Soluessee: Mikä on projekti?

12.12.18 Esseen kirjoittaja: Toni Latosaari
Kirjapisteet: 3
Kirja: Useita
Kirjan kirjoittaja: Useita
Kategoriat: Johtaminen, Oppiva organisaatio

Kirjoittajat: Mei Hong ja Toni Latosaari

1       MIKÄ PROJEKTI ON?

 

Projektien tekeminen on isossa osassa jokaisella akatemialla olevalla firmalla ja jokainen niistä tulee tekemään monia projekteja akatemia-aikana. Tietääkö moni kuitenkaan mitä projekti varsinaisesti tarkoittaa? Mistä projekti koostuu ja mitä sillä pyritään saavuttamaan? No, lyhyesti projekti on ”joukko ihmisiä ja muita resursseja, jotka on tilapäisesti koottu yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää”. Tämä nyt on kaikille varmaan melko selkeää. Projektiin kuuluu myös määritelty aikataulu ja budjetti. (Ruuska 2007, 19).

 

Projektille tyypillisiä piirteitä ovat yksi selkeä, tai monta selkeää tavoitetta. Tavoitteet saavutettua projekti on valmis. Projekti ei ole loputtomiin kestävää toimintaa, vaan sille määritellään päätepiste tavoitteiden pohjalta. Projekti on itsenäinen kokonaisuus, joka on loogisesti rajattu, siihen kuuluu useita intressiryhmiä ja osapuolia, mutta vastuu on keskitetty yhteen pisteeseen.

Ryhmätyöskentely on tärkeä osa projektia, jota ilman projekti on käytännössä mahdotonta toteuttaa. Ryhmä voi koostua monista eri yritysten työntekijöistä, jopa eri kansallisuuksista. Projektissa voidaan havaita monia eri vaiheita sen elinkaaren aikana, ja siitä tulisi oppia aina jotakin, jota voi hyödyntää tulevaisuudessa. Projektit eivät ikinä ole samanlaisia, kaikki projektiin liittyvät tekijät muuttuvat jatkuvasti, joten sitä ei voi toistaa. Siihen sisältyy myös muutoksia, jotka joko vaikuttavat projektiin tai ei. Muutokset saattavat olla joskus jopa todella radikaaleja, jonka seurauksena projektin luonne ja tavoitteet muuttuvat. Oikeastaan koskaan ei voida varmuudella tietää, mitä projektin seuraavassa vaiheessa tapahtuu, sillä edellisen vaiheen tapahtumat ja tulokset vaikuttavat aina seuraavaan vaiheeseen, kun yksityiskohdat tarkentuvat.

Projekti on käytännössä aina asiakkaan tilauksesta tehty työ, jolle asiakas asettaa vaatimuksia ja reunaehtoja, jotka mahdollisesti rajoittavat projektin toimintaa. Asiakas voi olla oman organisaation sisältä tai ulkopuolelta tullut toimeksianto. Projektiin sisältyy aina monia eri asioita ja muuttujia, joilla on loppujen lopuksi looginen yhteys ja ne ovat riippuvaisia toisistaan. Muuttujat liittyvät esimerkiksi teknologiaan, laitteisiin, materiaaleihin, ihmisiin ja kulttuureihin. Muista, jos muuttujalla ei ole riippuvuutta muihin muuttujiin, se ei kuulu projektiin. Projektiin sisältyy lähes aina myös alihankintoja, joko organisaation sisällä tai ulkopuolella. Mitä suurempi projekti, sitä enemmän alihankintoja. Suunnittele projekti aina huolellisesti, siten minimoit riskien mahdollisuuden. Huonosti suunnitellulla projektilla on paljon suurempia riskejä kaikkien vaiheiden aikana. (Ruuska 2007, 19)

Monesti saatetaan ajatella, että projektin lopputuloksena syntyy jokin konkreettinen tuote, mutta näin ei aina ole. Lopputuloksena voi syntyä myös ratkaisu johonkin ongelmaan.

 

1.1        Projektipäällikö, kaikkien alojen asiantuntija?

 

Rislingin (Sveiby & Risling 1987) määritelmä organisaation johtajan tehtävistä on lyhyt ja ytimekäs:

  • hän toimii hallinnollisena suojamuurina
  • inspiroijana ja tiennäyttäjänä
  • tarkistajana ja seurannan toteuttajana

 

Listaus kuvaa osuvasti myös projektipäällikön tehtäviä. Onhan projektipäällikkö myös eräänlainen johtaja projektin aikana. Projektissa ei kuitenkaan ole niin isoa hierarkiaa tekijöiden välillä, kuin normaali organisaatiossa. Projektipäälliköllä on kuitenkin vastuu tiimistä ja sen toiminnasta, sekä tavoitteista.

