Soluessee: Hallituksen työkenttä

28.02.19 Esseen kirjoittaja: Susanna Leinonen
Kirjapisteet: 3
Kirja: Hallitus johdon tukena | Hyvä hallitustyö | Hallitus, omistajan asialla - johdon tukena | Tulevaisuuden hallitusosaaminen -kurssi
Kirjan kirjoittaja: Jorma Eloranta | Juhani Erma, Tommi Rasila & Olli V. Virtanen | Mikko Haapanen, Matti Lainema, Lasse Lehtinen & Tuomo Lähdesmäki | Useita eri luennoitsijoita
Kategoriat: Johtaminen, Vastuullinen ja kestävä yrittäjyys

http://esseepankki.proakatemia.fi/hallituksen-tyokentta/

 

Eventan hallitus on ollut pitkään kumileimasimena toimiva elin. Viime keväänä valittu uusi hallitus on halunnut lähteä muuttamaan passiivisia toimintatapoja. Tämä essee on Susanna Leinosen ja Jasmiina Servon yhteistuotos aiheesta hallituksen työkenttä. Aloitimme Y-kampuksella Tulevaisuuden hallitusosaaminen -kurssin tammikuussa 2019 ja aiomme kirjoittaa tulevissa esseissä, miten voimme hyödyntää oppimaamme tiimissämme ja Eventan hallituksessa. Tämän esseesarjamme ensimmäisen tuotoksen tavoitteena on luoda pohja ymmärrykselle hallituksen ydintehtävistä ja vastuista.

 

”Yhtiön hallitus on usein kyvykkäistä ihmisistä koostuva kykenemätön ryhmä.”

– Styrelsens Faktabok, StyrelseAkademien

 

On tärkeätä muistaa osuuskunnan tarkoitus pohtiessaan hallitustyöskentelyä.  Lain mukaan osuuskunnan tarkoituksena on “jäsenten taloudenpidon tai elinkeinon tukemiseksi harjoittaa taloudellista toimintaa siten, että jäsenet käyttävät hyväkseen osuuskunnan tarjoamia palveluita taikka palveluita, jotka osuuskunta järjestää tytäryhteisönsä avulla tai muulla tavalla”, ellei säännöissä toisin määrätä. (Erma, Rasila & Virtanen 2018, 84.)

 

Hallituksen ydintehtävät ja vastuut

 

”Suomalainen yrityskulttuuri on vähän laput silmillä olemista. Jollain tavalla tulisi avata yrittäjien silmät siihen, että viisaiden päiden yhdistäminen tuo lisäarvoa. Hallitus toimii tällä tavoin. Se luo mahdollisuuksia, se luo uutta liiketoimintapotentiaalia, tuo verkostoja, uusia näkemyksiä suunnasta. Lisäarvo voi olla valtava.”

– Hallitustoiminnan erityispiirteet Etelä-Karjalan alueella toimivissa pk-yrityksissä -hanke

Käytännössä hallitukselle kuuluvat kaikki tehtävät, jotka eivät kuulu yhtiökokoukselle. Hallitus vastaa toimitusjohtajan tehtävistä, mikäli yhtiöllä ei ole toimitusjohtajaa. Hallituksella on oikeus delegoida valtaa toimitusjohtajalle ja työryhmille, kuitenkin tästä huolimatta hallitus on edelleen vastuussa yhtiön toiminnasta. Hallituksella on kollegiaalinen vastuu. Kaikki hallituksen jäsenet ovat tasavertaisia ja he ovat sekä yhteisesti että erikseen vastuullisia yhtiön johtamisesta. (Salminen 2019.)

Hallituksen pitää ottaa toiminnassaan huomioon yhtiön omistajien unelmat ja toiveet. Olisikin hyvä, jos yhtiön omistajat loisivat hallituksen käyttöön omistajastrategian (omistajatahdon). Omistajastrategiassa he kertoisivat, millaisen yhtiön he haluavat. Tämä omistajastrategia olisi hallituksen ykkösprioriteetti ja vasta tämän jälkeen tulee hallituksen luoma strategia yritykselle. Omistajien väliset ristiriidat pidetään poissa hallituksesta, etteivät ne rampauta hallituksen toimintaa.

 

Kuva: Hallituksen työkenttä. (Salminen 2019).

