Tämän esseen kirjoittajat ovat Ville Pajala, Henna Haara ja Jesse Niemi.

Palautteenanto

Palautteen antamista korostetaan nykyään joka puolella. Siitä puhutaan työyhteisöjen ja oppilaitosten, sekä muidenkin organisaatioiden yhtenä tärkeimmistä tavoista kehittyä. Palautteen antaminen tuntuu olevan samalla tavalla trendikäs aihe, kuin esimerkiksi luovuus, joka on viime vuodet ollut jokaisen ”ajan hermolla” olevan ihmisen huulilla. Palautteenannosta on toki puhuttu varmasti jo pitkään, mutta emme muista, että sen merkitystä olisi korostettu samalla tavoin esimerkiksi silloin, kun olimme vasta peruskoulussa. Palautteen antamisen korostaminen voi tietenkin johtua siitä, että opiskelemme Proakatemiassa, jossa palautteenanto on varmasti yksi tärkeimmistä kehityskohteista monien, varsinkin aloittelevien tiimien kohdalla.

Miksi palautetta sitten kannattaa antaa, miten sitä kannattaa antaa ja millä tavalla sitä tulisi vastaanottaa? Palaute on tilanne, jossa kahdella ihmisellä on mahdollisuus kehittyä. Palautteen antaja voi luonnollisesti kehittyä palautteenannossa. Palautteen vastaanottajalla taas on mahdollisuus kuunnella palaute, ottaa se hyvin vastaan, muuttaa omaa toimintaansa ja siten kehittyä ihmisenä, työntekijänä tai vaikka opiskelijana. Kehittyminen ja oppiminen vaativat kuitenkin aina rakentavaa, eli korjaavaa palautetta. On kuitenkin ymmärrettävä kriittisen ja kielteisen palautteen ero.

Sekä myönteinen että kriittinen palaute kohdistuvat toisen ihmisen käyttäytymiseen muita henkilöitä kohtaan tai toimimiseen esimerkiksi koulu- tai työtehtävässä. Kielteinen palaute kohdistuu vastaanottajan persoonaan. Tällöin kritisoidaan sellaista asiaa, jota palautteen vastaanottaja tuskin edes pystyy muuttamaan. Kriittinen palautekin voi olla kielteistä palautetta, jos se annetaan muiden kuullen. Jos henkilöä kritisoidaan muiden kuullen, asettuu vastaanottaja helposti puolustuskannalle. Tällöin palautteen teho laskee, kun vastaanottaja on puolustuskannalla muiden läsnäolon vuoksi. Palautteen tarkoituksena tulisi aina olla kehittää toisen henkilön toimintaa, jonka vuoksi edellä mainitun kaltainen palaute menee hukkaan.

Hyvä palaute annetaan suoraan palautteen vastaanottajalle itselleen, eikä siitä tulisi puhua muille. Palaute tulee antaa suoraan, eikä sitä pidä pyydellä anteeksi. Oikeutetun palautteen teho laskee huomattavasti, jos palautteen antaja epävarmuudestaan johtuen jatkuvasti pahoittelee palautettaan. Asioita ei tulisi myöskään toistaa, vaan asian kertaalleen sanominen riittää. Myöskään ironia tai sarkasmi eivät kuulu hyvään palautteenantoon.

Palautteen oikeanlainen vastaanottaminen on yhtä tärkeätä kuin antaminen. Ensimmäinen tärkeä taito on kuunteleminen. Osoita kuuntelevasi mitä toisella on sanottavana ja että oikeasti myös tahdot kuulla palautteen, sillä palaute kehittää sinua. Myös katsekontakti on tärkeä. Toisen silmiin ei tarvitse herkeämättä tuijottaa, mutta jos katse on jatkuvasti muualla, osoittaa se huonoa keskittymistä. Älä väitä vastaan, kun saat palautetta, äläkä väitä sitä vääräksi.

