Esseen arvioitu lukuaika on 10 minuuttia.

Pilke 2018 myyntitiimin terveiset sponsorihankintaan ja palvelutalokontaktointiin

Mikko Vainioniemi, Janne Roivas & Santeri Saarinen (Motive)

 

JOHDANTO

Tässä soluesseessä kolme Pilke Stay Up Late 2018 myyntitiimin jäsentä pohtii omalta osaltaan tämän vuoden tapahtuman valmisteluja ja toteutusta. Olemme kaikki kolmannen vuoden fysioterapeuttiopiskelijoita ja kellään meistä ei ole aikaisempaa kokemusta tapahtuman järjestämisestä. Meillä kaikilla oli samat syyt lähteä mukaan tähän projektiin: halusimme oppia lisää tapahtuman järjestämisestä, myynnistä ja päästä edistämään yhdenvertaisuutta.

Pilke oli ensimmäisiä projekteja, johon lähdimme mukaan Proakatemialle tultuamme. Pilke vaikutti mielenkiintoiselta ja suurelta projektilta, josta olisi mahdollisuus oppia todella paljon. Pääsimme tekemään asiakaskontaktointia niin myynnin kuin markkinoinninkin osalta. Kävimme esittelemässä Pilke Stay Up Late -tapahtumaa monissa eri paikoissa ja tapasimme monia eri toimijoita ja kehitysvammaisia sekä liikuntarajoitteisia henkilöitä. Pilke on tapahtumana suunnattu pääosin kehitysvammaisille ja liikuntarajoitteisille henkilöille, mutta kaikki muutkin ovat tietysti tervetulleita. Tulevina fysioterapeutteina myös tapahtuman kohderyhmä oli meidän kannaltamme loistava, sillä jatkossa tulemme varmasti toimimaan ammatissamme kehitysvammaisten ja liikuntarajoitteisten ihmisten kanssa.

Tapahtuman järjestäminen vie todella paljon aikaa ja vaatii paljon järjestelyä ja asioiden organisointia. Kaikilla projektitiimin jäsenillä on oltava selkeä työnjako, mitä kukakin tekee. Vaikka selkeän työnjaon ja projektiaikataulun tekeminen helpottaakin ajankäyttöä ja tehostaa tekemistä, niin mitä lähemmäksi tapahtumaa mennään, sitä kiireempi on ja sitä enemmän kuluu tunteja asioiden hoitamiseen. Tekemistä tulee yhtäkkiä lisää ja kaikki konkretisoituu juuri tapahtuman kynnyksellä.

Projektin aikana tuli paljon oppeja sekä koppeja, joita on hyvä antaa tulevalle projektitiimille hyödynnettäväksi. Käsittelemme ja kerromme esseessämme tapahtumasta myynnin ja kontaktoinnin osalta, sillä toimimme itse sillä osa-alueella projektissa.Pilkkeessä vaihtuu projektitiimi säännöllisesti, joten kaikki ei yleensä suju täysin ongelmitta, vaan jokainen oppii tekemällä ja yleensä onkin asioita, joita olisi tehnyt toisin. Niin kävi myös meillä.

 

PILKEPROJEKTIN ESITTELY

Musiikkitapahtumien toteuttamiseen on monia eri tapoja riippuen tapahtuman luonteesta. Pilkkeen tavoin on mahdollista hyödyntää jo olemassa olevaa tapahtumaa ja konseptia, mutta järjestäjätaho voi toteuttaa koko tapahtuman alusta asti itse, ostaa oheispalvelut ostopalveluna tai käyttää erilaisia tapahtumatoimistoja tapahtuman järjestämiseen. Toteutustapa riippuukin suurelta osin tapahtuman luonteesta, tavoitteista, budjetista sekä aikataulusta. (Vallo ym. 2003, 68, Vuortion 2011, 5 mukaan).

Onnistuakseen tapahtuma vaatii huolellista suunnittelua, jotta saadaan realistinen kuva tulevasta. Näin osataan myös satsata oikeisiin asioihin oikeaan aikaan ja pystytään työskentelemään tehokkaasti. (Iiskola-Kesonen 2004, 9, Vuortion 2011, 8 mukaan).

