Vinkkejä tehokkaampaan elämään

22.10.16 Esseen kirjoittaja: Anton Klemola
Kirjapisteet: 2
Kirja: Viisas pääsee vähemmällä. 52 niksiä tehokkaampaan ja onnellisempaan elämään
Kirjan kirjoittaja: Sampo Sammalisto
Kategoriat: Oppiva organisaatio

Sampo Sammaliston teos Viisas pääsee vähemmällä: 52 niksiä tehokkaampaan ja onnellisempaan elämään keskittyy arjen- ja ajanhallinnan teemoihin. Ensimmäinen syksy Proakatemialla on ollut suuri muutos aiempaan ja se on vaatinut itsenäistä vastuunkantoa sekä taitoa aikatauluttaa omat menonsa. Valitsin kirjan, koska uskoin oikeilla tekniikoilla pystyväni olemaan tehokkaampi ja saavani enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa.  

Valitsin neljä eri osa-aluetta, joissa mielestäni tarvitsin eniten apua. Kokeilin kirjan vinkkejä elämässäni ja otin itselleni sopivat keinot käyttöön myös kokeilun jälkeen. Tässä esseessä kirjoitan kokemuksistani ja siitä miten vinkit toimivat omalla kohdallani.

“Olemme kaikki yksilöitä eikä elämässä ole juuri missään asiassa yhtä ainoaa ratkaisua, joka sopisi jokaiselle”.  – Sampo Sammalisto (Sammalisto 2016, 15.)

Tehokas sähköpostin hallinta

Sammaliston mukaan sähköposti ei ole reaaliaikainen viestin. Tämä oli minulle heti mielenkiintoinen tieto, sillä olin käyttänyt sähköpostia niin, että saan uusista viesteistä ilmoitukset mobiililaitteisiin. Olin kokenut ilmoitukset hyväksi tavaksi huolehtia siitä, että huomaan varmasti kaikki saapuneet viestit ja pystyn tarvittaessa vastaamaan niihin. Minulla ei ollut kuitenkaan mitään järjestelmällisyyttä vastaamisessa, vaan saatoin esimerkiksi oppitunnilla kirjoittaa sähköpostiviestiä kuunnellessani opetusta.

En lopulta poistanut muistutuksia käytöstä, mutta tein kirjan ohjeiden mukaisesti itselleni tietyt ajat sähköpostin käsittelyyn. Näin vältän informaatiotulvaa ja pystyn jotenkin hallitsemaan, milloin käsittelen saapuneet viestit. Lisäksi vältän keskeytyksiä, jos en ala milloin tahansa kirjoittamaan vastausta. Aiemmin olin vastannut sähköposteihin todella pikaisesti, jos vastaaminen oli ollut mahdollista. Nyt päätin, että vastaan kahvitaukojen aikana sähköposteihin ja lisäksi tarkistan sähköpostin joka aamu koululla ennen opiskelun alkua. Näin voin jo etukäteen kirjata aiheet ylös Google Kalenterin muistutuksiin ja kahvitauoilla tarvitsee tehdä vain kirjoitustyö vastaamista vaativiin viesteihin.

Sähköpostin saapuneet -kansio oli minulla todella suuri aiemmin ja halusin asian muutoksen. Kirjassa annetaan selkeät ohjeet sähköpostiviestin käsittelyyn: ensin luetaan viesti tarkkaan ja keskitytään vain siihen, toiseksi joko vastataan, välitetään, arkistoidaan tai poistetaan viesti. Kun näitä ohjeita noudattaa järjestelmällisesti, saapuneet kansio pysyy järjestyksessä, turhat viestit eivät hypi silmille ja vanhojen tärkeiden viestien löytäminen on helppoa. Päätin ottaa sähköpostissa käyttöön kansiorakenteen ja jaotella arkistoitavat viestit selkeästi eri kansioihin. Pyrin myös poistamaan itselleni turhan viestit suoraan enkä jätä niitä odottamaan jatkotoimenpiteitä saapuneet-kansioon. Monesti aiemmin jätin viestin odottamaan parempaa hetkeä keskittyä siihen, mutta tällaista parempaa hetkeä ei koskaan tullut. Tavoitteeni on tällä hetkellä, että saapuneet-kansiossa on enintään kymmenen viestiä samaan aikaan.

Kalenterin ja tehtävälistan käyttö

Käytin jo ennen Viisas pääsee vähemmällä-kirjan lukemista Google Kalenteria omien aikataulujeni kirjaamisessa. Olin jo toiminut kirjan ohjeiden mukaan ja ajastanut kaikki tapahtumat ja tehtävät kalenteriini. Aloin lukukokemukseni jälkeen kuitenkin miettimään, miten kalenterin muistutukset olisi järkevin tehdä. Aiemmin olin tilannut muistutukset päivää ja tuntia ennen tapahtuman alkamista sekä tämän lisäksi koosteena sähköpostiin joka aamu. Kokeilu ilman muistutuksia viikon ajan osoitti minulle, että en yleensä edes lue muistutuksia tai muista asioita niiden perusteella. Päätin luopua mobiililaitteiden ilmoituksista, mutta jätin sähköpostiin tulevan koosteen ennalleen varmuuden vuoksi. Pääasiassa katson kalenterimerkinnät suoraan Google Kalenteri -sovelluksesta.

