Miltä tuntuu johtaa muutosta, vol. 2

03.05.18 Esseen kirjoittaja: Hermanni Ahtiainen
Kirjapisteet: 2
Kirja: Leaders Eat Last
Kirjan kirjoittaja: Simon Sinek
Kategoriat: Johtaminen, Oppiva organisaatio

Istuin hieman vajaa vuosi sitten Islannissa leirintäalueen toimistossa puhumassa Skypen välityksellä tiimilleni Eventa Creativelle. Tuon kokouksen jälkeen olin virallisesti tiimini Business Leader eli toimitusjohtajaa vastaavassa roolissa. Takaraivossa oli paljon suunnitelmia siitä, mihin sitä tässä nyt sitten oikein ryhdytään. Kirjoitin alkutaipaleella “Miltä tuntuu johtaa muutosta?”-esseen, jossa pohdin, miltä tuntuu lähteä tälle taipaleelle. Nyt, 10 kuukautta myöhemmin, on aika katsoa taaksepäin ja puida, mitä siitä oikein sitten seurasi.

 

Sanoin tuossa edellisessä tekstissä, että on 53. Päivä, ja edelleen pelottaa. Nyt takana on 251 päivää ja jos mahdollista, pelottaa yhä enemmän. Nyt ollaan siinä tilanteessa, että kaikki se työ, minkä johtajana teki ja muutos, mitä ajoi itse aktiivisesti eteenpäin, laitetaan testiin ja käytäntöön kun luovutan johtajan roolin uusille ihmisille. Todellinen koe on vasta edessäpäin, kun nähdään, onko muutos ollut todellista ja kantaako se eteenpäin, vai onko se rakentunut illuusiomaisesti mun tekemisen ympärille.

 

Koska sitä muutosta on tapahtunut. Sitä on tapahtunut paljon. Purin syksyn ja kevään tunnelmia perehdytyksessä uudelle BL:lle Konstalle ja suorastaan yllätyin, kun ajatusta ja materiaalia omasta ajatuksesta syntyi sivukaupalla. Tiimini toiminta on muuttunut konkreettisella tasolla aktiivisemmaksi, huolellisemmaksi, tavoitehakuisemmaksi ja avoimemmaksi. Pään sisällä on muuttunut myös, tiimiläiset haastavat toisiaan aktiivisemmin, reflektoivat vahvemmin omaa tekemistään ja panostaan tiimiin ja ovat nälkäisiä oppimaan. Eventa Creative on ottanut isoja ensiaskelia huipputiimiksi rakentumisessa ja on matkalla vahvasti positiiviseen suuntaan.

 

Mutta mitä tapahtui siinä välissä?

 

Järjestelmä luo tukea muutoksessa

 

Syksystä oli tulossa todella haastava. Olimme keväällä suunnitelleet, että Proakatemian opintojaksotuksen muuttuessa siten, että kun uudet opiskelijat aloittavat syyskuussa ja seuraavat jo tammikuussa 2018, rekrytoimme sekä syyskuussa että tammikuussa. Vielä kun lisätään, että vanhin 9 ihmisen porukka valmistuu joulukuussa, niin tiimissä vaihtui väkeä syksyllä +8, tammikuussa +5 ja joulukuussa -9. Ainoastaan 11 ihmisen porukka pysyi saman koko kymmenen kuukautta. Melkoinen haaste tiimin dynamiikalle ja toiminnalle.

 

Kirjoitin syyskuussa Tirrin haastamana ylös ne asiat, joihin halusin syksyllä keskittyä.

“Painopisteet mun kehitystyössä syksyllä:

  • Perusrakenteiden korjaaminen

  • Jatkuvuuden hyödyntäminen

  • Avoimuuden ja luottamuksen rakentaminen

  • Tavoitteellisuuden kasvattaminen”

 

Keskityin syksyllä rakenteiden korjaamiseen ja jatkuvuuteen. Koin, että selvitäksemme tästä haasteesta, nykyisen toiminnan pitäisi olla selkeämpää ja järjestelmällisempää. Ensimmäisenä rukattiin uudestaan päätöksentekosysteemiä, sillä vanhassa mallissa “kaikki-puhuu-ja-päättää” toiminta oli hidasta, tehotonta ja turhauttavaa. Kun luvassa oli iso määrä muutoksia, se tuntui loogiselta paikalta mahdollistaa tulevaisuuteen tähtäävä toiminta. Pistin kokouskäytäntöjä uusiksi, perustettiin johtoryhmä, kannustettiin ihmisiä toimimaan myös ilman tarvetta viralliselle pöytäkirjalle.

