Soluessee: Loppuraportti KAJOn johtoryhmän toimikaudesta

14.12.17 Esseen kirjoittaja: Anna Vikman
Kirjapisteet: 3
Kirja: Kaverijohtamisen visuaalinen innostuskirja
Kirjan kirjoittaja: Heikki Toivanen
Kategoriat: Johtaminen

Tämän soluesseen kirjoittivat: Anna Vikman ja Jesse Niemi

 

Lähtötilanne                                         

 

Aloittaessamme opintomme Proakatemialla elokuun lopussa emme tienneet mitä opiskelulta odottaa. Olimme kuulleet ensimmäisen vuoden aikana paljon erilaisia tarinoita Proakatemialla tehdyistä projekteista ja suurimmista saavutuksista, mutta mitään selkeää kokonaiskuvaa yrittäjyyden yksikön arjesta meille ei ollut muodostunut. Olimme varmoja ainoastaan siitä, että meidät tultaisiin jakamaan uusiin tiimeihin. Yhdessä uuden tiimin kanssa tulisimme perustamaan oikeassa yritysmaailmassa toimivan yrityksen ja tekemään paljon projekteja.

 

Projektitoimisto KAJO Osk

 

KAJOn ensimmäinen syksy on jo hyvää vauhtia vaihtunut talveen. Vuosi 2017 alkaa olla viimeisiä päiviä vailla eletty ja se tulee jättämään jälkeensä monia muistoja tämän 18 henkisen tiimin ensimmäisestä puolivuotisesta. Uusi vuosi 2018 tuo mukanaan uudet tuulet tiimin toimintaan. Uusi johtoryhmä on jo valittu johdattamaan KAJOa eteenpäin kohti parempaa yritys- ja tiimitoimintaa.

 

KAJOn ensimmäinen syksy on johtoryhmän mielestä ollut haastava. Syksy on ollut täynnä monia erilaisia tunteita eikä luonnollisesti tyrskyiltäkään olla vältytty. Se kuuluu kuitenkin asiaan kun 18 toisilleen enemmän ja vähemmän tuntematonta, eri ikäistä ja eri taustoista tulevaa ihmistä laitetaan samaan tiimin ja odotetaan, että siitä ajan kanssa muotoutuu jonkinlainen oikeassa yritysmaailmassa toimiva organisaatio. Syksyyn on kuulunut monenlaisten tunteiden lisäksi monia eri vaiheita. Tiimi ja siihen kuuluvat yksilöt ovat oppineet paljon itsestään, tiimistä ja itse Proakatemiasta. Uskomme, että monen tiimin jäsenemme syksyä kuvastaa hyvin sana ”shokki”. Opiskelimme ensimmäisen vuoden opintomme TAMKin pääkampuksella Kuntokadulla, työskennellen pienemmissä noin 10 hengen tiimeissä. Päivämme koostuivat luennoista sekä eri tiimiopinnoista ja arvosanat saimme pääosin tenttimällä. Ei siis varmaan monen mielestä ole ihme, että Proakatemia ja siellä nuorille yrittäjänaluille tarjottava vapaus saatetaan useasti kokea jonkinlaisena alkushokkina. Koulu ei velvoita meiltä kovinkaan paljoa, eivätkä valmentajat ole akatemialla sitä varten, että he käskyttäisivät meitä opiskelemaan. Opiskelu edellyttää erityisesti oma-aloitteisuutta, motivaatiota, halua oppia sekä yksin, että tiimissä.