Aiemmin en ole pitänyt ollenkaan tehtävälistaa, jonne olisin laittanut ylös tehtävät asiat kalenteriin ajastamisen lisäksi. Oli haastava valita, mitä ohjelmaa alkaisin käyttämään. Ongelmana monissa sovelluksissa oli, että ne olivat irrallisia muista käyttämistäni sovelluksista enkä näin ollen käyttänyt niitä paljoa. Omalla kohdallani Google Kalenterin muistutukset -työkalu toimii parhaiten, sillä näin kalenteri ja tehtävät löytyvät samasta sovelluksesta. Muistutuksista on helppo ruksittaa pois jo tehdyt asiat ja seurata edistymistä. Käyn tehtävälistan säännöllisesti läpi ja mietin milloin toteutan sinne kirjaamani asiat.

Olin jo aiemmin käynyt seuraavan viikon ohjelman etukäteen läpi, mutta nyt varaan sille selkeämmin oman aikansa. Teen iltatyötä opiskelujen ohella ja elän muutenkin epäsäännöllisillä aikatauluilla, mutta pyrin käymään läpi seuraavan viikon ohjelman viikonlopun aikana. Näin maanantaina viikon alkaessa aikataulutus on jo selkeästi selvillä mielessäni eikä siihen tarvitse erikseen palata. Yritän tästä eteenpäin kiinnittää huomiota enemmän siihen, että aikatauluissani on riittävästi aikaa tauoille, siirtymille ja yllättäville muutoksille. Olen välillä aikatauluttanut liian tiukasti menoni, mikä on aiheuttanut myöhästymisiä ja väliin jääneitä ruokailuita.

Pyynnöistä kieltäytyminen

Olen huomannut, että minun on hankala kieltäytyä pyynnöistä. Olen mielelläni toisille avuksi, mutta teen sitä joskus oman hyvinvointini kustannuksella. Tästä syystä kerään helposti liikaa tehtäviä enkä ehdi paneutumaan lopulta tarpeeksi tarkasti mihinkään. Kirjan vinkkien avulla olen opettelemassa sanomaan ei ja rajaamaan sitä mihin kaikkeen aikaani käytän. Kieltäytymisessä on paljon etuja, joista suurin on se, että aikaa jää enemmän oikeasti itseä kiinnostaville asioille.

On tärkeää miettiä, mikä on itselleen tärkeää ja mihin haluaa aikaansa käyttää. Olen itse opiskelijana, töissä elokuvateatterilla ja osuuskunnan jäsenenä Motivessa. Joudun jatkuvasti miettimään ajankäyttöäni nästä lähtökohdista niin, että kaikelle jää riittävästi aikaa ja olisi vielä aikaa levätäkin. Asioiden priorisointi on välttämätöntä. Tällä hetkellä minulle etusijalla ovat opiskelut Proakatemialla ja muut asiat joustavat sen kustannuksella.

Viisas pääsee vähemmällä-kirjassa neuvotaan delegoimaan tehtäviä muille ihmisille. Tämä onkin mielestäni hyödyllistä, sillä joissain asioissa olen osaamaton ja kaikkea ei ehdi muutenkaan tekemään omin päin. Ongelmana itselläni on ollut pärjäämisen utopia eli kuvittelen pystyväni tekemään kaiken itse ja haluan suoriutua asioista mahdollisimman itsenäisesti. Jos tehtävän delegoi toiselle, kannattaa tekijälle antaa riittävästi vapautta tehtävän tekemiseen parhaan mahdollisen lopputuloksen takaamiseksi.

On erittäin tärkeää tuntea omat rajansa ja vahvuutensa, jotta tietää kuinka paljon voi ottaa itselleen tehtävää ja millaista hommaa pystyy tekemään. Minulla on kokemusta loppuunpalamisesta enkä halua enää ajautua siihen pisteeseen. Viime syksynä ylikuormituin pahasti, kun otin paljon työvuoroja leffateatterilta saadakseni rahaa. Tämä kostautui pahasti ja meni pitkälle kevääseen ennen kuin minulla oli energiaa tehdä huolella kouluun liittyvät tehtävät. Energiaa on ihmisellä rajattu määrä eikä sellaista superihmistä olekaan, joka ehtisi ja pystyisi tekemään kaiken itse.

Ideoiden muistaminen ja toteuttaminen

Minulla on ollut isona ongelmana se, että saan paljon  ideoita, joita en kuitenkaan ole kirjoittanut mihinkään ylös tai lähtenyt viemään käytäntöön. Tämä ärsytti todella paljon, joten lukukokemukseni jälkeen päätin, että asiaan on tultava muutos. Miten voisin koskaan toteuttaa unelmiani, jos en edes muistaisi kunnolla alkuperäisiä ajatuksiani?

