RPA ja sen työkalut

Globaalin verkon, eli www:n luonnin jälkeen kehitys on edennyt toimialalta toimialalle kiihtyvällä vauhdilla ja se on tuonut mukanaan automaatiota korvaamaan ihmisen tekemiä robottisia työprosesseja. Ohjelmistorobotit kulkevat yleiskielessä tai alan terminologian mukaan RPA – Robotic Process Automation.

RPA:t toimivat ihmisen tekemien ohjeiden mukaisesti ja toteuttaa manuaalisia toimintoja automaattisesti, toistuvasti ja luotettavasti, ilman riskiä inhimillisistä virheistä. Robotti kykenee avaamaan sähköposteja ja liitetiedostoja, kirjautumaan applikaatioihin, lukea tietokantoja, keräämään dataa ja täyttämään tiedostoja. RPA vapauttaa työntekijöiden aikaa tehtäviin, jotka vaativat ajattelua, kuten ongelmanratkontaan, poikkeusten käsittelyyn ja ongelmien karkottamiseen. Ohjelmistorobotit soveltuvat parhaiten rutiininomaisiin tehtäviin, kuten maksunkäsittelyyn, laskunhallintaan, raportointiin, manuaaliseen datan siirtelyyn tai datan analysointiin. (UiPath – Foundation training)

Digitaalisessa ympäristössä on työkaluja jokaiseen lähtöön helpottamaan jokapäiväistä työtä, kuten kirjanpitoon Procountor, Fennoa ja asiakashallintaan on erinäisiä CRM-järjestelmiä, ei ohjelmistorobotiikka ole poikkeus, mutta yksi esiin nostettava, joka itsellänikin on ollut kovassa käytössä, on UiPath.

UiPath on markkinoiden helppokäyttöisin RPA-työkalu, joka ei vaadi koodausosaamista, mutta se sisältää niin paljon toimintoja, että siihen on olemassa ilmainen verkkokurssi. UiPath ei vaadi minkäänlaisia integraatioita, koska se hyödyntää samoja käyttöliittymiä, kuin ihminen, eli tiedon haku, siirto ja yhdistäminen on mahdollista ilman sovellusten välisiä liittymärajapintoja. Tämä siis tarkoittaa sitä, että ohjelmistojen koodiin ei tarvitse tehdä muutoksia, jotta ne tukisivat toisiaan. (UiPath – Foundation training)

Käydään tähän väliin oiva esimerkki läpi, kuinka ohjelmistorobotiikan hallinta edistää yksilöitä, sekä organisaatioita. Esimerkki on omasta lähipiiristäni ja se on erittäin konkreettinen.

Case 1: Kesähessusta liiketoiminnan analytiikkavastaajaksi

Eli, kaveri oli tossa pari kesää sitten kesätöissä eräässä organisaatiossa. Ja niin kuin moni tietää niin kesähessulle toimistossa annetaan usein ne kaikista aivottomimmat ja raskaimmat liksuttelu hommat mitä kukaan ei halua tehdä ja, jotka syövät aivan valtavan paljon työtunteja. No näin kävi myös kaverille ja sen piti tallentaa kohta kohdalta useita tuhansia rivejä tietoa tän organisaation tietokantaan manuaalisesti. Alkuun tunnollisesti se hoiti ohjeiden mukaisesti työtä pari päivää ja sen normaalisti ulkoinen energinen habitus alkoi nopeasti muistuttamaan Harry Potterista tuttua ankeuttajaa. kaveri päätti siinä vaiheessa alkaa miettimään vaihtoehtiosia tapoja toteuttaa kyseinen työtehtävä ja se osas UiPathin perusteet. Kaveri latas UiPathin koneelle, teki sillä ohjelmistorobotin, joka hoiti sen koko työn sen puolesta ja lähti ite pitää lounastaukoa, sillä aikaa, kun tän organisaation kaikkien aikojen tehokkain työntekijä Jaska – jonka se anto tälle robotille nimeks – hoiti kaverin liksutteluhommat. Jaska hoiti kaverin viikon työn käytännössä yhen ruokatauon aikana… ja se teki sen virheettömästi. Kaveri ei käytännössä kehdannu palauttaa sitä tehtävää vielä saman päivän aikana, kun siihen oli varattu ainakin viikko aikaa, nii sit seuraavat pari päivää se opiskeli töissä ja palautettuaan tehtävän sai aivan valtavat kehut tehtävän tehokkaasta ja virheettömästä suorittamisesta. Siitä se nostettiin suoraan vaativampiin tehtäviin hoitaa jotain mihin tarvitaan aivoja.

No mutta sen pituinen se. Pointtina siis se, että ohjelmistorobotiikalla kyetään automatisoimaan niitä työtehtäviä, jotka vievät aivan tolkuttomasti aikaa ja aika, kun on yrityksille rahaa, niin se myös luo uusia taloudellisia resursseja. Kesätyöntekijän hankkiminun vaativampiin tehtäviin, joista on oikeasti hyötyä yrityksen kasvun kannalta, on fiksua. Kesätyöntekijän hankkiminen tekemään liksutteluhommia parin tonnin kuukausipalkalla ei ole.

Case 2: Laskutustietojen vienti sähköpostista SAP-tietokantaan

Lyhyesti kuvailtuna, kuinka ohjelmistorobotti liikkuu, kun sille asettaa ohjeet, kuinka toimia.

• ensimmäisenä robotti avaa sähköpostista sinne saapuneen viestin ja siellä olevan liitetiedostona olevan laskun.
• Laskusta se kerää kaiken relevantin tiedon, kuten yrityksen nimen, laskun päivämäärän, laskun viitenumeron / kuvauksen, verotettavan summan, loppusumman ja yhteystiedot.
• Robotti vie tiedot SAP tietokantaan, jonka jälkeen se palaa sähköpostiin ja lähettää ilmoituksen, että lasku prosessoitiin onnistuneesti.

Opiskellessani ohjelmistorobotiikkaa sekä sen työkalua UiPathia olen oppinut, kuinka hyödyntää sitä esimerkiksi Promisian asiakashallinnan työkalujen kanssa, ja kuinka yhdistää siihen tänä vuonna tullutta tietoturva lainsäädäntöä. Aion hyödyntää näitä oppeja kevään aika, sekä jatkan ohjelmistorobotiikan opiskelua omalla ajallani.

Lähteet:

https://academy.uipath.com/learn

Kurssi: RPA developer foundation