 

Business Leaderin katsaus syyskauteen

 

Otimme ripeän tahdin tiimin rakentamisprosessiin heti alusta alkaen. Valitsimme tiimillemme vastuuhenkilöt; BL:n, HR-päällikön, Talouspäällikön ja Markkinointiviestintäpäällikön jo ensimmäisellä viikolla kesälomilta palattuamme, vasta muutaman koko 18 hengen tiimin yhteisen kokoontumisen jälkeen. Tiesin jo ennen syksyn alkua haluavani asettautua ehdolle ensimmäiselle BL:n kaudelle. Olen kiinnostunut johtamisesta, haluan oppia aiheesta ja mahdollisesti toimia johtajan roolissa tulevaisuudessakin. Halusin myös varmistaa sen, että muodostaisin tämän tärkeän roolin kautta vahvan yhteyden tiimiin ja Proakatemian yhteisöön heti ensimmäisen puolivuotisen aikana syystä, että lähden opiskelijavaihtoon Madridiin ensi kevätlukukauden ajaksi.

 

Ensimmäisen BL:n paikalle ei ollut yllättäen kovaa kilpailua ja sain paikan kohtuullisen helposti. Olin valinnasta tyytyväinen ja lähdin innokkaasti toteuttamaan minulle annettua vastuutehtävää yhdessä HR-päällikön, Jessen kanssa. Oli mukavaa päästä tekemään yhteistyötä Jessen kanssa. Meidän kahden pieni tiimi toimi hyvin koko syksyn ajan. Vastuuhenkilöiden valinnan jälkeen lähdimme laatimaan osuuskunnan perustamisasiakirjoja ja pohtimaan yrityksen nimeä. Yrityksemme nimen pohtimiseen käytimme kenties liiankin monta työtuntia. Lopulta pääsimme yhteisymmärrykseen ja valitsimme yrityksellemme nimen: KAJO. Samaan aikaan lähdimme keskustelemaan tiimin pelisäännöistä, rakentamaan yrityksen markkinointiasua ja etsimään yhteisiä arvoja. Tiimin halu mennä kovaa vauhtia eteenpäin oli silminnähtävissä.

 

KAJOn tiimiytymisprosessi eteni nopealla vauhdilla ja loimme luottamuksen tiimin sisälle hyvin lyhyessä ajassa. Luottamuksen rakentumista edesauttoi paljon syksyn alussa Himoksella järjestämämme mökkipaja. Käsittelimme mökkipajassa oppimissopimuksiamme ja jokainen tiimin jäsen kertoi vuorollaan omista taustoistaan, kukin itselleen sopivalla tavalla. Oli mahtavaa huomata, miten tiimimme jäsenet avautuivat ja kertoivat vaikeistakin kokemuksistaan ilman pelkoa siitä, että he tulisivat jollain tavoin arvostelluiksi tai tuomituiksi jakamistaan asioista. Olin itse varautunut kertomaan omista taustoistani vähemmän kuin mitä lopulta kerroin. Rohkaistuin kertomaan omista vaikeista asioistani minua ennen esityksensä pitäneiden ihmisten avoimuudesta johtuen. Ensimmäiset esitykset aiheuttivat ”lumipalloefektin”, sillä koko tiimimme jäsenet kehuivat jälkikäteen uskaltaneensa olla, vielä tässä vaiheessa kohtuullisen tuntemattomien ihmisten edessä, avoimia ja haavoittuvaisia syystä, että ensimmäisenä esityksensä pitäneet henkilöt tekivät aloitteen luottamuksen rakentamisen suhteen.

 

Mökkipaja oli kaikin puolin positiivinen kokemus ja sen jälkeen koko tiimin henki oli huomattavasti rennompi ja avoimempi. Puhuimme paljon tiimin perustamiseen liittyvistä asioista ja arvoista syksyn alussa, kunnes jossain kohtaa tiimi kyllästyi puhumaan ja halusi puheen sijaan lähteä konkreettisesti tekemään. Olin samaa mieltä, sillä koin tiimimme arvojen ja yhteisen suunnan löytyvän tekemisen kautta. Yhdessä valmentajamme Timon kanssa päätin, että tiimi lähtisi toteuttamaan tiimin sisäistä 100 challengea. Haastessa oli kyse siitä, että tiimin jäsenten tulisi soittaa ja varata yhteensä 100 yritysvierailua eri yrityksiin vuoden loppuun mennessä. Haasteen avulla oli tarkoitus saada tiimin jäsenet ulos Proakatemialta, ja tutustumaan eri yrityksiin, sillä kuten Timo sanoi: ”projektit löytyvät Proakatemian ulkopuolelta”.

