Kirjoittajat:

Tuomas Aro-Heinilä

Samuel Kautto

Keskity!

Voi kunpa osaisin keskittyä vain yhteen asiaan kerrallaan. Omaan valtavan kapasiteetin uskomattomien asioiden luomiseen ja toteuttamiseen. Mutta kun vaan keskittyisin tekemään yhden asian kerrallaan maaliin. Mistä keskittymisen harjoittelun edes aloittaisi? En tiedä. Lukemani kirja antoi siihen kuitenkin eväitä. Cal Newportin kirja Deep Work kuvailee raa’asti sitä kuinka paljon turhaa jokapäiväiseen elämäämme sisältyy ja jonka poistamalla voimme tehostaa työtämme.

Kuinka paljon ajastamme käytämme uuden luomiseen, innovointiin. Kuinka paljon taas aikaa kuluu päivittäin rutiinin omaisiin toimiin kuten sähköpostin lukemiseen tai sosiaalisen median selaamiseen, palaveri-muistioiden koontiin, seuraavan palaverin esityslistan laantiin, ylipäänsä toistoa sisältävään työhön. Uskoisin, että monilla meistä jälkimmäiseen kuluu paljon enemmän aikaa jälkimmäiseen kategoriaan. Niin tapahtuu usein ainakin minulla. Onko siinä mitään järkeä? Kuinka paljon oikeasti ansaitsemme kaiken tuon suorittamisesta? Eikö kaikkea toistoa sisältävää työtä voisi järkeillä helpommaksi, automatisoida. Voisimme myös miettiä kuinka paljon aikaa haluamme käyttää sosiaalisen median selaamiseen, jossa päivän hilpein asia on hassut kissavideot.

Miksi syvätyö on tärkeää? Mitä se on? Kirjassa puhutaan informaatioyhteiskunnasta, jossa markkinoijan tulee nykyään osata analytiikkaa, mikä ei 90-luvulla ollut välttämätöntä. Informaatioyhteiskunta asettaa vaatimuksia ihmisille. Ihmisten tulee olla sopeutumiskykyisiä ja oppia uusia järjestelmiä koko ajan. Se vaati syvätyötä, keskittymistä. Toisekseen, jos kehittää järjestelmän, joka auttaa arjen askareissa, on sen arvo suuri ja erittäin skaalattavissa, palkiten tekijäänsä suuresti. 

Annamme ympäristömme keskeyttää meitä jatkuvasti. Taskussamme värisee puhelin joka toinen sekunti ja vieressämme rupattelee rakas kollegamme, joka ei aivan  itsekään tiedä, mitä sitä tekisi. Tässäkin esseetä kirjoittaessa harhaudun keskustelemaan aivan turhanpäiväisiä ympäröivien ihmisten kanssa. Mutta ei se ole pakollista. Se on mielen keino välttää työntekoa. Olla rentona. Newport kertoo, että rakentamalla syvätyön tapoja, saa vähennettyä hairahtelua työnteosta. Nämä tavat eivät ole universaaleja ja jokaisen pitää löytää itselleen sopiva tapa toimia. Joillekin se on työskennellä 50 min ja pitää 10 min tauko, jonka aikana sallii itselleen sosiaalisen median selailun ja ihmisten kanssa ylimääräisen seurustelun. Omalla kohdalla tapa on vain päättää tehdä asia ja varata sille aika kalenterista. Kaksi kuukautta sitten uudistin Eventan laskentataulukon, jonka avulla myynnit ja ostot osoitetaan oikeille henkilöille. Halusin rakentaa taulukon täysin uudelta pohjalta. Asetettuani tavoitteen projektille ja varattua tilaa kalenterista tunnin ja kolmen tunnin paloina aloin saada projektia eteenpäin. Näinä aikoina pyrin tietoisesti välttämään facebookin selailua sekä muiden ihmisten kanssa turhaa seurustelua. Homma toimi. Työn ydin säilyi kirkkaana mielessä eikä työtahtiani häirinnyt ulkoiset tekijät juuri lainkaan. Sain projektin määräajassa puskettua pihalle.

Olemme kaikki ihmisiä, ja astumme aina välillä Facebookin ja kahvittelun kaltaisiin keskittymisansoihin. Vaikka ymmärrämme keskittymisen tärkeyden ja kaikille meille on siitä joskus puhuttu, erehdymme silti aina pyörremyrskyihin. (The Four Disciplines of Execution) Pyörremyrsky on tila, jossa tykkäämme olla vain siksi, että siellä elämä tuntuu kiireiseltä. Pidämme työpäivämme kiireisenä asioilla, jotka ei vie meitä tavoitettamme kohti, mutta jotka tuntuvat ja näyttävät tärkeiltä. En väittäisi, että tavoitteiden rinnalla turhalta tuntuvat kahvittelut, illanvietot tai uutisvirtojen lukeminen olisi aina turhaa ja tappavan tehotonta. Toisaalta tarvitsemme mieleemme tyhjyyttä ja joskus paheellisenkin valheellista tehokkuuden illuusiota saadaksemme lisäbuustia. Mietitään nyt vaikkapa puiden pilkkomista haloiksi tai kalojen ongintaa – armottoman tehokkuuden nimissä voisi ajatella, että turhempaa tekemistä ei voisi ihminen keksiä. Ajallisesti tehokkaampia tapoja hankkia lämmitystä ja ruokaa kun löytyy niin useita muitakin. Jossain määrin meidän tulee kuitenkin sallia tämä pieni “laiskottelu” itsellemme. Onhan käynyt niinkin, että hyviä bisnesideoita on syntynyt kahvitauolla tai turhalta tuntuvia uutisia lukiessa. Toki, on itsestään selvyys, että työ ajalla ei kukaan kalastele, eikä kenenkään kuulukaan. Edellä mainituin keskittymisen kaltaisesti tulee työajalla keskittyä työhön, ja tehdä selkeä ero työstä vapaa-ajan ja kalareissujen välille. 

