Oivalluksia oivaltamisesta

14.04.19 Esseen kirjoittaja: Salla Nieminen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Yritystaloutta esimiehille
Kirjan kirjoittaja: Niskavaara, E.
Kategoriat: Vastuullinen ja kestävä yrittäjyys

1 JOHDANTO

Ai tässä kävikin näin!

Kun tavallisesti nappaan kirjan käteeni, kyseinen opus liittyy aiheeltaan jotenkin siihen, minkä parissa työskentelen. On pelkästään järkevää ahmia kirjoista tietoa niin, että voi saman tien viedä oppimansa käytäntöön. Tiesin tekeväni Promisian kirjanpitoa huhtikuussa, joten avasin Eeva Niskavaaran teoksen Yritystaloutta esimiehille. Ajattelin saavani kirjasta tukea kirjanpidon parissa pähkäilyyn, ja niin kävikin. Lukuprosessin ollessa loppumetreillä huomasin kuitenkin, että kirja innosti ja opasti minua vielä enemmän johonkin aivan muuhun. Jäin pohtimaan, miten Promisian yksittäisten projektien taloutta voitaisiin hallita ja suunnitella paremmin. Jäin raapimaan päätäni. Voisimmeko kasvattaa projektin tulosta pelkästään sillä, että jo suunnitteluvaiheessa kiinnittäisimme enemmän huomiota nimenomaan nimenomaan projektin talouden suunnitteluun?

Nyt kun luen, mitä juuri äsken kirjoitin, tunnen itseni tyhmäksi. Totta kai! Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tietysti sillä, että projektin talous suunnitellaan heti alkuun huolella, päästään parempiin lopputuloksiin! Näin ei kuitenkaan Promisiassa aina tehdä, ja ehkä siksi tämä tuntuikin alkuun suorastaan neronleimaukselta! Useimmissa projekteissa laaditaan varmasti heti alkuun budjetti, mutta onko projektin talouden suunnittelulla tapana jäädä tähän? Voisimmeko tehdä vielä enemmän? Niskavaaran teoksen luettuani uskon, että pystymme kyllä parempaan.

Ei ollut millään tavalla sattumaa, että Niskavaaran teos sai minut pohtimaan projektin talouden hallintaa kirjanpidon sijaan. Olen viimeisten viikkojen aikana ollut käynnistämässä Proakatemiaan liittyvää kirjaprojektia Promisian Lassin kanssa, ja olemme käyttäneet paljon aikaa projektin talouden ja rahoituksen parissa. Lisäksi olen ollut mukana suunnittelemassa Promisian pajaa, jonka aiheena on projektisuunnittelu. Keräsimme pajaa suunniteltaessa erilaisia työkaluja projektien suunnittelun avuksi, ja huomasinkin yllättäen, että Promisialla ei ole ollut käytössä mitään valmista pohjaa projektin budjetin laatimisen tueksi. Monessa projektissa jonkinlainen budjetti on saatettu laatia tästä huolimatta, mutta kuinka paljon helpompaa sen tekeminen voisikaan olla, jos käytössä olisi valmis pohja, johon voisi saman tien ryhtyä täyttämään arvioita projektin tuloista ja menoista.

Projektisuunnitteluun liittyvä paja on ensi tiistaina, ja olen käyttänyt paljon aikaa pohtien sitä, mitä annettavaa minulla voisi olla pajaan tulijoille. Yritin etsiä internetistä valmista budjettipohjaa, jota voisimme hyödyntää Promisiassa, mutta löytämäni pohjat olivat turhan monimutkaisia projektejamme varten, joten tein meille oman, hyvin yksinkertaisen, Excel-pohjan projektin budjettia varten. Halusin kuitenkin, että pystyisin myös tuomaan pajaan arvokkaita ajatuksia ja tietoa projektin talouden suunnittelusta. Kuka tahansa voi koska tahansa luoda Excel-tiedoston, täyttää sinne kaavoja ja saada sen jopa näyttämään kivalta, mutta pajaan ei tulla hakemaan näitä tiedostoja. Pajaan tullaan laajentamaan tai haastamaan omia ajatuksia, löytämään uusia oivalluksia ja tutkimaan omia ajatusmalleja pintaa syvemmältä.