Delegointi on projektipäällikön ehkä jopa se tärkein taito, joka on välttämätöntä osata. Projektipäällikkö hoitaa suunnittelua, toimeenpanoa ja valvontaa. Päällikön tehtävänä ei ole tehdä vaan teettää. Tästä erittäin hyvin kuvaava lainaus Hjallis Harkimolta; ”Projektipäällikkö ei puhalla mitään vitun ilmapalloja”. Ilman luottamusta asiantuntijoihin tämä ei kuitenkaan onnistu. Delegoimalla projektipäällikkö määrittelee, mitä asiantuntijoiden pitää tehdä minkälaisilla reunaehdoilla ja antaa heidän työskennellä itsenäisesti, samalla kuitenkin motivoimalla heitä. Delegointia ei aina tarvitse kohdistaa vain yhdelle henkilölle, vaan myös ryhmädelegointi on mahdollista ja jopa suotavaa. Delegoinnin on oltava selkeää, jottei pääse käymään niin, että samaa asiaa tehdään yhtäaikaisesti eri paikoissa.

 

Hyviä projektipäällikön ominaisuuksia on kirjassa listattu seitsemän;

  • osaava ja tietävä
  • älykäs ja luova
  • tavoitteisiin sitoutunut ja päättäväinen
  • avoin ja kommunikointikykyinen
  • riippumaton aloitteentekijä
  • rohkea ja karismaattinen
  • innostava ja huumorintajuinen

 

Tämä on kuitenkin vain yhteenveto pääpiirteistä, jotka koetaan tärkeimmiksi. Amerikkalaisten projektipäälliköiden keskuudessa teetetty kyselytutkimus osoittaa, että päällikön tärkeimpiä ominaisuuksia ja osaamisalueita ovat:

  1. Projektityön luonteen ymmärtäminen
  2. Viestintätaidot
  3. Päätöksentekokyky
  4. Muutosten hallinta
  5. Suunnittelu- ja aikataulutustekniikat
  6. Kustannusten arviointi- ja seurantamenetelmät

 

Projektipäällikön tehtävänä näin pähkinänkuoressa siis ovat projektin kokonaisuuden hallitseminen, naruista veteleminen ja tiimin motivoiminen.

 

 

2       PROJEKTIN SUUNNITTELU

 

 

Projektia ei saa koskaan käynnistää suunnittelematta, sillä projektin suunnittelulla on suuri merkitys sen onnistumiseen. Projektit ovat yleensä isoja, kalliita, ajoittain myös monimutkaisia hahmottaa, koska mukana on paljon ihmisiä ja kaikilla eri roolit, siksi projektin suunnittelua ei saa missään nimessä kaihtaa. Projektit eivät menesty sattuman kautta vaan menestykseen vaaditaan kurinalaista suunnittelua. Projektisuunnitelman ei tarvitse olla pikkutarkka, kunhan se on realistinen ja vastaa todellisuutta.

 

Suunnittelun painopisteitä ovat: tavoite, budjetti ja aikataulu, riskien kartoitus, viestintä ja projektitiimin muodostaminen.

 

 

Tavoite

 

Projekteja ei tehdä huvin vuoksi vaan projektin synnylle on selkeitä syitä. Näitä voivat olla esimerkiksi:

  • uudistukset tai muutokset tiettyä alaa koskevissa vaatimuksissa, muutokset lainsäädännössä tai laitteiden mukautuminen
  • uudet ideat tai parannusehdotukset esim. tuotantoprosesseissa
  • Tarkastusraportit (Litke & Kunow 2004, 31)

 

Suunnittelun tärkein päätehtävä on projektin tavoitteen tai tavoitteiden määritteleminen. Kun tavoitteet on määritelty, projektit toteutetaan määrätyn tavoitteen saavuttamiseksi. Tavoitteet saavat olla kunnianhimoisia, mutta realistia ja mitattavissa olevia. Nyrkkisääntönä: Mitä selkeämmät tavoitteet, sitä helpompi on myös projektin aloittaminen.

 

Tavoitteiden määrittämiseksi käytä seuraavia apukysymyksiä hyväksi.