Pilke Stay Up Late on hyväntekeväisyystapahtuma, joka järjestettiin Tampereella 2.5.2018. Alun perin Pilke Stay Up Late –konsepti on lähtöisin Iso-Britanniasta, mutta Tampereella Pilkettä on järjestetty jo 16. vuonna. Vuosittain tapahtuman projektitiimi vaihtuu ja järjestäjinä toimivat Proakatemian opiskelijoista koostuva työryhmä. Tapahtuma oli tänäkin vuonna K18 -iltatapahtuma, joka toteutui tänä vuonna klo 16-22. Pilkkeen tämänvuotiseen projektitiimiin kuului alun perin 12 jäsentä, joista kolme joutui jättämään projektin kesken. Myöhemmin projektitiimiin rekrytoitiin yksi uusi jäsen myyntitiimin tueksi. Loppuprojekti toteutettiin kymmenen hengen voimin.

Viimeiset vuodet Pilke on järjestetty Tampereen Pakkahuoneella, joka soveltuu mainiosti erilaisten tapahtumien järjestämiseen muun muassa esteettömien tilojen vuoksi. Pakkahuoneelle myös mahtuu satoja ihmisiä, joten siellä on tilaa myös liikkua mahdollisten apuvälineiden kanssa. Tapahtumassa on perinteisesti ollut mukana myös kummeja, joiden arvot kohtaavat Pilkeen kanssa ja ovat muuten kiinnostuneita olemaan esillä hyvän asian puolesta.Tänä vuonna Pilkkeessä kummeina olivat Tampereen pormestari Lauri Lyly sekä kauppiaanrouva Michele Myrphy-Kaulanen.

Tapahtumana Pilke Stay Up Late on sosiaalisesti ja fyysisesti esteetön, johon kaikki ovat tervetulleita omana itsenään. Pilke on myös yhteisöllinen, jossa on vuosittain luvassa kaikille yhteistä mukavaa ohjelmaa rennossa ilmapiirissä. Pilke on myös värikäs, jonne kaikki hyväksytään sellaisina kuin on. Värikäs vapputeema toteutui myös tapahtumassa. Pilke Stay Up Late on voittoa tavoittelematon hyväntekeväisyystapahtuma, jolle pilketiimi valitsee vuosittain lahjoituskohteen tasavertaisuuden edistämiseksi. Tänä vuotta lahjoituskohteena oli Kehitysvammaisten Tukiliitto ry.

Tapahtuman tavoitteet perustuvat työryhmämme arvoihin. Tapahtuman tavoitteena on yhdenvertaisuuden kokeminen, kohtaaminen, sallivan asenneilmapiirin luominensekä osallisuuden lisääminen. Haluamme tapahtumalla viestiä yhteisöllisyyttä, värikkyyttä sekä sydämellisyyttä.

Kettusen (2003, 23 & 42) mukaan Pilkkeen kaltaista musiikkitapahtumaa voidaan kutsua toteutusprojektiksi. Toteutusprojekti tarkoittaa sitä, että tavoitteena on toteuttaa projektin lopputulos, joka seuraa projektin päätösvaihetta. Pilkkeessä lopputulos oli mukava, viihtyisä ja monipuolinen sekä esteetön musiikkitapahtuma. Toteutusprojektille ominaisia piirteitä ovat seuraavat:

• Projektin toteutus on tiettynä ajankohtana, johon mennessä kaikki on oltava tehtynä
• Työmäärä ja kiire kasvavat projektin päätösvaiheessa
• Projekti sisältää paljon riskejä
• Projektin onnistumista voidaan arvioida vasta tilaisuuden jälkeen
• Projektin onnistumista ei voida kunnolla määrittää etukäteen
• Projektitiimi osallistuu toimintaan vapaaehtoisesti, ilman korvausta tai pienellä korvauksella

(Vuortio 2011, 21-22)

Projektissa on vuosittain myös omat riskinsä. Pilkkeen kokoisessa projektissa liikkuu jo mukavia summia rahaa. Rahan tulo on siis tärkeää, sillä menoja kyllä riittää. Sponsorihankinnan, lipunmyynnin sekä muiden on onnistuttava, jotta kulut saadaan katettua ja pystymme lahjoittamaan edes jonkun summan rahaa. Se vaatii koko tiimiltä suurta työpanosta projektin eteen. Vaikka Pilke ei rahaprojekti ole koskaan ollut, niin siitä on yleensä saanut myös pienen korvauksen järjestäjätaholle. Tänä vuonna siitä tavoitteesta jäätiin aika kauas.

