Soluessee: Muutosjohtaminen

16.04.18 Esseen kirjoittaja: Timur Alanen
Kirjapisteet: 3
Kirja: Useita
Kirjan kirjoittaja: Useita
Kategoriat: Johtaminen

Kirjoittajat: Timur Alanen, Essi Vaara ja Valtteri Järviluoma

 

JOHDANTO

Muuttuva yhteiskunta ja sen tuomat haasteet. Robotiikka ja katoavat työpaikat. Uhka vai mahdollisuus? Muutos on täällä, mutta kuinka siihen tulisi suhtautua?

Tässä esseessä tullaan käsittelemään yhteiskunnan tuomia muutoksia peilattuna perinteiseen johtamiseen ja työntekijöiden asemaan. Kun työpaikat katoavat ja kilpailu kiristyy, mikä onkaan pelastusrenkaasi? Kuinka tehdä rakenteellisia ja isoja muutoksia organisaatiossa niin, että työntekijät sopeutuvat siihen? Mitä on muutosjohtaminen? Muutosjohtaja seisoo usein alussa yksin muutoksen takana ennen kuin mitään konkreettista edes ehtii tapahtumaan. Muutosjohtajan on tärkeää varautua alussa seisomaan yksin muutoksen takana. Kuinka kerätä voimavarat ongelmissa ja haasteissa? On oltava hyvin varustautunut kohtamaan vastustusta yllättäviltäkin tahoilta ja tekemään koviakin päätöksiä muutoksen turvaamiseksi. Muutosvastuullisten johtajien ja päälliköiden on määrätietoisilla toimenpiteillä sekä kasvotusten tapahtuvissa henkilöstön kohtaamisissa aloitettava organisaation valjastaminen askel kerrallaan uuden tavoitetilan taakse.

 

1 Muutosjohtaminen

1.1 Onko työntekijä valmis muutokseen?

Työntekijöiden on oltava avoimin mielin muutosta kohtaan, eikä heidän tule vastustaa muutosta. Lisäksi työntekijöiden on ymmärrettävä, miksi uutta toimintamallia tarvitaan. Visa Huuskonen viittaa blogikirjoituksessaan McKinseyn ajatusmalliin, jossa työntekijä on valmis muutokseen, jos:

  1. Työntekijällä on tarvittavat tiedot, taidot ja voimavarat muutoksessa onnistumiseen. Hän voi myös pyytää tarvittaessa apua ja saa sitä.
  2. Työntekijälle työn puolesta tärkeät ihmiset (kollegat, esimiehet) toimivat myös uudella tavalla.
  3. Työntekijä hyväksyy ja ymmärtää, miksi muutos on tarpeen ja arvokas.
  4. Työpaikan puitteet, rakenteet, mittarit, palkkiot ja prosessit on rakennettu niin, että ne tukevat uutta tapaa toimia.

 

Loppujen lopuksi sopeutuminen muutokseen ei siis ole ainoastaan työntekijästä kiinni. Siihen vaikuttavat työpaikan, resurssien ja johtamismallin nykytilanne. Ei ole esimerkiksi mitään järkeä tuoda työpaikalle uutta ohjelmistoa, jos työntekijät eivät osaa vielä käyttää niitä. (Huuskonen 2016).

 

1.2 Muutosjohtaminen käsitteenä

Muutosjohtamisella tarkoitetaan tavoitteeseen pohjautuvaa määrätietoista prosessia, joka toteutetaan tarkkaan harkittujen ja johdonmukaisten toimenpiteiden avulla. Muutosjohtamisen avulla pyritään ohjaamaan käytettävissä olevat ihmiset ja resurssit toimimaan ennalta määritetyn tulevaisuustilan saavuttamiseksi. (Martola, 2017.) Se on lähestymistapa, jolla halutut muutokset jalkautetaan yrityksen toimintakulttuuriin perusteellisesti ja suunnitellusti, niin, että muutoksen avulla saavutettavat edut saavutetaan pysyvästi. Painopisteenä muutosjohtamisessa on ihmisten siirtyminen nykyisestä tilanteesta uuteen. (MindTools, Change Management).

