Vatsaa kipristää. Kädet hikoilevat. Ajatus katkeilee. Tuttu tunne monelle ennen esiintymistilannetta. Onneksi jännitys on aivan tavallista ja vieläpä usein auttaa parempaan suoritukseen. Tässä esseessä avaan esiintymistä erityisesti kansainvälisissä tilanteissa. Halusin lukea aiheesta, sillä kuulun Proakatemian kv-tiimiin ja olen siten mukana esimerkiksi esittelemässä kouluamme ulkomaalaisille vierailijoille.

Esiintyjän muistilista

Kansainvälinen konteksti lisää haastetta esiintyjälle – pitää puhua vierasta kieltä ja ottaa huomioon erityyppisten kuuntelijoiden lisäksi myös kulttuurierot. Alle olen koostanut kirjan tietojen pohjalta muistilistan:

1. Ensivaikutelma alkaa jo, ennen kuin avaat suusi – muista positiivisuus ja ruumiinkielen merkitys!
2. Panosta esityksen aloitukseen, motivoi yleisö kuuntelemaan.
3. Harjoittele esitystäsi. Älä kuitenkaan hio täydellisyyttä huippuunsa, inhimillisyys vakuuttaa paremmin.
4. Mieti puheesi tavoite ja suunnittele esitykselle selkeä rakenne (aloitus, asiasisältö, lopetus)
5. Suunnittele suhteessa aikaan sopiva tietomäärä ja ajankäyttö, saavu paikalle ajoissa testaamaan, että esim. tekniikka toimii odotetusti.
6. Rytmitä, tee aasinsiltoja, toista, aktivoi kuulijoita – yleisö muistaa vain noin ⅓ osan esityksestä.
7. Jos mahdollista selvitä etukäteen, millainen yleisö sinua odottaa. Näin voit valmistautua paremmin esim. kulttuurisiin seikkoihin.
8. Reagoi kaikkiin esitettyihin kysymyksiin jollain tavalla, mutta uskalla myös myöntää tietämättömyytesi.
9. Kiinnitä huomiota, mikä on tapasi olla lavalla: seisotko diaesityksen edessä, liikutko levottomasti, näpräätkö kynääsi, katsotko yleisöä vai diojasi..
10. Pidä ohjat käsissäsi, älä anna ulkoisten häiriöiden tai hankalien ihmisten pilata esitystäsi.
11. Pukeudu hyvin, tämä luo osaltaan vakuuttavuuttasi.
12. Ole oma itsesi.

Minulle tuli yllätyksenä se, että yleisön huomio on korkeimmillaan paitsi esityksen alussa, myös sen loppupuolella. Toisin sanoen napakka ja pääkohdat yhteenvetävä lopetus saa luultavasti asiat jäämään parhaiten kuulijoiden mieliin. Hämmästyin hieman kirjan väitettä siitä, että esityksestä muistetaan vain noin yksi kolmasosa.

Kommunikoi kulttuurisensitiivisesti

Globalisaation myötä liike-elämän tavat yhtenäistyvät. Kulttuurierot säilyvät kuitenkin yhä voimakkaina, sillä esimerkiksi hierarkiakäsitykset ovat vieneet vuosisatoja muotoutua – niitä ei muuteta hetkessä. Kommunikaatiossa kulttuuri on kuin suodatin, joka vaikuttaa puhujan tapaan kertoa viestinsä ja jonka läpi viesti matkaa ennen kuin se tavoittaa kuulijan.

Sanaton kommunikaatio on verbaalista tärkeämpää ja sen merkitys korostuu entisestään, jos yleisö ei puhu englantia äidinkielenään. Onkin parempi pyrkiä käyttämään melko yksinkertaista kieltä, erityisesti jos yleisössä on useiden eri maiden edustajia. Sanaleikit ja vitsit ovat riskialtista aluetta, sillä niitä ei välttämättä ymmärretä kielellisellä tai kulttuurisella tasolla. Jos yleisö taas edustaa vain yhtä maata, on mukava antaa erityishuomiona muutama sana (esimerkiksi alkuun tervehdys ja loppuun kiitokset) heidän omalla kielellään, mikäli vain mahdollista. Kuuntelijoiden huomiointia on myös kysyminen matkan sujumisesta, jos esitys pidetään ulkomaalaiselle yleisölle vaikkapa Suomessa. Jos ryhmä on pieni, on hyvä esittäytyä henkilökohtaisesti jokaiselle. Nämä kaikki tavat rakentavat suhdetta ja luottamusta puhujan ja yleisön välille.

