Ratkaisu konfliktien pelkoon

11.09.17 Esseen kirjoittaja: Eeva Haapamäki
Kirjapisteet: 2
Kirja: Kysymisen taito
Kirjan kirjoittaja: Jaana Venkula
Kategoriat: Johtaminen

Olen tiedostanut, että omaa tiimissä toimimistani rajoittaa konfliktien pelko. Sain tästä ajatuksesta kiinni, kun jaoimme rooleja tiimiyrityksemme sisällä ja omalta osaltani halusin pitää huolta, että saan sellaisen roolin, jossa minun ei tarvitse ratkoa ihmisten välisiä konflikteja. Kuitenkin haluan työskennellä tiimissä, yhdessä muiden kanssa ja konflikteja tulee aina olemaan. Maailma ilman konflikteja ei ole mahdollinen. Näin ollen minun on paneuduttava aiheeseen ja käytävä läpi, miksi välttelen niitä.

Luin Jaana Venkolan kirjoittaman Kysymisen taito –kirjan ja  Venkolan mukaan kysyminen on ihmisen syvin oikeus ja velvollisuus. Ajattelu aktivoituu kysymällä. Luovuus voi herätä, kun kohtaa oikean kysymyksen. Kysymistä voidaan käyttää välineenä ongelmien ratkaisussa ja tässä minua kiinnostavassa asiassa, eli konfliktien ratkaisussa.

Perinteiset ja vallitsevat, mutta vahingolliset konfliktitilanteisiin suhtautumistavat ovat taisteleminen tai tukahduttaminen. Käsittelen näiden toimintatapojen vahingollisuutta tässä esseessä ja esittelen Venkulan tarjoaman paremman mallin konfliktitiilanteiden selvittämiseksi.

 

Voittamaton taistelu 

 

Taisteleminen konfliktien kohtaamistapana tarkoittaa kilpailevien puolien valintaa ja syntipukin etsimistä. Ihmisten käyttäytyminen yhteisössä on tällöin vihamielistä ja piikittelevää. Kyseessä on siis riitely. Konfliktin osapuolet yrittävät tukeutua samoin ajatteleviin ja kuppikuntia syntyy.  Energiaa kuluu taistelukeinojen mietintään. Esimerkiksi työyhteisöissä tällainen menettely vie energiaa itse työltä ja sen päämääriltä ja on näin ollen vahingollista koko toiminnalle. Lisäksi taistelu mielentilana ei tee hyvää kenenkään terveydelle, se stressaa ja pakottaa olemaan valmiudessa.

Taistelussa kysyminen on sallittua, kunhan kysytään oikeassa tilanteessa oikeilta ihmisiltä valta-aseman tai vallitsevan tunneilmaston vallitessa. Kysymyksiä pitää varoa, jotta ei horjuttaisi valtaapitävien tai samalla puolella olevien konsensusta.

 

Tukahduttaminen on laastari 

 

Venkulan mukaan on tutkittu, että tukahduttamista konfliktien ratkaisukeinona käyttävät kaikkein heikointa taloudellista tulosta tekevät yhteisöt. Konfliktien tukahduttaminen tarkoittaa sitä, että niiden esiin ottoa ja käsittelyä vältellään erilaisin keinoin. Tukahduttamaan pyrkivissä yhteisöissä positiivisuutta pidetään kaikkein korkeimpana hyveensä sen sijaan, että epämiellyttävistä asioista ei vaiettaisi. Ajatellaan, että positiivisuutta on asioista vaikeneminen ja asioiden välttely sen vuoksi, että joku voi loukkaantua. Nämä ovat vahingollisia ajatusmalleja etenkin yritystoiminnassa, koska konflikteja ei tuoda esille, vaan niitä piilotellaan ja ihmisten energia kuluu epäluuloisuuteen asioiden eteenpäinviemisen ja tärkeämpiin asioihin keskittymisen sijaan. Tukahduttaminen siis estää asioiden etenemistä.

 

Konfliktien tukahduttamiseen pyrkivissä yhteisöissä kysymisen pelko on yleistä. Kysymyksien ajatellaan paljastavan yksilön sopeutumattomuuden tai typeryyden. Kysymisen tukahduttaminen kertoo yhteisöistä, joissa on tiukka kontrolli. Kun et kysele, tiedät oman paikkasi ja ymmärrät juuri sen verran kuin kyseisessä yhteisössä sinun oletetaankin ymmärtävän.

