Luin Point Productionin sivuilta Pirjo Kivistön kirjoittaman Onnistunut tapahtuma -artikkelin. Artikkeli käsittelee asioita, jotka vaaditaan tapahtuman onnistumiseksi.

Kivistön mukaan onnistuminen on monen asian summa, ja siksi tapahtumiakin tulisi tutkailla monesta eri näkövinkkelistä hahmottaakseen, onko kaikilla osa-alueilla onnistuttu. Jokaisella tapahtumalla tulisi aina olla niin strategisia kuin operatiivisiakin tavoitteita, jotka määrittelee järjestävä organisaatio hyvissä ajoin tapahtuman suunnitteluvaiheessa.

Kivistö jakaa tavoitteet strategisiin ja operatiivisiin tavoitteisiin. Strategisia tavoitteita ovat mm. kohderyhmän valitseminen ja sitouttaminen, uusien asiakkaiden löytämiseen, mielikuvan vahvistaminen kohderyhmässä, johonkin asiaan liittyvän mielikuvan muuttaminen, markkinointiviestinnän tukeminen, hiljaisen tiedon kerääminen sekä henkilökunnan kouluttaminen, sitouttaminen ja motivoiminen. Operatiivisiksi tavoitteiksi Kivistö nimeää myynnin kasvattamisen, medianäkyvyyden hankkimisen ja tapahtuman onnistumisen prosessina.

Strategisten ja operatiivisten tavoitteiden pohjalta voidaan tehdä päätelmä siitä, onko tapahtuma onnistunut vai ei. Onnistuneen tapahtuman kriteerit ovat Kivistön mukaan seuraavanlaisia:

–          tapahtumalla on tarve

–          tapahtuma on osa muuta markkinointia

–          tapahtuma on otettu huomioon markkinointiviestinnän suunnittelussa

–          tapahtuma tukee muita markkinointiviestinnän keinoja

–          tapahtumassa käytetään apuna muita markkinointiviestinnän keinoja

–          tapahtumasta vastaa yrityksessä kokonaisviestinnän merkityksen ymmärtävä henkilö

–          tapahtumalle on määritelty kohderyhmä

–          tapahtumalle määritellään yksi pääviesti ja mahdollisesti muutama sivuviesti

–          tapahtuman teema sopii yrityksen imagoon ja valitulle kohderyhmälle

–          tapahtumalla on oikea ajankohta

–          tapahtuman ohjelma sisältää jotain uutta annettavaa kohderyhmälle

–          tapahtumalla on toimintasuunnitelma, joka sisältää tapahtuman tavoitteet ja sen mittarit, tapahtuman prosessisuunnitelman ja tapahtumakäsikirjoituksen

–          tapahtumalla on eritelty kustannusarvio ja siinä pysytään

–          tapahtumapaikka, ruoka, kutsu, opasteet, somistus, esiintyjät noudattavat yrityksen imagoa ja tapahtuman teemaa

–          tapahtumasta pidetään koulutus järjestäjäyrityksen henkilökunnalle

–          tapahtumasta pidetään koulutus teknikoille ja muille toteuttajille

–          tapahtumalla on vastuuhenkilö

–          tapahtuman kenraaliharjoituksissa on paikalla kaikki puhujat ja esiintyjät

–          tekniikka ja aikataulu toimivat

–          kaikki tietävät, mitä heidän tulee tehdä ja he toimivat myös sen mukaan

–          turvallisuus on taattu

–          tapahtuman jälkeen kaikki tietävät, mitä jälkihoitotoimenpiteitä pitää tehdä, ja hoitavat ne

–          tavoitteiden saavuttaminen mitataan

–          tavoitteiden saavuttamisesta tiedotetaan tarvittaville henkilöille ja organisaatioille

Huh, aikamoinen lista kriteereitä onnistuneelle tapahtumalle. Kun noita piirteitä kirjoitin ylös, oli mukava huomata, että kaikissa tapahtumissa, joiden järjestämisessä olen ollut mukana, on toteutunut suurin osa näistä kriteereistä. Toki on vielä paljon kehityskohtiakin: tärkeimpinä mieleen tulevat etukäteiskoulutukset kaikille tapahtumaa toteuttaville tahoille sekä realistiset ja ammattitaitoiset kululaskelmat.

Proakatemia-aikana olen päässyt oppimaan, kuinka monimuotoista ja -ulotteista tapahtumatuotanto onkaan. Samaan aikaan pitää ottaa huomioon monta asiaa, ja pitää osata aikatauluttaa hoidettavat asiat tärkeysjärjestyksessä niin, että akuuteimmat hoidetaan ensimmäisinä alta pois ja nopeammat, vähemmän tärkeät asiat jätetään lähemmäs itse tapahtumaa. Olen myös oppinut sen, että tapahtumaa järjestäessä tulee aina pieniä vastoinkäymisiä pitkin matkaa, ja se on täysin luonnollista. Haasteiden ja hidasteiden kanssa oppii kyllä ihmeesti elämään, kun vaan jaksaa tehdä töitä, eikä luovuta vastoinkäymisiä kohdatessaan.

Kivistön artikkeli oli loistava muistutus niistä asioista, joita minun tulee jatkossakin ottaa huomioon erilaisia tapahtumia järjestäessäni. Jos esimerkiksi Dope Design -porukalla tuotamme virkistysjuhlat yritykselle, on nämä kriteerit ja tavoitteet hyvä käydä läpi, vaikka tapahtuma järjestettäisiinkin pienellä mittakaavalla.