Tapahtumajärjestäjän muistilista

30.10.18 Esseen kirjoittaja: Teresa Ikonen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Nupit kaakkoon - Musiikkitilaisuuden järjestäminen
Kirjan kirjoittaja: Jukka Jyrä
Kategoriat: Erikoistuminen toimialalle, Oppiva organisaatio

Tapahtumajärjestäjän muistilista

 

Tämän esseen olisin pystynyt kirjoittamaan ilman kyseisen kirjan lukemistakin, sillä samat opit ehti tulemaan kesän aikana projektien kautta. Mutta pystyn ainakin vannomaan, että nämä asiat on erittäin oleellista muistaa ja huomioida tapahtuman järjestämisessä, joten hyvää muistelua itsellekin käydä näitä läpi.

 

Ensinnäkin mieti, miksi ja kenelle tapahtuma järjestetään? Mikä on tapahtuman kohderyhmä? Asetetaanko jotain tavoitteita? Millaiselle tapahtumalle olisi kysyntää? Onko tapahtumassa jonkinlainen teema? Millaisia odotuksia kohderyhmällä on tälle tapahtumalle, mitä juuri he kaipaavat?

Ajankohta on tärkeä. Järjestetäänkö samaan aikaan muuta kohderyhmää kiinnostavaa tapahtumaa? Ajankohta täytyy suunnitella juuri sopivaksi kohderyhmälle.

Tilan varaaminen tulee tehdä ajoissa. Tärkeää on miettiä tilan sijainti, koko, hinta ja toimivuus tapahtumaan sopivaksi. Varmista myös julkisen liikenteen kulku. Erittäin tärkeää on, että tilan vuokraamisesta tehdään kirjallinen sopimus. Selvitä myös ajoissa tarvittavan sähkön ja veden saatavuus.

Budjetti on myös ensimmäisten joukossa mietittäviä asioita. Täytyy huomioida kaikki seikat, joista voi tulla yllättäviäkin lisäkuluja. Tilavuokra, artistikulut, markkinointikulut, äänentoistolaitteet, Teosto-maksut, järjestyksenvalvonta, artistien ja talkoolaisten tarjoilut, asiakkaiden tarjoilut, mahdollisesti artistien matka- ja majoituskulut… Kuluja kyllä riittää, mutta onneksi jonkun verran on mahdollista saada myös tuloja ja ainakin sponsorien avulla hieman keventää kuluja. Tuloja tulee esimerkiksi pääsylipusta, sponsoreilta, yhteistyökumppaneilta, myös tapahtuman juomamyynneistä on mahdollista saada osuus, jos juomatarjoilu tulee esimerkiksi tilan haltijan puolelta. Budjetointi kannattaa tehdä tarkasti ja varautua myös yllättäviin kuluihin.

Esiintyjät on hyvä buukata hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, isoimmat artistit jopa vuosia ennen. Toki voi olla, että loistava artisti löytyy lyhyelläkin varoitusajalla, mutta tähän ei kannata turvautua. Esiintyjät on hyvä valikoida kohderyhmän kiinnostuksen ja tapahtuman luonteen perusteella. Kun artisti on varattu, tehdään kirjallinen sopimus asiasta ja tutustutaan raideriin, eli listaan artistin toiveista. Sieltä löytyy mahdollisesti toiveita hotelleista, juoma- ja ruokatarjoiluista, vapaalipuista ystäville tai jopa äänentoistosta tai valaistuksesta.. Oikeastaan listalla saattaa lukea ihan mitä vaan. Muista myös varmistaa montako henkeä on seurueessa, anna heille ajo-ohjeet, selvitä kuka järjestää valo-ja äänitekniikan, kysy soundcheckin ajankohta, sekä järjestä tapahtumaan joku henkilö ottamaan esiintyjät vastaan ja varmistamaan, että heillä on asiat hyvin tapahtuman ajan.

Luo markkinointisuunnitelma, ja markkinoi tapahtumalle ja kohderyhmälle sopivilla kanavilla. Ole tarkka myös siitä, että lipunmyynti on järjestetty kohderyhmälle sopivalla tavalla. Näin tavoitat juuri oikeat ihmiset, ja säästät aikaa ja rahaa.

Hanki tapahtumaan talkoolaisia, varsinkin tapahtuman kasaamisessa ja purkamisessa apukädet ovat varmasti tarpeen. Rekryä talkoolaiset ajoissa ennen tapahtumaa, ja muista tapahtumassa huolehtia myös heidän hyvinvoinnistaan ja järjestä heille esimerkiksi tarjoilut. Massu täynnä on energisempää porukkaa!

Varmista montako järjestyksenvalvojaa tapahtumaan tarvitaan, ja tulevatko ne tilan haltijan puolesta vai eivät. Järjestyksenvalvojat saattavat olla yllättävänkin suuri kuluerä.

Huomioi, jos tapahtumastasi aiheutuu huomattavia meluhaittoja lähialueen asukkaille. Heitä on kohteliasta ainakin varoittaa mahdollisesti häiritsevästä melusta, ja lupa-asioista vastaava viranomainen saattaa jopa vaatia tätä. Tee tarvittavat lupahakemukset ja -ilmoitukset hyvissä ajoin.

Laadi mahdollisimman tarkka aikataulu tapahtuman kululle, sekä suunnittelulle, rakennukselle ja purkamiselle.

 

Toki tapahtuman järjestämisessä on paljon muutakin tehtävää ja huomioitavia seikkoja, mutta tällä listalla pääsee jo melko pitkälle!

 

 

Lähde: Jyrä, J. 2010. Nupit kaakkoon – Musiikkitilaisuuden järjestäminen. Helsinki: Kustannus-Osakeyhtiö Kotimaa

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Tagit:

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!