Soluessee: Hallitumpaa ajankäyttöä

Kirjoittajat: Ville Pajala & Titta Savolainen

Tunnettu sanonta menee niin, että työ ei tekemällä lopu. Nykymaailman meno ja jatkuva läsnäolo älylaitteiden ja tietokoneiden ääressä johtavat siihen, että aika hallitsee nykyään ihmistä. Tuntuu siltä, että on jatkuvasti oltava tavoitettavissa. Työ- ja koulutehtävät kulkeutuvat laitteiden myötä myös kotiin asti, eikä selkeää rajaa ja aikaa omalle vapaa-ajalle tunnu löytyvän.

Tunnistamme molemmat toiminnassamme haasteita ajanhallinnassa ja tehokkuudessa. Toinen meistä täyttää kalenterinsa ääriään myöten ja silti ei koe saavansa aina tehokkaasti aikaan. Toisella taas kalenterista löytyy myös omaa lepoaikaa, mutta ongelmana on omien tekemisten epäselvä aikatauluttaminen. Kun tehtäville ei ole asetettu kalenterista tarkkaa aikaa jolloin ne tulisi tehdä, ne yleensä kasautuvat turhan lähelle deadlineja tai jäävät jopa kokonaan tekemättä.

Ajanhallintaan liittyvän kirjallisuuden avulla päätimme yhdessä kartoittaa, mitkä asiat vaikuttavat haitallisesti ajanhallintaamme ja mitä muutoksia voisimme tehdä luodaksemme arjestamme hallitumpaa ja ajankäytöstämme tehokkaampaa. Pohdimme myös keinoja, miten yhdessä voisimme auttaa toisiamme tasapainon löytämisessä Proakatemian ja vapaa-ajan suhteen. Haluammeko tehdä asiat oikein vai haluammeko tehdä oikeita asioita, jotka ovat myös mielekkäitä?

Aikavarkaiden tunnistaminen

Monelle on tuttu tilanne, kun on mielessään varannut kalenteriin tietyn verran aikaa päivästä erinäisten asioiden hoitamiselle. Silti kun päivä on saatu päätökseen, ei ole saanut kaikkia tehtäviä hoidettua tai jos on saanut, on todennäköisesti tehnyt ne yliajalla. Usein huomaa myös tehneensä asioita, jotka eivät edes olleet päivän työlistalla tai että on yrittänyt hoitaa samanaikaisesti parikin tehtävää ollakseen mahdollisimman tehokas. Osa taas ei koe suunnitelmallisuutta tarpeelliseksi omalla kohdallaan, vaan luottaa omaan muistiinsa. Myös heillä käy toisinaan niin, että pyydetyt asiat eivät toteudu aikataulussa tai osa asioista unohtuu kokonaan. Mistä tämä kaikki sitten johtuu?

Kuten jo alussa totesimme, nykyään on lähes jatkuvasti oltava tavoitettavissa. Tämä johtaa siihen, että työskentelyn aikana tulee samanaikaisesti puheluita, WhatsApp- ja Slack-viestejä sekä sähköposteja. Lisäksi jos työskentelee avokonttorissa, niin työkaverit usein tulevat kysymään “ihan pikaisesti yhtä asiaa”. Helposti myös eksyy selailemaan uutisia ja sosiaalista mediaa tarkistaaksesi tuttujen ja tuntemattomienkin viimeisimpiä kuulumisia ajatellen, ettei se vie kuin pienen hetken. Pieniä asioita hoitamalla kuvittelee ne nopeiksi ja jopa kiireellisiksi, vaikka todellisuudessa niiden avulla vain välttelee jonkun toisen asian tai isomman kokonaisuuden aloittamista tai viemistä loppuun. Onko siis tärkeämpää määrä vai laatu? Kannattaako saada tehtyä kaksi isoa asiaa päivässä vai 10 pienempää? Mitkä asiat oikeasti päivissä vievät eteenpäin tavoitteissa ja ovat merkityksellisiä?

