Päätöksenteko, tuo ainainen haaste esimiehille. Aihetta olisi mielestäni pitänyt käsitellä tiimissämme jo ensimmäisenä vuonna huomattavasti enemmän. Aihe on kuitenkin pinnalla jatkuvasti ja erityisesti nyt, kun tiimimme 24 tunnin loppunäyttö kolkuttelee jo ovella. Haluaisin käydä yhdessä tiimimme kanssa läpi päätöksentekoprosessia ja vaihtoehtoja. Olemme useaan otteeseen todenneet tunteiden olevan hallitsevana osatekijänä päätöksenteossamme, joka omasta mielestäni hidastaa prosessia aivan turhaan.

VALINTA VIE AINA JOHONKIN SUUNTAAN, PÄHKÄILY LUKITSEE PAIKOILLEEN

Tiimissämme pyritään siihen, että jokainen päätös miellyttäisi kaikkia.  Pienemmissä tiimeissä tämä saattaa jopa toimia, mutta organisaation kasvaessa se on käytännössä mahdotonta. On myös totta, että esimies tai projektipäällikkö tekevät joskus huonoja ja vääriä päätöksiä. Siksi kenenkään ei myöskään tulisi odottaa esimiehen olevan virheetön. Esimies on se henkilö, joka on nimetty tekemään päätöksiä vastuualueellaan ja se on yksi hänen suurimmista tehtävistään. Vaikka esimies perustelisi päätöksensä, löytyy sille yleensä aina vastarintaa. Näissä tapauksissa aikaa ja energiaa syö päätöksen puiminen ja kyseenalaistaminen, vaikka saman energian voisi ohjata päätöksen toteuttamiselle. Päätöksen tulee kuitenkin omasta mielestäni olla harkittu, eikä sitä tule tehdä vain sen takia, että päätös on pakko tehdä.

TAVOITTEET – TÄYTYYKÖ KAIKKI SAAVUTTAA?

Pidän itse johtamisesta oikeassa ympäristössä, mutta ilman tavoitteita johtaminen on todella vaikeaa ja oikeastaan merkityksetöntä. Siksi avainasemassa on aina aluksi määritellä tavoitteet. Mitä kohti esimiesasemassa toimiva henkilö pyrkii pääsemään päätöksillään? Vision kirkastuttua on huomattavasti helpompi lähteä johtamaan tiimiä. Proakatemialla huomaa usein erityisesti erilaisissa haastetilanteissa, ettei visio ole tiimin tai edes projektipäällikön tiedossa. Siksi usein tuotoksetkin ampuvat ohi toimeksiantajien tarpeiden. 24h haasteessa toivon, että kaikki toimintamme lähtee liikkeelle selkeiden tavoitteiden asettamisella. Niitä on myöskin pystyttävä mittaamaan. Tavoitteita voi olla esimerkiksi kolme, jotka sitten laitetaan tärkeysjärjestykseen ja nämä tavoitteet on hyvä asettaa yhdessä toimeksiantajan kanssa vaikkapa kyselytunnilla.

Mutta miksi kolme tavoitetta?

24h on loppujen lopuksi todella lyhyt aika ja se kuluu nopeasti. Innovointiin ja ideoiden tuottamiseenkaan ei voi uhrata liian paljon aikaa. Mikäli idea on toteuttamiskelpoinen, voidaan sen tuomaa arvoa miettiä näiden toimeksiantajan kanssa luotujen tavoitteiden kannalta. Tärkeää on kuitenkin muistaa, ettei kaikki tavoitteita välttämättä pystytä saavuttamaan yhdellä tuotoksella. Yksi päätöksenteon haasteista onkin ajatus siitä, että voimme aina saavuttaa kaiken. Lopputulos on todennäköisesti sekava, jos haluamme saavuttaa toimeksiantajan kaikki tavoitteet, mikäli ne ovat irrallisia toisistaan ja selkeän kokonaisuuden kannalta mahdoton toteuttaa.

MITKÄ ASIAT VAIKUTTAVAT PÄÄTÖKSENTEKOOMME?

Esimiehen ensiapu -kirjassa listataan päätökseen vaikuttavat asiat seuraavasti:

1. Aihealueeseen saatavilla olevat faktat
2. Aiemmat kokemukset ongelmanratkaisusta ja kokemukset siitä, miten ei tulisi toimia. Nämä antavat aina pohjaa tuleville päätöksenteoille.
3. Omat arvot. Miten haluaisin asiakasta kohdeltavan? Arvot ohjaavat myös kyseenalaistamaan päätöksiä. Joskus arvomme ovat niin syvällä päässämme, ettemme välttämättä huomaa niiden vaikutusta käyttäytymiseemme. Joitain arvoja kuvataan myös vaistoiksi; joskus vain tietää, että päätös on oikea, vaikkei sitä pystyisi loogisesti selittämään.

Niin esimiehenä kuin muussakin elämässä, joudumme jatkuvasti arvioimaan, missä menemme ja mikä on oikein ja mikä väärin. Mieleenpainuvaa on esimiehen kyky seistä päätöstensä takana. Mikäli esimies edustaa niin sanottua tuuliviirimallia, eli vaihtaa mielipidettään sen ihmisen mukaan, jonka kanssa hän on viimeksi keskustellut, alaisissa herää usein epävarmuuden tunne. Työntekijän näkökulmasta tärkeämpää on osata ennakoida esimiehen ajatuksia kuin olla aina hänen kanssaan samaa mieltä.

PÄÄTÖKSENTEKOPROSESSI

Päätöksentekoprosessi määräytyy yleensä tehtävän luonteen ja muiden osatekijöiden kanssa. Yksi oleellisimmista resursseista on päätöksentekoon käytettävissä oleva aika. Käytännössä käytössä on kärjistetysti kaksi vaihtoehtoa tehdä päätös:

Vaihtoehto 1: Pitkä päätöksentekoprosessi. Päätöstä pohjustaa useampi työntekijä. Työntekijät luovat yhdessä edellytykset, jolloin tehtävä on nopeammin toteutettavissa.

Vaihtoehto 2: Lyhyt päätöksentekoprosessi tai ei lainkaan prosessia. Tämä vaihtoehto on käytössä yleensä silloin, kun aikaa on vähän käytettävissä tai käytössä on luotettavaa materiaalia tehtävän toteuttamisen tueksi.

Päätöksentekoprosessi kannattaakin valita tietoisesti, ottaen huomioon ratkaistavan asian monimutkaisuuden, vaikeusasteen, käytettävissä olevan ajan ja työntekijöiden määrän.

Kuva: Päätöksentekoprosessin vaihtoehdot (Mossboda, Peterson & Rönnholm 2008, 27)

24h haastetta ajatellen, aikaa ei todellakaan ole tuhlattavaksi, joten projektipäälliköiden tehtäväksi jää valita, kumman prosessin he haluavat ottaa käyttöön. Itse olen lähtökohtaisesti 2. vaihtoehdon kannalla, mutta niinkuin aiemmin totesin, prosessin soveltuvuus määräytyy hyvin pitkälti tehtävänannosta. Olen kuitenkin hyvällä ja luottavaisella fiiliksellä, että tiimimme saavuttaa kiitettävän lopputuloksen 1,5 viikon päästä suoritettavasta loppunäytöstä.