Ryhmäessee: Digikommunikoinnilla tuottavuus tähtiin

22.10.17 Esseen kirjoittaja: Joni Ramu
Kirjapisteet: 3
Kirja: Useita
Kirjan kirjoittaja: Useita kirjoittajia
Kategoriat: Erikoistuminen toimialalle, ICT-yrittäjyys, Markkinointiviestintä, Oppiva organisaatio

Digikommunikoinnilla tuottavuus tähtiin


Atte Auvinen

Joni Ramu

 

 

Johdanto

Nyt reilun vuoden omaa yritystämme pyörittäneenä on aika katsoa hieman taaksepäin ja tutkia miten olemme toimineet kuluneen vuoden aikana. Tiimiyrittämisessä suurta roolia on pitänyt yllä tiimin sisäinen kommunikointi. Sisäisen kommunikoinnin keinot ovat kasvaneet meidän rinnallamme ja olemme tottuneet tietynlaisiin toimintamalleihin, jotka ovat olleet meille mahdollisimman luontevia. Suurin osa näistä toimintamalleista juontavat juurensa meidän henkilökohtaiseen elämäämme ennen yritystoimintaa. Nyt tarkemmin ajatellen nämä syvälle juurtuneet mallit eivät ole kehittäneet meidän yrityksen toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.

Tarve kehittää sisäisen kommunikoinnin toimintoja ei ollut vielä yrityksen ensiaskeleilla läsnä, joten tyydyimme siihen mitä meillä jo alun perin oli. Kun työtehtävien määrä on koko ajan noussut ja käytössämme olevan aika on alkanut huveta, on myös herännyt kysymys, voisiko tämän kaiken tehdä edes vähän helpommin?

 

Mistä on lähdetty liikkeelle? 

Lähes kaikilla tänä päivänä toimivilla yrityksillä on käytössään, jos jonkinlaisia sähköisiä apuvälineitä sisäisessä kommunikoinnissa. Me emme olleet tässä poikkeus, sillä olimme ottaneet avuksemme yrityksen yhteisiä pilvitallennus alustoja ja sisäisen viestinnän pikaviestisovelluksia. Siinä ohella me kuitenkin käytimme perinteisiä apuvälineitä kuten paperisia kalentereita ja -muistiinpanovihkoja. Ongelmia syntyi, kun nämä kaksi maailmaa eivät kohdanneet ja sisäinen kommunikointi alkoi kärsiä valtavan työmäärän paineen alla. Olemmekin muutaman yrityksen jäsenen voimin päättäneet saada muutoksen aikaan ja aloitimmekin taistelun fiksumman työnteon puolesta. Olemme vielä tämän matkan alkuvaiheissa, mutta kehityksen mahdollisuudet ovat jo nyt kaikkien meidän tiedossa.

Haluammekin seuraavaksi jakaa, joitakin meille hyväksi koettuja muutoksen askeleita, joilla on ollut suuri vaikutus meidän yrityksen arkeen. Seuraavat digitaalisen kommunikoinnin työvälineet ovat jättäneet meihin lähtemättömän vaikutuksen ja ovat toiminnoillaan helpottaneet käyttäjiensä jokapäiväistä työtä ja mahdollistaneet aivan uuden lähestymistavan tiimiyrittämisen saloihin.

 

Kalenteri 

Sähköisiä kalentereita on useita, tässä tutustumme niistä suosituimpaan: Google Kalenteriin. Sähköinen kalenteri herättää yleensä suuresti keskustelua, ainakin meidän tiimissä. Se jakaa mielipiteitä vahvasti, joka tarkoittaa, että olemme selvästi asian ytimessä. Toisin kuin monet ajattelevat, sähköisen kalenterin hienous ei ole sen selkeydessä, muokkautuvuudessa eikä ilmoituksissa, vaikka nämäkin ominaisuudet tekevät siitä ainutlaatuisen. Sähköisen kalenterin todellinen voima on sen jaettavuudessa. Pilvipalvelut ja wikipediakin ovat opettaneet meille jo, että tieto on paljon vahvempaa jaettuna.

