Mitä missä milloin? – Reflektio Motiven sisäisestä viestinnästä 24h -tiiminäytössä

16.11.17 Esseen kirjoittaja: Anton Klemola
Kirjapisteet: 1
Kirja:
Kirjan kirjoittaja:
Kategoriat: Oppiva organisaatio

Tässä esseessä käsittelen 24h -tiiminäytön tapahtumia Motiven sisäisen viestinnän näkökulmasta. Kirjoituksessa keskityn ainoastaan sisäiseen viestintään ja rajaan pois toimeksiantajan ja projektitiimin välisen ulkoisen viestintä. Kirsi Pihan (2014) määritelmän mukaisesti 24h:ssa sisäinen viestintä käsitti kaiken tiedonkulun ja vuorovaikutuksen, joka tapahtui tiiminäyttöön osallistuneen tiimin välillä.

24h -tiiminäyttö oli sisäiselle viestinnälle erityisen suuri haaste paitsi pituutensa niin monien osa-alueidensa vuoksi. Sisäisen viestinnän onnistumisen merkitys on tällaisessa haasteessa suuri. Jos sisäiseen viestintään ollaan tyytyväisiä, ovat työntekijät positiivisempia ja sitoutuneempia työtään kohtaan.

Toivottavasti esseestä on apua ensi vuoden 24h:n -tiiminäyttöön osallistuville tiimeille sisäisen viestinnän suunnittelussa.

 

Lähtökohdat 24h:n sisäisen viestinnän suunnitteluun

Projektipäällikkömme Jonin ehdotettua minua sisäisen viestinnän vastuuhenkilöksi 24h -tiiminäyttöön olin heti innoissani. Omat taitoni tukevat viestinnän vastuuhenkilön roolia. Olen vahva organisoimaan ja järjestelemään asioita. Olen myös kirjallisesti taitava tietotekninen osaaja ja kykenen käyttämään erilaisia järjestelmiä nopeasti ja jouhevasti muuttuvissa tilanteissa. Uskoin itsekin olevani oikea henkilö ottamaan vastuun 24h:n sisäisestä viestinnästä.

Keväällä olin Motiven mavi-tiimissä, minkä vuoksi kokemusta sisäisen viestinnän organisoimisesta oli jo kertynyt paljon tiimin viikkopalaverien pitämisen ja sisäisen viestinnän ohjeistuksen luomisen kautta.

24h -tiiminäyttö oli useasta syystä erilainen haaste kuin aiemmin kohtaamani tilanteet:

  • 24h:ssa aikaa on vain 24 tuntia. Viestinnässä korostuvat nopeus ja selkeys. Kaikkien tulee ymmärtää annettu viesti samalla tavalla. Motiven sisäisessä viestinnässä vastaanottajalla on vapautta viestiensä lukemiseen ja ilmoitusasetusten säätämiseen.
  • 24h:n viestintä vaatii kykyä sopeutua muuttuviin tilanteisiin ja nopeaa päätöksentekokykyä vähäisen tiedon perusteella. Motiven viestinnässä voidaan keskustella esimerkiksi viikkopalaverissa ja tehdä rauhassa päätökset.
  • 24h:ssa koko tiimi pyrkii yhteiseen päämäärään. Motiven viestinnässä tiimiläisille on erilaisia projekteja ja viestintä tuo ihmiset yhteen luoden sillan ihmisten välille. 24h:ssa viestintä pitää ihmiset yhdessä ja suunnan kaikille selvänä estäen hajaantumisen.

 

Tiimidiilin vaikeuksista oppiminen

Minulla annetun vastuualueen hoitaakseni otin selkeän fokuksen: keskityin lukemaan erittäin tarkkaan kevään Tiimidiilin purkumateriaalin ja ymmärtämään mitä silloin tapahtui ja miksi. Purkumateriaalista löytyi konkreettisia silloin pieleen menneitä asioita. Otin lähtökohdaksi sen, että välttäisimme toistamasta ainakaan samoja virheitä.

Puhuminen Tiimidiilissä opitun huomioimisesta oli myös tiimille helppo ymmärtää, sillä kyse oli yhteisesti koetusta aiemmasta kokemuksesta. Oli helppo perustella viestintään liittyviä asioita kertomalla, miten ne olisivat auttaneet Tiimidiilissä. Tiimi otti esimerkiksi päätöksen käyttää Google Drivea avoimesti vastaan.