Oikeasti tehokkaan tekemisen ytimessä on ajatus siitä, että vähennämme tavoitteidemme lukumäärää. Mitä enemmän energiaa saamme kohdistettua yksittäiseen tavoitteeseen, sitä parempi, ja sitä tehokkaampi asetelma. Sillä mitä tulee tavoitteiden asettamiseen, tulokset vähenevät sitä myötä, mitä vähemmän energiaa saamme tavoitteeseen kohdistettua. (The Four Disciplines of Execution) Siis – myös tekemisen rajaaminen ja kohdentaminen on keskittymistä. Vaikka ajattelisit olevasi ryhmäsi paras multitaskaaja, on ihminen kuitenkin geneettisesti kuin “koodattu” suorittamaan yhtä tavoitetta kerrallaan erinomaisesti. Tämä johtuu yksinomaan taipumuksesta keskittyä ympäristössä jossa tavoitteita on kaksi eikä pyörremyrskyn lailla kymmenen.

Kun tunnistaa ja asettaa kaikkein keskeisimmät tavoitteet sekä tekee ne näkyviksi ja mitattaviksi, pysyy ne mielessä kahvitauolla, tyhjänpäiväisesti uutisia selatessa ja vielä illalla saunassakin. Tuon “turhanpäiväisen” ajan voi ikään kuin aseistaa tukemaan tavoitteitasi. Voit hyvillä mielin rupatella kavereille tai tunemattomille saunan lauteilla tai narrailla kaloja kaikessa rauhassa, mutta annat samalla hyville sattumille sauman, kun olet sisäistänyt tavoitteesi, ja se on selkeänä mielessäsi. Kun kymmenen eri ongelman sijaan mietit yhtä, ehdit tarttua edessä olevaan mahdollisuuteesi paljon todennäköisemmin. Se saattaa istua vieressäsi vaikka saunan lauteilla – olettehan kuulleet ja lukeneet tarinoita.

Kerroinkin jo yllä kuinka tein uuden laskentataulukon Eventalle. Laskentataulukon luomisen takana oli yksi syy, joka liittyy keskittymiseen hyvin paljon – automatisointi. Miten ikinä voimme todella keskittyä ydintyöhömme täysillä, jos meillä on jos jonkin moista manuaalisesti tehtävää täyttämässä työpäiväämme. Kirjassa kerrottiin kaverista, joka oli kyllästynyt tekemään raporttia laskentataulukoiden pohjalta yli kuusi tuntia. Hän oli kuullut, että laskentataulukoissa voi tehdä makroja, ohjelmia, jotka tekevät käyttäjän puolesta asioita. Hän luki asiasta artikkeleita ja kohta hänellä olikin laskentataulukkoon luotona makrot, joiden avulla hän sai tehtyä kuuden tunnin työn alle tunnissa. Hänen tuli vain huomata mihin hän hukkasi aikaa ja keksiä ratkaisu siihen (Newport, 1. kappale).

Automatisointi voi olla avainasemassa keskittymisen löytämiseen. Olipa kyseessä jokin laskentataulukko, kirjanpito tai laskujen lähetys, ajattelisi olevan ilmiselvää, että näiden asioiden automatisointi tai vähintäänkin ulkoistus olisi tehokasta. Kuitenkin, niin moni meistä ylpeästi ajattelee kykenevänsä hoitamaan yrityksensä kaikki asiat.

Ennen kuin Apple nimettiin usean tahon toimesta Yhdysvaltain vuosikymmenen yritykseksi, totesi yrityksen nykyinen toimitusjohtaja Tim Cook osakkeenomistajille seuraavasti:

“Olemme kaikkein eniten keskittynyt yhtiö minkä tiedän, mistä olen lukenut tai ikinä kuullut. Sanomme ei hyville ideoille joka päivä, jotta voimme pitää asioiden, joihin haluamme keskittyä, määrän mahdollisimman pienenä ja antaa valtavasti energiaa asioille jotka valitsemme.

Pöydälle, jonka ääressä kaikki olette nyt, voisi laittaa jokaisen Applen tuotteen.”