Mitkä tavoitteet halutaan saavuttaa? Ovatko tavoitteet selkeitä ja realistisia? Missä ajassa tavoitteet voidaan saavuttaa?

 

 

Budjetti

 

Projektit eivät aina etene suunnitelmien mukaan, mutta tarkalla budjetin laatimisella pystytään varautumaan yllättäviin menoihin. Budjetin laatimiseksi ota selvää projektin työmäärästä ja sen kustannusarvioista sekä henkilöresurssista.

 

Aikataulu

 

Projektisuunnittelussa on tärkeää asettaa määräaikoja. Määräaikojen noudattaminen on myös tärkeää, jotta saavutetaan tavoitteet annetun määräajan sisällä. Jos aikataulu viivästyy eikä määräaikoja ole noudatettu, syntyy dominovaikutus, jolloin muut tehtävät ovat vaarassa keskeytyä. Mahdolliset tyhjäkäynnit voivat aiheuttaa lisää kustannuksia. ( Litke & Kunow 2004, 51)

 

Aikataulukon käyttäminen pienemmissä projekteissa voi olla järkevää. Aikataulukon sarakkeeseen merkitään työaskeleet ja määräajat, kolmannen sarakkeeseen toteutuneet määräajat. (e.d)

 

Projektin kokonaisuuden hahmottamiseen käytetään yleisimmin janakaaviota. Janakaaviossa yksittäiset toiminnat esitetään janoina aika-akselilla alkamis- ja päättymispäivämäärineen. (e.d)

 

 

Riskien kartoitus

 

Kartoita mahdolliset riskit hyvissä ajoin, jotta niihin osataan tarvittaessa varautua. Analysoi suurimmat riskit ja niihin myös keinot ennaltaehkäisyyn.

 

 

Viestintä

 

Sisäinen viestintä on tärkeää, koska sitä tarvitaan tiedon jakeluun, perehdyttämiseen, toiminnan tukemiseen sekä yleiseen vuorovaikutukseen. Se on projektin onnistumisen kannalta olennaisin osa-alue. Projektit voivat kaatua vähäisen tai olemattoman viestinnän takia, siksi viestintäsuunnitelma olisi hyvä olla olemassa. Viestintäsuunnitelman ei tarvitse olla täydellinen, sillä voit täydentää sitä myöhemmin, jos havaitset puutteita tai ongelmakohtia. Näitä asioita olisi hyvä pohtia viestintäsuunnitelmassa; Miten usein raportoit johdolle ja asiakkaalle projektin tilasta? Miten tarkistat töiden etenemistä tiimin kanssa? Kuinka pidät tiimiin yhteyttä ja miten he saavat sinuun yhteyden tarvittaessa? Millaisia viestintävälineitä- ja -tapoja käytät?

 

Ennen tätä digivallankumousta viestintää käytiin sähköpostin kautta. Sähköposti on edelleen suosittu viestintäkanava, mutta sen tehokkuus saattaa laskea, mikäli sähköpostilaatikkoon tupsahtaa satoja viestejä päivittäin, jolloin tärkeät viestit jäävät huomaamatta. Viestintää voidaan tehostaa ja nykyaikaistaa erilaisilla digityökaluilla. Slack ja WhatsApp ovat hyviä työkaluja viestintään, ja kokemustemme perusteella voimme suositella niitä jokaiselle. Trello on enemmänkin projektinhallintatyökalu, mutta miksei sitä voisi käyttää myös yhtenä viestintätyökaluna?

 

Digiviestintä ei oikein riitä vaan projektipäällikön on pidettävä fyysisiä tiimipalavereita säännöllisesti. Ei kukaan jaksa istua tuntikausia kestävissä palavereissa, joten tehokkaat ja ytimekkäät palaverituokiot oman tiimin kanssa on tärkeää. Mikäli projektitiimi on hajaantunut eri puolille maata, maailmaa eivätkä siksi pääse fyysisesti paikalle, digipuhelut ratkaisevat pulman. Sovitte yhteisen digipuhelusession, ja keskustelette yhdessä työn etenemisestä ja mahdollisista riskeistä tai haasteista.

 

Sisäisten sidosryhmien- tiimin ja johtajien kesken viestinnän tulee olla alusta alkaen avointa ja läpinäkyvää. Kaikista projektiin liittyvistä muutoksista, esteistä, riskeistä ja haasteista pitää kertoa heti ja niin kauan, kunnes asioihin reagoidaan.

