En ole koskaan ollut kovin hyvä suunnittelemaan tai en ainakaan ole kokenut sen olevan itselleni ominaista. Bisneselämässä ymmärrän kuitenkin yrittäjän kantavan vastuuta ihmisten elannosta, vähintäänkin omasta. Tämän vuoksi arvostan suunnitelmallisuutta ja ennakointia pelkän arpapelin sijaan.

Suunnitelmallisuus on monitahoinen konsepti, jota teemme päivittäin jopa huomaamattamme. Tämän lisäksi suunnittelutyyppejä on useampia eli on turhaa olettaa, että yksi tapa sopisi kaikille. Ilmeni myös, että suunniteleminen itsessäänkin voi olla joko ennakoivaa tai tilanteessa tapahtuvaa.

Näistä kuvauksista tunnistan itseni vahvasti tilanteessa suunnittelevaksi henkilöksi ennemmin kuin etukäteen suunnittelevaksi. Vaikka olenkin taipuvaisempi tällaiseen käytökseen ei se tarkoita etten voisi opetella paremmaksi ennakkoon suunnittelijaksi.

Peter Morville esittelee kirjassaan “Planning for Everything” suunnittelemisen kuusi osaa.

Ensimmäisenä tulee tunnistaa ratkaistava ongelma ja muodostaa siitä selkeä esitys. Kyseessä ei ole mikään powerpoint-esitys ellei se auta itseäsi hahmottamaan asioita. Jotta suunnitelma olisi mahdollisimman tehokas tulee olla selvää mitä tarkalleen ottaen suunnitelmalla pyritään ratkaisemaan.

Uskoakseni tämä osuus suunnittelemisessa on itselläni suhteellisen vahva eli osaan tunnistaa ongelmia ja syy-seuraus suhteita. Kuvitteellisessa tarkistulistassani voin siis hyvin mielin rastittaa ensimmäisen ruudun ja etsiä todellista heikkoutta.

Seuraavaksi vuorossa on tavoitteen valitseminen. Tavoitteen on siis tarkoitus olla suunnitelman kannalta relevantti sekä juuri sopivan kaukainen, jotta suunnitelma toimisi parhaalla mahdollisella tavalla eduksesi. Tavoite myös selventää miksi suunnitelmaa lähdetään toteuttamaan.

Minulla on tapana asettaa tavotteita tekemiselleni, sillä haluan tekemällä työlläni olevan selkeä merkitys. En siis koe, että tavoitteiden asettamisessa olisi toiminnassani ongelmaa, mutta suunnitelmallisuuden lisääminen varmastikin muistuttaisi minua käymättä toimeen, jonka tavoitetta en ole määrittänyt. Ei sen takia, että kaiken pitäisi koko ajan viedä eteenpäin vaan siksi, että olen huomattavasti motivoituneempi tietäessäni jo etukäteen, mitä voin työllä saavuttaa.

Kolmas vaihe on päätös suunnitella. Tämä vaihe saattaa kuulostaa hieman nurinkuriselta, kun puhutaan suunnittelemisen vaiheista ja yksi vaiheista on päätös suunnitella. Kuitenkin joudun henkilökohtaisesti allekirjoittamaan tämän vaiheen ja eritoten korostamaan, sillä koen omalla kohdallani suurena ongelmana ottaa aikaa suunnitella. Minulla on tapana innostua tekemisestä, minkä vuoksi saatan hypätä suoraan siihen erittäin pienellä tai jopa olemattomalla suunnittelemisella. Siksipä onkin tärkeää muistaa, ettei suunnitelmista tule valmiita, jos ei päätä suunnitella.

Suunnitelman muodostaminen on vasta nyt vuorossa. Suunnittelemisessa siis on kolme vaihetta ennen kuin suunnitelmaa edes lähdetään tekemään, näin siis ainakin Morvillen mukaan. Suunnittelemisen erilaiset tavat kuuluu johonki muuhun esseeseen, tämän tekstin kannalta relevanttia on vain hahmottaa suunnittelun osa-alueet. Pakko myöntää, että silmäni avautuivat toden teolla tajutessani, että itse suunnitelman ei kuulukaan olla ensimmäinen askel vaan sekin vaatii valmisteluja.

Nyt onkin vuorossa oma suosikkivaiheeni eli suunnitelman toteuttaminen ja seuraaminen. Tässä vaiheessa on tärkeää toiminnan lomassa muistaa myös tarkastella kuinka hyvin toiminta noudattaa suunnitelmaa ja, jos ei, niin korjausliikkeitä tulee tehdä koko matkan ajan. Eli suunnitelman rooli ei siis ole olla pelkkä alustus projektille ja tarkastelukohta projektin päätyttyä vaan sen sijaan kartta koko matkan ajan.

Viimeinen suunnittelemisen askel on suunnitelmasta oppiminen. Vaikka koko matkan ajan tekisi korjausliikkeitä tarkoittaa se silti, että jossain vaiheessa ollaan kuljettu hakoteille. Tämän vuoksi suunnitelmaakin kuuluu tarkastella kriittisesti sekä matkan aikana että sen jälkeen. Kriittisesti ajatteleminen tässä kontekstissa ei tarkoita suunnitelman kyseenalaistamista vaan pohdiskelevaa tutkimista. Poimi suunnitelmasta kohdat, joiden huomaat erityisesti toimivan omalla kohdallasi ja pyri seuraavassa suunnittelemassa parantamaan kohtia, jotka eivät toimineet niin hyvin.

Mitenkäs tämä kaikki toimi omalla kohdallani?

Olin tunnistanut ongelmakseni suunnittelemisen tai vähintäänkin selkeäksi kehityskohdaksi. Tavoitteeksi päätin itseäni motivoivan suunnitelmapohjan luomisen/löytämisen. Sivuutin kolmannen askeleen täysin ja muodostin nopean suunnitelman lukea Peter Morvillen kirjan “Planning for Everything”. Suunnitelmani oli suppea ja luotti täysin sen varaan, että valitsemani kirja ohjaa oikeaan suuntaan.

Lähdin toteuttamaan suunnitelmaani ja luin kirjan. Suunnitelmani toteutumista en seurannut millään muin tavoin kuin kirjanmerkin siirtämisellä. En ollut sisällyttänyt suunnitelmaani päivittäistä tai viikottaista etenemistahtia. Suunnitelmani ei edes vaatinut minua oppimaan, muistamaan lukemaani saatika kirjaamaan siitä mitään ylös. Tietyllä tasolla siis suunnitelmani toteutumisen seuraaminen oli kovin binääristä, joko saan kirjan luettua tai en. Tämä kuvastaa hyvin lähtötilannettani ja asennettani suunnittelemista kohtaan.

Nyt onkin vuorossa suunnitelmastani oppiminen kirjan oppien kyydittämänä, ja siinäpä vasta opittavaa onkin. Näillä eväillä lähdenkin uudelleen kohti hieman suunnitelmallisempaa toimintaa ja muistan tehdä PÄÄTÖKSEN SUUNNITELLA.