Soluessee

Riina Hahtokari & Eelis Piipponen

Johdanto

Proakatemialla opiskelijat järjestävät paljon tapahtumia, tämä johtuu pitkälti siitä, että Proakatemialla on paljon omia tapahtumia, mutta tapahtumia järjestetään myös ulkopuolisille yrityksille. Tapahtumien järjestäminen on toisaalta yksinkertainen projektin, kun tiedät minkä tyyppistä tapahtumaa lähdet järjestämään ja mitä siellä haluat tapahtuvan. Totuus tapahtumien järjestämisestä on kuitenkin toinen. Tapahtumissa tulee ottaa huomioon jos jokseen laista asiaa suuntaan ja toiseen. Proakatemialaiset ovat järjestäneet pieniä tapahtumia, kuten Team ‘n’ Heat -tapahtuma jossa oli noin 60 vierasta paikalla, mutta on järjestetty myös suuremman kokoluokan tapahtumia kuten Sport & Business Seminar, jossa oli tänäkin vuonna reilu 300 myytyä lippua. Tällaisten tapahtumien järjestäminen opettaa järjestäjilleen paljon. Olemme usein itsekin yllättyneet kuinka paljon tapahtuman järjestäminen opettaa. Siinä on helppo oppia johtamista, delegointia, taloutta, markkinointia, myyntiä ja vaikka mitä näiden lisäksi. Mitä se tapahtuman järjestäminen sitten oikein on ja mitä se vaatii tekijöiltään, siihen pureudumme seuraavaksi.

Tapahtumakonsepti

Tapahtumaksi voidaan  laskea mikä tahansa tilaisuus yksityisistä pienistä tilaisuuksista aina suuriin massatapahtumiin saakka. Tapahtumat voivat olla niin organisaation sisäisiä kuin ulkoisiakin tapahtumia. Tapahtuman tarkoituksena on saada tuloksia aikaan, oli tapahtuma millainen tahansa. Tapahtuma -käsitteellä tarkoitetaan esimerkiksi messuja, markkinoita, kilpailuja, konsertteja ja muita vastaavia yleisötilaisuuksia. Tapahtuman voi järjestää niin yksityinen henkilö, yritys tai yhdistyskin. Tapahtumaa voivat olla järjestämässä henkilöt organisaation sisältä tai tapahtuma voidaan ostaa tapahtumatoimistosta. Tapahtumien avulla on tarkoitus koota ihmiset tiettyyn paikkaan ja aikaan jotain tarkoitusta varten. (Korhonen, Korkalainen, Pienimäki, Rantala. 2015).

Proakatemialla järjestetään sekä ulkoisia, että sisäisiä tapahtumia. Proakatemian sisäisiksi tapahtumiksi luokitellaan esimerkiksi jokaisen kuun alussa oleva Projektori, johon kutsutaan kaikki Proakatemian opiskelijat. Muita Proakatemian sisäisiä tapahtumia ovat esimerkiksi Vuosigaala, synttärit, kevätkarkelot ja pikkujoulut. Proakatemian ulkopuoliset tapahtumat ovat usein koulutuksen vientiin ja markkinointiin liittyviä tapahtumia. Proakatemian markkinointitiimi käy pitämässä esittelyjä akatemiasta lukiolaisille ja ammattikoululaisille. Proakatemia ei sinällään itse järjestä muunlaisia tapahtumia ulkopuolelle, vaan ne tulevat jokaisen Proakatemialla olevan tiimin kautta. Esimerkkinä jo reilun kymmenen vuoden ajan järjestetty Pilke Stay Up Late -tapahtuma on Proakatemian opiskelijoiden järjestämä tapahtuma, mutta siinä on henkilöitä useista tiimeistä ja näin se menee yhden akatemialla olevan yrityksen kautta, ei itsessään Proakatemian kautta. Tiimit järjestävät toimeksiantoina tapahtumia kuten työhyvinvointi päiviä tai messuja ulkopuolisille toimeksiantajille.

Tapahtumia voidaan määritellä erilaisiin kategorioihin esimerkiksi niiden koon mukaan. Pienempiin tapahtumiin kuuluu paikalliset ja yhteisölliset tapahtumat, joiden tarkoituksena on viihdyttää kävijää ja luoda sosiaalisia kontakteja. Suuremmat tapahtumat ovat keräävät enemmän yleisöä ja pienempiin tapahtumiin verrattuna media on näistä kiinnostuneempia. Tapahtumat voidaan jaotella myös tapahtuman sisällön perusteella kolmeen kategoriaan: kulttuuri- ja taidetapahtumat, urheilutapahtumat ja liiketoimintaan liittyvät tapahtumat. (Korhonen ym. 2015).