”Aina, kun palautteen saaja reagoi tilanteeseen puolustellen, hän käyttää psyykkistä energiaansa itsensä suojelemiseen, eikä rakentavan palautteen vastaanottamiseen ja oppimiseen. Haaste vaativissa kommunikaatiotilanteissa on omien aggressiivisten tunteiden hallinta ja myönteinen käsittely” (http://www.hyvejohtajuus.fi/7839/palautteen-antamisen-ja-vastaanottamisen-opas/)

Kajossa palautteenanto on kehittynyt hiljalleen paremmalle tasolle, mutta jotkin asiat jarruttavat vielä sen kehitystä. Liiallinen pahoittelu ja varovaisuus ovat asioita, joita voi huomata välillä palavereissa ja pajatilanteissa. Kehitystä kuitenkin tapahtuu jatkuvasti. Viime aikoina asioista on pystytty puhumaan paremmin suoraan ja asiat ovat edistyneet Kajon palautekulttuurissa, myös positiivisen palautteen antamisessa. Positiivisia palautteita on annettu aktiivisemmin. Positiivinenkin palaute motivoi usein entistä parempiin suorituksiin.

Palautteiden vastaanottamisessa ja niiden avulla kehittymisessä on vielä joissain tapauksissa parantamisen varaa. Esimerkiksi eri viestisovelluksissa tulevan informaation seuraamisessa ja siihen reagoimisessa on edelleen roimasti kehityttävä. Asia on nostettu moneen kertaan esiin tiimimme joidenkin jäsenten puolesta, mutta kehitys on silti ollut vasta hiljalleen paranemaan päin.

Palautepaja

Lähdimme ratkomaan Kajon palautteenannossa ilmenneitä ongelmia pitämällä palautepajan. Tämä paja olisi jälkeenpäin ajateltuna ollut hyvä pitää jo paljon aiemmin, mutta viimeistään tässä vaiheessa sen tarve alkoi olla jo melko kriittinen. Suurin ongelma Kajon palautteenannossa onkin ollut, ettei siitä ole kunnolla keskusteltu aiemmin. Taustalla on koko ajan ilmeisesti ollut ajatus, että palautetta kyllä uskalletaan ja osataan antaa sitten kun sille on aihetta. Hyvä palautekulttuuri kuitenkin vaatii, että asiasta on keskusteltu ja sovittu tiimin kesken, jotta kaikki ovat sitoutuneita noudattamaan sovittua. Pajan vetäjä käytti pajan suunnittelussa, ja rakenteessa pohjana Risto Ahosen ja Sirke Lohtaja-Ahosen kirjoittamaa kirjaa Palaute kuuluu kaikille.

Pajan tavoitteena oli saada luotua ymmärrys palautteenannon merkityksestä yksilön ja tiimin kehittymisen kannalta sekä saada aikaiseksi jonkinlainen sopimus Kajon palautteenantoa varten. Pajassa oli myös tarkoitus päästä harjoittelemaan palautteenantoa toisille tiimiläisille, jotta etenkin kehittävän palautteen antamisen ympärillä olevaa epävarmuutta ja jännitystä saataisiin murrettua.

Pajan alussa aihetta viriteltiin kysymyskierroksella, jossa vuorotellen jokainen joutui vastaamaan palauteenantoa ja vastaanottamista koskeviin kysymyksiin. Kysymyksinä oli esimerkiksi: ”Oletko saanut syksyn aikana mielestäsi tarpeeksi palautetta?”, ”Tapahtuuko kehitystä ilman palautetta?” ja ”Miten Kajon palautteenantoa voisi mielestäsi parantaa?”. Kysymyskierros herätteli hyvin aiheeseen ja toi hyviä näkökulmia esille. Erityistä huomioitavaa kierroksen aikana oli, että useampi tiimin jäsen totesi, että ei ole saanut tarpeeksi palautetta syksyn aikana.

Seuraavaksi lähdettiin syventymään tarkemmin palautteenannon ja vastaanottamisen merkitykseen ja otettiin avuksi kirjassa esitetty niin sanottu Palautepyörä. ”Palaute tekee näkymättömän näkyväksi, auttaa onnistumaan ja vaatii kehittymään. Palautepyörässä näet itsesi suhteessa koko työyhteisöön ja sen, miten voit käyttää palautetta kehittymisesi ja koko työyhteisön kehittämisen tukena” (Ahonen, Lohtaja-Ahonen, 2014, s.94)

Tarkastellaan nyt palautepyörän avulla tähänastisia ongelmia Kajon palautteenannossa. Palautepyörä jaetaan neljään osaan. Ylhäällä oleva VISIO eli tavoitteet ovat tiimin toiminnan perusta. Se on se mitä kohti annetulla palautteella tulisi pyrkiä. Ongelma Kajossa on ollut, että meiltä on puuttunut kunnollinen visio tiimin toiminnasta. Myös tiimin jäsenten henkilökohtaiset visiot ovat joko puuttuneet tai jos niitä on ollut, niitä ei ole jaettu tarpeeksi avoimesti koko tiimin kesken. Puuttunut visio on otettu puheeksi ja sellainen ollaan luomassa lähiaikoina.