Nämä kaikki asiat ovat nimeltään aikavarkaita, eli tapoja ja toimintamalleja, jotka estävät rauhallista ja tuloksellista työskentelyä sekä aiheuttavat usein tarpeetonta kiireen tunnetta (Takamäki, 2016, 26). Kuvittelemme helposti, että ne vievät vain pienen hetken ajastamme. Todellisuudessa ne katkaisevat ikävästi keskittymisen ja vie useita minuutteja saada keskittyminen taas sille tasolle, kuin mitä se oli ennen keskeytystä. Onkin arvokasta opetella tunnistamaan omat suurimmat aikavarkaat ja miettiä, mitä niille voisi tehdä. Aina ei voi vaikuttaa toisten henkilöiden toimintaan ja saapuvien viestien määrään, mutta voi yrittää vaikuttaa siihen, miten antaa niiden vaikuttaa omaan työskentelyyn.

Merja Takamäki on listannut kirjassaan Ajanhallinta: valmennusopas yhteensä 31 aikavarasta (2016, 26-30), joista poimimme tähän kymmenen itsellemme tuttua ja ajankohtaista keskeytysten ja tehottomuuden syytä:

• Epäselvä tavoite/päämäärä
• Priorisoinnin puute
• Turhat ja tehottomat kokoukset
• Internetissä surffailu
• Keskeytykset ja yllätykset päivän aikana
• Epämiellyttävien tehtävien lykkääminen
• Tehtävien tarpeeton kesken jättäminen ja uusien tehtävien aloittaminen toisten ollessa vielä kesken
• Puutteellinen tai huono delegointi
• Lähtökitka: en saa aloitettua jotain hankalaa ja haasteellista tehtävää
• Yritän tehdä monta asiaa samaan aikaan

Monelle näistä esimerkeistä yhteistä on suunnitelmallisuuden puute tai selkeä järjestys siitä, mitä tehdään ja koska. Emme kuitenkaan koe riittäväksi suunnitelmallisuudeksi tehtävälistaa, jos ei siinä ole erikseen määritellyt, koska tekee ja mitä tekee. Ilman selkeitä raameja helposti välttelee vaikeampia asioita ja hoitaa mielellään ne helpommat, kun ne kerran löytyvät jostain kohdasta listalla. Suunnitelmallisuutta on myös se, että osaa jättää kalenteriinsa tietoisesti myös tyhjää tilaa palautumiselle ja yllättävien menojen hoitamiselle (Perho, 2017, 145).

Tehosta ja selkeytä tekemistäsi suunnittelemalla

Kirjoittaja ja valmentaja Anna Perho (2017) kertoo olleensa ennen ihminen, joka ei välittänyt suunnitelmallisuudesta ja pärjäsi mielestään hyvin oman muistinsa varassa. Hän suorastaan kummaksui suunnitelmallisten ihmisten tarkkaa ajanhallintaa ja piti sitä tarpeettomana. Kuitenkin siinä vaiheessa, kun työn lisäksi kuvioon tulivat perhe ja sen mukanaan tuomat velvollisuudet, hän huomasi, että saadakseen tehtyä edes kaiken välttämättömän, hänen tarvitsi alkaa harrastaa jonkinlaista suunnittelua. Lisäksi voidakseen tehdä myös velvollisuuksien lisäksi asioita, jotka tuottivat hänelle mielihyvää kuten harrastukset ja aika ystävien kanssa, tuli hänen suunnitella tällekin aika erikseen. Muutoin helposti kävi niin, ettei ylimääräistä aikaa yksinkertaisesti löytynyt.

Suunnittelemisen ja aikatauluttamisen avulla Perho oppi ennakoimaan tulevia viikkoja ja kuukausia, eivätkä aikavarkaat enää vieneet samalla tavalla aikaresursseja hänelle tärkeistä asioista. Hänen mukaansa suunnittelu onkin arkista vaikeuksiin varautumista. Rutiinit vievät säännöllisesti yksilöä kohti tavoitteita ja oman tekemisen säännöllinen seuranta auttaa skarppaamaan omassa tekemisessä, kun konkreettisesti näkee, mitä on saanut aikaan tai mitkä asiat hidastavat asioiden toteuttamista.