Tapahtumat ovat projekteja, joita varten kootaan projektiryhmä. Projektiryhmän vastuulla on tapahtuman suunnittelu, ideointi, markkinointi, myynti ja toteuttaminen. Projekteista tehdään projektisuunnitelmat ja niin on myös tapahtumien suhteen. Tapahtumasuunnitelmassa on hyvä olla kaikki tapahtuman perusteet: mitä järjestetään, kenelle järjestetään, milloin järjestetään, miten markkinoidaan tapahtumaa ja tapahtuman talouslaskelma. Internetistä on helppo löytää erilaisia projektijärjestäjän muistilistoja, joilta on helppo tarkistaa mitä kaikkea projektisuunnitelmassa tulisi olla. Se toimii myös hyvänä muistilistana projektia järjestäessä. Esimerkki tapahtumajärjestäjän muistilistasta (Liite 1.)

Tapahtuman järjestämisen vaiheet

Ennen itse tapahtumaa on monta eri työvaihetta, ja ne hoitamalla huolella ja ajatuksen kanssa itse tapahtuma päivän saa sujumaan. Ensimmäiseksi kannattaa lähteä miettimään millainen tapahtuma halutaan järjestää ja kenelle? Kohderyhmän miettiminen voi tuntua vaikealta. Liian usein ajatellaan liian laajasti tyylillä kaikille kaikkea, mutta siinä mennään aina vähän metsään. Yleensä kaikille kaikkea onkin vain ei kellekkään oikein mitään. Kun kohderyhmä on tarkoin mietitty on sisältöä helpompi rakentaa heille sopivaksi. Seuraavaksi määritellään ajankohta ja aika, tähänkin pystyy peilaamaan hyvin kohderyhmäänsä, mikäli tapahtuma on lapsiperheille suunnattu, ei lauantai ilta ole kaikista paras ajankohta heille. Kun ajankohta on selvillä on hyvä tarkistaa, ettei samaan aikaan tai aikoihin ole samanlaista tai samankaltaista tapahtumaa lähistöllä. Sen jälkeen lähdetään miettimään, nimeä, onko tapahtuma ulkona vai sisällä. Kuinka ison paikan tarvitsee ja kuinka paljon väkeä paikalle tarvitsee, jotta tapahtuma onnistuu.

Laske ja määritä tapahtumalle budjetti. Haetaanko tapahtumaan sponsoreita, yhteistyökumppaneita tai apurahoja? Millaista yhteistyö kuviota tapahtumasi kaipaisi ja ketkä olisivat hyviä kumppaneita sinun tapahtumaasi. Kuinka suureksi tapahtuma voi kasvaa ja kuinka paljon kohderyhmäsi on valmis lipuista maksamaan. Budjetoinnissa voi ottaa huomioon mahdolliset early bird lippujen hinnat, mikä saa taas ihmiset kiinnostumaan ja varmistamaan tulonsa tapahtumaan. Tapahtuman markkinointi on tässä isossa osassa ja sitä on avattu enemmän seuraavassa tapahtuman markkinointi kohdassa.

Jokaiselle projektiin olevalle on hyvä määrittää oma tehtävä alueensa, josta vastaa. Itse tapahtuman suunnittelu ja rakennus ajalle, kuin myös tapahtuma päivälle. Tapahtuman suuruudesta riippuen myös itse tapahtuma päivään tarvittavat lisä henkilökunta. Mahdolliset vapaaehtoiset, sekä järjestyksen valvojat. Kuinka paljon tarvitset esimerkiksi henkilöitä jotka omaavat hygienia, anniskelu passeja jne.

Tapahtumasta ja sen koosta riippumatta, on alussa tehtävällä suunnittelulla suuri merkitys työmäärän kasaantumisella loppua kohti. Itse tapahtuman rakennus viikolla/viikoilla on tekeminen enää vain kaiken hyvin valmistellun esityön kokoamista paketiksi.

Tapahtuman markkinointi

Kaikki lähtee hyvän markkinointisuunnitelman tekemisestä. Markkinointia on helpompi toteuttaa, sekä seurata kun on selkeä suunnitelma siihen mitä lähdetään tekemään. Hyvä markkinointisuunnitelma on tapahtuman kehittymisen sekä toiminnan kehittymisen kannalta hyvin olennaista.