 

BL:n toimikauteni aikana käynnistin ensimmäisen oman projektini yhdessä Proakatemian toisessa pinkkutiimissä opiskelevan yrittäjäystäväni kanssa. Projekti oli minulle tärkeä. Sen suunnittelu ja toteuttaminen veivät minulta paljon aikaa ja huomiota. En ehtinyt käyttää BL:n työtehtävään niin paljon aikaa kuin mitä olisin halunnut. Pidin kuitenkin läpi syksyn parhaani mukaan huolen siitä, että tiimin ulkopuolelta tuleva informaatio tavoittaisi tiimin. Tiimin tiedottaminen oli minun vastuullani. Olisin varmasti voinut tehdä monta asiaa toisin.  Olisin voinut lukea enemmän johtajuuteen liittyvää kirjallisuutta, josta olisin varmasti saanut tukea toiminnalleni mutten sitä tehnyt. Koin itsensä johtamiseen ja henkiseen kasvuun liittyvän kirjallisuuden itselleni syksyn aikana tärkeämmäksi aiheeksi. Kukaan ei ole seppä syntyessään, niin kuin vanha sananlaskukin toteaa. Täytyy muistaa, että me kaikki olemme Proakatemialla siksi, että voimme kokeilla ja oppia eri asioita turvallisessa ympäristössä. Valmentajaltani Timolta sain paljon hyviä vinkkejä ja tukea syksyn aikana. Oivalsin tämän syksyn aikana sen, että työskennelläkseen tehokkaasti, BL tarvitsee työnkuvan ja selkeät tavoitteet.

 

Olen oppinut Proakatemian ensimmäisen syksyn aikana erittäin paljon uusia asioita. Olen saanut kokemusta BL:n roolissa toimimisesta ja erityisesti 18 henkisen osuuskunnan johtamisesta. Tiimimme on täynnä mielenkiintoisia ja luovia ihmisiä eri taustoista ja he omaavat paljon eri osaamista. On ollut erittäin mielenkiintoista käydä Proakatemian johtoryhmän kokouksissa ja päästä vaikuttamaan yhteisön toimintaan. Olen vastuutehtäväni kautta astunut epämukavuusalueelleni ja opetellut esiintymistä. Olen edustanut KAJOa kerran kuukaudessa eri projektoreissa, johtoryhmän kokouksissa ja Proakatemian synttäreillä. Ajanmyötä olen huomannut, etten välttämättä enää jännitä jokaista esiintymistilannetta niin kovasti kuin mitä ennen jännitin.

 

HR-päällikön katsaus syyskauteen

 

Hain elokuun lopussa HR-päällikön työtehtävää, jota haki lisäkseni myös kaksi muuta tiimin jäsentä. Ehdokkaat kertoivat omista vahvuuksistaan ja siitä miksi juuri heidät tulisi valita tehtävään. Minun onnekseni sain kunnian toimia ensimmäisenä HR-päällikkönä. Harkitsin hetken myös Business Leaderin paikan hakemista, kunnes totesin, etten uskaltaisi ottaa niin isoa vastuuta omille harteilleni heti akatemian alussa. Business Leaderiksi valittiin ihastuttava Anna, joka oli mielestäni juuri oikea valinta ottamaan kaoottinen tilanne haltuun. Tiimiimme talouspäälliköksi valikoitui Emilia, jolla oli jo entuudestaan kiinnostusta ja tarvittavaa osaamista kirjanpidon ja taloudenhallinnan käynnistämiseen.