 

 

 

Projektitiimin muodostaminen

 

 

Projektitiimillä on suuri merkitys sen onnistumiselle. Valitse siis viisaasti ne oikeat avainhenkilöt. Proakatemialla on jo valmiiksi muodostetut osuuskunnat, joten oikeiden henkilöiden löytäminen on meille usein helpompaa, koska me tunnemme toistemme taito- ja tietotason. Kokemus ei ole välttämätön, sillä akatemian opiskelu perustuu projekteihin. Uusia asioita ja taitoja kerrytetään projektien kautta, joten asenne ratkaisee enemmän kuin itse työkokemus.

 

Tiimiin kuuluvat projektipäällikkö, kaikki kokoaikaiset ja osa-aikaiset työntekijät sekä ulkoiset työntekijät. Tiimin koko vaihtelee kahdesta yli 15 henkilöön. Pienemmässä ryhmässä kokoukset ja päätöksenteko ovat yksinkertaisempaa ja tuloksellisempaa. Viestintä ja tiedotus sujuu myös kitkattomammin. Suuressa ryhmässä on enemmän luovaa potentiaalia, vaikka siinä päätöksenteko ja kokoukset vievätkin kauemmin aikaa. Ihanteellinen ryhmäkoko on 5-6 henkilöä. (Litke & Kunow 2004, 68-69).

 

Paras mahdollinen tiimi koostuu erilaisista ihmisistä, joilla on kyky tehdä päätöksiä ja etsiä luovia ratkaisuja. Sosiaaliset taidot, kommunikointikyky, vastavuoroinen luottamus sekä ’’mikä koskee meitä, koskee myös minua’’ ajattelu ovat myös merkittäviä tekijöitä tiimin valinnassa. (Litke & Kunow 2004, 71).

 

 

 

3       PROJEKTIN ETENEMINEN JA LAADUNVARMISTUS

 

Projektin toteuttamisen edellytykset täyttyvät, kun aloittamisesta on ilmoitettu yrityksen johtohenkilöstölle, projektiin on nimetty projektipäällikkö sekä laadusta, aikataulusta, resursseista, kustannuksista että tiimistä on päästy yksimielisyyteen toimeksiantajan kanssa. (Litke & Kunow 2004, 86)

 

Projektin edetessä valvonta on välttämätöntä. Valvonnalla varmistetaan, että olemme oikealla tiellä, pysymme aikataulussa ja budjetissa sekä tulokset vastaavat meidän ja mahdollisen toimeksiantajan käsityksiä. Valvonnassa tarkastellaan myös tiimin edistystä. (Litke & Kunow 2004, 89).

 

Projektikolmio koostuu kolmesta osasta; aikataulusta, laadusta ja kustannuksesta. Aikataulussa ja budjetissa pysyminen on tärkeää, mutta laadun varmistaminen on sitä tärkeämpi, mikäli lopputavoitteessa on tietty tuote. Laadunvarmistus on tärkeää, koska sillä varmistetaan asiakkaan tyytyväisyys, minimoidaan kustannukset, vältetään projektiriskejä, vahvistetaan imagoa ja pysytään kilpailukykyisenä. (Litke & Kunow 2004, 93).

 

 

4       PROJEKTIN LOPETTAMINEN JA PALAUTTEENANTO

 

Kun projekti on saatettu onnistuneesti päätökseen, onkin jo tulosten tarkastelun vuoro. Tässä tarkastellaan koko projektin kulkua; kuten esimerkiksi aikataulua, henkilöstöä, kustannuksia, sairauspoissaoloja, muutosten määrää vaihetta kohti tai testien ja tarkistusten määriä.

Projekti myös dokumentoidaan, ja loppuasiakas ratkaisee missä muodossa dokumentointi tehdään. (Litke & Kunow 2004, 120).

 

Palautteenanto on tärkeää. Ilman palautetta ihminen ei kehity eikä projektia voida kehittää eteenpäin. Palautteita ei kannata lykätä projektin loppuvaiheeseen vaan niitä kannattaa antaa koko matkan aikana. Palautteita on vaikeampi antaa ja vastaanottaa jälkikäteen, joten nopeus on tässäkin valttia.

 

 

Lähteet

 

Ilonka, Kunow & Litke, Hans-D, 2004, Projektinhallinta, Helsinki: OY Rastor AB

 

Ruuska, K. 2007, Pidä projekti hallinnassa, Talentum Oy.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!