Niskavaara (2010) esittelee teoksessaan erilaisia keinoja, joilla voidaan vaikuttaa yrityksen tulokseen. Tulokseen voidaan vaikuttaa esimerkiksi tutkimalla asiakassuhteiden kannattavuutta, vaikuttamalla kassavirtaan ja pienentämällä sidotun pääoman määrää (Niskavaara 2010, 105-150). Uskon, että näitä samoja keinoja voidaan hyödyntää myös silloin, kun halutaan vaikuttaa projektin tulokseen. Tässä esseessä keskityn analysoimaan asiakassuhteiden kannattavuutta projektisuunnittelun näkökulmasta. Alla olevassa luvussa 2 perehdytään ensin siihen, mitä tuloksella tarkoitetaan. Seuraavaksi analysoidaan, miten asiakaskannattavuuteen pureutumalla voidaan vaikuttaa projektin tulokseen (ks. luku 3). Lopuksi pohditaan vielä sitä, mitä tällä esseellä on oikein saatu aikaan (ks. luku 4). Toivon, että tämän esseen myötä minulla on sellaista tietoa projektin talouden suunnittelusta, jota voin tarjota myös ensi tiistain pajaan tulijoille.

 

2 NYT TEHDÄÄN TULOSTA!

Tuloksella viittaan tässä esseessä liikevoittoon tai -tappioon, joka on siis tässä tapauksessa projektin tulos ennen veroja (Niskavaara 2010, 174). Tulos saadaan vähentämällä liikevaihdosta projektin kulut (Niskavaara 2010, 41). Kun puhutaan yrityksen tuloksesta, puhutaan summasta, josta on myös vähennetty kirjanpidon yhteydessä mahdolliset poistot (Niskavaara 2010, 41). Jos projektia varten ostettaisiin sellaista kalustoa, josta voitaisiin tehdä kirjanpidossa poistoja, voitaisiin toki lähteä halkomaan hiuksia ja ottamaan nämä huomioon jo projektin tulosta laskettaessa. Promisiassa tämä on kuitenkin toistaiseksi ollut melko harvinaista, joten lienee järkevää, että tässä esseessä projektin tuloksella tarkoitetaan yksinkertaisesti summaa, joka saadaan vähentämällä liikevaihdosta projektin kulut.

Joku neropatti voisikin nyt hihkaista, että tulokseen vaikuttaminenhan on helppoa: vähennetään kuluja ja lisätään liikevaihtoa! Aivan yhtä tehokasta on kertoa laihduttamista harkitsevalle, että sehän on helppoa: syö vähemmän ja liiku enemmän! Sekä laihduttamisessa että tulokseen vaikuttamisessa perusperiaate onkin tietysti tämä, mutta se, miten tämä tehdään, onkin itseasiassa koko homman juju.

Tuloslaskelma on kirjanpidon dokumentti, joka kertoo, miten yrityksen tilikauden tulos on muodostunut (Niskavaara 2010, 177). Niskavaaran (2010, 106) mukaan periaatteessa jokaiseen tuloslaskelman riviin pitää pystyä vaikuttamaan. Vaikka pienistä puroista kasvaa suuri virta, esimiehen tai tässä tapauksessa projektipäällikön on osattava priorisoida ja ohjata toimintaa oikeaan suuntaan, jotta tulosta saadaan kasvatettua ja toiminnasta saadaan kannattavaa (Niskavaara 2010, 106). Projektipäällikön tulee olla tietoinen siitä, mitä asioita budjettiin on listattu, mutta kenties sitäkin tärkeämpää on tiedostaa, mistä asioista voidaan tai kannattaa nipistää ja mistä ei.

Budjetin lisäksi on olemassa monia muita työkaluja, joiden avulla voidaan sekä projektin alussa että sen aikana pyrkiä vaikuttamaan projektin tulokseen. Herkkyysanalyysillä voidaan tarkastella, miten esimerkiksi alennukset, myyntihintojen muutokset tai muutos tuotantovolyymissa vaikuttavat tulokseen (Niskavaara 2010, 106). Niskavaara (2010, 106) huomauttaa, että monelle esimiehelle saattaa tulla yllätyksenä, että pieni muutosvaikutus esimerkiksi myyntihintojen tai alennusten kautta saattaa tarkoittaa suurtakin muutosta tuloksessa. Herkkyysanalyysiä voitaisiin kutsua myös nimellä ”Mitä jos”-analyysi, ja Niskavaara (2010, 106) suosittelee sen käyttöä erityisesti budjetin laadinnan yhteydessä.