Pilkkeessä kohderyhmä on ollut hankala ja oli sitä myös tänä vuonna, sillä se on suunnattu kehitysvammaisille ja liikuntarajoitteisille. Pakkahuone paikkana vetäisi varmasti lähemmäs 900 ihmistä, mutta meidän kohderyhmälle realistinen maksimimäärä avustajineen sekä apuvälineineen olisi voinut olla 300-400 henkilön luokkaa. Tavallisesti 400 ihmistä musiikkitapahtumassa ei ole määrällisesti paljoa. Jos ajatellaan, että paikalle tulisi Pirkanmaalta sama määrä kehitysvammaisia tai liikuntarajoitteisia, niin tuollainen henkilömäärä on huomattavasti vaikeampi saada kasaan.

Yksi suurimmista asioista, joka vaikuttaa musiikkitapahtuman onnistumiseen on esiintyjät. Järjestäjätahon on osattava katsoa esiintyjän sopivuus tapahtuman luonteeseen. Järjestäjän kannattaa miettiä hieman kohderyhmänkin näkökulmasta, että onko esiintyjä mielenkiintoinen. Esiintyjien palkkiopyyntö tulee olla suhteutettuna esiintyjän vetovoimaisuuteen, koska muuten järjestävä taho on liemessä. (Kauhanen ym. 2002, 76, Vuortion 2011, 9-10 mukaan).

Myykö se? Monesti huippuesiintyjät vaativat myös huippupalkkaa, jolloin pienemmän luokan tapahtumilla ei ole varaa satsata huippuesiintyjiin. Esiintyjän tulisi herättää asiakkaissa mielenkiintoa, sillä se ratkaisee loppupeleissä lähestulkoon kaiken. Kuten esimerkiksi Pilke, joka on tapahtumana voittoa tavoittelematon ja tarkoituksena on kerätä mahdollisimman suuri summa lahjoitettavaksi. Tällöin toivotaan esiintyjiltäkin pientä hyväntahdon elettä palkkatoiveen suhteen hyvän asian puolesta.

Pilkkeessä oli tänä vuonna mukana jälleen laajahko kattaus erilaisia esiintyjiä. Musiikista vastasi Tiktakista tuttu laulaja Petra Gargano, Sami Saari yhdessä saksofonisti William Suvanteen kanssa sekä Herkkuräbäri. Musiikin lisäksi yleisön viihdyttämisestä vastasi myös taikuri Keke Pulliainen sekä Pyrocratia Crew, joka esitti ledshown. Esiintyjät olivat huippuja ja vetivät kukin hyvän shown, mutta eivät olleet ehkä itseni mieleen. Mutta onneksi se ei ole tärkeintä, vaan se että asiakkaat viihtyivät ja pääsivät nauttimaan mukavasta illasta musiikin ja muun viihteen parissa!

 

SPONSORIT

Sponsoroinnissa järjestävä taho etsii yhteistyökumppaneita, jotka antavat yleensä markkinointinäkyvyyttä vastaan rahaa, tuotteita, palveluita tai jotain muuta tapahtumaa hyödyttävää toimintaa. (Koskelo 2012, 25.) Tänä vuonna saimme sponsoreiltamme rahaa, arpajaispalkintoja, tulkit tapahtumaan, painatetut Pilke-paidat ja näkyvyyttä.

Sponsorihankinnan aloitimme tutkimalla viime vuoden projektitiimin kontakteja ja muistiinpanoja. Heillä oli käytössä Excel-taulukko, johon merkittiin kontaktoidut yritykset ja heidän yhteyshenkilö, yhteydenoton ajankohta, kontaktoija sekä neuvottelujen tila (ei lähde mukaan, kontaktoitu, näyttää lupaavalta ja mukana). Tätä taulukkoa päivitettiin aina heti, kun jonnekin oltiin yhteydessä. Taulukon paikkansapitävyys on todella tärkeä asia ja se auttaa kontaktoinnissa, ettei samaan paikkaan soiteta moneen kertaan.