Alhaalla toimintaa ohjaa tiimin yhteiset ARVOT. Nekin ovat olleet Kajossa vielä liian häilyviä. Heti syksyllä tiimin perustamisen jälkeen yritimme keksiä sopivia arvoja Kajolle, mutta koska keskustelut eivät edenneet kunnolliseen lopputulokseen päätimme, että mietimme arvoja tarkemmin sitten, kun tiimiyrityksemme on jonkin aikaa ollut käynnissä.

Arvojen lisäksi tärkeä tekijä tiimin jokapäiväisessä toiminnassa on yhteiset pelisäännöt. Heti perustamisen aikoihin teimme selväksi tietyt pelisäännöt, kuten kirjapisteiden etenemisen ja poissaoloista ilmoittamisen käytännöt. Syksyn mittaan ilmeni kuitenkin ongelmia pelisääntöjen noudattamisessa ja päätimme pitää erillisen pelisääntöpajan. Saimme nostettua hyviä asioita esille, mutta ongelmallista on se, että emme kirjanneet pajan tuloksia ylös mihinkään selkeään listaan, josta ne olisivat milloin vain kenen tahansa tarkistettavissa. Jos joltain satunnaiselta tiimimme jäseneltä kysyisi, mitä hän muistaa pelisääntöpajamme tuloksista, vastaus olisi luultavasti, ettei paljoakaan. Pelisääntöjen noudattaminen on kuitenkin ollut paranemaan päin, ehkä osittain johtuen niiden esille nostamisesta ja rikkomuksista annetuista palautteista.

Palautepyörän oikealla puolella on ME. Sen puolen hallitseminen vaatii ihmiseltä interpersoonallista älykkyyttä. ”Interpersoonallisesti älykkäällä on hyvät vuorovaikutustaidot ja kyky asettua toisen asemaan. Vuorovaikutustaidot ovat ihmisten välisiä taitoja, tunteiden ja ajatusten välittämistä ihmiseltä toiselle empaattisesti ja ymmärrettävästi. Palautteen antaminen ja kuunteleminen ovat tärkeimpiä vuorovaikutustaitoja” (Ahonen, Lohtaja-Ahonen, 2014, s. 94.)

Aloitetaan tarkastelu ME puolelta ja kohdasta yhdessä tekeminen. Tähän kiteytyy jo aiemmin mainittu ongelmallinen lähtökohta siitä, että emme missään vaiheessa olleet sopineet palautteen annosta tiimin kesken. Ongelma on nyt pidetyn pajan johdosta ratkaistu ja olemme luoneet palautteen antamiselle ja vastaanottamiselle säännöt, jotka käydään läpi myöhemmin tässä kirjoituksessa.

Katsotaan sitten kohtaa toisten johtaminen. Tämä on ollut se osa, joka meillä on jo ollut käytössä, mutta melko heikosti. Palautetta on jonkin verran kyllä annettu, mutta sen muotoon ei ole kiinnitetty huomiota. Se on ollut myös lähes kokonaan toisten kehumista, eikä rakentavaa palautetta ole paljoakaan uskallettu antaa. Pajassa käydyn keskustelun ja tehdyn sopimuksen pohjalta tämä osa-alue tulee varmasti jatkossa olemaan aktiivisempi ja paremmin toteutettu osa tiimimme toimintaa.

Vastakkaisella puolella on sen sijaan MINÄ, jossa korostuu ihmisen intrapersoonallinen älykkyys. ”Intrapersoonallinen älykkyys tarkoittaa itsensä tuntemista. Se on kyky ymmärtää itseään, tarpeitaan ja pelkojaan sekä vahvuuksiaan ja heikkouksiaan. Intrapersoonallisesti älykäs osaa arvioida motiivejaan ja on valmis näkemään vaivaa itsetuntemuksensa kehittämiseksi” (Ahonen, Lohtaja-Ahonen, 2014, s.93.)