1.3 Mitä hyötyä on muutoksista?

On selvää, että muuttuvassa maailmassa tarvitaan jatkuvaa reagointia niin ihmisten kuin asioidenkin suhteen. Asioiden jatkuva kehittäminen ja uusien käytäntöjen muovaaminen yrityksen toimintatapoihin systemaattisesti auttaa kasvattamaan liiketoimintaa ja pitämään yrityksen freesinä. Muutokset pitävät myös niin työntekijöiden kuin johtoportaankin työn merkityksellisenä, eikä organisaatio jämähdä paikoilleen, pahimmassa tapauksessa tehden työstä tylsää ja merkityksetöntä. Kun muutokset suunnitellaan ja johdetaan hyvin, vältytään konfliktitilanteilta ja edetään kohti tavoitteita määrätietoisesti.

1.4. Esimiehen rooli muutosjohtamisessa

Esimiehen tulee toimia systemaattisesti, antaen selkeyttä ja varmuutta tekemiseen ja työnjakoon. Hyvä muutosjohtaja ei pakota tekemään mahdottomia asioita. Johtaja ei anna periksi vaan tiedostaa todellisen työmäärän, eikä oleta muutoksen tapahtuvan ilman kovaa työpanosta ja vaivannäköä. Hyvässä muutosjohtamisessa johtaja huolehtii niin asioista kuin ihmisistäkin. Johtajan on varmistettava, että muutokseen osallistuvilla tahoilla on yhteinen näkemys siitä, miksi muutos on tärkeää ja miksi muutos on tarpeen. Erityisesti muutoksen kannalta avainasemassa olevien henkilöiden on oltava muutoksesta yhtä mieltä. Johtajan on kyettävä ja  onnistuttava kuvaamaan muutoksen visio lyhyesti ja ytimekkäästi, jotta sekaannuksilta vältyttäisiin. Vision ei tule jättää tilaa omille tulkinnoille tai sanojen pyörittelyille. Toisin sanoen vision tulee olla niin tiivis, että sen voisi kirjoittaa käyntikortin kääntöpuolelle. Uudistus ei onnistu, jos ajoneuvosta puhuessa toinen miettii junaa ja toinen polkupyörää. (Huuskonen 2016.)

 

2 Sopeutuminen johtajana tulevaisuuden muutoksiin

 

2.1 Itsensä kouluttaminen ja kehittäminen (ajan hermolla pysyminen)

Kun huomaa, että omalla alallaan on lähitulevaisuudessa tapahtumassa radikaaleja tai vähemmän radikaaleja muutoksia, on hyvin tärkeää tajuta se, että luvassa on ehkä suuriakin muutoksia omassa työnkuvassa. Valmistautuminen siihen on avainasemassa, jottei kaikista suurimmat muutokset tule puun takaa. Kun valmistautuminen uuteen on aloitettu ajoissa, on ehkä jopa ehtinyt miettiä konkreettisia keinoja omien työtapojensa kehittämiseen. Toki työpaikalla järjestetään koulutustilaisuudet uusien uudistusten myötä, mutta rivimiehet eivät erotu edukseen pelkästään sillä, että omaksuvat kaikille yhteiset uudistukset samalla tavalla kuin kaikki muutkin.

Jos haluaa erottautua massasta ja edetä urallaan, on tehtävä ylimääräistä työtä ja kehitettävä itseään etukäteen tulevaisuuden työtapoja silmälläpitäen. Näin voi olla osa muutoksen aloittavaa koneistoa ja olla eturintamassa tuomassa uusia tuulia yrityksen toimintatapoihin. Järkevä perehtyy, ehdottaa, antaa muille omaa tietoaan ja nousee tietotaidollaan yli muiden. Mutta muutos voi myös yllättää ja pitää olla myös valmis unohtamaan kaikki ennalta suunniteltu ja hypätä tuntemattomaan.