Otimme Google Kalenterin käyttöömme projektiryhmän kesken ja nyt voimme todeta sen, yhdistettynä muihin digitaalisiin työkaluihin, mullistaneen koko toimintamme tehokkuuden. Jaettuna, kalenteri voi nimittäin säästää huomattavasti aikaa esimerkiksi palavareiden tai minkä tahansa yhteisten aikojen sopimisisessa. Omasta kalenteristani näen nimittäin myös muiden projektiryhmäläisteni aikataulut. Pelätä ei tarvitse, voit nimittäin jakaa oman kalenterisi vain varattu/vapaa-toiminnolla, jotta arkaluontoinen sisältö kalenterissasi ei päädy muiden käsiin. Sen lisäksi, että muut näkevät koska olet vapaa, he voivat myös kutsua sinut omiin kalenteritapahtumiinsa osallistujaksi. Käytännössä siis voin luoda esimerkiksi palaverin, johon lisään osallistujiksi kaksi muuta projektitiimiläistä, jolloin kyseinen tapahtuma ilmestyy myös heidän kalentereihin. Näinpä loppuu se iänikuinen viestittely ja soittelu, että ”kävisikö sinulle tämä tai tämä tai tämä”. (Google Calender, 2017).

Totta kai, sähköinen kalenteri mahdollistaa monta muutakin asiaa, kuten ilmoitukset, joka poistaa ”en mä muistanu”-tekosyyt kokonaan. Ilmoitukset voi myös luonnollisesti asettaa oman makunsa mukaan. Google kalenteri on myös saatavilla selaimen lisäksi mobiilisovelluksina. Tämä antaa myös pitää huolen siitä, että kalenteri on aina mukanasi siellä, missä puhelimesi on. Kalenteri voi myös antaa joka aamu ilmoituksena listan kyseisen päivän tapahtumista, orientoiden sinut heti aamutuimaan päivän tavoitteisiin. Nykypäivänä kaikki tämä on myös mahdollista tehdä kädet ja silmät sidottuina. Nimittäin puheentunnistuksella, joka lähes jokaisessa puhelimessa nykyään on, hoituu kalenterin täyttäminenkin melko vaivattomasti. Kalenteritapahtuman voi luoda parilla lyhyellä lauseella, kun vain tietää mitä pitää sanoa. Samoin onnistuu myös toistuvat tapahtumat. Aavistuksen rasittavaa, oli rustailla paperikalenteriin pajat pari kertaa viikossa – koko vuoden ympäri. Sähköisellä kalenterilla tuollainenkin onnistuu kahdella tapahtuman luonnilla. Toistuvien tapahtumien luonti on hävyttömän helppoa kynään ja paperiin verrattuna. (Google Calender, 2017).

Pähkinänkuoressa

Sähköinen kalenteri tuo kourallisen ylivoimaisia etuja verrattuna yksityiseen manuaaliseen paperikalenteriin. Sähköinen kalenteri oikein käytettynä voi säästää tuntien työn kuukaudessa, automatisoimalla turhat aivottomat toimenpiteet. Se myös pitää huolen sinusta, ilmoitusten ja muistutusten kautta. Ainoa asia, johon sähköinen kalenteri ei taitu, on stressiä lievittävien piirrustusten pohjaksi. Vaikka taustakuvilla ja värikoodeilla sähköisestäkin kalenterista voi muovata omaa silmää miellyttävän.

 

KUVA 1. Google-Kalenteri

Kyllä minäkin rakastan paperikalenteria, jonka voi neuvottelussa pamauttaa pöydälle ja alkaa tärkeän näköisenä pläräämään sopivaa aikaa kiireisestä elämästä. Se ei vain enää mahdu nykypäivän liike-elämään.

 

Slack

Slack on maailmalla laajimmalle levinnyt organisaation sisäisen viestinnän työkalu. Slack on löytänyt tiensä monien organisaatioiden arkeen sen helpon käytettävyyden ja laajojen käyttömahdollisuuksiensa siivittämänä. Esimerkiksi NASA ja Total käyttävät Slack kanaviaan päivittäisessä projektinhallinnassaan ja toimintansa organisoinnissa. Slack on paljon muutakin, kuin pelkkä viestittelykanava ja se usein rinnastetaan tietämättään whatsappin korvikkeeksi. (Slack, 2017)

Me Totalissa olemme jo noin vuoden verran pahoinpidelleet ”Släkkiä”, niin että sillä alkoi jo takapuoli puutua meidän töhöilyistämme. Olemme hyödyntäneet sen mahdollisuuksia hyvinkin pintapuolisesti, tiedostamatta sitä, mitä se voisi oikeinkäytettynä meille mahdollistaa. Nyt olemme kuitenkin tehnyt totaalisen kurssin muutoksen ja mielenkiintomme tätä työkalua kohtaan on herännyt talviunestaan.