Huomasimme projektin edetessä, että taulukon värikoodit olisi voinut olla fiksummin nimetty. Paremmat voisivat olla vaikka: ei mukana, ei vastannut, ole yhteydessä myöhemmin uudestaan ja mukana. Aloitimme yritysten kontaktoinnin joulukuussa, mutta lähdimme tekemään kontaktointia kunnolla vasta tammikuussa. Aktiivinen soittelu olisi kannattanut aloittaa jo paljon aikaisemmin ja tehokkaammin. Varsinkin alussa puheluita soitettiin liian vähän ja yhteystietojen kaivamiseen meni paljon aikaa. Pidimme hyvänä keinona ainakin ensimmäisissä puheluissa pitää esillä jonkinlaista valmista soitteluspiikkiä, jonka mukaan puhelua oli helppo viedä ja tarkistaa faktatietoja. Kontaktointi tapahtui pääasiallisesti puhelimitse sekä sähköpostilla. Loimme alkuun kolme valmista yhteistyöpakettia, joita lähdimme yrityksille kauppaamaan. Tässä olivat meidän pakettimme:

 

1. Paketti 200e

Yrityksen logo tapahtumaan lavan yhteydessä oleville sähköisille mainostauluille

Yrityksen logo tapahtuman kuvaukseen nettisivuille

Yrityksen logo Facebook-sivulle ja -tapahtumaan

 

2. Paketti 500e

Yrityksen logo tapahtumaan lavan yhteydessä oleville sähköisille mainostauluille

Yrityksen logo tapahtuman kuvaukseen nettisivuille

Yrityksen logo Facebook-sivulle ja -tapahtumaan

Yrityksen logo julisteisiin

Yrityksellä mahdollisuus tuottaa yksi julkaisu tapahtuman Instagramissa

 

3. Paketti 1000e

Yrityksen logo tapahtumaan lavan yhteydessä oleville sähköisille mainostauluille

Yrityksen logo tapahtuman kuvaukseen nettisivuille

Yrityksen logo Facebook-sivulle ja -tapahtumaan

Yrityksen logo julisteisiin

Yrityksellä mahdollisuus tuottaa kolme julkaisua tapahtuman Instagramissa

Yritys saa ständipaikan tapahtumaan, jossa yritys voi esitellä omia tuotteitaan/palvelujaan

Juontajan puheeseen tulee maininta yrityksestä

 

Kesken sponsoreiden hankinnan loimme vielä kolme uutta lippusponsoripakettia:

KPL (lippuja)          Hinta (ALV 0%)                             Hinta (ALV 10%)                       

10                                        300                                                          330

20                                       550                                                          605

30                                       800                                                          880

 

Tapahtuman lähestyessä saatoimme myynnin edistämiseksi tiputtaa hieman sponsoripakettien hintoja ikään kuin ”neuvotteluvalttina”, mikäliyritys hieman empi yhteistyöhön lähtemistä. Aloitimme sponsorisoittelun kontaktoimalla viime vuosina mukana olleita yrityksiä. Hyödynsimme muutenkin paljon viime projektiryhmän kontaktointilistaa.

Alusta alkaen olimme myyntitiimin kanssa sitä mieltä, että sponsoreiden soittelu ei onnistu pelkästään meidän pikkutiimin voimin, vaan olisimme tarvinneet siihen muidenkin apua. Koko projektitiimi soittelikin yhteistyökumppaneita joinakin päivinä. Myyntitiimin kanssa kokoonnuimme 1-4 kertaa viikossa yhdessä soittelemaan. Hyväksi keinoksi osoittautui, että jokainen hoitaa omat kontaktinsa loppuun asti. Jos joku kontakti vaatii uutta soittoa, hoidat itse soittamisen sinne sovittuna aikana.

Tänä vuonna jäimme sponsorirahoissa alle tavoitteemme ja saimme niitä kerättyä vähemmän kuin aikaisempi projektiryhmä. Syitä tähän ovat varmasti liian myöhäinen aloittaminen, alun tehottomuus soittelussa ja soitteluvastuun jakautuminen vain osalle tiimistä. Opimme kuitenkin paljon sponsorihankinnan aikana ja huomasimme, että puhelujen soittaminen helpottuu selvästi toistojen myötä.