 

2.2 Alaisten motivointi muutokseen

Johtajilla ja esimiesasemassa olevilla ihmisillä on suuri vastuu siinä, miten heidän johdettavinaan olevat alaiset suhtautuvat tulevaan muutokseen työpaikalla. Jos työympäristössä tehdään muutoksia niitä lainkaan perustelematta ja selittämättä, voi alaisten motivaatio ja työtehokkuus laskea tiedonpuutteen takia. Tietämättömyys on työympäristössä pahin olotila, johon alaiset voidaan asettaa. Kun muutokselle ei anneta syytä tai järkevää perustelua, herättää se luonnollisesti paljon kysymysmerkkejä, jolloin prosessin eteneminen hidastuu. Jos työntekijöille ei selitetä, miksi vanhat ja hyväksi havaitut työtavat muutetaan toisenlaisiksi, voi se aiheuttaa eripuraa johtajien ja työntekijöiden välille. Siksi avoimuus on hyvällä ja toimivalla työpaikalla elinehto.

Kun muutos työskentelytavoissa on pinnalla keskustelu tasolla työntekijöiden kanssa, on tärkeää samanaikaisesti myös ottaa muutoksia käyttöön konkreettisesti ja näyttää omalla esimerkillä työntekijöille, miksi kyseiset muutokset ovat tärkeitä ja miten ne tulevat helpottamaan ja tehostamaan työntekijöiden työpäivää. On tärkeää saada jokainen työntekijä tiedostamaan ja ymmärtämään yrityksen tulevaisuuden tavoitteet ja sitoutumaan niihin. Mitä sitoutuneempi työntekijä on yritykseen, sitä paremmin he ottavat yrityksen tavoitteet ja muutoksen tuomat työskentelytavat omakseen. Hyvällä tasolla oleva työtyytyväisyys on siis ensimmäinen askel kohti muutosta ja sen tuomia haasteita.

Muutoksen tuomista haasteista ja uudistuksista on keskusteltava ja niitä on pohdittava yhdessä johdon ja työntekijöiden kanssa, pelkkä tiedon jakaminen ylhäältä alas ei ole riittävää. Työntekijät on saatava osallistumaan muutokseen ja heidät on saatava tajuamaan se, että muutoksessa halutaan kuulla myös heidän kantaansa asioista. Kun tiettyjä konkreettisia asioita itse työnkuvaan liittyen tehdään, on työntekijöiden kanssa käytävä keskustelu erittäin tärkeää, koska juuri he ovat eksperttejä siinä, minkälaisia muutoksia heidän työhönsä tulisi tehdä. Toisaalta he osaavat myös sanoa, jos jokin muutos ei tue yrityksen tavoitteita esimerkiksi tehokkaammasta tuotannosta tai nopeammasta tuotteiden valmistamisesta.

2.3 Muutoksen edesauttaminen

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Vanha ja usein käytetty sananparsi sopii hyvin muutoksen tuomiin tilanteisiin ja haasteisiin. Kun yritys asettaa konkreettisesti tulevat muutokset ja suunnitelmat paperille, on ne huomattavasti helpompi myös viedä käytäntöön. Muutos vaatii tuekseen strategisen suunnitelman ja työvaiheet, jotta muutokset eivät tule kenellekään yllätyksenä vaan luonnollisina työskentelytapojen muutoksina.