Alan Lakein on todennut, että suunnitteleminen on tulevaisuuden tuomista tähän hetkeen. Näin tästä hetkestä käsin voit vaikuttaa siihen, millainen tuo tulevaisuus on. (Perho, 2017, 150) Meidän kohdallamme opinnoissa tämä esimerkiksi tarkoittaa sitä, että jos haluamme opinnäytetyömme olevan valmis ensi lokakuussa, tulee meidän määritellä jo nyt koska ja missä sitä teemme, mitkä ovat tarvittavat askeleet tavoitteen saavuttamiseen. Sama pätee myös tulevaa Final Campiamme koskien: haluamme tiiminä lähteä toteuttamaan kansainvälisen projektin ulkomaille ensi marraskuun tienoilla. Tätä varten on meidän toimittava jo nyt syksyllä, jos haluamme varmistaa, että unelmamme toteutuu.

Miten sitten on hyvä aloittaa suunnittelu, etenkin jos siitä ei ole sen suurempaa aikaisempaa kokemusta? Toimiva suunnittelu vaatii rutiinien luomista. Hallitakseen ajankäyttöä, on myös varattava aikaa sen suunnitteluun. Seuraava viikko kannattaa suunnitella etukäteen itselle sopivana hetkenä (noin 60-90min), oli se sitten edeltävä perjantaina tai vasta sunnuntaina. Kun on etukäteen hahmottanut ja jäsentänyt tulevan viikon tapahtumat, on jo mielessään virittäytynyt niiden tekemiseen. (Perho, 2017, 145) Kun näkee mitä on työn alla, hahmottaa myös paremmin, mikäli tehtävän suorittaminen edellyttää ennakkotoimenpiteitä itseltä tai muilta. Proakatemialla projekteissa usein tarvitsee muiden henkilöiden tekemiä toimenpiteitä, joten ennakoimalla ja kysymällä voi vaikuttaa siihen, että yhdessä päästään aikataulun mukaisesti tehtävissä eteenpäin.

Viikoittaisen suunnittelun lisäksi jokaisesta päivästä tulee varata tietty aika päivän suunnitteluun ja läpikäymiseen. Usein suunnitelmat muuttuvat lyhyelläkin aikavälillä ja siten vaikuttavat seuraavien päivien kulkuun, vaikka olisi suunnitellut ne etukäteen. Onkin hyvä tehdä päivittäin tarkistus, mitä päivän listalla on tehtävänä ja onko realistisesta ajatella, että ne kaikki ehtii tehdä päivän aikana valmiiksi? Illalla on hyvä tehdä nopea katsaus siitä, mitä päivän tehtävistä toteutui: mikä meni hyvin, miksi? Mikä ei onnistunut, miksi? (Perho, 2017, 139) Tämä toimii ikään kuin motorolana omasta tehokkuudesta ja samalla voi tunnistaa niitä omia aikavarkaita. Usein Proakatemialla esimerkiksi Projektoriin vastauksia ja lukuja kysellään hyvin lyhyellä varoitusajalla. Se vaikuttaa nopeasti päivän aikatauluun, jos valmiiksi ei ole aikataulutettuna päiviin hieman tyhjää aikaa vastaavien yllättävien tehtävien suorittamiseksi.

