Yksilöessee

Olin syksyllä 2016 Akatemian synttäreiden projektitiimissä ja sen vuoden projektipäällikkö Miia pyysi minua seuraajakseen. Viime vuoden tiimissä oleminen oli tehnyt järjestelyjä minulle tutuksi, mutta asioita oli vielä rutkasti opittavana. Olin innoissani tulevasta pestistä ja sain itselleni todella toimivan ja tehokkaan tiimin tämän vuoden synttäreitä järjestämään. Nyt syksyllä 2017 Proakatemia täytti jo merkittävät 18 vuotta, eli tuli täysi-ikäiseksi. Kun itse lähdin valmistautumaan tapahtuman järjestämiseen projektipäällikön roolissa, halusin kasvattaa omaa teoriatietämystä, jotta osaisin ottaa huomioon kaikki tarvittavat näkökulmat ja väistää mahdollisia sudenkuoppia. Synttäreiden konseptia myös muokattiin viimevuodesta ja tänä vuonna haluttiin tuoda juhlien sisältöä myös enemmän alumniläheisemmäksi. Akatemian synttärit voidaan ikään kuin luokitella yrityksen henkilöstöjuhliksi tai tärkeän merkkipäivän juhlistamiseksi. Juhlien tavoite on tutustuttaa porukkaa toisiinsa sekä edistää yhteishenkeä. Juhlat yhdistävät erilaisia sidosryhmiä; nykyisiä akatemialaisia, uusia tulokkaita, valmistuneita alumneja sekä valmentajia.

Tapahtumasuunnittelussa otetaan huomioon kokonaisuuksina juhlien tarkoitus, tavoitteet, talousasiat, kutsuvieraat, viestintä, käytännönjärjestelyt sekä aikataulutus. Aloitimme suunnittelemisen teeman valitsemisesta, koska se linkittyisi vahvasti kaikkeen tekemäämme sisältöön. Teemaksi valikoitui 90-luvun disco & glitter, jolloin teema linkittyisi suoraan akatemian syntyvuosiin. Teema näkyi vahvasti tapahtumaviestinnässä, pukukoodissa, somistuksessa, tilasuunnittelussa, esitysgrafiikassa sekä jatkopaikan valinnassa. Jaoin vastuualueet jokaisen mieltymysten ja vahvuuksien mukaan ja etenimme tapahtumasuunnittelussa vaihe vaiheelta kohti lopputulosta.

”Miljoonalista” on tapahtumanjärjestäjän apukeino tsekata, että kaikki tarpeellinen tulee ensin huomioiduksi ja sitten toteutetuksi. Seuraavassa muutama kohta listan asioista.

Yleiskuvaus. Tapahtuman luonne oli selkeä ja konsepti toimii samalla tavalla edellisvuosien kaltaisesti, jota projektitiimi voi halutessaan muokata. Saimme raameja tapahtuman toteuttamiseksi ja hyödynsimme suunnittelussa edellisvuoden palautetta. Valmiiksi saimme myös tapahtuma-ajan ja toiveita siitä, mitä juhlien tulisi sisältää.

Tapahtumatiimi. Sain itselleni todella toimivan tiimin synttäreiden onnistumisen taakse. Kaikki projektiryhmän jäsenet olivat sitoutuneita järjestelyihin ja toimivat oma-aloitteisesti koko projektin ajan. Järjestelyt vaativat projektiryhmältä satoja tunteja työtä, mutta motivoituneisuus säilyi loppuun asti. Saimme tiimiimme vahvistusta myös muilta akatemialaisilta ja yhdessä pystyimme huikeaan lopputulokseen.

Viestintä. Tärkein viestintäkanavamme oli Facebook. Loimme tapahtumakutsun, joka tulisi tavoittamaan kaikki mahdolliset osallistujat erilaisten ryhmien kautta. Tapahtumasivulle loimme teemaa tukevaa sisältöä viikkoja ennen pääpäivää sekä se toimi loistavana alustana erilaisille tiedotteille.

Tapahtumapaikka. Tapahtumapaikka ”vajailla vuosilla” on Proakatemian omat tilat, koska ne ovat pätevät oman yhteisön juhlille, joskin jo hieman liian ahtaat väen lisääntyessä. Akatemiaa oli helppo somistaa teemaan sopivaksi, koska isot tilat antoivat mahdollisuuden muovata kokonaisuutta teemaa tukevaksi. Halusimme panostaa somistukseen, jotta disco-teema tulisi tiloissa näkymään ja miellyttäisi juhlijoiden silmää ja lisäisi juhlan tuntua.

Ohjelma. Halusimme osallistaa nykyisiä tiimejä ohjelman toteuttamiseen. Pyysimme jokaista tiimiä tehdä heille merkitykselliseen musavideoon omanlainen toteutus ja saamamme materiaalit tukivat teemaa onnistuneesti. Ohjelmaa tukevat juonnot toimivat äärettömän hyvin ja olin todella tyytyväinen tapahtuman juontajien tekemään suoritukseen.

Tapahtuman toteuttaminen toi todella lisää kokemusta ison mittakaavan juhlien järjestämiseen. Aluksi urakka tuntui simppeliltä, mutta mitä lähemmäs tapahtumapäivää mentiin, sitä enemmän hoidettavia asioita oli listalla. Akatemian synttärit keräävät yhteen jo niin ison sakin, että käytännönjärjestelyt vaativat todella vahvaa suunnittelutyötä, jotta juhlapäivä sujuisi mallikkaasti. Ensivuoden synttäreiden projektipäällikkönä toimii Riina ja silloin juhlimme jo melkein parikymmpistä akatemiaa.