Tarkastellaan MINÄ puolta ja katsotaan kohtaa itsensä johtaminen. Tätä osaa ei ole Kajossa käytetty vielä oikeastaan ollenkaan. Olemme yksilöinä olettaneet, että saamme muilta tiimin jäseniltä palautetta, jos he sitä haluavat antaa. Hakemalla itse aktiivisesti muilta palautetta, saa paremmin selville omia vahvuuksiaan ja kehityksen kohteitaan. Tässä osassa on tärkeää tietää omat henkilökohtaiset tavoitteensa ja jakaa ne tiimin kesken, jotta myös muut voivat havainnoida tapahtunutta kehitystä.

Katsotaan viimeiseksi kohtaa itsensä tunteminen. Tätä kohtaa jokainen on tähän mennessä hyödyntänyt omalla tavallaan. Tärkeää on palautteen saajan vastuu palautteesta eli se, miten hän saamansa palautteen hyödyntää. Jos saatua palautetta ei käsittele ollenkaan, se menee täysin hukkaan. Palautteenannon merkityksen esiin nostaminen varmasti lisää jokaisen tiimiläisen halukkuutta hyödyntää saamaansa palautetta tehokkaammin.

Palautesopimus

Aloimme käsitellä palautepyörää tarkemmin pienissä neljän ja viiden hengen ryhmissä. Tarkoitus oli pohtia sitä, miten Kajo voisi hyödyntää palautepyörää niin, että jokainen oppisi antamaan palautetta kannustavammin ja rakentavammin. Jo tässä vaiheessa huomasimme, että mielipiteitä palautteenannon ja vastaanottamisen suhteen oli monia, ja siksi jo pienellä porukalla tuntui haastavalta löytää Kajolle sopivia käytäntöjä. Jokainen pienryhmä listasi viisi asiaa, miten palautteenantoa tiimissä voisi kehittää.

Seuraavaksi siirryimme dialogin pariin koko tiimin kesken ja kävimme läpi pienryhmien aikaansaamia tuotoksia aiheesta. Kaikille oli selvää, että palautteenantamista ja vastaanottamista on tiimissämme kehitettävä huomattavasti. Niin kannustavaa kuin rakentavaa palautetta on tähän mennessä annettu tiimin jäsenten kesken aivan liian vähän, ja rakentavaa palautetta ei ole aina osattu antaa oikealla tavalla. Miten parempaan tulokseen voi sitten päästä näin suurella joukolla ja eriävistä mielipiteistä huolimatta? Päätimme tehdä tiimiläisten kesken kirjallisen sopimuksen, jonka mukaan kaikki tiimin jäsenet sitoutuvat yhdessä määriteltyihin palautteenantoon liittyviin asioihin. Listasimme sopimukseen seitsemän kohtaa, joiden tarkoitusta on avattu alla:

1. Otetaan käyttöön taistelupari

Jokainen saa itselleen tiimin sisältä taisteluparin, jonka kanssa on tarkoitus kehittää molempien palautteen antamisen ja vastaanottamisen taitoja. Palautetta annetaan jatkossa koko tiimin kesken enemmän, mutta taisteluparin kanssa oikeanlaiseen palautteenantoon keskitytään erityisesti ja sitä annetaan säännöllisesti. Emme sopineet mitään määriä, paljonko palautetta pitäisi antaa, vaan arvioimme kehitystä niin, että taistelupari kertoo, onko saanut oikein annettua palautetta ja onko sitä hänen mielestään annettu riittävästi. Samalla tavalla arvioidaan palautteen vastaanottokykyä. Toivomme myös, että taisteluparitaktiikan ansiosta palautetta olisi jatkossa myös helpompi uskaltaa pyytää.

2. Mieti palautteen antamisen ja hakemisen motiivit

Tällä tarkoitetaan sitä, että jokainen miettii mielessään ennen palautteen antamista, miksi sitä halutaan toiselle antaa. Tällä vältetään sitä, ettei esimerkiksi suuttuneena anneta palautetta vain siksi, että toista halutaan loukata, vaan palautteenannon taustalla on aina oltava halu kehittää toista ja myös itse kehittyä palautteenantajana.