Suunnittelua on siis myös aiemmin mainitun tyhjän ajan varaaminen kalenteriin sekä se, että varaa aikaa omille harrastuksille ja menoille. Jotta päivät eivät tuntuisi jatkuvalta lumivyöryltä, kun asiat kasaantuvat uusien yllättävien tehtävien ilmaantuessa, on kalenteriin hyvä varata aikaa päivittäin sähköpostien ja viestien lukemiseen sekä to-do-listan purkamiseen (Perho, 2017, 145-146). Tämä on tarpeen Proakatemialla ja varmasti myös työelämässä. Nyt syksyllä meillä on usein myös pajoihin ollut ennakkotehtäviä, jotka vievät aikaa ja jolle moni ei ole suunnitellut erillistä aikaa kalenteristaan. Yksilö ei voi vaikuttaa siihen, että ennakkotehtävät saisi esimerkiksi jo viikko etukäteen, mutta voi vaikuttaa siihen, että varaa jo ennakkoon itselleen aikaa lyhyellä varoitusajalla tuleville tehtäville. Jos tällaisia tehtäviä ei sattuisi tulemaan, niin se aika olisi käytettävissä muiden tärkeiden asioiden edistämiselle tai ihan vain lepoon ja taukojen pitämiseen, joista on ollut syksyn mittaan paljon puhetta.

Koe suunnittelu siis investointina, joka säästää sinulta aikaa viikolta ja siltä, kun vasta siinä hetkessä pohdit mitä kannattaisi seuraavaksi tehdä. Kun olet määritellyt missä ja milloin teet asiat, vauhdittaa se asioiden aloittamista. Suunnittelu antaa sinun keskittyä tekemiseen ja niistä asioista nauttimiseen, joihin haluatkin ylimääräisen aikasi käyttää. (Perho, 2017, 144)

Priorisoinnin tärkeys

Oman ajankäytön suunnittelun perusta on tehtävien priorisointi. Jotta kalenteriaan osaa täyttää aikataulujen kannalta parhaalla mahdollisella tavalla, pitää osata hahmottaa mitkä tehtävät ovat minäkin ajankohtana oikeasti oleellisia. Multitasking eli monen eri asian hoitaminen samaan aikaan voi joidenkin silmissä näyttää hyvinkin tehokkaalta suorittamiselta ja olla jopa ihailtava piirre, mutta todellisuudessa sitä tulisi vältellä viimeiseen asti. Vaikka luulisi pystyvänsä hoitamaan montaa asiaa samaan aikaan, ei ihminen todellisuudessa pysty keskittymään kunnolla kuin yhteen asiaan kerrallaan. Monen asian tekeminen samaan aikaan johtaa tehottomuuteen ja huonolaatuisiin lopputuloksiin. Tämän takia on osattava listata tehtävät asiat ja asettaa ne tärkeysjärjestykseen.

Tehtävien priorisointi tulee aloittaa siitä, että kirjoittaa johonkin ylös kaikki mieleen tulevat asiat, jotka haluaa saada hoidetuksi. On nimenomaan erityisen tärkeää, että asiat ovat listattuna jossain muualla kuin oman pään sisällä muistissa (Perho, 2017, 101). Tehtävät voi listata vaikka paperilapulle tai käyttää jotain siihen sopivaa puhelinsovellusta kuten Trelloa. Tärkeää on myös kirjoittaa asiat aina yhteen ja samaan paikkaan, josta ne ovat kaikki helposti tarkistettavissa yhdellä vilkaisulla. Jos tehtäviä ei ole listannut mihinkään ylös on koko ajan pieni stressi päällä siitä, minkä tärkeän tehtävän on saattanut unohtaa ja yksittäisten tehtävien hahmottaminen isossa kuvassa on hyvin hankalaa. Yksikin alitajunnassa lymyilevä, muistamista vaativa asia voi varastaa huomion vääriin asioihin ja nostaa stressitasoja juuri kun sitä vähiten tarvitsee (Perho, 2017, 100).

Kun purkaa mielestään kaikki hoidettavat asiat, voi tehtävälista aluksi muodostua hyvinkin pitkäksi ja vain aiheuttaa ylimääräistä stressiä. Sen takia listaa pitääkin seuraavaksi alkaa jäsentää eri kategorioihin, joissa yhdistellään toisiinsa listalla olevia asioita, jotka ovat jollain tavalla yhteneviä. Meillä Proakatemialla listalta löytyy varmasti paljon tehtäviä, jotka menevät esimerkiksi kategorioihin projektit, kirjaesseet tai pajat. Jäsentelyn tarkoituksena on ennen kaikkea hahmottaa kokonaisuuksien hallintaa. Ja onhan se jo psykologisestikin miellyttävämpi tarkastella listaa, jossa asiat on jäsennelty vaikkapa viiteen eri kategoriaan kuin viidenkymmenen yksittäisen tehtävän loputtomalta tuntuvaan listaan. Kun tehtävälistan on saanut jäsenneltyä kategorioihin, on aika laittaa tehtävät tärkeysjärjestykseen.