Slack on itsessään jo hyvinkin kattava ja hyödyllinen apuväline, mutta se herää todelliseen loistoonsa sen laajennusten kautta. Slack hyödyntää laajaa valikoimaa kolmasien osapuolien suunnittelemia lisäosia, joilla sen käytettävyys ja ominaisuudet saavuttavat aivan uuden ulottuvuuden. Laajennukset vaihtelevat hyödyllisestä, välttämättömiin ja ihan vaan suorastaan hauskoihin sovelluksiin. Kaikkia näistä kuitenkin rikastuttavat käyttökokemusta omalla tavallaan.

Slack laajennukset

Meekan

Slackin käyttö ei ole vain tiimin sisäistä keskustelua ja asioiden sopimista, vaan kehään ovat astuneet botit. Boteilla tarkoitetaan tekoälyä, joka toimii sinun ja organisaatiosi sähköisenä avustajana valituissa tilanteissa. Bottien tarkoituksena on tehdä työtehtäviä sinun puolestasi, jolloin voit keskittyä tärkeämpiin asioihin. Totalin slack kanavaan taannoin kutsuttu Meekan -kalenteribotti palvelee organisaatiomme jäseniä aikataulutukseen liittyvissä asioissa. Meekan hyödyntää jokaisen omaa Google kalenteri selvittääkseen milloin kukakin on vapaana käytettäväksi ja löytää tapaamisillemme parhaan mahdollisen ajankohdan. Kun kaikille osapuolille on löytynyt paras mahdollinen ajankohta, niin Meekan merkitse tapaamisen jokaisen henkilökohtaiseen kalenteriin automaattisesti ja välittömästi.

KUVA 2. Meekan

KUVA 3. Meekan

Tiimiltä säästyy tolkuttomasti aikaa työviikossa tyhjänpäiväiseen tapaamisten sopimiseen ja ajan voi jatkossa käyttää tapaamisen asialistan suunnitteluun ja asiaan perehtymiseen.

Polly

Tiimityöskentelyssä demokratia on avainasemassa. Demokratian olennaisena osana on kuulla kaikkia asianosaisia ja tehdä päätöksiä niiden perusteella. Totaalissa me tykkäämme usein äänestää. Äänestyksiä ilmaantuu vähän väliä jokaiseen Slack -kanavaamme mitä erilaisemmissa muodoissa. Myös äänestämiseen löytyy, jos jonkin lasia apuvälineitä Slackin sovellusvalikoimista, mutta Polly on tehnyt meillä tehtävänsä.

KUVA 4. Polly

Polly on yhtenäistänyt yrityksemme äänestyskulttuuria ja selkeyttänyt niiden tuloksien esittämistä. Äänestysten luominen on helppoa ja lisäosa tarjoaa oivat työkaluja niin tulosten analysointiin, kuin nukkuvien puolueen ilmiantamiseen.

Pähkinänkuoressa

Jokaisen slackin käyttäjän kannattaa ottaa selvää mitä muuta slack voi teidän yhteisölle tarjota. Oli kyse sitten pelkästään yhteisen slack kulttuurin kehittämisestä, tai älykkäämmän slack sovelluksen rakentamisesta lisäosilla, on tämä tutustumisen arvoinen aihe ja sijoitus parempaan sisäiseen digitaaliseen kommunikointiin. Voit tutustua slackin sovellusvalikoimaan alla olevan linkin kautta.

slack.com/apps

 