 

Yksi syksyn isoista ponnistuksista oli vastuutehtävien, kuten HR, BL, Taloustiimi, saaminen palkalliseksi. Siinä oli kyse siitä, että saadaan sen työn tekijät arvostamaan työtään ja asemaansa ja toimimaan sen eteen itseohjautuvasti, sekä muut tiimiläiset arvostamaan niitä töitä ja vaatimaan niiden hoitajilta parempaa toimintaa, jos sellaiseen tuntui olevan tarvetta. Jippona tähän oli, että palkkauksen ehtona oli kirjoittaa itselleen työsopimus, jossa kuvaa lupaamansa työtehtävät ja niihin käytettävissä olevan ajan. Se takasi ihmisille yhteistä säveltä siitä, mitä kukakin oikein ajaa eteenpäin.

 

Onnistuminen on epäonnistumista ja täyttä hölynpölyä

 

Syksyn haasteet oli itselle johtajan ihan uudenlaisia. Harrastustoiminnassa, josta iso osa omaa aikaisemmasta johtajakokemusta kumpuaa,  on yleensä se etu, että ihmiset on innostuneita ja motivoituneista aiheesta. Akatemialla ei aina haluta kehittyä, eikä etenkään jos tarve kehitykseen ei oo ilmeinen. Syysloman tienoilla itselläkin hukkui visio siitä, että mihin sitä nyt ollaan oikeen tempomassa. Onneks loma oli just sopivassa kohdassa ja siinä talven alkupakkasissa Arboretumin penkillä istuessa ja järven yli pyynikkiä tuijotellessa sekin selkeni. Tarvittiin kärsivällisyyttä ja pitkäjänteisyyttä. Tulokset ei synny hetkessä. Siinä kohtaa käänsin ajatukseni siihen suuntaan, että onnistumisen ja valmistumisen määrittely prosessin aikana on ihan täysin turhaa ja jälkikäteenkin ainoastaan keino määritellä, paljon aiheesta opit.

 

Jos homma meni päin mäntyä, ei sitä tekemättömäksi saa. Siitä voi vaan oppia. Jos homma meni todella hyvin, on sitä yleensä mahdotonta toistaa tismalleen samanlaisena. Voi vain jälkikäteen arvioida, mikä toimi ja mikä ei. Onnistuminen ja epäonnistuminen on vaan asian olemuksia suhteessa sun sille asettamaan tavoitteeseen, ja se tavoite itsessään määrittelee sen arvioinnin ajankohdan. Tavoitteiden asettaminen on kuin tieteellistä testaamista, asetat itsellesi hypoteesiksi “Minä käyn salilla 10 kertaa tämän kuukauden aikan” ja sen jälkeen testaat, löytyykö sinusta voimavaroja toteuttaa tuo hypoteesi. Onnistuminen tai epäonnistuminen ei hyödytä ketään, ne testauksessa löydetyt voimavarat hyödyttävät.

 

Ulkoisesta sisäiseen

 

Keväällä olinkin jo toista kautta hommassa. Inspiroi kovasti, kun lähes yksimielisesti tiimi halusi valita mut jatkokaudelle, vaikka olinkin sitä jo pitkään pohtinut. Suomalainen ei turhaan kiitoksia jakele, mutta se, että vapaan tahdon vallitessa joukko valitsee edelleen sinut edustamaan heitä antaa ainakin itelle huomattavan määrän energiaa, valtaa ja inspiraaitiota. Toisaalta se kasvatti jo syksyllä itselle noussutta ongelmaa: minä haastoin tiimin toimintaa vahvasti, mutta kukaan ei haastanut mun toimintaa.

 

Syksyllä oltiin keskitytty rakenteeseen. Aloitettiin hyvin valmistellulla perehdytyksellä uusimpien jäsenten kanssa. Syksyn mallit pyöri kevyesti jo omalla painollaan. Johtoryhmä kokoontui aktiivisesti ja sen kanssa alettiin päästä oikeiden kysymysten äärelle. Päätöksenteko oli jo rutiininomaista ja suorastaan melkein jopa vaivatonta. Oli aika ottaa askel eteenpäin. Tai sisäänpäin. Syksyn rakenteelliset muutokset oli nostanu esille monessa kohtaa sellaista ajattelumaailmojen erilaisuutta, joka herätti huomioo myös muun tiimin keskuudessa. Kevään aiheeks valikoitukin vahvasti peiliin katsominen ja kirjasin tavoitteiksi:

 

“Tavoitteet itselle johtajana

  • Fokusointi ja rajaaminen

    • Kerralla koko tiimillä käynnissä olevien prosessien rajaaminen muutamaan kerrallaan – parempi keskittyminen – paremmat tulokset

  • Johdettavien haastaminen ja ohjaaminen kasvuun

    • Muiden osallistaminen ja painostaminen päätöksentekoon ja vastuunkantoon

      • Haastaminen

      • Tavoitteista kiinnipitäminen

  • Kipukohtien käsittely ja purkaminen

    • Löydetään kipukohdat, saadaan ne esille ja käsiteltyä

  • Johtoryhmätyöskentelyn ymmärtäminen ja johtaminen

    • Strategiatyö

      • Miten strategiaa rakennetaan ja strategiatyötä johdetaan?