No miten sitten osaa määritellä, mikä on tärkeää ja mikä ei? Perho esittää kirjassaan avuksi priorisointiin nelikenttä työkalua, jonka avulla tehtävät on helppo järjestää päivittäin tärkeysjärjestykseen. Siinä to do-listan tehtävät jaotellaan neljään eri kategoriaan (P1 – P4) sen perusteella kuinka kiireellisiä ne ovat ja kuinka suuren tuoton niiden tekeminen saa aikaan.

P1 – Timantit

Timantit ovat erittäin tärkeitä, mutta eivät toistaiseksi kiireellisiä. Ne antavat parhaan tuoton suhteessa käytettyyn aikaan.

Timantit ovat ne kaikkein tärkeimmät työtehtävät. Ne ovat niitä joiden edistäminen tai loppuun saattaminen tuo päivän päätteeksi tunteen, että on oikeasti saanut jotain tärkeää aikaiseksi. Ne eivät ole mitään pikaisesti hoidettavia pikkutehtäviä vaan ovat haastavia, aikaa vieviä ja vaativat keskittymistä. Timantit ovat useimmin omia valintoja, eivätkä ulkopuolelta saneltuja tehtäviä. Jos päivän to do-listan saa karsittua 1-3 timanttiin on onnistunut priorisoinnissa. Myös omaan hyvinvointiin liittyvät asiat kuuluvat timantteihin.

Proakatemialla timantteja voisivat olla vaikkapa projektien alussa tai suunnitteluvaiheessa tehtävät asiat, joilla on pitkäkestoinen vaikutus koko projektin onnistumisen kannalta ja joilla pystytään ennalta ehkäisemään tulevia ongelmia.

P2 – Tulipalot

Tulipalot ovat mahdollisesti tärkeitä ja erittäin kiireellisiä. Ne antavat jonkinlaista tuottoa suhteessa käytettyyn aikaan.

Tulipalot ovat monesti ulkopuolelta tulevia tehtäviä ja yllättäviä tapahtumia joihin emme voi aina itse etukäteen vaikuttaa. Ne vaativat lähes aina pikaista reagointia. Toisaalta osa tulipaloista johtuu siitä, että emme ole suunnitelleet asioita tarpeeksi hyvin etukäteen. Ne saattavat olla seurausta myös siitä, että olemme lykänneet jotain tehtävää tai jättäneet sen kokonaan tekemättä. Monesti riskit olisivat olleet etukäteen selvitettävissä ja hoidettavissa timanttikategorian tehtävänä, jolloin niistä ei koskaan olisi edes muodostunut tulipaloa. Tulipalo tehtävien ongelmana on niiden riski kasautua peräkkäin. Sillä aikaa, kun sammuttelee jotain olemassa olevaa tulipaloa voi uusi tulipalo jo kyteä taustalla.

Proakatemialla tulipalot voisivat olla esimerkiksi asiakassuhteisiin liittyvät tehtävät kuten huonoon asiakaspalautteeseen vastaaminen tai sidosryhmien informoiminen ongelmatilanteissa. Myös monet tiimin yhteisiä asioita koskevat tehtävät voivat olla tulipaloja, jotka jonkun tiimin jäsenen on vain hoidettava mahdollisimman nopeasti alta pois.

P3 – Touhuilu

Touhuiluun kuuluvat asiat, jotka eivät ole kovinkaan kiireellisiä eivätkä tärkeitä, mutta saattavat vaikuttaa siltä.