 

Proakatemiassa vertaisjohtaminen muodostuu juuri sellaiseksi, kuin itse sen haluamme muodostuvan. Muodostettuamme johtoryhmän kävimme lyhyitä keskusteluja siitä, millaiseksi tiimi kokee sen jäsenten roolit. Varsinaisia työnkuvia johtoryhmän jäsenille ei muodostettu. Sovimme ainoastaan, että Business Leaderin vastuualueet sisältäisivät viestinnän ja tiimin keulakuvana toimimisen. HR-päällikön tehtäviksi muodostui Annan oikeana kätenä toimiminen, sekä huolenpito opintosuunnitelmista ja kirjapisteistä. Kävi ilmi, että niin kutsuttua rangaistuspolitiikkaa, eli rahasakkoja tai muita vastaavia käytäntöjä ei haluttu ottaa käyttöön. Tiimin näkemys oli, että ryhmäpaineen tulisi motivaattorina riittää tehtävistä suoriutumiseen. Tämä oli oikeastaan ainoa selkeä linjaus, jonka muistan tänä syksynä tehneemme.

 

Syksy alkoi sekavasti, tiimimme jäsenten etsiessä omaa paikkaansa ja totutellessa uuteen vapaampaan arkeen. Omalla kohdallani haasteita lisäsi se, että aloitin koulun alettua myös thainyrkkeilyn kilpatason harrastamisen. Treenasin neljästä viiteen kertaa viikossa. Tästä syystä kaikki iltani kuluivat harrastuksen parissa. Thainyrkkeily on vähentänyt jaksamistani melkoisesti syksyn kuluessa. Vaikka liikkuminen tuo energiaa ja on hyvä tapa purkaa stressiä, on minusta joulun lähestyessä alkanut tuntumaan siltä, että tarvitsisin enemmän aikaa rentoutumiseen. Proakatemialla opiskelu vie huomattavasti enemmän aikaa kuin olin kuvitellut. Koulun arjessa ei pärjää tekemällä töitä samalla teholla, kuin edellisissä oppilaitoksissa, joissa olen opiskellut. Saavuttaakseni omat tavoitteeni, minun täytyy lisätä myös Proakatemian opintoihin käyttämääni aikaa huomattavasti.

 

Kiireeni on näkynyt myös HR-päällikön tehtävässäni. Olen yrittänyt sitoutua rooliini ja tarkkailla tiimimme jäsenten jaksamista. Koen, että huolehtiminen ja epäkohtiin tarttuminen on kuitenkin jäänyt liikaa miettimisen tasolle. Olemme Annan kanssa keskustelleet paljon tiimimme eri henkilöistä, tiimin yhteishengestä ja toiminnan tasosta. Tekoni HR-päällikkönä olisivat voineet olla suurempia, mikäli minulla olisi ollut selkeä rooli ja paremmat mahdollisuudet toteuttaa työtäni.

 

Johtoryhmän kokemukset

 

Ensimmäisen johtoryhmän haasteeksi osoittautui mielestämme toimintamallien luominen tyhjästä ja kunnioituksen etsiminen tiimistä. Koimme ajoittain vaikeatakin hetkiä, mutta toimikauteen mahtuu myös monia onnistumisia.

 

Aloitimme ensimmäisellä yhteisellä johtoryhmäkaudellamme pitämään tiimin tavoitekeskusteluja, joiden toivomme säilyvän tiimimme käytäntönä jatkossakin. Halusimme tutustua tiimin jäseniin henkilökohtaisemmalla tasolla, jotta voisimme paremmin löytää tiimin eri yksilöitä palvelevia johtamiskeinoja. Pyysimme tiimin jäseniä varaamaan itselleen sopivan ajan tavoitekeskustelua varten, sekä täyttämään siihen liittyvän ennakkokysymyskaavakkeen ennen keskusteluun saapumista.