Tässä kuvattuna Tiimidiilin viestintähaasteita ja miten niihin aiottiin vastata 24h:ssa:

Ei tiedetty mitä toiset olivat tehneet -> tehtiin paljon päällekkäistä työtä 
Työskennellään lähellä toisiamme ja pidetään porukka mahdollisimman yhdessä. Käytössä Google Drive, jonne kaikki syntyvä materiaali dokumentoidaan. Kaikki tieto löytyy samasta paikasta ja on kaikkien saatavilla milloin tahansa mistä tahansa. Ei säpoa eikä hajanaisia paperisia lappusia. Kaikki dokumentoidaan Google Drivelle, myös paperiset jutut skannaamalla tai ottamalla kuva. 

Tieto ei kulkenut eri vastuualueiden välillä -> lopputuotoksista ei tullut yhdenmukaisia 
24h päivänä toimeksiannon selvittyä sovitaan käytännöt eri vastuualueiden kesken. Anton kysyy ennen 24h:ta vastuualueiden ihmisten mietteitä oman alueensa viestinnällisistä asioista. Tämän ennakkotiedon pohjalta tehdään ratkaisuja haasteen aikana.

Ei tiedetty mitä pitäisi tehdä ja mitä muut olivat tekemässä -> “kerkeisitkö sä hoitaa tän?” 
Pajatilaan taulu jonka kautta tehtäviä voi seurata ja kukin voi ottaa itselleen tehtävää. Lisäksi projektipäällikkö organisoi tekemistä. 

Viestinnän ongelmiin ei puututtu haasteen aikana -> niistä puhuttiin vasta purkupajassa 
Reagoidaan muuttuviin tilanteisiin ja tehdään erilaisia kokeiluja viestinnän osalta. Kaikki ei tule menemään kerralla hyvin, vaan vaaditaan mukautuvaisuutta ja kykyä muuttaa viestintäkäytäntöjä 24h:n aikana. Ennen toimeen ryhtymistä 24h:ssa keskustellaan muutama sana siitä, miten viestinnän näkökulmasta toimitaan. 

Projektipäälliköt ylityöllistettyjä -> eivät pysyneet selvillä kokonaisuudesta 
Kaikki ylläolevat toimet auttavat projektipäällikköä pysymään tilanteen tasalla tapahtumista ja kokonaisuus pysyy paremmin hallussa. Viestinnän vastuuhenkilö (Anton) reagoi 24h:n aikana lisätoimilla tarpeen mukaan.

 

Keskustelin eri vastuualueiden ihmisten kanssa ja kartoitin mahdollisia haasteita, joihin 24h:n aikana saatettaisiin törmätä. Ohessa esimerkki raportin kirjoittajan kokemuksista.

Mikä toimi hyvin: Se, että oli pari, jonka kanssa kirjoitettiin yhdessä samanaikaisesti. Sillä tavalla pysyttiin kartalla ja raportista tuli kokonainen. Haasteet: jos ei ollut tietoa, vaikka piti kirjoittaa. Tiimidiilissä ei ollut pikkutiimien selkeästi nimettyjä kansioita, joista olisi löytänyt kaipaamansa tiedon: mitä oli tehty, kuka ja milloin, jotta raporttia olisi voinut kirjoittaa jouhevasti. Lisäksi, jos ei toimittu kimpassa ja jakauduttiin liikaa kirjoittamaan yksin. Ideana: kirjuri. Toimisiko silloin, kun ollaan kimpassa, että kirjuri kirjaa tärkeimmät koko ajan ylös? Plus kun jakaudutaan, määrätyt henkilöt kirjaavat tärkeimmät pointit ylös ja tuuttaa kansioihin rapsaajille. Samoilta henkilöiltä voisi sitten myös ite kysyä lisätietoja itse raportin kirjoittamisvaiheessa.

Päätavoitteena sisäisellä viestinnällä oli helpottaa projektipäällikön työskentelyä, jotta hänellä säilyisi kokonaiskuva etenemisestä


 

24h-päivä: Muuttuvat tilanteet toivat uusia haasteita

24h -päivän aikana kävi kuten olin ennakoinut eli mukautumista ja muutoksia vaadittiin sisäiseen viestintään tiiminäytön aikana. Pohdin kahden eri päätöksen kautta asioita, joita sisäisessä viestinnässä kohtasin.

Annoin raportoijien kirjoittaa raporttia Wordin kautta

Raportoinnin osalta tuli eteen tilanne, jossa raportoijat kirjoittivat tekstiä Wordin kautta. Mainitsin asiasta heille, mutta en ryhtynyt pakottamaan Google Driven käyttöön. Minulle tuli fiilis, että tässä kohtaa on parempi joustaa ja antaa raportoijan kirjoittaa raporttia keskittyneesti oman mieltymyksen mukaan.