Videokekustelut

Tiimityöskentelyn ydin on tiimin jäsenten välisessä keskustelussa ja päätöksenteossa. Yhteisen ajan järjestäminen voi olla kuitenkin varsin haastavaa. Tiimin jäsenesi voivat olla kukin ties missä ja toimitiloissasi alkaa neliöt loppua. Oletko koskaan harkinnut laajentavasi toimitilojasi verkkoon? Verkossa toimitilojen neliöhinta on huomattavasti halvempi verrattuna keskustakoppisi ylihinnoiteltuun kellarihuoneistoon ja verkkotoimitilojen viihtyvyys on vain mielikuvituksestasi kiinni. Palveluntarjoajia laadukkaiden etäkokouksien mahdollistamiseksi pilvin pimein ja valintasi kulminoituu loppujen lopuksi siihen, minkä koet itsellesi ja yhteisöllesi sopivimmaksi.

Itse olen päättänyt käyttää Googlen Hangouts palvelua, ihan vaan sen takia, kun se tuntuu hyvältä ja on helposti liitettävissä muihin käytössäni oleviin sovelluksiin. Vaihtoehtoisia palveluita kannattaa kuitenkin testata tiimin kesken muutamia, ennen kuin voitte varmasti sanoa mikä toimii teille parhaiten.

Etäkokouksissa tulee noudattaa samoja dialogin sääntöjä, kuin perinteisissä kokouksissakin, jotta kokouksen päämäärä voidaan saavuttaa. Etäkokouskissa on kuitenkin muutamia erillisiä ohjenuoria, jotka tulee ottaa huomioon ennen siirtymistä verkkokeskusteluun.

  1. Puhuttele toisia normaalia enemmän nimillä. Etäkokouksissa tarvitaan enemmän vuorovaikutusta, jotta osallistujien välille muodostuu yhteys.
  2. Älä unohda etäosallistujia. Kysymyskierros toimii virtuaalitilassa paremmin, kun puhuttelet osallistujia selkeästi.
  3. Käytä videoita, jos kaistanleveys sallii.
  4. Jos osallistut neuvottelupuheluun tai etäkokoukseen matkalla, käytä vaimennustilaa. Poista vaimennus kuitenkin aika ajoin käytöstä ja anna itsestäsi elonmerkkejä, jotta kaikki tietävät, että kuuntelet aktiivisesti.
  5. Käytä Vaimenna kaikki muut -painiketta, jos linjalla on liikaa taustamelua.
  6. Anna osallistujille aikaa vastata. Virtuaalitilassa reaktioaika on hieman normaalia pidempi.
  7. Tue etäkokousta samalla tavoin kuin mitä tahansa hyvää esitystä. Kuvat havainnollistavat ja auttavat osallistujia keskittymään.
  8. Käytä virtuaalista fläppitaulua. Kirjoita aivoriihen merkinnät siten, että kaikki näkevät ne.
  9. Ole läsnä etäkokouksessa, sillä houkutus tehdä samalla jotain muuta on suuri.
  10. Aseta selkeät tavoitteet ja laadi jokaiselle kokoukselle asialista, jotta kokoukseen kuluva aika voidaan käyttää tehokkaasti hyväksi.

(Etatyopaiva.fi 2017)

Hyödyntämällä näitä ohjeita, varmistat onnistuneen etäkokouksen.

Pähkinänkuoressa

Etäkokoukset ovat tulleet jäädäkseen. Paikasta riippumaton kokousympäristö säästää aikaa ja rahaa, mutta vaatii yhteisöltäsi sen perinpohjaisen opettelun. Kun etäkokouksille antaa mahdollisuuden ja uhraa aikaa niiden kehittämiseen, muodostuu niistä yksi tärkeimmistä organisaatiosi apuvälineistä. Tämä kyseinen kirjoitus, joka on luotu kahden miehen voimin, on toteutettu käyttäen pelkästään etäkokous menetelmiä, sen suunnittelusta toteutukseen.

 

Pilvitallennuspalvelut

Pilvipalvelut ovat kuin taivas täynnä tähtiä. Erilaisia, eri tarkoituksiin olevia pilvipalveluita löytyy hurumykky. Pilvipalvelulla tarkoitetaan siis sellaisia palveluita, jotka ovat verkossa ja käyttäjät saavat jonkinlaisen käyttöoikeuden kyseiseen palveluun. Kuitenkaan saamatta palvelua omakseen. Niistä suurennuslasimme alle päätyi pilvitallennuspalvelut Google Drive sekä Microsoftin OneDrive.