Markkinointisuunnitelman teko alkaa alkukartoituksen tekemisellä. Määritetään missä ollaan nyt, mihin ollaan menossa ja mihin halutaan mennä? Voidaan tutkia myös mitä muualla tapahtuu. Mitä vastaavanlaisissa tapahtumissa tapahtuu ja mitä voisimme tehdä toisin? Yksi hyvä tapa aloittaa on esimerkiksi SWOT analyysi, jonka avulla pystyy kartoittamaan mahdollisuudet, vahvuudet, heikkoudet sekä uhat.

Kun alkukartoitus on valmiina luodaan seuraavaksi strategia joka tukee tapahtuma organisaation yhteistä näkemystä tapahtuman kulusta ja päämäärästä. Strategia on hahmotelma/suunnitelma jonka perusteella lähdetään etenemään. Se tulee muuttumaan matkan varrella ja sen ei tarvitse olla pilkun tarkka. Se on osa markkinointisuunnitelmaa, jolla määritellään punainen lanka, jotta kaikkien olisi helppo pysyä mukana.

Strategian pohjalta määritellään tavoitteet, niiden tulee olla selkeitä ja konkreettisia. Pää tavoitteiden rinnalle määritetään myös välitavoitteita, joiden avulla pystytään helposti seuraamaan projektin etenemistä. Kun tavoitteita ollaan tekemässä, olisi hyvä miettiä niitä seuraavien kysymysten kautta.

• Mitä markkinoinnilla halutaan saavuttaa?
• Ketkä ovat markkinoinnin keskeinen kohderyhmä?
• Mihin markkinoinnissa erityisesti halutaan panostaa?
• Kuinka paljon markkinointiin voidaan sijoittaa aikaa, rahaa, henkilöitä ?

Kun tavoitteet on asetettu voidaan alkaa suunnittelemaan käytännön toimia, sekä tekemään toimintaohjetta. Toimintaohje pitää sisällään markkinointiin käytettävän budjetin, aikataulujen sekä tiedotussuunnitelman laatimisen. Tämän jälkeen on enää itse toiminnan käynnistäminen ja markkinoinnin toteuttaminen suunnitelman mukaan. Markkinointia on hyvä seurata aina välillä ollaanko menossa oikeaan suuntaan ja onko saatu saavutettua tarvittavia tuloksia.

Markkinointisuunnitelman teon jälkeen, on markkinointi  huomattavasti rennompaa sekä tehokkaampaa kun ei tarvitse lennosta soveltaa.

Pohdinta

Tapahtuman järjestämisessä parasta on se oppi, mitä se antaa. Proakatemialla tapahtuma järjestäessä oppii ymmärtämään mitä pienenkin tapahtuman järjestäminen voi pahimmillaan tarkoittaa. Tapahtumajärjestämisen suurimpia oppeja on johtamisen taidot, organisoinnin taidot, oppi delegoida hommia eteenpäin, oppi miten tapahtuman markkinointi toimii ja sitä kautta miten myynti toimii ja näiden lisäksi oppii vielä projektin taloutta. Näiden suurempien kokonaisuuksien alta löytyy satoja pieniä palasia mitä tapahtumajärjestäminen tekijöilleen opettaa ja tapahtumien järjestäminen on yksi erittäin hyvä tapa Proakatemialla oppia oman yrityksen pyörittämistä.

Tapahtuma koosta ja tapahtuman tarkoituksesta riippuen saa jokaisesta erilaista ja opettavaa kokemusta. Järjestämällä erilaisia ja erikokoisia tapahtumia saa enemmän oppia ja koppia tulevaisuutta varten. Periaatteet kaikkien tapahtumien järjestämisessä on samat, mutta jokaisessa eri tyylisessä ja tarkoitus perältään erilaisessa tapahtumassa on omat haasteensa. Proakatemialla erilaisia tapahtumia järjestäessä, voikin löytää juuri itselle sopivan tavan ja tyylin, millaisia tapahtumia haluaa mahdollisesti tulevaisuudessa järjestää tai tuottaa.

Liitteet

Liite 1. Tapahtumajärjestäjän muistilista.

https://www.imitsi.fi/@Bin/361354/Muistilista+tapahtumanjärjestäjälle.pdf

Lähteet

Korhonen, H. Korkalainen, K. Pienimäki, T. Rintala, S. 2015. TAPAHTUMA- JÄRJESTÄJÄN OPAS. Laurea Ammattikorkeakoulu. Luettu 23.4.2018.

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/105211/58.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Luettu 2.5.2018.

http://www.tyovaenliike.fi/kalenteri/tapahtumajarjestajan-muistilista/

Opas tapahtuman markkinointiin & viestintään Tampereella. Luettu 2.5.2018

https://www.tapahtumatoimisto.com/sites/default/files/opasnettifinal.pdf