Voisikin olla varsin hyödyllistä lisätä Promisian budjettia varten luotuun Excel-pohjaan valmis kaava, jolla kuka tahansa voisi käyttää herkkyysanalyysiä työkalunaan. Näin projektin talouden suunnittelu ei jäisi vain budjetin laadintaan vaan sen lisäksi olisi helppoa pohtia erilaisia vaihtoehtoja. Mitä jos tuotteeni hinta onkin euron halvempi? Kuinka paljon tuotetta on myytävä, jos hinta onkin euron korkeampi? Herkkyysanalyysistä selviää toki ilman Excel-tiedostoakin, mutta työkalu voisi olla helpommin muistissa, jos se olisi valmiina budjettityökalun yhteydessä.

 

3 KANNATTAVAT ASIAKKAAT

Niskavaaran (2010, 118) mukaan yritykset tuntevat hämmästyttävän huonosti, mitkä asiakkaat tai asiakasryhmät ovat kannattavia ja mitkä taas eivät. Usein myös tähän pätee vanha peukalosääntö: 20 prosenttia asiakkaista tuo 80 prosenttia tuloksesta (Niskavaara 2010, 118). Kannattavia asiakkaita tulee suojella, kannattamattomia asiakkaita tai toimintaa heidän kanssaan taas tulee jollain tapaa muuttaa (Niskavaara 2010, 118). Kannattamattomat asiakkaat voivat jopa tehdä tappiota tai tuhota toisten asiakkaiden voimin tehtyä tulosta (Niskavaara 2010, 118). Asiakkaiden analysointi siis kannattaa, sillä hoitamalla oikeita asiakassuhteita oikealla tavalla, voidaan kasvattaa myös projektin tulosta.

Mistä sitten tunnistaa kannattavan asiakkaan? Niskavaara (2010, 119) luettelee kolme tekijää, jotka vaikuttavat asiakaskannattavuuteen: hinnoittelustrategia, myytävän tuotteen tai palvelun kustannukset sekä asiakkaan hoidon kustannukset. Kaikki nämä ovat tärkeitä vaiheita projektin talouden suunnittelussa, mutta varsinkin lyhyen aikavälin projekteissa ne on helppo unohtaa. Voisi kuitenkin olla järkevää aloittaa projektin suunnittelu aina siitä lähtökohdasta, että myös lyhyen aikavälin pilotista voidaan kehittää myöhemmin myös jotain isompaa. Näin voisi tuntua järkevämmältä käyttää myös projektin suunnitteluvaiheeseen enemmän aikaa.

Jokaisessa projektissa, jossa myydään tuotetta tai palvelua, olisi järkevää tutustua erilaisiin hinnoittelustrategioihin. Kun Promisiassa (tai Proakatemialla) lähdetään suunnittelemaan uutta projektia, tuotteen hintaa varmasti pohditaan hetken aikaa, mutta käytetäänkö tuolloin todella aikaa erilaisten hinnoittelustrategioihin tutustumiseen? En usko, että näin aina tapahtuu, sillä nyt kun pohdin uudelleen omaa kirjaprojektiamme, huomaan että päätimme kirjalle alustavan hinnan jonkin suunnittelupalaverin ideoinnin aasinsillan kautta, emmekä tuolloin tienneet tuon taivaallista hinnoittelusta. Kun seuraavan kerran jatkamme projektin talouden suunnittelua, tähän onkin järkevää vielä palata myös hinnoittelun näkökulmasta.

Hinnoittelun lisäksi asiakaskannattavuuteen vaikuttavat myös itse tuotteen tai palvelun kustannukset. Näiden hahmottamiseksi voidaan laatia tuotekustannuslaskelmia, joista katetuottolaskelma lienee monelle tutuin (Niskavaara 2010, 121). Promisiassa käytämme katetuottolaskelmaa kuukausittaisen talouskatsauksen työkaluna hahmottamaan edellisen kuukauden tulosta. Katetuottolaskelmaa voidaan kuitenkin käyttää myös hinnoittelun tukena (Niskavaara 2010, 122).

Viimeisenä vaan ei vähäisimpänä, asiakaskannattavuuteen vaikuttaa luonnollisesti myös se, kuinka paljon kustannuksia asiakkuuksien hoito vaatii. Niskavaaran (2010, 119) mukaan asiakkuuksien hoidon kustannukset vaihtelevat suuresti. Iso asiakas ei välttämättä olekaan kannattavin, koska hän voi vaatia usein erityiskohtelua kuten esimerkiksi lisäalennuksia (Niskavaara 2010, 119). Niskavaara (2010, 119) jakaa asiakkaat korkean ja matalan kustannuksen asiakkaisiin. Korkean kustannuksen asiakkaille voivat olla tyypillisiä asiakasräätälöidyt tuotteet, pienet tilausmäärät, ennustamaton tilausrytmi tai jopa asiakasräätälöidyt toimitustavat (Niskavaara 2010, 119). Matalan kustannuksen asiakkaisiin taas yhdistetään usein standardituotteet, suuret tilausmäärät, ennustettava tilausrytmi sekä standardit toimitustavat (Niskavaara 2010, 119).