• Tim Cook, markkina-arvoltaan maailman arvoikkaimman yhtiön, Applen toimitusjohtaja

Yksi askel tehtävien sekaisesta pyörremyrskystä kohti tavoitteiden minimalistista määrää otetaan tiedostamalla omassa mielessä pyörivät asiat ja niiden määrä. XX’n mukaan asiat, jotka “soittavat kellojasi”, eli aiheuttavat pientäkin stressiä ja huolta, kuuluvat juuri tuohon kirjassa The Four Disciplines of Execution esitettyyn pyörremyrskyn kategoriaan. Yksittäiseen asiaan – olkoon se esimerkiksi kaverin synttärien järjestäminen – ei kiinnitä niin huomiota että sitä ajattelisi kapulana elämän rattaissa. Mutta useampi pieni takiainen samanaikaisesti aiheuttaa totaalisen pyörremyrskyn. Sekasorron, jossa keskittymisestä ei ole tietoakaan.

Mielen pyörremyrsky syntyy, kun mielessäsi pyörii kaverin synttärit, tulevan lomamatkan suunnittelu tai vaikka se, mitä teet juuri voittamallasi loton pääpotilla. Olkoon asia mikä tahansa, meidän mieliimme tarttuu yllättävänkin “stressittömiä” asioita takiaisen tavoin. Allenin ohje on, että takerrut “härkää sarvista”, niin cliche kuin se onkaan. Tunnista mieltäsi askarruttavat tehtävät ja stressin aihiot. Tämä voi vaatia omaa aikaa ja rauhaa – kirjaa vaikkapa paperille tai kännykän muistioon kaikki, ne salaisimmatkin asiat, jotka mieltäsi vaivaavat. Sitten vain otat asioista hallinnan otteen. Allenin prosessi pyörremyrskyn taltuttamiseen on kolmivaiheinen:

• Ensiksi, jos asia on mielessäsi, mielesi ei ole puhdas ja keskittynyt. Asiaa, jonka ajattelet olevan kesken, on mielesi pyörremyrskyssä: se häiritsee sinua! Tunnista nämä asiat edellä kuvatuin neuvoin.
• Toiseksi, tee selväksi, mikä tämä asia on, mitä sen eteen pitää tehdä, ja mikä parasta, tee suunnitelma, minkä avulla pääset asiasta eroon. Olkoon se asian unohtaminen tai piittaamasta lopettaminen, taikka luvatun työn tekeminen – esimerkiksi jos olet lupautunut suunnittelemaan syntymäpäiviä ystävällesi. Pääset vaivaavasta tehtävästä eroon kirjoittamalla ylös yhdellä lauseella sen, mikä olisi seuraava asia mitä tekisit, jos elämässäsi ei olisi mitään muuta kuin tämän asian ratkaisu. Siis: kirjoita itsellesi yhden lauseen ohje, mitä asian eteen pitää tehdä. Sopia päivämäärä ja varata jokin yllättävä aktiviteetti ystävällesi? Good!
• Kun olet päättänyt mitä asialle pitää tehdä ja kirjoittanut itsellesi ohjeet, laita itsellesi asiasta muistutus almanakkaan. Käytitpä minkälaista ajanhallintatyökalua tahansa, on pyörremyrsky paljon paremmin hallinnassa ja mieli vapaampi, kun tiedät, että sinulla on muistutus asiasta tulossa. (Allen, Getting things done, 13.)

Näillä kolmella askeleella pyörremyrksyä saa jo hieman laantumaan. Hetkellinen laantuminen ei tietenkään tarkoita myrskyn loppumista. Tämä kolmen vaiheen prosessi on vasta alku, mutta hyvä sellainen. Kun käyt mieltäsi vaivaavat asiat tarkasti läpi ja pohdit rationaalisesti mitä niiden eteen voi (tai ei voi) tehdä, ymmärrät, onko asia huolesi ja kaiken stressaamisesi arvoinen. Prosessin avain on siinä, että tulet päättämään ja ymmärtämään, voitko tai aiotko edes tehdä asialle mitään.

Ennen pitkää osaamme jo valita, mihin keskittyä. Edellä mainittu prosessi pistää väkisilläkin miettimään, viekö ystävän synttäreiden loputon pähkäily meitä eteenpäin niissä asioissa, mitä pidämme elämässä tärkeimpinä. Allenin menetelmän ydin on ajatus siitä, että prosessin avulla harjaantuu toimintatavat, jotka ohjaavat meitä tietoisesti jo siinä vaiheessa, kun uusi asia tulee pöydälle. Kun uusi huoli tai tehtävä isketään eteesi työpöydällesi, osaat ennen pitkää heti valita, meneekö asia ensimmäisenä käsittelyyn vai suoraan roskakoriin. Kuten sanottua, maailman menestyneimmät ovat myös maailman keskittyneimpiä, ja sanovat joka päivä hyvillekin asioille ei.

LÄHTEET:

Sean Covey: The 4 disciplines of execution (2012)

Cal Newport, Deep Focus

David Allen: Getting things done (2001)