 

2.4 Miten menestyä muutoksen myllerryksessä?

Työelämän myllerrys ei ehkä ole niin iso asia kuin annetaan ymmärtää. Itse asiassa, läpi ihmiskunnan historian on ollut olemassa samanlainen tilanne. Työtavat ovat kehittyneet uusien innovaatioiden ja koneiden myötä. Suurin haaste ihmiskunnalle ja työtä tekevälle kansalle on ollut teknologia ja vallitseva digitalisaatio. Työuransa ehtoopuolella tällä hetkellä oleville ihmisille voi olla erittäin vaikeaa sopeutua heille täysin uudenlaiseen teknologiaan, sellaiseen jota heillä ei ole ikinä ollut. Ymmärrys ylipäätään kyseisestä aiheesta on täysin erilainen, kuin nuoremmalla sukupolvella, joka on saanut varttua digitalisaation lomassa.

Maailma siirtyy koko ajan entistä enemmän automaation ja teknologian yleistymisen myötä robotiikkaan, jossa ihmisten tarve työnteossa kasvaa sellaisilla aloilla, jossa käsitys teknologiasta on kultaa. Koodirivit ja tietotekniikka ovat osaamisalueita, joiden ympärillä tulee tulevaisuudessa olemaan yltäkylläisesti töitä. Kun verrataan pari sukupolvea aikaisempaan aikaan, ei koodaustaitoja pahemmin tarvittu.

Miten meidän sukupolvemme sitten pärjää haasteissa ja työelämän myllerryksessä, jonka tulemme varmuudella kohtaamaan ennemmin tai myöhemmin? Vastaus piilee avoimuudessa ja suhtautumisessa uusiin haasteisiin.

“Jatkuva uudistuminen on asennekysymys ja perustyöelämän taito. Enää osaamista ei kehitetä organisaation henkilöstöhallinnon toimesta vaan jokaisen tulee itse huolehtia, että on mukana menossa ja kehittymässä – sanoisin jopa kokonaan uudistumassa. Tähän jatkumona tärkeää on myös oman sisäisen motivaationsa tunnistaminen, sillä pakosta – ilman sisäistä paloa – itsensä uudistaminen kuluttaa valtaisasti voimavaroja.”

(Johanna Tirri 2017)

Kun yksilö tajuaa asenteen merkityksen muutoksessa pärjäämiseen ja oman itsensä kehittämiseen, niin silloin on jo vahvoilla. Suurin yksittäinen asia löytyy oman pään sisältä. Yksi sukupolvi aiemmin oli huono asia jos omaat kokemusta useammasta työpaikasta, koska ensimmäinen kysymys joka tuli mieleen oli “Mikä tuossa on vikana kun se ei pysy missään?”. Kun taas nykyään arvostetaan monialaista näkemystä ja kokemusta, jota voi saada vain työskentelemällä mahdollisimman useassa paikassa.

On silti tärkeää erottaa työnantajan ja työntekijän menestykseen tarvittavat asiat. Tietenkin seuraavat kohdat ovat vain esimerkkejä, eikä niitä pidä ottaa sokeasti omakseen, jos ei siltä tunnu. Jokainen luo itse omat avaimensa menestykseen ja joskus onnikin ratkaisee erittäin paljon. Toisaalta, onni täytyy ansaita, se ei ilmaannu pyynnöstä eikä sitä löydä etsimällä. Se ilmaantuu silloin kun sitä vähiten osaa odottaa.

Näin menestyt työnantajana:

  1. Tarjoa arvopohjainen ja uskottava missio.

Ihmiset kaipaavat enemmän merkitystä työlleen. Työnantajia arvioidaan tulevaisuudessa enemmän henkilökohtaisten arvojen ja näkemysten pohjalta kuin työtehtävien tai palkan suhteen. Työntekijälle on tärkeää olla konkreettisesti osana tuottamassa arvoa yhteiskunnalle ja yrityksen missiolle.

  1. Luo avoin ja salliva työkulttuuri.

Tulevaisuuden työntekijät odottavat lisää avoimuutta ja joustavuutta työelämässä. Työntekijät ottavat enemmän vastuuta ongelmien ratkomisessa ja tavoitteiden saavuttamiseksi osallistumalla aktiivisesti myös omien tehtävien ulkopuolisiin tehtäviin. Työtä voidaan tehdä myös normaalien työaikojen ulkopuolella, mutta vastapainoksi saatetaan haluta vapaapäivä keskellä viikkoa.