 

Kysymykset kuuluivat näin:

 

  1. Miksi hait Proakatemiaan? / Haitko muualle? / Mitä muita kiinnostuksen kohteita sinulla on kouluttautumisen suhteen?
  2. Mitä tavoitteita sinulla oli ennen koulun alkua ja ovatko tavoitteesi muuttuneet?
  3. Miten olet omasta mielestäsi tähän mennessä osallistunut tiimin toimintaan ja tuonut omia näkemyksiäsi esille?
  4. Mitä tavoitteita olet asettanut koko Akatemia-ajalle? Mitä tavoitteita sinulla on ensimmäiselle vuodelle tai ensimmäiselle syksylle?
  5. Mitä pidemmän tähtäimen tavoitteita sinulla on?
  6. Mitä toivoisit BL:ltä ja HR:ltä? Mitä kehityskohteita näet näiden kahden työssä?
  7. Mitä toivoisit tiimiltä?
  8. Mitkä taidot omaat/missä koet olevasi erityisen lahjakas ja mitä taitoja haluaisit kehittää?

 

Koko tiimi oli sitä mieltä, että tavoitekeskustelut olivat mielekkäitä ja erittäin hyödyllisiä. Tämä oli meille yksi isoimmista onnistumisen hetkistä, sillä olimme yhdessä luoneet jotain mistä koko tiimi oli tyytyväinen. Meille oli tärkeätä saada palautetta omasta toiminnastamme, joten liitimme aiheen mukaan kysymyksiin. Muutama tiimin jäsen oli sitä mieltä, että voisimme käyttää valtaamme enemmän tiimin keskuudessa ja rohkeammin käskeä sitä tekemään asioita.

 

Päätimme kokeilla tätä toimintatapaa siinä kohtaa, kun huomasimme tiimin kirjapisteiden olevan reilusti jäljessä aikaisemmin sopimastamme aikataulusta. Määritimme yhdessä ennakkoon kolmen hengen ryhmät soluesseiden kirjoittamista varten. Valitsimme jokaiseen ryhmään vähintään yhden henkilön, joka on taitava kirjoittaja ja jolle tekstin tuottaminen on vaivatonta. Ajattelimme, että tämä auttaisi myös heikompia kirjoittajia kehittymään parempien kirjoittajien avulla. Aikaa soluesseen kirjoittamiseen annoimme yhden viikon. Tiimin jäsenet reagoivat tehtävään kukin eri tavoin. Osa piti tehtävänantoa hyvänä ja osa vastusti kirjoittamiseen pakottamista. Meidät yllätti suuresti se, että tehtävänanto sai osakseen vastustusta juuri niiltä henkilöiltä, jotka aikaisemmin tavoitekeskusteluissa pyysivät johtoryhmältä jämäkämpää otetta. Vastustuksesta huolimatta ryhmät kirjoittivat soluesseensä aikarajan loppuun mennessä. Olimme tyytyväisiä tiimin suoritukseen mutta tehtävän osittain negatiivinen vastaanotto jätti meihin epävarman tunteen siitä, millaista johtajuutta tiimi tarvitsee.

 

Kokeilimme syksyn aikana erilaisia tapoja johtaa ja lähestyä tiimiä. Lopulta ajauduimme kuitenkin tilanteeseen, jossa mikään kokeilemamme tapa ei vaikuttanut toimivan. Tämä johti siihen, että meiltä loppui keinot johtaa tiimiä, mikä osaltaan vei motivaatiota kummankin vastuutehtävistä. Koimme, että tiimi tarvitsi aikaa ymmärtää itse asioita, joiden olisi muututtava. Kaikkea ei voi antaa valmiina.