Näin ollen ei toteutunut ajatus siitä, että teksti olisi ollut reaaliajassa kaikkien nähtävänä Google Drivella. Kun tiistaina raportin alkuosan kirjoittaneet olivat saaneet tekstin hyvälle mallille, se kyllä lisättiin Google Drivelle, mutta tiedostomuodoksi jäi Wordin tiedostomuoto eli docx. Tämä aiheutti loppuvaiheessa 24:hta suuria haasteita, koska raportin samanaikainen muokkaaminen ei onnistunut eivätkä esitystä tekevät nähneet raportin loppuosan päivittymistä reaaliajassa.

Olen kuitenkin tyytyväinen tekemääni päätöksen. Se oli mielestäni oikea ratkaisu, sillä raportoijat saivat keskittyä erillään tuottamaan raporttiin hyvän sisällön ja pohjan. Kun raportoijat näyttivät muille aikaansaannoksensa, olin vaikuttunut siitä kuinka pitkälle he olivat työssään jo ehtineet.

Tein virheen siinä, että en muuntanut Google Drivelle ladattua docx -tiedostoa docs -formaattiin. Jos olisin tehnyt näin, tiedoston jatkomuokkausta olisi voitu tehdä samanaikaisesti suoraan Google Driven kautta. Myöhemmin kun tekstiin haluttiin tehdä lisäyksiä, jouduttiin ne tekemään yksitellen. Olin myös loppuvaiheessa työskentelyä itse kiinni raportoinnissa sähläämässä docx -muodon ja tulostuksen kanssa. Kävi siis kuten tiesin käyvän, jos kaikki tiedostot eivät ole keskitetysti Google Drivelle: informaatio leviää hajanaisiin paikkoihin ja jaettavuus katoaa.

Ohjeistin paljon henkilökohtaisesti enkä paljoa koko tiimille

Pohdin etukäteen paljon, miten viestintäroolini tulee näkymään tiiminäytön aikana. Se ei näkynyt juuri lainkaan kaikille samaan aikaan, sillä vastuualueiden jaot ja organisointi olivat projektipäällikön hallussa. Emme esimerkiksi tarvinneet fyysistä taulua, jota olin suunnitellut keinoksi pitää ylhäällä tehtäviä. Sen sijaan käytimme Google Driven dokumenttia tai fläppipapereita, joista otin aktiivisesti kuvat ja dokumentoin ne Drivelle tai laitoin tehtävien ohjeistukset Slack -kanavaan.

Henkilökohtainen roolini näkyi teknisen puolen avustamisena yksittäisille henkilöille ja tarvittaessa tarkennuksina, jos havaitsin jonkun toimivan eri tavalla kuin on tarkoitus. Muutamaan otteeseen muistuttelin dokumentoimaan kaiken Google Drivelle eikä sekalaisiin tiedostoihin omalle koneelle. Kuitenkin tiimiläiset olivat hyvin sisäistäneet Google Driven ja sen käyttö oli lopulta yhä luontevampaa haasteen edetessä.

Projektipäällikkö oli hyvin tilanteen tasalla läpi haasteen eikä tarvinnut missään vaiheessa uusia keinoja sisäisen viestinnän helpottamiseksi. Projektipäälliköllä oli oma tapansa pysyä selvillä tilanteesta ja näin oma panokseni keskittyi täsmälliseen apuun yksittäisille tiimiläisille.

Oli järkevää, että tehtävien jakaminen henkilöityi projektipäällikköön. Tähän ei ollut tarvetta missään vaiheessa keksiä muuta ratkaisua, sillä viestintä toimi checkpoint -kokoontumisilla ja projektipäällikön johtamana hyvin. Viestintä keskittyi suulliseen viestintään, jota projektipäällikkö myös teki paljon tulemalla keskustelemaan esimerkiksi pikkutiimien kanssa heidän työskennellessään. Kasvokkainen sosiaalinen viestintä on edelleen keskeisin sisäisen viestinnän kanava, jonka käytössä myös katselle, eleillä ja kehon kielellä on vaikutusta. Projektipäällikön rauhallinen suullinen viestintä toimi tehokkaasti läpi 24h:n.

Pohdin kuitenkin haasteen loppuvaihetta, jossa viestintä hieman levisi ihmisten työskennellessä liian etäällä toisistaan. Tässä vaiheessa vahvempi panos minulta olisi voinut auttaa. Toisaalta esiintyjät ja presentaatiotiimi päätyivät lopulta yhdessä harjoittelemaan ja käymään esitystä läpi. Tässä vaiheessa tietoa kuitenkin oli hetkellisesti monessa paikassa eikä kokonaisuudesta tullut riittävän yhtenäinen. Homma ei kuitenkaan levinnyt niin pahasti kuin Tiimidiilissä ja tilannetta saatiin myös pelastettua, esimerkiksi eräs tiimistämme kopioi vielä loppuhetkillä raportista loistavia tärppejä esiintyjille.
 