 

Laillisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden varmistaminen

 

Hallituksella on yli 200 lakisääteistä tehtävää. Hallituksen tehtävänä on huolehtia yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallituksen tulee edistää huolellisesti toimien yhtiön etua ja edustaa yhtiötä. Hallitus tekee sisäistä valvontaa, joihin kuuluvat esimerkiksi nimenkirjoitusoikeus, investointirajat sekä päätöstasot. Hallitus tekee sisäisen valvonnan lisäksi ulkoista valvontaa. Ulkoiseen valvontaan kuuluu kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukainen järjestely. (Salminen 2019.)

 

Hallitus valitsee ja nimittää yhtiölle toimitusjohtajan. Tämä tehdään yleensä siinä vaiheessa kun hallitus on laatinut yhtiölle strategian tuleville vuosille. Hallitus pohtii, kuka olisi sopivin henkilö luotsaamaan yhtiön strategian mukaisesti maaliin. On huomionarvoista, ettei toimitusjohtajaa pidä valita hallituksen jäseneksi. Tähän on parikin syytä. Hallituksen puheenjohtaja on toimitusjohtajan esimies ja hallituksella on oikeus myös toimitusjohtajan erottamiseen, joten näistä syistä hallituksen suhteet saattaisivat monimutkaistua ja näin ollen rampauttaa hallituksen toiminnan.

 

Hallituksen on hyvä tehdä riskienhallintasuunnittelua. Riskienhallintasuunnittelussa kiinnitetään huomiota sellaisien riskien hallintaan, jotka saattavat estää tavoitteiden saavuttamisen. Ei pyritä kuitenkaan eliminimoimaan kaikkia riskejä. On erittäin tärkeää muistaa, että mahdollisuuksien tunnistamatta ja hyödyntämättä jättäminen on riski.  (Salminen 2019.)

 

Työjärjestys riskienhallinnassa voi olla seuraava:

  • Hallitus käy läpi ja arvioi keskeisiä riskejä
  • Riskien näkyvyys varmistetaan
  • Riskienhallintatoimenpiteet laitetaan tärkeysjärjestykseen
  • Merkittävät riskit valitaan prioriteettiriskeiksi
  • Hallitus seuraa prioriteettiriskejä säännöllisesti. (Salminen 2019.)

 

Tuloksellisuuden varmistaminen

 

Yrityksen kolme kulmakiveä ovat kannattavuus, maksukykyisyys sekä vakavaraisuus. Kannattavuudella tarkoitetaan kykyä tehdä tulosta. Yritys voi olla tilapäisesti kannattamaton. Kuitenkin pitkäaikaiset ja ylisuuret tappiot on estettävä. Tulojen on oltava kuluja suurempia pitkällä aikajänteellä. Maksukykyisyys puolestaan tarkoittaa yrityksen kykyä selvitä juoksevista menoistaan. Kassavirrat voivat olla tilapäisesti negatiivisia. Ylisuuret ja pitkäaikaiset negatiiviset kassavirrat on estettävä. Kassaanmaksujen on oltava kassasta maksuja suuremmat. Vakavaraisuudella tarkoitetaan oman pääoman määrää. Yrityksen oman pääoman on kaiken aikaa oltava positiivinen. Osakepääoman menetys hallituksen on ilmoitettava kaupparekisteriin ja ryhdyttävä heti toimiin sen palauttamiseksi. (Salminen 2019.)

 

Hallituksen tulee kehittää ja ohjata yrityksen liiketoimintaa raporttien kautta. Raportit voidaan jakaa toiminnallisiin raportteihin, toimitusjohtajan katsaukseen sekä toimintaraporttehin. Toiminnalliset raportteihin lasketaan tuloskortti, tase sekä kiertonopeudet. Toiminnallisissa raporteissa näkyy puheenjohtajan, hallituksen ja toimitusjohtajan yhteistyössä määrittelemä mittaristo. (Salminen 2019.)

 

Toimitusjohtajan katsaus on toimitusjohtajan antama katsaus hallitukselle, joka antaa tilannekuvan yrityksen tilanteesta.  Toimitusjohtaja valmistelee katsauksen itse, sillä hänen tehtävänään on tiedottaa hallitusta yhtiön tärkeistä asioista. Hallituksen puheenjohtajan tehtävänä on huolehdittava katsauksen sisältävän oleelliset asiat, mutta se ei saa kuitenkaan olla liian pitkä. Muuttuvissa olosuhteissa toimitusjohtajan on tuotava oma näkemyksensä asioista hallitukselle, eikä pelkkä vakioraportti riitä. Toimenpide-ehdotus on sisällytettävä raporttiin. (Salminen 2019.)

