Projektipäällikön ominaisuuksia

19.02.19 Esseen kirjoittaja: Minna Järvinen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Onnistu projektissa
Kirjan kirjoittaja: Sami Kettunen
Kategoriat: Johtaminen

Projektipäällikön ominaisuudet

Kerron tässä esseessä Projektipäällikön ja projektin ominaisuuksista. Kuvaan tilanteita pieniin ja keskisuuriin projekteihin sopivaksi. Oletuksena tässä on, että päällikkö sekä tiimi tekevät projektia osa-aikaisesti. Proakatemialla on tapana osallistua moneen projektiin samanaikaisesti, sekä samalla oman tiimin arjen pyörittämiseen. Kettunen kuvaa (2009, s. 155) että projektipäällikön arki on monien yhtäaikaisten asioiden hoitamista, joten on tärkeää osata aikatauluttaa, sekä oma projektin osalta vievä työaika, että muut samaan aikaan hoidettavat tehtävät. Päällikön täytyy kestää monia ulkoisia paineita ja kiirettä samanaikaisesti. Varmasti hyvin luotu ja turvallinen aikataulu on avain isoimman stressin välttämiseksi. Projektin dokumentointi on tärkeässä roolissa, jotta voidaan palata myöhemmin tarkistamaan asioita tai sovittuja päivämääriä. Kettunen (2009, s. 77) listaa, että projektipäällikön arkeen kuuluu kirjoittaa muistiot, tilanneraportit, sekä loppuraportti projektista. Toimintatapoja on varmasti monia, mutta nämä ovat isossa roolissa projektipäällikön arjessa. Projektissa on aina jokin selkeä, ennalta määritelty tavoite luotuna. Kettunen kertoo (2009, s.15) että päällikön tärkein tehtävä projektin alkumetreillä on saada projektiin osallistuvat ihmiset sitoutumaan tavoitteeseen ja vapauttamaan heidän aikaansa projektia varten. Voisi melkein sanoa, että projektipäällikkö toimii jonkinlaisena koordinaattorina. Yksi tärkeimmistä projektipäällikön tehtävistä Kettusen mukaan (2009, s. 29) on huolehtia, että projekti valmistuu ajoissa, pysyy budjetissa ja että lopputulos vastaa asetettuja tavoitteita.

 

Projektipäällikön hyödyt

Projektipäällikkö toimii kasvoina kyseiselle projektille. Hän myös tapaa mahdollisesti muuta tiimiä enemmän asiakkaita ja keskustelee heidän kanssaan joko projektin luonteesta tai rahoituksesta. Projektipäällikölle kasvaa hyvät verkostot jatkoa ajatellen. Toinen suuri hyöty on projektiin osallistuvat mentorit. Suurimman hyödyn saa, kun koko tiimille on mentori, joka toimii tarkkailijana ja kyseenalaistajana esimerkiksi tiimin palavereissa. Projektiin on hyvä saada aika ajoin ulkopuolista näkökulmaa. Projektipäälliköllä itsellään olisi myös hyvä olla oma mentori, joka käy kahdenkeskisiä keskusteluita projektipäällikön haasteista ja ajatuksista. Kasvattaa siis henkisesti päällikköä tulevaan. Kettunen mainitsee, että projektin edesauttamiseksi kannattaa saada parhaat tekijät mentoreiksi, jotka valvovat työtä. (Kettunen, 2009, s. 130)

 

Projektipäällikön haasteet

Yksi isoimmista projektipäällikön tehtävistä on budjetista huolehtiminen. Samalla tämä kokonaisuus on yksi projektin haastavimmista tehtävistä. Projektin etenemisen kannalta olisi hyvä, että budjettia näytettäisiin koko tiimille tasaisin väliajoin, jotta hekin tietävät missä mennään taloudellisesti. Riippuu paljon projektin koosta, että kuinka monella ihmisellä on valta päättää rahasta. Pienissä projekteissa kaikki raha kulkee vain projektipäällikön kautta. Hän voi myös antaa luvan jollekin vastuuhenkilölle tiettyyn euro-määrään asti päättää rahoista, jos se on tarvittavaa projektin etenemisen kannalta. Päällikön tulee siis kestää rahallinen paine ja luoda strateginen suunnitelma, jos rahat eivät riitäkään tai projektin aikataulu venyy, eikä lisää rahaa tule mistään. Kettunen summaa, että projektin onnistumiseen vaikuttava ja paljon seurattu mittari on budjetti eli projektin kustannusarvio. (2009, s. 117) Projektipäällikön pitää muistaa budjettia luodessaan, että muutoksia tulee väistämättä, joten olisi fiksua laskea noin 5-10% ylitysvara yllättävien käänteiden varalle. Toisena isona haasteena päällikölle on jatkuvat muutokset projektissa. Kettunen kertoo (2009, s. 164) että päällikön tulee hyväksyä kaikki pienet muutokset, joilla ei ole suuria vaikutuksia projektin kulkuun tai lopputulokseen. Luottamus omaan tiimiin on suuressa arvossa, kun jokaisella on valtaa tehdä oman vastuualueensa päätöksiä. Luottamus täytyy rakentaa heti projektin alussa, jotta jokaisella on turvallinen olo toimia oman vastuualueen kantajana, sekä osana projektitiimiä.