    • Arvot, missio, visio

      • Itselle selkeä, mutta miten rakentaa yhdessä muiden kanssa?”

 

Oltiin meidän valmentajana aloittaneen Tirrin kanssa puhuttu siitä, että paljon kytee ihmisten pinnan alla, ajatuksia, näkemyksiä, joita ei tuoda esille. Päätettiin jo syksyn loppupuolella, että halutaan painostaa tiimiä sellaiseen kriisiin, jossa nämä asiat purkautuu esille. Sieltä nousi kevään olennaisimmat tavoitteet: haastaminen ja kipukohtien käsittely.


Turvallisuuden kehä

Näitä kun lähettiin miettimään, että miten mennään, niin nousi esille vahvasti ajatus luottamuksesta ja turvallisuudesta. Simon Sinekin Circles of Safety – teoria, Jim Collins ja lukuisat muut organisaatiokulttuurista kertovat kirjat päätyi lukulistalle. Jotenkin pitäisi saada luotua sellainen kulttuuri, jossa ihmiset uskaltavat asettaa itsensä alttiiksi toisten palautteelle ja antaisivat palan itsestään palautteena toisilleen.

 

Tiimidynamiikassa ihan valtavia muutoksia on aina Eventassa aiheuttanut väen vaihtuminen. Luottamus pitää rakentaa joka kerta uudestaan uusien tulokkaiden kanssa. Voisi kuvitella, että harjoitus tekee mestarin, vaan eipä se niin toimi, ainakaan meidän kohdalla. Syvän luottamuksen synnyttäminen on aina haastavaa ja erityisesti parinkymmenen ihmisen kanssa samanaikaisesti.

 

Mun ajatus tällaisen tilanteen synnyttämisestä oli antaa itestäni jatkuvasti paljon ja vaatia tiimiläisiltä jatkuvasti hieman enemmän, kuin mitä ne oli aikaisemmin antanut. Ajatuksena oli päästä sellaiseen kipupisteeseen, jossa sanotaan, mitä oikeasti ollaan mieltä ja samanaikaisesti löytää sellainen tunnetaso, jossa on valmis sanomaan oman mielipiteensä seuraamuksista huolimatta. Olin valmis ottamaan vastaan sen potentiaalisen myrskyn mikä sieltä tulee, jotta päästään sellaiseen yhteyteen, jossa voidaan puhua oikeasti suoraan sydämmestä, eikä titteleiden, termien ja tunnuslauseiden takaa.

 

Kipupisteessä

 

Sellainen kipupiste löytyi lopulta yhden pajan lopussa, kun oman vuosikurssin jäsenet avasivat sanaisen arkkunsa siitä, kuinka heitä vituttaa jatkuva vaatiminen ja painostus. Siinä hetkessä mua hymyilytti, koska se oli ensimmäinen kerta, kun tiesin tasan tarkkaan saavani suoraa, rehellistä ja ennenkaikkea asiasta olevaa palautetta BL-kaudellani. Tilanne purettiin ja sen jälkeen meidän vuosikurssi on uskaltanut puhua keskenään todella paljon avoimemmin ja olla rehellisesti eri mieltä.

 

Isoksi haasteeksi osoittautui levittää samaa ajatusta koko tiimin keskuuteen. Siinä lähes optimaalisen työkalun tarjoili ympäristön muutoksesta johtuva tarve työstää tulevaisuutta konkretiaan koko tiimin voimin. Piti lyödä lukkoon, mihin suuntaan halutaan kasvaa seuraavan kolmen vuoden aikana. Se pakotti jokaisen kertomaan, mitä oikeasti haluaa, mistä haaveilee, mitä on valmis tekemään.

 

Siitä nousi vahva keskustelu omistajuuden tunteesta, sen puutteesta ja siitä johtuvasta häpeästä. Teemu nosti esille, että häntä hävettää, ettei koe omistajuutta omasta tiimistään. Ihmiset avautuivat siitä, mikä pelottaa. Kaikki tämä purettiin ja yhdessä rakennettiin suunnitelma tulevaisuudesta, johon haluttiin sitoutua.