 

LIPUNMYYNTI

Sovimme pilketiimin kanssa lippujen hinnaksi vuoden 2018 pilkkeelle seuraavanlaisesti:

Yksittäislippu ennakko 26,5€ (sis. ALV10%)
Ryhmälippu (väh. 5hlö) ennakko 23,5€ (sis. ALV10%)
Yksittäislippu ovelta 30€ (sis. ALV10%)
Proakatemialaisille 15€ (sis. ALV10%)

Lisäksi avustajat pääsevät tapahtumaan avustettavan kanssa ilmaiseksi, eikä heiltä vaadita maksua. TAMKin opiskelijoilla päätimme tarjota lippuja hintaan 20 euroa ja varsinkin sosiaali- ja terveysalan opiskelijat olivat pääkohderyhmänämme opiskelijalippuja myytäessä. Lippujen myymistä teimme suoraan palvelutaloille sekä yritimme myydä erilaisia lippusponsoripaketteja yrityksille ja kävimme ständäilemässä pilkeporukan kesken.

Lippujen myyminen oli tarkoituksena aloittaa helmikuun alussa, hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Lippujen myyminen osoittautui kuitenkin erittäin hankalaksi varsinkin alkuvaiheessa. Tämä johtui osittain siitä, että kohderyhmä ei pystynyt tekemään kovinkaan varhaisessa vaiheessa päätöksiä tapahtumaan tulemisesta ja lippujen hinnat olivat monien mielestä korkeita. Pyrimme perustelemaan kuitenkin lippujen hintaa tapahtumamme laajuudella ja monipuolisuudella. Tapahtumassa oli kuitenkin tänä vuonna elävän musiikin lisäksi paljon muutakin ohjelmaa tarjolla.

Huomasimme lippuja myydessämme, että tapahtumaa oli erittäin vaikea myydä ja markkinoida muulle kuin kohderyhmälle. Ständäillessämme lippuja ei tahtonut lähteä liikkeelle ja muiden kuin kohderyhmäläisten kiinnostuminen tapahtumasta oli olematonta. Myös opiskelijatovereiden osallistuminen ja tukeminen tapahtumaa kohtaan oli huonoa.

Lippujen myynti oli kaiken kaikkiaan takkuista koko projektin hoitamisen ajan. Isoin määrä lippuja myytiin viimeisen kahden viikon aikana ennen tapahtumaa, jolloin lippuja lähti liikkeelle noin 100 kappaleen verran. Kohderyhmää oli erittäin vaikea aktivoida hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja ihmiset heräsivät ostamaan lippunsa vasta viime tingassa.

 

LIPUNMYNNIN TULOS

Pilkelippuja myytiin tänä vuonna yhteensä n. 160 kpl, joka oli paljon vähemmän alkuperäiseen tavoitteeseen verrattuna. Avustajat mukaan luettuna tapahtumassa vieraili yli 200 henkilöä. Lippujen myynti koostui pääsiallisesti 26,5 euron ostetuista lipuista tiketin ja lippu.fi:n kautta. Lisäksi 23,5 euron ryhmälippuja meni jonkun verran, pääsääntöisesti palvelutaloille. Tapahtumailtana lippuja myytiin vielä ovelta yhteensä 22kpl.

 

PALVELUTALOJEN KONTAKTOINTI

Yksi työryhmä projektissa oli palvelutalokontaktointi- ja myyntiryhmä, jolle kuului lahjoituskohteen valitseminen, palvelutalokontaktointi sekä sponsorihankinta. Kaksi teki palvelutalojen kontaktointia ja kaksi vastasi sponsorihankinnasta, mutta se järjestely kuopattiin heti alkuunsa. Koko myyntitiimi osallistui sponsorihankintaan sekä palvelutalokontaktointiin.