 

Projektin eteneminen

Kun projektitiimi on täydessä luvussa Kettusen mukaan (2009, s. 16) on erittäin tärkeää, että projekti vastuutetaan. Tämä merkitsee sitä, että jokaiselle osiolle on nimettynä vastuuhenkilö. Hänellä voi olla oma tiimi, riippuen vastuualueen koosta.

Projektille on luotuna aikataulu, joten on hyvä pilkkoa sitä pienempiin osiin. Kettunen muistuttaa (2009, s.114) että aikataulua luodessa on hyvä ottaa huomioon lomat, mahdolliset venymiset, ulkoiset tekijät, muut samaan aikaan tehtävät projektit ja voimavarat. Projektin alkumetreillä on hyvä käyttää aikaa huolelliseen suunnitteluun. Liian usein hyökätään vauhdilla töihin ja suunnittelun osuutta projektissa väheksytään. Kettunen painottaa, että (Kettunen, 2009, s.41) että vain hyvin suunniteltu ja rajattu projekti voi onnistua. Suunnittelun yhtenä osiona on arvioida realistisesti kunkin osa-alueen kesto. Projektiositusta kutsutaan myös nimellä WBS eli Work Breakdown Structure. Pienempien osuuksien hahmotuttua on helpompi arvioida, aikatauluttaa, sekä johtaa. Projektin osuuksien löydettyä ne toimivat ikään kuin alaprojekteina, jotka seuraavat toinen toisiaan. Kettunen nimeää tämän vaiheen inkrementaaliseksi kehitykseksi. (2009, s. 101)

 

Projektin onnistumisen ja etenemisen kannalta on hyvin tärkeä laskea henkilötyöpäiviä. Projektipäällikön tulee suunnitella tehokkaasti ja viisaasti esimerkiksi palaveri, johon koko tiimi osallistuu. Kettunen (2009, s. 166) kertoo esimerkissään, että neljän hengen kahden tunnin kokous vie kokonaisen henkilötyöpäivän projektin aikatauluresursseista. On siis tärkeä pitää sovituista aikatauluista kiinni ja saada jokaisesta tapaamisesta konkreettista hyötyä projektille.

 

Jokaisessa projektissa piilee aina vaarapuolensa. Jos riskit ovat liian suuret, niin ne voivat johtaa epäonnistuneeseen lopputulokseen. Kettunen (2009, s. 45) nostaa tärkeäksi elementiksi riskianalyysin tekemisen projektisuunnitelman liitteeksi. Projektipäällikön on hyvä muistaa, että jokaisessa palaverissa seurataan riskianalyysiä. Analyysin avulla pystytään huomaamaan monta asiaa etukäteen ja ennakoimaan riskit.

 

Projektin edetessä on hyvä huomioida asiakas. Projekti tuotetaan asiakkaalle, joka myös maksaa siitä. Kettunen (2009, s. 48) huomauttaa, että asiakkaan tai osallistujan on helpompi ottaa asioihin kantaa ja keksiä uusia ominaisuuksia, kun heillä on jokin konkreettinen esimerkki arvioitavana. Tätä helpottavat muistiot ja dokumentoidut asiat, joihin voi palata asiakkaan kanssa. Projektipäällikkö voi myös koostaa tehdyistä asioista tiivistelmän ja sen pohjalta luoda esityksen, jota asiakkaan on helpompi seurata. Asiakkaan läsnäolo ja palaute on projektille arvokasta dataa tulevaa varten. Näin projektitiimi, sekä asiakas yhdessä pääsevät kaikkia osapuolia tyydyttävään loppuratkaisuun.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!