 

Aito ratkaisu konflikteihin 

 

Tukahduttaminen ja taistelu eivät siis ole hyviä konfliktinratkaisukeinoja. Venkula tarjoaa aidon konfliktinratkaisukeinon ja se perustuu kysymiseen suhteessa konfliktin lähteeseen ja tekemiseen suhteessa tarvittaviin muutoksiin tiedoissa, taidoissa ja ratkaisun toteuttamisessa. Menetelmässä käytetään sellaisia kysymyksiä, jotka aktivoivat kaikki konfliktin osapuolia ja jossa vastauksia ei tiedetä etukäteen. Yksinkertaisuudessaan tätä menetelmää voi harjoitella jokainen itsensä kanssa. Kun jokin asia vaivaa mieltä, voi miettiä, minkä kysymyksen tilanne herättää ja mikä olisi ensimmäinen teko, joka vähentäisi mielen kuormitusta? Menetelmä jatkuu niin että jos kysymys ja siitä seuraava teko eivät auta ratkaisussa, tehdään toisenlainen kysymys ja siitä seuraava teko.

 

Tällaisen konfliktin ratkaisun perusidea on se, että itse konflikti ymmärretään neutraaliksi informaatioksi. Mieltä kaihertavat asiat tulee muotoilla ne kysymyksiksi. Aidon konfliktin ratkaisun edellytyksenä on, että kaikki kysymykset sallitaan, niiden esittämistä aktivodaan ja vastauksia haetaan yhteisvoimin. Tämä vaatii tiimiltä esimerkiksi dialogin sujumista.

 

Voidaan ajatella, että konfliktin aidon ratkaisumenetelmän kautta esille nousee sellaista tietoa työyhteisöistä, jotka muuten pysyisivät näkymättöminä. Tiedon pohjalta koko yhteisö voi alkaa kehittelemään uusia toimintatapoja tai uutta tietoa, jonka pohjalta konfliktit voidaan välttää jatkossa. Yhteinen vaikeiden asioiden käsittely lisää luottamusta ja yhteishenkeä.  Venkulan mukaan tätä menetelmää konfliktien ratkaisussa käyttävät organisaatiot tekevät kaikkein parasta taloudellista tulosta ja jäsenten kompetenssin kokemus on niissä korkein.

 

Tämä menetelmä olettaa, että yhteisön jäsenet ovat motivoituneita ja halukkaita ratkaisemaan asioita ja kehittämään yhteisöä. Mielestäni tämä on korkea odotus, mutta toki haluaisin, että asia on näin. Venkulan mukaan tämä menetelmä on kuitenkin ratkaisu tähänkin, koska sen avulla huomataan, että ihmisiä erottaa kehitettävissä olevat toimintatavat eikä vaikeasti muutettavissa olevat ominaisuudet kuten persoonallisuus.

 

Venkulan tarjoama käytännön menetelmä lähtee siitä, että kysymykset esitetään totutusta poikkeavalla kysymysjärjestyksellä. Aluksi ei kysytä, että kuka teki ja mitä teki, vaan nämä kysymykset tulevat viimeiseksi. Samat kysymykset voidaan esittää kun etsitään ratkaisua konfliktille sekä sen jälkeen, kun etsitään sitä toteutusta, jolla asia korjataan. Kysymyksissä pysytellään faktatiedossa; mitä tapahtuu, kuinka on menetelty ja miltä jokin tilanne tuntuu.

 

Kysymysavusteinen konfliktinratkaisumenetelmä etenee seuraavasti:

 

  1. Mitkä olivat faktat konfliktin syntyhetkellä, mikä tapahtuma toi sen esille?
  2. Kuinka meneteltiin, tehtiin ja toimittiin?
  3. Miksi tapahtui se mikä tapahtui? Miksi tehtiin kuten tehtiin? Tässä voidaan kysyä erilaisia vaikuttimia, kuten onko kyseessä tulkintavirhe tai haluttiinko vääryyden tapahtuvan?
  4. Mitkä ovat konfliktin muut vaikutussuhteet?
  5. Kuka teki?

Näillä kysymyksillä pystytään selvittämään kausaalisuhteet, yhteydet ja yhdenmukaisuudet muihin asioihin, prosessit, jotka johtivat konfliktiin ja faktaan perustuvat konfliktiin liittyvät asiat.

 

Lopuksi vielä kokeilen ajatusleikkinä tilanteen, jossa tiimin konfliktina on se, että Alma Ja Pekka ovat tehneet markkinointisuunnitelman projektille X ja molempia kismittää, että on tehnyt turhaa työtä, jota ei olisi tehnyt, mikäli olisi tiennyt, että myös toinen hoitaa asiaa. Asiasta kehkeytyy riita, sillä molemmat ovat hyvin kiireisiä ja mukana monissa projekteissa ja kokivat tehneensä turhaa työtä ja toisaalta taas pitivät omaa suunnitelmaansa hyvänä, eivätkä halua luopua roolistaan suunnitelman tekijänä.  Konfliktia aletaan selvittää kysymyksin.