 

Toimintaraportti on eri alueiden tapahtumista ja näkemyksistä koostuva raportti, jonka toimitusjohtaja ja johtoryhmä tuottavat. Tällainen raportti voisi käsitellä esimerkiksi avainmenestystekijöitä. Halutessaan toimitusjohtaja voi tehdä raportin alkuun tai loppuun oman lyhyen osuutensa. (Salminen 2019.)

 

Tulevaisuuden varmistaminen

 

Tulevaisuuden varmistaminen on yksi hallituksen tärkeimmistä tehtävistä. Tämän kategorian alle kuuluu yrityksen toimintaympäristö, strategiaprosessi, strategiarunko: suunta, kilpailustrategia, avainmenestystekijät, mittaristo sekä strategian toteutus.

 

Hallituksen täytyy olla koko ajan kartalla siitä, mikä yrityksen toimintaympäristö on. Onko yritykselle tullut uusia, odottamattomia kilpailijoita? Onko yrityksen oma toiminta ja ydinosaaminen muuttunut? Mitä asiakkaat odottavat yritykseltä? Hallituksen tehtävänä on miettiä yhtiön avainmenestystekijät eli ne asiat, jotka auttavat yhtiötä erottumaan kilpailijoistaan.

 

Kun avainmenestystekijät sekä toimintaympäristö ovat selvillä, voi hallitus siirtyä strategiaprosessin pariin. Strategiaa lähdetään rakentamaan sen pohjalta, mitä yhtiö tavoittelee seuraavien muutaman vuoden aikana. Halutaanko esimerkiksi lisätä asiakaskuntaa, kasvattaa liikevaihtoa jo olemassa olevien asiakkaiden pohjalta vai halutaanko yhtiö kenties valmistella myyntiä varten? Jokainen näistä vaatii erilaisen strategian. Strategiaa rakentaessa on tärkeää, että osa-alueet ja niiden onnistuminen ovat jotenkin mitattavissa. Näin hallitus voi seurata strategian toteutumista ja onnistumista. Tärkeän osan yrityksen hallituksen tehtäväkentästä muodostaa yrityksen strategian hyväksyminen. Hallituksen tulee varmistaa, että yrityksessä ei pelkästään jatkuvasti kehitetä uusia strategioita, vaan myös seurataan jo tehtyjen strategioiden toteuttamista.

 

Toimivan johdon ei tule päättää yrityksen strategiasta, vaan hallituksen tulee asettaa yritykselle kokonaistavoitteet, joiden pohjalta johto esittelee hallitukselle analyysinsä ja vaihtoehtonsa strategiatyöskentelyn pohjaksi. Näiden analyysien ja oman synteesinsä pohjalta hallitus sitten päättää strategiatyöskentelyn reunaehdoista ja siihen liittyvistä vaihtoehtoisista skenaarioista, joiden pohjalta toimiva johto valmistelee ehdotuksensa strategiavaihtoehdoiksi. Niiden pohjalta hallitus voi sitten tehdä valintansa ja päättää hyväksyttävän strategian pääpiirteet. Kyseessä on siis vahvasti vuorovaikutteinen ja iteratiivinen prosessi. (Haapanen, Lainema, Lehtinen & Lähdesmäki 2002, 230.)

 

Hallitustyö erityistilanteissa

 

Tietyissä erityistilanteissa hallituksen rooli voi muuttua merkittävästi. Seuraavat tilanteet ovat sellaisia:

  • Toimitusjohtajan vaihtaminen
  • Toimitusjohtajan sopimus-, palkka- ja palkkioneuvottelut
  • Kassakriisi
  • Konkurssiuhka, yritityssaneerausuhka
  • Oman pääoman menettäminen
  • Epäily väärinkäytöksestä
  • Mainekriisi, somemyrsky
  • Yrityskauppa – me haluamme ostaa tai meidät halutaan ostaa
  • Omistajanvaihdos, listautuminen
  • Merkittävän yhteistyökumppanin tai merkittävän asiakkaan menettäminen. (Salminen 2019.)