Yksi huomionarvoinen asia on myös se, tulevatko kuulijat yksilökeskeisestä vai yhteisöllisestä kulttuurista – tällöin voi kasvattaa vakuuttavuuttaan yleisön silmissä mukauttamalla omaa puhetyyliään joko “I” tai “we” -muotoon. Toisaalta jännittävässä esiintymistilanteessa kuvittelisin tämän olevan juuri sellainen yksityiskohta, joka unohtuu helposti.

Nostan seuraavaksi esiin asian, joka liittyy yleensä aasialaiseen yhteisölliseen kulttuuriin. Tietyissä maissa yritetään välttää konflikteja, sekä toisen saattamista häpeään tai huonoon valoon. Tämän vuoksi esimerkiksi esityksen lopuksi ei välttämättä esitetä kommentteja tai kiperiä kysymyksiä. Tästä muistuu mieleeni eräs kiinalaisvieras Proakatemialla ihan opintojeni alkuaikoina. Hän vaelteli tiimitilassa yksin, menin juttelemaan ja tottakai hänellä oli kysyttävää. Tarkkaa kysymystä en muista, mutta vastasin jotain tähän suuntaan: “en ole ihan varma, mutta ihan pieni hetki niin tarkistan asian”. Vierasparka meni tästä ihan hämilleen.

Puhetyyli ja kohteliaisuuden taso ovat myös asioita, jotka vaihtelevat suuresti eri maiden välillä. Käytän tässä esimerkkinä Ranskaa, sillä olen asunut siellä kaksi vuotta. Maa on varsin hämmentävä esimerkki kohteliaisuudesta: teitittely ja kauniit lauserakenteet ovat olennainen osa kommunikaatiota, mutta toisaalta sanoilla osataan myös sivaltaa tai antaa ymmärtää asioita rivien välistä. Myös tunteita näytetään suomalaisen näkökulmasta hyvin voimakkaasti, jopa asiakaspalvelussa saatat saada osaksesi tuhahduksia, silmien pyörittelyä ja turhautunutta äänensävyä. Toisaalta ranskalaisten temperamenttisuudessa on mielestäni se hyvä puoli, etteivät he patoa tunteita sisälleen. Kulttuuriin liittyy myös tapa siitä, mennäänkö asiaan suoraan vai kiertotietä, tästäkin hyvänä esimerkkinä toimivat suomalainen suorapuheisuus ja ranskalainen kohtelias kiertely. Asiakeskeisyyden, tunteisiin vetoamisen ja suoraan puhumisen kanssa joutuu hieman tasapainoilemaan, kun esityksen kohderyhmänä on kansainvälinen yleisö.

Hierarkia, sekä miesten ja naisten väliset tietynlaiset käyttäytymismallit saattavat olla voimakkaita esimerkiksi arabimaissa. Osittain kulttuurisidonnasta on myös keskittymiskyky. Ohjenuoraksi todetaan, että kansainvälisissä tilaisuuksissa yleisön keskittymisajaksi voi laskea keskimäärin 20 minuuttia – maakohtaisina esimerkkeinä suomalaisilla aika on 45min, Välimeren maissa alle 30min ja Saksassa yli 60min. Tämä ohje antaa suuntaviivoja esityksen rytmityksen suunnitteluun.

Omasta kokemuksesta lisäisin vielä kehotuksen siitä, ettei tarvitse pelätä pyytää toistamaan tai muotoilemaan asiaa toisin, jos ei ymmärrä esitettyä kysymystä. Vaikka kielitaito olisi muuten hyvä, saattaa voimakas aksentti saada todella yksinkertaisestakin asiasta käsittämättömän. Kokemuksen kautta kielikorva harjaantuu ymmärtämään paremmin myös erilaisia aksentteja.

Kv-tiimin näkökulmasta

Proakatemiaan käy tutustumassa paljon vieraita eri puolilta maailmaa. Joskus on hyvä huomata, miten oman kulttuurin silmälasien läpi jotkut itsestäänselvätkin asiat näyttäytyvät muillle aivan eri tavalla. Esimerkkinä tästä ryhmä brasilialaisvieraita saattoi sopivan välin tullessa alkaa yhtäkkiä keskustella omalla kielellään, tämä tuntui itsestäni hieman erikoiselta esityksen ollessa käynnissä. Kirjasta opin kuitenkin, että Etelä-Amerikassa tällainen käytös on sopivaa ja kuvastaa sitä, että aihe on mielenkiintoinen, herättää ajatuksia ja keskustelua.