Palvelutaloilla sekä erilaisilla asumisyksiköillä oli todella suuri rooli tapahtuman onnistumisessa. Kontaktointia tehtiin ensin lähettämällä sähköposteja palvelutaloihin sekä soittamalla vastaaville ohjaajille/hoitajille. Ennen varsinaista kontaktointia kasasimme viime vuoden projektiryhmän kontaktilistalta kaikki kontaktit omaamme sekä lisäsimme samaan listaan uudet palvelutalot ja kontaktit.

Pavelutalojen kontaktointia lähdimme tekemään heti alkutalvesta projektin alkuvaiheessa. Teimme kontaktointia hyvissä ajoin jo puoli vuotta ennen varsinaista tapahtumaa. Lippuja yritimme myydä vuoden lopussa hieman edullisempaan jouluhintaan. Se ei kuitenkaan oikein toiminut, sillä lähes kukaan meidän kohderyhmän asiakkaista ei osannut sanoa puolta vuotta etukäteen, että pystyykö olemaan tapahtumassa mukana. Sen sanoivat myös hoitajat eri palvelutaloja kontaktoidessamme. Niimpä päätimme satsata ensin kunnolla sponsorihankintaan ja kontaktoida palvelutaloja hieman varovaisemmin ja tehdä tehomyyntiä keväämmällä uudestaan. Palvelutalokontaktoinnissa tukea saimme koko tiimiltä ja kaikki kävivät palvelutaloissa tiedottamassa Pilkkeestä ja myymässä lippuja.

Kehitysvammaisten palvelusäätiön järjestämässä torstaikahvilassa kävimme yhteensä neljä kertaa. Torstaikahvilassa on ohjaajien arviolta ollut mukana vaihtelevasti yleensä noin 40-60 osallistujaa. Kahvilassa vieraillessamme tapasimme paljon kehitysvammaisia sekä heidän avustajia/omaisia. Ja vaikka torstaikahvila ei lipunmyynnin osalta ollutkaan jättimenestys, niin koimme tärkeäksi tiedottaa tapahtumasta, sillä suurin osa kuitenkin tiesi Pilkkeestä tai oli ollut siellä myös aikaisempina vuosina. Kävimme muutamana lauantaina myös Tampereen Kehitysvammaisten Tuki Ry:n järjestämässä diskossa. Torstaikahvilan lailla, emme myöskään diskossa lipunmyynnissä loistaneet. Disko on  kuitenkin ollut äärimmäisen suosittu kehitysvammaisten keskuudessa ja siellä tavoitimmekin liki satapäisen yleisön avustajineen kaikkineen. Saimme tiedotettua tapahtumasta sekä jaettua flayereita.

Kehitysvammaiset ovat kohderyhmänä haastava, mutta palkitseva. Palvelutaloja sekä eri tapahtumia kierrellessä huomasimme, että kehitysvammaisten piirit eivät ole hirveän suuret ja samat henkilöt ovat miltei kaikissa tapahtumissa. Kehitysvammaiset ovat äärimmäisen huomaavaisia ja vilpittömiä. Toisinaan tapahtumia kierrellessä tunsi itsensä miltei kuuluisaksi, kun pääsi valokuvattavaksi ja yläfemmoja sateli tiuhaan tahtiin. Meidät muistettiin jokaisella kerralla.

Palvelutaloihin sekä eri asumisyksiköihin lähdimme soittelemaan toden teolla maaliskuun lopussa. Saimme joka paikasta erittäin yhteistyöhaluisen vastaanoton ja saimmekin eri paikkoihin välitettyä tiedot sekä mainokset Pilkkeestä. Teimme palvelutalokontaktointia tarkotuksella ainoastaan Pirkanmaan alueelle tai sen läheisyyteen koska tapahtumapäivä oli haasteellinen keskellä viikkoa heti vapun jälkeen, jonka takia kauemmilta paikkakunnilta tuleminen oli haasteellista.