 

  1. Mitkä olivat faktat konfliktin syntyhetkellä, mikä tapahtuma toi sen esille? Projektin statuspalaverissa oli tarkoitus käydä läpi markkinointisuunnitelmaa ja sekä Alma että Pekka nousivat seisomaan ja olivat aloittamassa suunnitelman esittelyn. Molemmat ovat tuohtuneita siitä, että toinen on tehnyt tehtävän, jonka katsoi kuuluvan itselleen ja johon on käyttänyt paljon aikaa.
  2. Kuinka meneteltiin, tehtiin ja toimittiin? Edellisessä statuspalaverissa jaettiin tehtäviä muukaan lukien markkinointisuunnitelma. Asiasta heräsi keskustelua ja sekä Alma, että Pekka ilmoittivat halukkuutensa tehdä suunnitelma. Molemmat kertoivat näkemyksiään ja muu projektitiimi nyökytteli innostuneena ja antoivat tukeaan ideoille. Jostain syystä molemmille jäi käsitys, että juuri hän on se henkilö, joka suunnitelman tekee. Alma koki, että suurin osa projektitiimistä innostui hänen ideoistaan ja Pekka taas oli ymmärtänyt, että hänen ideansa herätti suurinta innostusta. Palaverissa siirryttiin muihin aiheisiin ja keskustelu jatkui vilkkaana.
  3. Miksi tapahtui se mikä tapahtui ja tehtiin kuten tehtiin. Oliko kyseessä tulkintavirhe? Kukaan ei selvästi ilmaissut, että kenen vastuulla markkinointisuunnitelman teko on. Molemmat henkilöt kokivat, että he ovat vastuussa. Herää kysymys, miksi palaverista ei kirjoitettu muistiota, josta vastuuhenkilöt eri tehtäville olisi kaikkien luettavissa.
  4. Mitkä ovat muut vaikutussuhteet? Tässä vaiheessa selviää, että moni asia tiimissä on jäänyt tekemättä, koska tehtäville ei ole osoitettu niistä vastuussa olevia henkilöitä. Projektin sidosryhmien kontaktointi on tekemättä, sillä kukaan ei ole kokenut olevansa vastuussa siitä. Pekka myös sanoo, että olisi ollut hyvä, jos oli voinut jostakin käydä tarkistamassa, että mitkä tehtävät on kenenkin vastuulla. Kenen rooli on huolehtia päätösten dokumentoinnista, asioiden raportoinnista? Kuka on vastuussa mistäkin, mitkä ovat tiimin roolit? Herää paljon kysymyksiä.
  5. Kuka teki? Yhtä syyllistä ei tähän asiaan löydy, kyseessä on puutteellinen toimintatapa koko tiimissä.

Tästä voidaan siirtyä toteutusvaiheeseen, joka ilmiselvästi onkin projektin käytännön toimintatapojen päättäminen. Minne projektiin liittyvät tehtävät kirjataan ja mitä tietoa tehtävistä tuulee olla kirjattuna, vastauksista päätellen ainakin vastuuhenkilö eli tehtävän tekijä tässä tapauksessa. Lisäksi tulee olla paikka, esimerkiksi projektinhallintatyökalu, josta kaikki tiimin jäsenet voivat käydä katsomassa, kuka on vastuussa mistäkin asiasta. Pekan ja Alman on turha syyttää toisiaan kun he ymmärtävät, mistä asiassa oli kysymys, mistä sekaannus johtui.

 

Pidän tämän konfliktinratkaisutavan ideasta. Asian vatvomisen tai syyttelyn sijaan keskitytään sen selvittämiseen, mitä taustalla tapahtui ja siihen, miten asioita voidaan muuttaa. Esimerkin tiimissä tulisi luultavasti jatkossa olemaan hyvä työskennellä, koska tiimin tehtävienhallinta olisi kunnossa. Näin Venkulan idea kysymisen vaikutuksesta yhteisön kehittymiseen toteutuu.

 

Kysymykset parhaimmillaan paljastavat olennaisia asioita toiminnastamme, haaveistamme ja tavoitteistamme ja niiden avulla voidaan löytää ratkaisuja tilanteisiin. Voisin itsekin kysyä enemmän sen sijaan, että kerron, miten asiat minun mielestäni pitäisi hoitaa?

 

 

 

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Tagit: ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!