OneDrive luonnollisesti tuli käyttöömme TAMKin kautta, kun koulusähköpostiimme on liitettynä OneDrive-palvelut. Google Drive taas tuli käyttöömme, kun ostimme yrityksemme sähköpostipalvelun Googlelta. Tähän sisältyi 30 Gt tallennuskapasiteetti Googlen palveluihin. Siitä asti olemme käyneet sisäistä sotaa arpoen, kumpi palvelu on parempi ja kumpaa me käytämme. Toimintamme kannalta molemmilla palveluilla on kriittiset heikkoudet.

Google Drive on muutoin erittäin pätevä palvelu, mutta sen kanssa Excel-tiedostot ovat todella hankalia käsiteltäviä. Niitä ei pysty avaamaan suoraan Google Drivessa, sillä tässä tilanteessa Google Drive avaa ne omassa Google Sheets formaatissa, joka tuhoaa osan excelin kaavoista sekä kaikki muotoilut tuhoutuvat. Excel-tiedosto on siis ensin ladattava, sitten muokattava, jonka jälkeen se pitää lähettää uudelleen Google Driveen ja korvattava vanha tiedosto – puuduttavaa. Ongelmaan on lieviä lääkkeitä, mutta 19 hengen yrityksessä ne ovat hankalia toteuttaa, koska ne vaatisivat erinäisten lisäosien ja ohjelmien asentelua. Toimintamme edellyttää paljon excel-tiedostojen käsittelyä, siksi tämä vähentää tehokkuutta. Muilta osin Google Drive on miellyttävä palvelu. Sen käyttöliittymä on selkeä ja yksinkertainen, sekä tietysti hyvin yhdistetty muihin Googlen palveluihin, kuten sähköpostiin ja kalenteriin. (Google Drive, 2017).

Microsoftin OneDrive on taas melko lailla päinvastainen. Sen käyttömukavuus ja selkeys ovat valovuoden Googlen palveluita takana. OneDrive on kuitenkin käyttökelpoinen ja tarvittavat ominaisuudet ovat löydettävissä tutkimusretkien jälkeen. Suuri ylivoima OneDrivella on sen mutkaton yhteensopivuus Microsoft Office –tiedostojen kanssa. Officen suurkuluttajana olemme sidottu käyttämään Microsoftin OneDriven pilvitallennuspalvelua. (Microsoft OneDrive, 2017).

Miten pilvitallennuspalveluista saa sitten eniten irti? Oikeastaan samalla tavalla kuin monesta muustakin asiasta: organisoimalla oikein. Kaikki sen tietää miten vaikea varastosta on mitään etsiä, jos kaikki on vain heitetty sinne. Järjestelmällinen ja ennen kaikkea looginen organisointi on toimivan pilvitallennuspalvelun tehokkuuden ydin. Jälleen kerran, tulee siis käydä läpi se ajatusprosessi, että mihin osa-alueisiin pilvessä oleva data kannattaa jakaa. Kultainen keskitie on tärkeää löytää, sillä kukaan ei myöskään jaksa sukeltaa kymmenien alakansioiden sisälle löytääkseen päivittäin käytetyn tiedoston. Jokaisella organisaatiolla on oma tapansa järjestää sisältönsä. Netissä on kuitenkin paljon esimerkkejä ja vinkkejä siitä, mitkä tavat ovat todettu hyviksi. Akatemiatiimin kaltaisen multisuuntaisen härpäkkeen kohdalla sisällön jakaminen voi olla todella haastavaa, siksi voimme suositella aatteellista jakoa:

KUVA 5. Google Drive

Pääkategorioiden sisällä alakategorioiden jakamisessa kannattaa keskittyä äärimmäiseen loogisuuteen, jotta tiedostot löytää ajattelemalla muistamisen sijaan.

KUVA 6. Google Drive

Pähkinänkuoressa

Nykypäivänä lähes jokaisella organisaatiolla on jokin pilvitallennuspalvelu käytössään. Käyttöönotto ei siis varmasti ole ongelma. Palvelun organisointi ja toiminnallisuuden säilyttäminen ovat ne haasteet, joihin tämän palvelun kohdalla tulee keskittyä. Jos jokin tuntuu liian monimutkaiselta siihen täytyy puuttua ja jos jotakin ei löydetä, se on väärässä paikassa.