  1. Hajota organisaatiorajat.

Jatkuviin muutoksiin vastaaminen vaatii altistumista erilaisille ajatuksille, ympäristöille ja yllättävilläkin ratkaisuille, jotka tulevat sekä organisaation ulko- että sisäpuolelta. Mahdollisuus työskennellä paikasta riippumatta tulee muuttamaan toimiston määritelmää. Tulevaisuudessa toimisto on paikka, jossa vuorovaikutuksen laatu on optimoitu. Myös työntekijöiden henkilökohtaisesta elämästä tulevat tarpeet muokkaavat tulevaisuudessa toimistoja työympäristönä.

Näin menestyt työntekijänä:

  1. Kehitä itseäsi jatkuvasti.

Työmarkkinoilla halutut tiedot ja taidot muuttuvat jatkuvasti. Suuri osa nykypäivän suosituimmista työpaikoista ei ollut edes olemassa 10 vuotta sitten. Tutkinnon saaminen ei enää riitä, vaan menestyminen vaatii jatkuvaa uuden oppimista.

  1. Hallitse itsesi markkinointi.

Kokemuksen, koulutuksen ja tavoitteiden korostaminen on tärkeää.  Harva työskentelee enää koko uraansa samassa yrityksessä, jolloin omia taitoja on osattava kuvailla vakuuttavasti.

  1. Tavoittele aina parempaa.

Tulevaisuuden työelämässä ei enää asetuta aloilleen suojatyöpaikkoihin. Uudessa ympäristössä parhaiten menestyvät ne, jotka etsivät kokoajan uusia haasteita ja mahdollisuuksia kehittyä. Omien verkostojen ylläpito ja aktiivisuus Internetin rekrytointiverkostoissa on myös tärkeää.

(koulutus.fi 2018)

 

POHDINTA

Muutos on täällä. Muutos on ollut täällä jo tuhansia ihmisvuosia. Ihmiset ovat siitä huolimatta aina onnistuneet menestymään ja sopeutumaan muutokseen. Jotkut selviävät siitä huonommin kuin muut ja jotkut taas keskivertoa paremmin. Jokaisen tulisikin kysyä itseltään mihin kastiin sinä tulet kuulumaan? Sillä muutos lähtee aina sinusta itsestäsi huolimatta asemastasi.

 

LÄHTEET

Huuskonen, V. 2016. Esimiehen rooli muutostilanteessa. [WWW] Luettu 16.4.2018.

http://leaderment.fi/esimiehen-rooli-muutostilanteessa/

Huuskonen, V. 2016. Muutosjohtaminen ja johtaminen muutoksessa. [WWW] Luettu 16.4.2018.

http://leaderment.fi/muutosjohtaminen/

Keski-Korpela, E. 2013. Theseus.  Opinnäytetyö.

http://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/64232/Keski-Korpela_Emilia.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Koulutus.fi. 2018. Vinkit tulevaisuuden työelämässä menestymiseen. Luettu 9.4.2018.

https://www.koulutus.fi/blogpost/Vinkit_tulevaisuuden_tyoeelaemaessae_menestymiseen__p4429.html

MindTools. Change Management – Making Organizational Change Happen Effectively. [WWW] Luettu: 16.4.2018.

https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_87.htm

Martola, M. 2017. Muutosjohtaminen. Luettu 1.4.2018

http://www.muutos-johtaminen.fi/

Tirri, J. 2018. Kuinka menestyä tulevaisuuden työelämässä? Seure. Luettu 9.4.2018.

https://seure.fi/kuinka-menestya-tulevaisuuden-tyoelamassa/

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Tagit: ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!