Jälkimotorola 24h -haasteen viestinnästä

Ohessa omasta toiminnastani tekemä jälkimotorola sisäisen viestinnän näkökulmasta. Motive purkaa 24h:n kokonaisuuden tarkemmin pajassaan.

Mikä meni hyvin?

  • Melkein koko haasteen ajan Google Drivea käytettiin kuten tarkoitus oli
  • Projektipäällikön vahva rooli tehtävien antamisessa ja etenemisen suunnittelussa oli onnistunutta
  • Avoimuus ja keskusteleva ilmapiiri oli läsnä. Uskallettiin sanoa mielenpäällä olevat asiat.
  • Yksilöllisten viestintätottumusten huomiointi. Esim. ei painostettu raportin kirjoittajaa Google Driveen
  • Dokumentointi. Sain kaiken muun talteen pl. käsin kirjoitetut muistarit, jotka kuitenkin aina käsiteltiin yhteisissä checkpointeissa
  • Reagoin muuttuviin tilanteisiin pääasiassa hyvin ja oikeilla ratkaisuilla. Esim. tulostin ei toiminut ja aikaa 5min tulostaa, sain homman hoidettua.

Mikä meni huonosti?

  • Loppuvaiheessa väsyneenä kadotin kokonaiskuvan räpeltäessäni raportin tiedostomuotojen kanssa
  • En kysynyt muilta palautetta viestintäasioista haasteen aikana suoraan
  • Raportointi – presentaatio – esiintyjät yhteispeli ei täysin onnistunut vaan oli tietokatkosta.

Mitä opin?

  • Tällaisissa haasteissa viestinnän pitää olla hereillä myös haasteen loppupuolella, sillä silloin voi tulla yllättäviä haasteita eteen
  • Erilaisia ihmisiä on ja heillä on erilaisia viestintätottumuksia. Pitää tehdä kompromissi siinä kuinka paljon annetaan vapautta tehdä omien tottumuksien mukaan ja kuinka paljon ohjataan yhdessä sovittuun tapaan, vaikka se ei olisi kaikille mieluisinta
  • Suunnittelen liikaa ja liian yksityiskohtaisesti asioita. Saman ajan voi käyttää tehokkaammin.

Mitä teen seuraavalla kerralla paremmin?

  • Jos tulee tilanne jossa huomaan toimineeni heikosti, kerron asiasta projektipäällikölle. Raportin tiedostomuoto -asia olisi saattanut ratketa myös puheeksi ottamisella ja parempi tapa olisi yhdessä löydetty.
  • Kommunikoin vielä aktiivisemmin eri vastuualueiden ihmisille henkilökohtaisesti.

Mitä vien käytäntöön?

  • Saman kyvyn muutoksiin nopeasti ja uskon siihen, että tiedän mitä teen
  • Paljon kokemusta siitä, millaisia viestintätottumuksia erilaisille ihmisillä on. Väsyneenä helposti palaa tuttuihin tapoihinsa ja ne alkavat näkyä selvemmin.

 

Lähteet

Piha, K. 2014. Sisäinen viestintä – käärmettä pyssyyn?. Slideshare. Julkaistu 9.4.2014. Luettavissa: https://www.slideshare.net/EllunKanat/kirsi-piha-sisinen-viestint-krmett-pyssyyn

 

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Tagit: , , , , , , ,

Keskustele artikkelista

1 kommentti to “Mitä missä milloin? – Reflektio Motiven sisäisestä viestinnästä 24h -tiiminäytössä”

  1. Joni Puhakka sanoo:

    Esseitäsi on kyllä aina mukava lukea, hyvää tekstiä. Huomaan paljon yhtymäkohtia sinun ajatuksista viestintäpuolelta ja omista ajatuksistani projektipäällikkön lasien takaa. Jälkimotorolasi huonosti menneet kohdat, jotka liittyvät lopun kokonaiskuvan kadottamiseen sekä raportointi – presentaatio – esiintyjät yhteispeliin pätevät pitkälti myös omalla kohdallani. Lopussa tiimillä väsymys painoi, eikä delegointi ollut onnistunutta. Fokus karkasi niin itselläni kuin tiimiläisilläkin. Levon merkitys korostui lopussa. Teit mahtavaa työtä 24h:n valmisteluissa ja itse haasteessa, siitä oli iso apu koko tiimille. Kiitos Anton!

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: +1 (from 1 vote)
Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!