 

Evernote

Muistiinpanojen merkitys opiskelussa ja työelämässä on kiistaton. Päivittäisessä oppimisessa ja työskentelyssä uusien muistettavien asioiden määrä voi nopeasti uuvuttaa vastaanottajan, jollei sinulla ole käytössäsi asianmukaisia työkaluja tiedon jaksottamiseen ja tallentamiseen. Vähäänkään pintapuolista monimutkaisempia keskusteluita ja lukemiasi asioita ei kannata jättää pelkän pääsi sisäisen muistin varaan, vaan niiden sisältö ja sinun omat sen hetkiset ajatukset on hyvä laittaa myös paperille ylös. Monella meistä on vielä tänä päivänäkin käytössä vanhat ja luotettavat muistiinpano vihot ja kalenterin takana olevat muistiinpano sivut, jotka ovat palvelleet tarpeitasi hyvin tähänkin saakka. (Evernote 2017)

Evernote on maailman suosituin muistiinpanoja varten suunniteltu sovellus, jota käyttää tällä hetkellä jo yli 200 miljoonaa ihmistä ja käyttäjien määrä kasvaa jatkuvasti. Kysymys kuuluukin, mikä tekee tästä digitaalisten muistiinpanojen sovelluksesta perinteistä keinoja paremman?

Kuten sähköinen kalenterikin on muuttunut vain sinua palvelevasta aikataulujesi organisoijasta, yhteisösi aikataulujen sovittelijan rooliin, niin muistiinpanosi ovat muuttuneet yhteisösi kollektiivisen ymmärryksen pesäkkeeksi.

Olen itse siirtynyt vähitellen perinteisestä vihko kasastani käyttämään Evernotea päivittäisten tiedonlähteideni ja oivallusteni säilyttämiseen. Evernote on mahdollistanut minulle pääsyn muistiinpanoihini paikasta ja laitteesta riippumatta, sillä kaikki tallentamani informaatio on pilvessä odottamassa seuraavaa kohtaamistamme.

Pilvipalveluna toimivat muistiinpanot mahdollistavat informaation nopean jakamisen yhteisöni jäsenten kesken ja he voivat helposti lisätä omat kortensa kekoomme tallentamalla myös omat muistiinpanonsa samaan, jaettuun muistivihkoomme.

Muistiinpanosi eivät ole enää pelkästään rivi riviltä tekstiä, vaan kirjoitetun tekstin lisäksi, pystyt liittämään muistiinpanoihisi kuvia, videoita, äänitteitä tai vaikka nettiartikkeleita. Kuten varmaan monet muutkin, niin minäkin koin koneella ja puhelimella muistiinpanojen kirjottamisen hankalaksi, enkä siksi viitsinyt siirtyä pois perinteisistä vihoistani. Evernote mahdollistaakin käsin kirjoitettujen muistiinpanojen muuttamisen digitaaliseen muotoon, jolloin saan nauttia minulle luontaisesta kirjoitustavasta ja silti pystyn hyödyntämään sähköisten muistiinpanojeni helpon käytettävyyden.

Pähkinänkuoressa

Evernote avaa käyttäjälleen aivan uudenlaisen tavan tehdä muistiinpanoja ja tehostaa oppimista, niin henkilö-, kuin yhteisötasollakin. Evernote  mahdollistaa kahden toisistaan erkanevan maailman yhtenäistymisen. Digitaalinen sisältö elää harmoniassa analogisen sisällön kanssa ja ne tukevat toisiaan, taatakseen käyttäjälleen parhaan mahdollisen käyttökoemuksen.

