisuus, luento, tutustumiskäynti, julkistamistilaisuus tai vaikka elokuvan ensi-ilta. Tapahtumamarkkinoinnissa yritys käyttää elämyksellistä tapahtumaa viestiäkseen kohderyhmänsä kanssa ja kohdatakseen sidosryhmänsä suunnitellussa tilanteessa ja ympäristössä. Yrityksen näkökulmasta tapahtuma on markkinoinnin väline viestinnän, mainonnan, suoramarkkinoinnin, sponsoroinnin, promootioiden ja painotuotteiden joukossa.   Yrityksen tapahtuma voi olla itse järjestetty, tai se voidaan ostaa tapahtumatoimiston palveluna kokonaan tai osittain. Tapahtuma voi olla myös osana olemassa olevaa kattotapahtumaa. (Vallo & Häyrinen, 19-21,39.)

Tapahtumamarkkinoinnissa tapahtumat ovat osa yrityksen markkinointistrategiaa, ja ne kytkeytyvät sulavasti muihin markkinointitoimenpiteisiin. Tapahtumanjärjestäminen on tavoitteellista, ja tapahtumilla vahvistetaan yrityksen imagoa ja brändiä. Tapahtumissa tärkeintä on tarjota kohderyhmälle uusia kokemuksia, mieleenpainuvia elämyksiä, sekä luoda puitteet ihmisten väliselle kohtaamiselle ja vuorovaikutukselle. Kohderyhmä koostuu yrityksen sidosryhmistä, ja se määritetään aina tarkoin tapahtumaa suunnitellessa. Tapahtuma voidaan järjestää yrityksen omalle henkilökunnalle, uusille tai vanhoille asiakkaille, yhteistyökumppaneille, lehdistölle, tai omistajille.  (Vallo & Häyrinen, 20-21.)

Tapahtuman tavoitteen täytyy olla selkeä, ja se voi olla jokin seuraavista: yrityskuvan kehittäminen, näkyvyyden hankkiminen, asiakassuhteiden lujittaminen, uusien asiakassuhteiden luominen, tuotteen tai palvelun esittely ja myyminen, uusien yhteistyökumppaneiden hankkiminen, oman henkilöstön valmennus ja motivointi, yrityksen vision ja arvojen välittäminen tai varainhankinta. (Vallo & Häyrinen, 22.)Varainhankinnasta esimerkkinä tänä syksynä Naisten pankin ja Kirkon ulkomaanavun järjestämä tapahtuma nimeltä Kävele naisella ammatti. Tapahtuma oli maksuton, ja siellä oli monissa paikoissa keräyslippaita. Tapahtumassa oli monia näytteilleasettajia ja esiintyjiä, sekä P-hämppiin suunniteltu kävelyreitti.

Tapahtumamarkkinoinnilla on monia vahvuuksia, joista tärkein on sen vuorovaikutteisuus: osallistujat saavat henkilökohtaisen kontaktin yrityksen edustajiin, mikä tekee tapahtumamarkkinoinnista intensiivisemmän kuin perinteiset markkinointiviestinnän välineet. Myös erilaisten aistien hyödyntäminen on helpompaa. Lisäksi tapahtumissa puitteet ja viesti ovat helposti hallittavissa, ja niistä on helppo kerätä palautetta siitä, onko tavoitteisiin päästy. Tapahtumissa on myös mahdollista rajata osallistujajoukko yrityksen tarpeiden ja tavoitteiden mukaan. Tapahtuvat toimivat myös kilpailukeinona, sillä ne antavat mahdollisuuden erottautua myönteisesti kilpailijoista. Kaiken kaikkiaan tapahtumat tarjoavat osallistujilleen elämyksellisiä kokemuksia, ja jättävät ihmisiin ainutlaatuisia muistijälkiä. Näissä kaikissa kohdin on erityisen tärkeää luoda onnistunut tapahtuma, sillä jos tapahtuman järjestelyt on tehty kehnosti, jää ihmisten mieleen huono mielikuva, ja yrityksen brändi heikkenee. (Vallo & Häyrinen, 21-22.)

Hyvä tapahtuma luo osallistujilleen ennennäkemättömiä elämyksiä ja muistijälkiä. Kun tapahtuman suunnittelu on tehty huolella, ja on löydetty vastaukset kysymyksiin mitä, miksi ja kuinka, on tapahtuma tarkoitettu onnistumaan. Tärkeintä on löytää tapahtumalle tavoite, oli se sitten rakkauden löytäminen, uuden tuotteen lanseeraus tai rahankeräys yhteiskunnalliselle järjestölle.

Lähteet:

Iiskola-Kesonen, H. 2004. Mitä, miksi, kuinka? : käsikirja tapahtumajärjestäjille. Helsinki: Suomen liikunta ja urheilu.

Vallo, H & Häyrinen, E. 2014. Tapahtuma on tilaisuus. Tapahtumamarkkinointi ja tapahtuman järjestäminen. Tallinna: Tallinna Raamatutrükikoda.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Keskustele artikkelista

1 kommentti to “Tapahtuman järjestäminen ja markkinointi – soluessee”

  1. Annika Seppänen sanoo:

    Onnistunut essee! Tykkäsin kuinka laaja se kokonaisuudessaan on, ja on hyödynetty myös kirjaa ja viitattu siihen sekä käyty hyvin tarkasti läpi tapahtumanjärjestämisen kulku ja otettu talteen opit seuraavaa kertaa varten. Tekstikin oli selkeä lukea. 🙂

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
Leave a Reply to Annika Seppänen

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!