Nimikin sen jo kertoo. Touhuilu on sitä, että näennäisesti tehdään jotain muka tärkeää, mutta ei oikeastaan saada mitään merkittävää aikaiseksi. Tekemisestä puuttuu silloin suunnitelmallisuus ja tavoitteellisuus. Touhuilijat voivat vaikuttaa hyvinkin kiireisiltä, mutta todellisuudessa he vain epämääräisellä tekemisellään välttelevät niitä oikeasti aikaa vieviä ja tärkeitä timanttikategorian tehtäviä. Touhuilun tunnusmerkkejä on aktiivinen reagointi kaikkiin ulkopuolelta tuleviin ärsykkeisiin kuten sähköposteihin ja keskeytyksiin, joiden takia se mitä on aiemmin ollut tekemässä, keskeytyy jatkuvasti. Touhuilu voi pikkuhiljaa kasvattaa stressiä, koska kaikki oleelliset asiat ovat koko ajan kesken tai kokonaan aloittamatta.

Proakatemialla touhuilu voisi olla esimerkiksi epämääräistä päivystämistä tiimitilassa ilman sen suurempaa suunnitelmaa mitä päivän aikana ihan oikeasti haluaisi ja olisi tarpeellista saada tehtyä.

 P4 – Roska

Eivät ole kiireellisiä eivätkä tärkeitä ja sen tietää itsekin. Paljon käytettyä aikaa suhteessa olemattomaan korvaukseen.

Roskat ovat kaikkea sitä hyödytöntä tekemistä, jotka pitävät meidät poissa tärkeiden tehtävien parista ja siksi aiheuttavat lopulta vain viivästymisiä ja sitä kautta lisää stressiä. Näitä pitäisi pyrkiä välttämään työajalla mahdollisimman hyvin. Somettelu tai juoruilu ovat esimerkiksi ihan hyviä tapoja viettää taukoja, mutta jos niihin käyttää tärkeää työaikaa voi olla varma, etteivät halutut asiat etene vaadittavassa tahdissa. Roskia voivat olla myös sellaiset tehtävät, jotka haluaa tehdä ihan vain periaatteen vuoksi, mutta joista ei todellisuudessa edes ole mitään hyötyä.

Nelikentän voi ottaa käyttöön oman arjen päivittäiseen suunnitteluunsa, mutta sitä voi hyödyntää myös vaikkapa projektitiimin tehtävien priorisointiin. Sen onnistunut käyttö vaatii vain sen, että kaikki tiimissä ymmärtävät sen toiminnan ja tarkoituksen ja ovat sitoutuneita priorisoimaan tehtäviään sen avulla.

Pohdinta

Kuten esitetyistä asioista huomaa, on ajanhallinta hyvinkin monipuolinen elämänhallinnan osa-alue. Keinoja ja työkaluja oman ajanhallinnan parantamiseen on useita ja ne itselleen toimivimmat löytää vain kokeilemalla. Moni tuskastelee läpi työuransa ja koko elämänsä kiireen ja stressin keskellä, eikä edes yritä kunnolla hallita ajankäyttöään. Omasta aikataulusta saa juuri niin vaikean tai tehottoman kuin sen itselleen haluaa tehdä. Muutos parempaan on mahdollinen, kunhan vain ymmärtää luopua turhasta kiireen ihannoinnista ja nostaa ajankäytön yhdeksi tärkeimmistä kehityksen kohteistaan.

Meille tulevina yrittäjinä ajanhallinta on ratkaisevan tärkeää, jos haluamme olla tulevaisuudessa tehokkain mahdollinen versio itsestämme. Akatemia-aika on hyvä käyttää erilaisten työkalujen kokeilemiseen ja omien rutiinien etsimiseen, jotta valmistumisen jälkeen menestymisemme työelämässä tai elämässä ylipäätään ei jää ainakaan huonosta ajankäytöstä kiinni.

Lähteet:

Perho, A. 2017. Antisäätäjä: fiksun ajankäyttäjän opas. Otava.

Takamäki, M. 2016. Ajanhallinta: valmennusopas – ota supervoimat käyttöösi. 2.painos. Helsinki: Viisas Elämä Oy.