 

 

 Trello 

”Organize anything, together.” Trellon slogan kertoo jo paljon sovelluksen käyttötarkoituksesta, se on arvolupaus itsessään. Trello on vuonna 2011 julkaistu selainpohjainen projektinhallintajärjestelmä, joka on käytössä myös tunnetuissa organisaatioissa, kuten The New York Times. Trello ratkaisee organisaatioiden – akatemiatasolla tiimien ja projektiryhmien – organisointiongelman. Ohjelma antaa lajitella ideat ja tehtävät visuaaliseen ja selkeään muotoon, jossa tehtävien seuranta käy vaivattomasti.
Trello koostuu tauluista, joita voisivat olla esimerkiksi myynti, hallinnointi ja markkinointi. Taulun sisälle voidaan luoda luetteloita, tehtävälistoja. Tehtävälistojen luominen on avainasemassa selkeyden kannalta. Niiden luomisessa kannattaa pohtia tarkkaan, millä tavalla projektia halutaan seurata. Tehtävälistat voivat olla esimerkiksi viikkoja, prioriteettitasoja tai yksinkertaisesti: to-do, työn alla ja valmis. Tehtävälistojen sisälle taas luodaan kortteja, eli tehtäviä. Tehtäviin voi sisällyttää deadlineja, liitetiedostoja, tarkistuslistoja, tekijöitä ja erilaisia värikoodeja. Kaikki tämä voi vaikuttaa hieman monimutkaiselta, mutta kerran hahmotettuaan ohjelma on todella simppeli ja helppo tapa pysyä projektissa ajan tasalla. (Trello.com, 2017).

KUVA 7. Trello

Meillä Trello on käytössä muun muassa Ote omaan talouteen-projektissa. Pitkäkestoiseen projektiin koimme parhaaksi tavaksi järjestää tehtävälistat prioriteettien mukaan. Käytämme kolmea tasoa: 1. ASAP, 2. NEXT ja 3. THEN. Ensimmäisessä tehtävälistassa ovat siis asiat, jotka ovat todella kriittisiä etenemisen kannalta. Nämä tehtävät tulee siis suorittaa niin pian kuin mahdollista. Tehtäviin olemme toki asettaneet vielä erikseen takarajat, deadlinet. Toinen tehtävälista on NEXT, eli ”seuraavaksi tehtävät asiat”. Näissä tehtävissä on myös deadlineja, mutta ne eivät ole ainakaan tällä hetkellä kriittisiä tehtäviä. Lisäksi on kolmas tehtävälista THEN, eli ”sitten”. Nämä tehtävät ovat ennemminkin ideoita tai hamassa tulevaisuudessa eteen tulevia asioita, jotka ovat kirjattu muistiin, eivät kuitenkaan työn alla. Tähän organisointitapaan päädyimme sen takia, että tässä tavassa tietää aina, että mitä tehdä seuraavaksi.

Pähkinänkuoressa

Trello on oiva visuaalinen ja selkeä tapa hahmottaa projektin kulkua. Ohjelma kuitenkin edellyttää, että projektin seurantatapa on mietitty loppuun asti. Omaan projektiin sopiva tapa on siis tärkeää miettiä huolella, jotta työkalusta saa maksimaalisen hyödyn. Väärin organisoituna Trello voi olla vain yksi riippakivi, joka laskee projektin tehoa, kun raportointi vie aikaa muttei anna mitään.

 

Mitä Digitaalinen kommunikointi vaatii? 

Toimiakseen, kaikki edellä mainitut työkalut vaativat, että koko tiimi ottaa työkalun käyttöönsä. Oli tiimi sitten työpari, projektitiimi tai koko yritys. Puolikäytössä olevat työkalut vain vaikeuttavat ja hidastavat toimintaa. Toisin sanoen, yksikin teknologiakammoinen tiimiläinen voi rappeuttaa unelmien kommunikointijärjestelmän. Mistä tällainen teknologiakammo sitten voi juontua? Mahdollisuuksia on muutama. Teknofobia – teknologian ja tietokoneiden pelko, neofobia – kaiken uuden pelko tai voihan olla, että se on vain laiskuutta paneutua asioihin. (Digifobia.com, 2017). Oli mitä tahansa, tulevaisuuden työelämässä teknologian välttely alkaa vähitellen johtaa väistämättömään kilpailukyvyttömyyteen. Parasta on siis hyväksyä kehitys. Tietysti, jos kyse on todellisesta fobiasta, kannattaa hakeutua ammattilaisten autettavaksi.