“Get a reminder app for everything. Don’t trust your own brain for memory.” -Julien Smith (Sammalisto 2016, 47.)

Ideoiden ylös kirjoittamisessa on useita hyviä puolia. Se vähentää aivojen kuormitusta ja vanhoihin ideoihin on helppo palata, kun ne on selkeästi ylhäällä. Kun kirjottaa kaiken muistiin, on pohjatyötä jo paljon tehtynä, jos asiaa alkaa viemään käytäntöön.

Jotta voisin kirjoittaa ideani ylös, tarvitsen siihen jonkin välineen. Kokeilin useita eri mahdollisuuksia, muun muassa perinteistä paperista muistikirjaa ja erilaisia sähköisiä tapoja. Tällä hetkellä minulle parhaaksi ratkaisuksi osoittautui Play-kaupasta löytyvä Inkpad-muistikirjasovellus. Kun saan uuden idean itse tai kuulen keskustelussa mielenkiintoisen ajatuksen, kirjoitan sen heti ylös puhelimen Inkpadiin. Inkpad synkronoituu niin että pääsen myöhemmin pöytätietokoneella katsomaan muistiin kirjaamiani asioita. Sammaliston vinkin kamerakännykän hyödyntämisestä esimerkiksi Powerpoint esitysten tärkeiden diojen kuvaamisessa olen ottanut käyttöön. Kuvien arkistointijärjestelmä on vielä työn alla, mutta joka tapauksessa minulla on nyt omaan käyttööni hyvät työkalut kirjata ideoitani ylös.

Yritän myös toteuttaa ideoitani enkä vain kerryttää ikuisuusprojekteja. Jos idean voi viedä käytäntöön heti, alan samantien tekemään asialla jotain. Jos asia ei ole vielä ajankohtainen, kirjaan sen Inkpad-sovelluksella ylös. Luen ideani joka viikko ja ajastan kalenteriini aikaa, jos ideat ovat ajankohtaisia tai niille voi tehdä jotain. Näin koitan välttää toteutumattomiem ikuisuusprojektien syntymistä. Jos ideasta alkaa syntyä jotain, luon sille pilvipalveluun oman kansion, jonne alan keräämään materiaalia ja viemään asiaa eteenpäin.

Kirjan lukemisen ansiosta olen saanut uutta virtaa kehittää työpaikkani elokuvateatterin toimintaa. Aiemmin meillä oli työpaikalla paljon ideoita, mutta kukaan ei kirjannut niitä ylös eikä uskottu, että muutoksia voisi tapahtua. Nyt meillä on työpaikan tietokoneella ideatiedosto, jonne työntekijät voivat kirjoittaa omia ideoitaan heti kun sellaisia tulee mieleen. Samalla on hyvä miettiä a.) mitä itse voisi tehdä asian hyväksi ja b.) kuka asiaan voisi vaikuttaa jossei itse pysty. Uskaltauduin jopa soittamaan yrityksemme pomolle ja pidimme yhteisen tapaamisen kaikkien työntekijöiden kesken. Nyt toivottavasti uskallan ajatella enemmän siltä kannalta, että mikä on mahdollista ja mitä pystyy tekemään. 

Tuloksia jo lyhyessä ajassa

Suosittelen kirjan lukemista, jos haluat kehittää itseäsi ja tulla tehokkaammaksi ajankäyttäjäksi. Tässä esseessä on käsitelty vasta osa kirjan 52 niksistä, joista varmasti jokaiselle löytyy uusia vinkkejä. Kirjan neuvojen peilaaminen oman elämän asioihin oli mielestäni toimiva lukutapa. Pystyin sillä tavoin keskittymään niihin asioihin, joissa tarvitsin eniten apua.

Kirjasta saamieni vinkkien avulla olen jo lyhyessä ajassa onnistunut käyttämään aikani tehokkaammin. Olen luonut itselleni toimivia käytäntöjä, joille helpotan elämääni todella paljon verrattuna aiempaan. En ollut aiemmin ymmärtänyt ajankäytön merkitystä enkä ollut tarpeeksi suunnielmallinen. Olen jo lyhyessä ajassa huomannut elämäni helpottuneen, kun minulla on selkeät käytännöt esimerkiksi sähköpostin lukemiseen tai ideoiden keräämiseen. Tulen varmasti palaamaan kirjan äärelle myös myöhemmin eri yhteyksissä.

 

Lähteet

Sammalisto, S. 2016. Viisas pääsee vähemmällä. 52 niksiä tehokkaampaan ja onnellisempaan elämään. Kauppakamari: Helsinki.

Kuva on Flickr-palvelusta. Creative Commons -lisenssi.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: +1 (from 1 vote)
Vinkkejä tehokkaampaan elämään, 5.0 out of 5 based on 1 rating Tagit: , , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!