 

Hallitustyön tehokkuus

 

Hallitustyö on tiimityötä. Puheenjohtaja johtaa hallitusta ja on hänen tehtävänsä löytää sellaiset työtavat, joilla hallituksesta ja sen jäsenistä saadaan lisäarvo yritykselle. Puheenjohtaja voi käyttää apunaan esimerkiksi erilaisia ideapalavereja, iltakouluja, työryhmiä tai fasilitaattorin johtamia workshoppeja. Hän voi nimittää valiokuntia ja jakaa hallituksen jäsenille erityistehtäviä heidän osaamisalueittensa mukaan.

 

Jalopuupöytäkokous on huono käyttöliittymä ihmisen luovuuteen, ongelmanratkaisukykyyn ja innovaatioihin. Hallitus voi alisuorittaa osaamiseensa nähden pahastikin pelkästään yksipuolisten työtapojen tai muodollisen ilmapiirin vuoksi. Myös hallituksen ajankäytöllä on suoria vaikutuksia hallituksen tuottamaan hyötyyn. Kuusi 2 – 3 tunnin kokousta vuodessa riittää yleensä lähinnä sujuvaan kuunteluun ja muutamaan kommenttiin jäsentä kohden. (Salminen 2018.)

 

Kokousaikataulun etukäteissuunnitelulla varmistetaan kaikkien hallituksen jäsenten olevan mahdollista osallistua kokouksiin. Näin ulkomaiset jäsenet voivat välttyä tarpeettomalta matkustelulta. (Eloranta 2018, 212–213.) Hyvällä hallituksella on aina vuosikello, johon on merkitty tarkasti vuoden aikana tehtävät toimenpiteet. Vuosikello auttaa myös yhtiön johtoryhmää ja toimitusjohtajaa käytännön työn tekemisessä, koska heidän tehtävänsä on laatia erilaisia selvityksiä hallitukselle tietyssä aikataulussa.

 

Suurin ajantuhlaaja on kuitenkin päättämättömyys. Hallituksen puheenjohtajan rooli  päätöksenteossa on oleellinen. Hallituksen kokousten esityslistoja valmistellessa on tärkeää, ettei merkittävissä asioissa kirjata ennakkoon liian voimakasta päätösehdotusta, jotta hallitus voisi keskustella vapaammin eri vaihtoehdoista. Puheenjohtaja esittää aina oman kantansa, mutta mieluiten viimeiseksi. Isoja asioita on syytä käsitellä ainakin kahdessa kokouksessa ja tehdyistä päätöksistä pidetään hallituksen omaa seurantalistaa. (Liljeroos 2019).

 

Pohdinta

 

Hallitustyö on vahvasti tiimityötä. Hallitustyöskentelyä ohjaa omistajatahto, jonka pohjalta hallitus vahvistaa yhtiön strategian tuleville vuosille. Hallituksen tehtävänä on pitää huoli siitä, että strategia on toteutettavissa eli että yhtiön resurssit ovat siihen riittävät. Hyvä strategia toteutuu vain, jos se viedään käytäntöön. Seuraavassa hallitusesseiden sarjan esseessä käsittelemme tarkemmin hallituksen strategian luomista ja sen jalkauttamista toteutukseen.

 

Lähteet

 

Eloranta, J. 2018. Hallitus johdon tukena. 1.painos. Helsinki: Alma media.

 

Erma, J., Rasila, T. & Virtanen, O. 2018. Hyvä hallitustyö. 7.painos. Helsinki: Helsingin seudun kauppakamari / Helsingin Kamari Oy.

 

Haapanen, M., Lainema, M., Lehtinen, L. & Lähdesmäki, T. 2002. Hallitus omistajan asialla – johdon tukena. Porvoo: WS Bookwell Oy.

 

Liljeroos, J. 2019. Hallituspartnerit ry hallituksen puheenjohtaja. Onnistuminen hallitustyössä. Luento. Tulevaisuuden hallitusosaaminen kurssi. 22.1.2019. Tampereen ammattikorkeakoulu. Tampere.

 

Salminen, I. 2019. HHJ puheenjohtaja.  Hallituksen asemointi. Luento. Tulevaisuuden hallitusosaaminen kurssi 15.1.2019. Tampereen ammattikorkeakoulu. Tampere.

 

Salminen, I. 2018. Hallitus pois jalopuupöydän ympäriltä. Kauppalehti. Verkkosivu. Julkaistu 13.12.2018. Luettu 3.2.2019. https://blog.kauppalehti.fi/vieraskyna/hhj-hallitus-pois-jalopuupoydan-ymparilta

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 4.0/5 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Soluessee: Hallituksen työkenttä, 4.0 out of 5 based on 1 rating Tagit: , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!