Kv-tiimissä olemme viime aikoina päivittäneet Proakatemian esittelyssä käyttämiämme PowerPoint-esityksiä asiakaslähtöisemmiksi. Olemme miettineet esityksiä myös palvelumuotoilun näkökulmasta: tarkoituksenamme on vähentää tekstiä ja luoda eri aihealueista moduulikokonaisuuksia, joista on helppo koostaa aina tietyn mittaiseen vierailuun sopiva paketti. Oli hyvä, kun saimme kerran pajaamme kv-tiimin ulkopuolisen tiimiyrittäjän kertomaan mielipiteitään, sillä itse katsoimme aiheitta liian lähellä nähdäksemme asian tarkasti.

Alkaa olla jo yleisohje, että PowerPointissa pitäisi olla mahdollisimman vähän tekstiä – muuten yleisö alkaa lukea sitä ja unohtaa kuunnella puhujaa. Monikulttuurisen esityksen kuvavalintoja kannattaa kuitenkin todella harkita: esimerkiksi ikäihmiset edustavat aasialaisille viisautta ja arvovaltaa, mutta vaikkapa pohjoismaisessa liike-elämän tilanteessa ne saattavat herättää vaivaantuneisuutta. Erilaiset uskonnolliset symbolit, sekä tietyt eläimet (kissa, koira, lehmä ja sika) kannattaa jättää pois kuvituksesta ristiriitojen välttämiseksi.

Kansalaisuuden lisäksi myös vierailijoiden ammatillinen tausta on tekijä, jonka mukaan kv-tiimi mukauttaa esityksiään: jos kyseessä on esimerkiksi opettajia, keskitymme akateemiseen näkökulmaan ja bisnespuolen vieraita kiinnostaa enemmän se, miten projektit ja yrityksemme toimivat. Kohderyhmän huomiointi on siis tärkeä osa esityksen muodostumista.

Oma polkuni esiintyjänä

Ensimmäisen “oikean” puheeni muistan lukioajoilta ja se jännitti uskomattoman paljon! Tuolloin kirjoitin esitykseni melkeinpä sanasta sanaan ja pyrin opettelemaan ne ulkoa, vasta myöhemmin tajusin asiakokonaisuuksien merkityksen. Esiintymiseen aloin tottua matkailun restonomin opintojeni aikana, meillä oli joka kurssilla vähintään yksi esitelmä: niistä opin esimerkiksi katsekontaktin pitämisen yleisöön, rohkeutta käyttää englantia ja sen, miten löytää kiertoilmaus jos ei suoraan muistanut vaikkapa tiettyä sanaa. Joskus alkaa toisaalta toistaa samoja sanoja tai eleitä huomaamattaan jännittävässä esiintymistilanteessa (itselleni tämä sana on usein “tosiaan”). Tämän takia on hyvä kuulla rehellistä ja rakentavaa palautetta, kun pitää esitelmää tai vaikkapa vetää pajaa omalle tiimille. Proakatemia tarjoaa jälleen uudenlaisia haasteita päästä kartuttamaan erilaista esiintymiskokemusta.

Lopuksi

Suomalaiset ovat perinteisesti varsin asiakakeskeistä ja suorapuheista kansaa, joka ajattelee välillä ihan liikaa muiden suhtautumista meihin. Tämä on totta esiintymistilanteessakin ja voi lisätä paineita kohtuuttomasti. Mieleeni tulee vanha vitsi ranskalaisesta, amerikkalaisesta ja suomalaisesta, jotka kohtasivat norsun. Ensimmäinen tuumi, millaista ruokaa norsusta voisi laittaa, toinen pohdiskeli miten paljon rahaa sillä voisi tehdä ja viimeinen miettii yhä, mitäkähän se norsu minusta ajatteli. Tulinpa muuten juuri korostaakseni stereotypioita ja rikkoneeksi aiemmin kirjoittamaani ohjetta siitä, miten sanaleikit ja vitsit on parempi unohtaa. Onneksi tämä on itseironiaa ja esseeni kohdeyleisö ei liene kansainvälistä.

Lähteet:

Nieminen, M. 2009. Esiinny eduksesi – Convince your audience. Juva: WS Bookwell Oy