Mikä sitten avuksi, jos uusien teknisten sovellusten opetteleminen ja käyttäminen tuntuu epämiellyttävältä? Avuksi voisi astua virtuaalinen fengshui. Ei, se ei oikeasti ole termi. Mutta se on hyvä vertauskuva, joka hahmottaa sitä, mistä voi olla kysymys. Niin kuin normaalissakin elämässä, myös teknologian suhteen ympäristön muokkaaminen miellyttäväksi on avain käyttömukavuudelle. Saatamme usein unohtaa, kuinka paljon teknologiaa voidaan mukauttaa mieltymystemme mukaan.

Kun teknologiankäyttö tökkii, ensin kannattaa tarkastaa, onko käyttämäsi laitteisto kunnossa ja juuri tarpeisiisi sopiva. Tämä on toki se kallein vaihe, mutta sitäkin tärkeämpi. Omakohtaisen kokemuksen perusteella voin vakuuttaa, että oikean – itselleni toimivan ympäristön löytäminen tehosti teknologian hyväksikäyttöä suunnattomasti. Itselleni toimiva ratkaisu oli tabletti, taulutietokone. Edustin ehdottomasti vanhan liiton paksua paperikalenteria, puhelimen olemassaolon muistin joka kuudes tunti ja tietokoneen käynnistin vain jos oli pakko. Tämä johtui siitä, että koin nämä asiat omakseni ja omalle persoonalleni sopiviksi. Vastikään löysin tabletin vastaavan omia tarpeitani ja sopivan myös habitukseeni. Sen näyttö oli tarpeeksi suuri, jotta viitsin lukea tekstiä siltä – toisin kuin puhelimen näyttö. Se oli tarpeeksi pieni, jotta sitä pystyi vaivattomasti kantaa mukana paikasta toiseen. Sen akku ei myöskään vaadi jatkuvaa elvytystä. Löysin siitä siis miellyttävän välineen käyttää muun muassa yllä esiteltyjä ohjelmistoja. Tabletti ei kuitenkaan varmasti sovi kaikille. Siksi on tärkeää jälleen tunnistaa omat tarpeesi ja hakea niihin toimivat ratkaisut. Teknologiaa on niin paljon, että varmasti itseä miellyttävä ratkaisu löytyy markkinoilta. Yhtäkaikki nyt luen mielelläni eri kommunikaatiokanavia ja lähteitä vaikka bussimatkalla. Se vapautti lisää aikaa kaikkeen muuhun.

 

Yhteenveto 

Digitaalisen kommunikoinnin apuvälineiden läsnäolo ei vielä itsessään takaa suurta tuottavuuden harppausta organisaatiossasi. Niiden suurin voimavara tulee esiin vasta, kun ne ovat sulautuneet osaksi yhteisösi jokapäiväistä elämää. Vanhoista tavoista voi olla vaikeaa päästä eroon vain sillä, että joku toinen kertoo kuinka asiat voisi tehdä paremmin. Täydellisen ymmärryksen saavuttaminen vaatii uusien asioiden kokeilemista, omista ennakkoluuloista huolimatta. Organisaation sisäinen kommunikointi on yksi tärkeimmistä modernin työelämän valttikorteista ja sen kehittäminen ei kenellekkään haitaksi.

 


 

Lähteet:

Digifobia.com. 2017. Teknofobia kautta aikain. Luettu: 21.10.2017. http://www.digifobia.com/teknofobia-kautta-aikain

Trello.com. 2017. Trello. Luettu: 18.10.2017. https://trello.com/

Google. 2017. Google Calender. Luettu: 19.10.2017. https://calendar.google.com/calendar

Google. 2017. Google Drive. Luettu: 19.10.2017. https://drive.google.com/drive

Microsoft. 2017. Microsoft OneDrive. Luettu: 19.10.2017. https://onedrive.live.com/about

Evernote. 2017. Evernote. Luettu: 19.10.2017. https://evernote.com/intl/fi/

Slack.com. 2017. Slack. Luettu: 19.10.2017. https://slack.com/

Etatyopaiva.fi. 2017. Etäkokouksiin. Luettu: 28.9.2017. https://www.etatyopaiva.fi/fi/etakokouksiin

 

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (5 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Ryhmäessee: Digikommunikoinnilla tuottavuus tähtiin, 5.0 out of 5 based on 5 ratings Tagit: , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!