3. Havainto + vaikutus. ”kun sinä teit/sanoit/kirjoitit jotain, minä tunsin/koin jotain…”

Kun palaute annetaan aina tämän kaavan mukaan, niin silloin se on kannustavaa tai rakentavaa. Ensin kerrotaan tehty havainto toisen sanoista tai teoista ja sen jälkeen tuodaan esiin miltä se on itsestä tuntunut. Näin palaute menee todennäköisemmin perille, kuin sillä, että havainnon kertomisen jälkeen alettaisiin esimerkiksi neuvoa, miten olisi järkevämpää toimia.

4. Palaute ei kohdistu toisen persoonaan

Palaute annetaan aina toisen tekemisiin tai sanomisiin liittyen, eikä hänen persoonaansa liittyen, sillä se on asia mitä kukaan ei voi itsessään palautteesta huolimatta muuttaa, joten siitä on silloin täysin turhaa antaa minkäänlaista palautetta.

5. Kuuntele palautetta, kiitä siitä ja pohdi rauhassa

Tämä kohta kuulostaa selkeältä, mutta monesti emme sen yksinkertaisuudesta huolimatta toimi kyseisellä tavalla. Siksi se oli tarpeellista kirjoittaa sopimukseen. Kun saa palautteen, on syytä oikeasti keskittyä kuuntelemaan ja tietoisesti vastaanottamaan se, eikä vain olla kuuntelevinaan. Palautteeseen vastataan todella helposti puolustusreaktiolla ja sitä välttääksemme sovimme, että palautteesta vain kiitetään, eikä sitä kommentoida sen enempää. Tarkoitus on käsitellä palaute sen jälkeen ihan rauhassa, kukin tavallaan. Yleensä palautteen syyn ymmärtää paremmin, kun sitä ehtii miettiä. Tällöin ei myöskään tule tarvetta palautteenannon aikana valmistautua puolustuskannalle, jolloin voi keskittyä palautteeseen eikä puolustautumiseen. Jos yön yli nukkumisen jälkeen vielä tuntuu, että jokin jäi kaihertamaan mieltä, palautteen voi silloin ottaa uudelleen puheeksi.

6. On vastaanottajan vastuulla miettiä, tarvitseeko kehittyäkseen neuvoa

Kuten aiemmin todettu, palautteen antamisen yhteydessä ei kuulu antaa neuvoja paremmasta toiminnasta. Jos palautteen vastaanottaja kaipaa toimintaansa parempaa ratkaisumallia, hän osaa kyllä kysyä sitä itse ja sitä on varmasti myös hyödyllistä pyytää. Ilman automaattisesti saatua neuvomista voidaan varmistua siitä, että kaikki saavat rauhassa miettiä saamaansa palautetta ja halutessaan itse tehdä tarvittavat korjausliikkeet.

7. Anna myös palautteesta palautetta

Tiimissämme myös palautteen antamista on kehitettävä ja siksi käytämme jatkossa havainto + vaikutus -kaavaa. Virheitä palautteenannossa varmasti sattuu siitä huolimatta vielä paljon, joten siksi on tärkeää osata ja uskaltaa antaa palautetta takaisin, jos saatu palaute on annettu esimerkiksi vääristä syistä (ks. kohta kaksi) tai väärällä tavalla ilmaistuna.

Palautesopimuksesta tehdään virallinen asiakirja, jonka jokainen tiimin jäsen allekirjoittaa. Sopimuksen hyöty on se, että se on meidän yhdessä tekemä, joten jokainen on päässyt omalta osaltaan vaikuttamaan sen sisältöön. Pajassa syntyneen runsaan dialogin vuoksi emme vielä ehtineet ollenkaan harjoitella palautteen antamista toisillemme. Harjoittelu on aloitettava sopimuksen pohjalta mahdollisimman pian.

Lähteet:

Risto Ahonen ja Sirke Lohtaja-Ahonen: Palaute kuuluu kaikille

Palautteen antamisen ja vastaanottamisen opas

Kajon palautepaja 14.12.2017