 

VINKIT ENSI VUOTEEN

Pilke 2018 opetti joka ikistä projektiryhmäläistä varmasti paljon. Tapahtuma on jokainen vuosi ollut haastava järjestettävä ja tämä voi osittain johtua vuosi vuodelta vaihtuvasta projektitiimistä. Tällöin monet asiat opitaan aina joka kerta uudestaan ja samoja virheitä on helppo tehdä. Lähtökohtaisesti Pilkkeestä voidaan helposti poimia pääpiirteet mitä noudattaen voi tapahtumaa yrittää ensi vuodelle parantaa. Pilkkeessä tärkeintä ei kuitenkaan ole raha, vaan tapahtuman arvot ja yhteisen hyvän tuottaminen. Mikäli kuitenkin tienata myöskin haluaa, olemme koonneet kultaisen viisikon vinkkejä siihen, miten se olisi mielestämme parhaiten mahdollista:

 

1. Varhainen aloitus

Olkaa ajoissa liikkeellä. Huolellinen suunnittelu ja myyntitaktiikkojen luominen on edellytys onnistuvalle tapahtumalle. Me itse teimme alussa virheitä keskittymällä vääriin asioihin. Aloitimme esimerkiksi palvelutalokontaktoinnin liian aikaisessa vaiheessa. Kävimme muun muassa ensimmäistä kertaa jo joulukuussa Tulppaanitalon torstaikahvilassa. Tämä oli toki hyvää lähestymistä kohderyhmää kohtaan, mutta lipunmyynnin kannalta aivan täysin liian aikaista. Kohderyhmä ei kuitenkaan ole se, joka osaisi varautua aikaisessa vaiheessa tapahtumaan. Alussa olisi mielestämme tärkeä keskittyä yhteistyökumppaneiden etsimiseen ja löytämiseen, koska isojen sponsoreiden saaminen jo aikaisessa vaiheessa mahdollistaa jo heti aluksi hyvin budjettiin ja tavoitteisiin pääsemistä. Sitten lähelle ennen tapahtumaa voi huoletta keskittyä lipunmyyntiin, kun on sponsorit selvillä.

2. Huolellinen suunnitteleminen

Monille projektiryhmäläisillemme tapahtuman tuottaminen oli täysin uutta ja vierasta. Osittain tästä johtuen oli alussa suunnitelmamme lipunmyyntiin ja sponsoreiden hankintaa kohtaan liian suppea. Tämän vuoksi elimme koko ajan kehittäen tapahtumaa ja kokeillen asioita, jotta saisimme boostattua myyntiä. Tapahtumaa suunnitellessa on hyvä miettiä asioita, että onko esimerkiksi pakkahuone tapahtumapaikkana paras mahdollinen? Jos tilakapasiteettia jää käyttämättä yli puolet ja vuokra on korkea, on syytä ehkä harkita, kannattaako tilaa vaihtaa. Tai vaihtoehtoisesti pakkahuoneen täyttämiseksi on syytä miettiä, millä keinoille se saadaan täytettyä? Tapahtumamme olisi voinut onnistua paremmin, mikäli se oltaisiin järjestetty viikonloppuna. Pakkahuone tosin ei antanut Pilkkeelle tilojansa käyttöön pe-la iltoina, mutta esimerkiksi sunnuntai voisi olla päivä jolloin ympäri suomea pystyisi saamaan kohderyhmää paremmin paikalle. Näitä seikkoja on uuden projektiryhmän hyvä miettiä tapahtumaa luodessaan.

3. Lippujen hinnat

Budjettia sekä lippujen hintoja mietittäessämme emme pitäneet 26,5 euron yksittäistä lipunhintaa korkeana. Pääkohderyhmän koostuessa kehitysvammaisista sekä liikuntarajoitteisista henkilöistä, on tärkeä kuitenkin muistaa, että heille tuo raha on iso summa. Kiertäessämme palvelutaloja ja jutellessamme kohderyhmän kanssa, saimme usein kuulla närkästymistä kalliista lippujenhinnoista. Jotta Pilke voisi onnistua seuraavinakin vuosina, on saatava lipunhinnat hieman alaspäin. Tämä lisää toki haasteita, koska kulutkin on täytettävä.