Tällaisen jaottelun tarkoitus ei ole ehdottaa, että toinen asiakas olisi toista parempi. Sekä yrityksen toiminnan että projektisuunnittelun kannalta olennaista on kuitenkin analysoida, käytetäänkö kustannuksia järkeviin asioihin. Panostamalla oikeisiin asiakkaisiin oikealla tavalla voidaan kasvattaa tulosta, mutta tämä vaatii huolellista suunnittelua ja jatkuvaa seurantaa.

 

4 POHDINTA

Tätä esseetä kirjoittaessani päällimmäinen tavoitteeni oli löytää arvokkaita ajatuksia ja jotakin annettavaa ensi tiistain pajaa varten. Päädyin pohtimaan, mitä projektin tuloksella oikeastaan tarkoitetaan, ja löysin samalla myös hyödyllisen työkalun, herkkyysanalyysin, käytettäväksi budjetin rinnalla (ks. luku 2). Tutkin asiakassuhteiden kannattavuutta, ja pohdin miten Promisian projekteissa on tähän asti analysoitu hinnoitteluun, kustannuslaskentaan tai asiakkaiden aiheuttamiin kustannuksiin liittyviä asioita (ks. luku 3). Huomasin, että Promisian jo aiemmin talouskatsauksissa hyödyntämää katetuottolaskelmaa voitaisiin hyödyntää myös projektin budjetin laatimisen ja hinnoittelun yhteydessä. Ymmärsin, että myös asiakassuhteita kannattaa analysoida kannattavuuden näkökulmasta. Havahduin myös siihen, miten vähän tiedän erilaisista hinnoittelustrategioista. Jos moni muu Promisiassa on tutustunut aiheeseen yhtä vähän kuin minä, voisi olla järkevää pitää ensi syksynä jopa erillinen paja tästä aiheesta.

Kuten edellä todettiin (ks. luku 1), Niskavaaran (2010, 105-150) mukaan tulokseen voidaan vaikuttaa paitsi tutkimalla asiakassuhteiden kannattavuutta, myös vaikuttamalla kassavirtaan ja pienentämällä sidotun pääoman määrää. Olisin halunnut syventyä tässä esseessä näihin kaikkiin osa-alueisiin, mutta jo asiakassuhteiden kannattavuuteen pureutuminen osoittautui niin laajaksi aiheeksi, että päätin tässä esseessä keskittyä yksinomaan siihen. Lienee sanomattakin selvää, että jo asiakassuhteiden kannattavuuteen syventyminen tarjosi minulle monia oivalluksia, joista varmasti liikenee annettavaa myös ensi tiistain pajaan.

Suurin ja kenties tärkein tähän esseeseen liittyvä oivallus liittyy kuitenkin siihen, miten kirjoitan esseitä. Totesin tämän esseen alussa, että olen pyrkinyt valitsemaan luettavakseni sellaisia kirjoja, jotka tukisivat mahdollisimman hyvin sitä, mitä kulloinkin teen. Kuitenkin Niskavaaran (2010) teosta lukiessani huomasin oivaltavani kirjanpidon sijaan paljon enemmän projektisuunnittelusta ja projektin talouden hallinnasta. Aina ei siis kannata jumiutua tiettyyn aiheeseen, sillä todelliset oivaltamisen tarpeet voivatkin lymyillä jossain syvemmällä, omalta itseltä piilossa, ja ne saattavat todellisuudessa liittyä johonkin aivan muuhun. On myös melko hölmöä ajatella, että yhdestä kirjasta voisi löytää vain yhteen aiheeseen liittyviä oivalluksia, koska asioilla on tapana kytkeytyä toisiinsa mitä erikoisimmissa paikoissa. Tärkeää olisikin avata jokainen kirja avoimin mielin ja ottaa avosylin vastaan jokainen oivalluksen murunen, joka sieltä hyppää esiin.

 

LÄHTEET

Niskavaara, E. 2010. Yritystaloutta esimiehille. Helsinki: WSOYpro Oy

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Tagit: , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!