 

Yhteenveto

 

Johtaminen on erittäin haastavaa. Kun tiimin toiminnalla ei ole päämäärää, emme päädy minnekään. Tämän oivalluksen teimme johtajakautemme loppupuolella. Tästä syystä olemme korostaneet tulevaa johtoryhmää valittaessa, että tiimin toiminnalle pitää luoda joku yhteinen tavoite. Tämä tavoite voi olla esimerkiksi liikevaihdollinen. Luimme tätä esseetä kirjoittaessamme Heikki Toivasen ja Maija Kotamäen Kaverijohtamisen visuaalista innostuskirjaa. Kirjan mukaan tiimin rakentaminen alkaa toisten tuntemisesta. (Toivanen, Kotamäki 2013, 37) Tiimimme yhdeksi ongelmaksi on myös muodostunut se, että meidän on ollut vaikeata löytää yhteistä aikaa. Viikkopalaverit ja pajatunnit ovat olleet tiimimme ainoita yhteisiä hetkiä, jolloin jokaisen läsnäolo on ollut vaadittua. Nämä sovitut yhteiset hetket vievät tiimin jäseniltä kultakin yhteensä vain 10 tuntia viikossa. Kaikki muu aika on vapaasti jokaisen itse jäsenneltävissä. Tästäkään huolimatta viikkopalavereissa ja pajoissa ei lähes koskaan ole koko tiimi paikalla. Tiimin päätöksenteko on mahdollista vain silloin kuin viikkopalavereissa on 2/3 osaa paikalla.

 

On ymmärrettävää, että tiimin jäsenet tekevät projekteja joiden takia poissaoloja väkisinkin muodostuu. Poissaolojen taustalla ei kuitenkaan aina ole ollut projekti tai joku muu painava henkilökohtainen syy. ”Tiimisi toiminnan laadun ratkaisee arki. Kulttuurin vaaliminen on herkkää työtä. Hyvän toimintakulttuurin rakentaminen voi kestää vuosia, mutta sen voi pilata päivässä. Kulttuurin vaaliminen vaatii avoimuutta, kurinalaisuutta ja motivaatiota toimia tiimin hyväksi. Avoimuuden kulttuuri perustuu luottamukseen.” (Toivanen, Kotamäki 2013, 59) Tällä hetkellä koemme, että tiimin jäsenet eivät voi täysin luottaa toistensa työpanokseen. Luottamusta vähentää etenkin se, etteivät tiimin jäsenet aina ole tietoisia siitä, miten kukin aikansa käyttää. Avoin omista asioista ja menoista tiedottaminen olisi luottamuksen rakentamisen takia perusoletus. Vähäinen tiedottaminen johtaa helposti myös siihen, että yksilöiden halu olla osa tiimiä saatetaan kyseenalaistaa.

 

KAJOn ensimmäinen puolivuotinen on ollut itse kullekin oppimisen paikka. Olemme varmasti kaikki taistelleet jossain vaiheessa syksyä samojen haasteiden kanssa. Pitäisi pystyä yhtäaikaisesti tekemään paljon työtä vaativia projekteja, kirjoittaa kirjaesseitä, suorittaa kieliopintoja ja muita valinnaisia aineita kuitenkaan kuluttamatta itseään loppuun. Olemme oppineet, että jaksaminen on rajallista ja oman ajankäytönhallintaa tulisi kehittää. Nuoren yrittäjäopiskelijan yksi tärkeimmistä taidoista on tunnistaa omat rajansa ja huolehtia omasta hyvinvoinnistaan. Luotamme siihen, että kevätkaudella KAJOn toimintakulttuuri tulee muuttumaan avoimemmaksi ja kurinalaisemmaksi, jolloin tiimitoiminnan arki muovautuu laadukkaammaksi.

 

Meidän mielestämme KAJOn tämän hetken tärkein tehtävä on luoda yhteinen missio, visio ja arvot. Niiden avulla tulevan johtoryhmän toiminnalle asetetaan yhteiset tavoitteet ja heille määritellään selkeät työnkuvat. Kun työllä on jokin selkeä ja tarkoin määritelty päämäärä, on tiimin toiminta selkeämpää, tehokkaampaa ja tavoitteellisempaa.

 

Tästä on suunta vain ylöspäin.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Tagit: , , , , , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!