4. Ajan varaaminen pilkkeelle

Pilke tulee viemään aikaa. Tämä on tärkeä hyväksyä ja ymmärtää tapahtumaan mukaan lähtiessä. Tottakai, Pilkkeen lisäksi pystyy tehdä hyvin muitakin projekteja, mutta varsinkin viimeinen 1-2 kk ennen tapahtumaa on hyvä, että jokainen projektiryhmän jäsen pystyisi antamaan tapahtumalle mahdollisimman paljon. Meidän projektiryhmää varjosti ikävät poisjäämiset ja ryhmän tiivistyminen. Nämä olivat ikäviä esteitä ja tällöin jokaiselta oltaisiin tarvittu hieman isompaa panosta omalta osaltaan. Aina sitä ei voi kuitenkaan täysin antaa, koska akatemialla on muutakin elämää ja se on ymmärrettävää. Tapahtuma onnistuminen vaatii, että jokaisen ryhmäläisen on kuitenkin annettava täysi panos tapahtumalle.

5. Tapahtuman brändääminen

Viimeisenä ja ehkä mielestämme isoimpana asiana, on Pilkkeen uudelleen brändääminen. Nykyinen konsepti ei ole toimiva, koska pelkillä kohderyhmään kuuluvilla ei täytetä pakkahuonetta keskiviikko iltana. Pilke olisi hyvä saada kiinnostavaksi myös muiden, kuin kehitysvammaisten henkilöiden lisäksi. Tämä on todella iso haaste, koska Pilkkeellä on vahvat perinteet nimenomaan kehitysvammaisten tapahtumana. Ja kuten aikaisemminkin sanottua, ovat esiintyjät tärkeä osa lipunmyyntiä ja asiakkaiden kiinnostuksen herättämistä.

 

Näiden kohtien lisäksi muutamina asioina esiin voisi nostaa mm:

• Soittelu vaatii toistoja. Toistoja, toistoja, toistoja ja vielä kerran toistoja. Ilman kontaktien ottamista ei tulostakaan tule ja mm. yhteistyökumppaneita löydy.
• Muistakaa omat kontaktit ja käyttäkää niitä hyödyksi
• Tarjotkaa proakatemialaisille halpa hinta ja koittakaa saada koko yhteisön voima mukaan pilkkeeseen. Akatemialla on valtavasti potentiaalia mistä Pilke voisi hyötyä.
• Muistakaa tiimin sisäinen yhteistyö. Hyvällä tiimillä on hauskempaa ja tulostakin helpompi saavuttaa!
• Nauttikaa! Pilke on pitkä projekti ja ennen kaikkea pitkä yhteinen matka. Matkasta on syytä nauttia, kun sitä kulkee!

 

YHTEENVETO

Tämän projektin aikana tiimimme mielialat ja tunteet vaihtelivat todella paljon. Välillä oli hirveää stressiä siitä, että joudutaanko maksamaan tapahtuma omasta pussista ja välillä taas itseluottamus oli huipussa hyvien kontaktointipäivien jälkeen. Loppujen lopuksi fiiliksemme projektista ovat kuitenkin erittäin positiiviset. Saimme järjestettyä hienon tapahtuman, jossa asiakkaat sekä henkilökunta nauttivat olostaan. Tämän projektin kautta tutustuimme paljon paremmin myös muista tiimiyrityksistä tuleviin opiskelijoihin sekä tottakai toisiimme Motivessa. Vaikka projekti olikin haastava ja tuotti paljon töitä, voimme silti rehellisesti suositella ensi vuoden Pilke-tiimiin liittymistä, jos sinulla on siihen mahdollisuus. Pilkkeen isoin anti kuitenkin on arvoihin perustuvasti se, että saimme tuottaa tärkeän tapahtuman ihmisille, joille ei omia isompia tapahtumia juurikaan ole. Oli hienoa olla mukana tässä projektissa. Pilke oli projektina pitkä yhteinen matka, jonka aikana opimme todella paljon tapahtuman järjestämisestä, myynnistä ja kontaktoinnista.

 

 

LÄHTEET

-Koskelo, J. 2012. Musiikkitapahtuman järjestäminen järjestäjän näkökulmasta. Opinnäytetyö. Luettu 1.5.2018

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/52270/Koskelo_Jermo.pdf?sequence=1

-Vuortio, M. 2011. Onnistuneen musiikkitapahtuman järjestäminen – Case: Ideasta tapahtumaksi. Opinnäytetyö. Luettu 26.4.2018

http://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/31263/vuortio_miia.pdf?sequence=1&isAllowed=y

 

Lisää essee omaan suosikkilistaan