 

Onnistuitko vai epäonnistuitko?

 

Meidän tiimin Asko jaksoi kerta toisensa jälkeen kysyä, että mikä on mun suurin epäonnistuminen tähän mennessä. Vastaukseni riippui kerrasta, milloin luottamuksen rakentamisen hitaus, milloin arvoprosessin keskeneräisyys. Ne on toki edelleen epäonnistumisia. Syksyn jälkeen mentaliteettina oli kuitenkin vahvasti että kunnes joku osoittaa mun epäonnistuneen, oon onnistunut.

 

Tällä hetkellä koen kuitenkin suurinta epäonnistumisen tunnetta Akatemian ulkopuolelta harrastukseni TESK ry:n puheenjohtajuudesta. Ennen BL-kautta todella aktiivisesti toiminut ja kovassa nosteessa oleva porukka oli valunut lähes kokonaiseen koomatilaan, eikä itsellä ollut aikaa tai energiaa sen asian korjaamiseksi BL-hommien ohella. Koen siitä suurinta epäonnistumista sen takia, että siitä en ole oppinut mitään. Toistin vanhan virheen, eli otin liikaa pestejä kerralla, en delegoinut tarpeeksi, ja annoin asioiden vaan lipua pois hallinnasta.

 

Jokaisessa virheessä, jonka tein kauteni aika, joita löytyy lukuisia, on ollut jotakin opittavaa.

 

Muunmuassa:

 

  • BL:n ja tiimiläisen roolien erottelu pajoissa ja yhteisissä palvereissa

    • Kiinnitä huomiota siihen, miten tuot ilmi, milloin puhut BL:nä, milloin tiimiläisenä

  • Te/me

    • Kiinnitä huomiota, että kun puhut omalle tiimille, vieraannutatko itsesi ulos puhuttelemalla heitä “Te”

  • Kiinnitä huomiota puhumaasi rekisteriin

    • Oman tilanteesi ja alasi asiantuntijana, hypit paikasta toiseen ja linkität muille erillisiä aiheita. Vain sinä tiedät kaiken minkä sinäkin.

    • Tulkkaa viestisi kuulijan kanssa samalle tasolle

  • Fokusoi

    • Ihmisellä on kykyä keskittyä muuttamaan yhtä pientä asiaa kerrallaan. Niin tiimillä, kuin sinullakin

  • Haastaminen

    • Jos haluaa haastaa ihmisiä olemaan parempia versioita itsestään, täytyy puhua yhdessä läpi, mikä on haastamisen tavoite,

  • Palautteen vastaanottaminen

    • Älä vastaa palautteeseen välittömästi. Prosessoi se rauhassa, vähintään yön yli, jotta saat muodostettua oikeat asiayhteydet. Muuten alkuperäinen palaute hukkuu siitä jatkettujen aiheiden alle.

  • Tarjoa mahdollisuuksia, älä vain mahdollista niitä

    • Uuden tekeminen on aina pelottavaa ja jokaista ihmistä voi tukea tarjoamalla mahdollisuuksia tehdä niitä, eikä vain asettamalla niitä ulottuville ja olemalla näyttämättä tietä.

  • Yksilön potentiaali on rajallinen, porukassa on todellinen voima

    • Itseksesi olet aina omien ajatustesi vanki. Hanki vierellesi ihmisiä, jotka katsoo maailmaa eri vinkkelistä ja luota myös heidän maailmankatosmukseensa.

  • Delegoi ja luota

    • Usko ihmisiin ja heidän kykyihinsä saada asioita aikaan, myös omannäköisenään.

Niistä on jäänyt jotakin käteen. Lähdin BL-kauteen sillä mentaliteetillä, että haluan kehittyä johtajana ja oppia uutta. Liiketaloudellisessa ja tiimidynaamisessa mielessä ne voi mieltää epäonnistumisiksi, koska tulos ei ole ollut niin optimaalinen kuin mitä se olisi ihannetilanteessa voinut olla. Mutta enhän minäkään ole ollut optimaalinen versio itsestäni aloittaessani prosessia, vaan olen kasvanut ja oppinut huomattavan määrän asioita BL-kausien aikana.

 

Kehareissa tehdyissä kehäteorioissa Eventan ytimeen oli sijoitettuna enemmän ja vähemmän vain minut. Se nosti kyllä karvoja pystyyn, nyt kun on siirtynyt paalupaikalta sivuun ja uusi pelaaja on kehissä. Seuraava luottamuksen testi ja kasvun paikka on osata pitää näppinsä irti ja antaa heille tilaa tehdä. Usko tiimiin ja sen potentiaaliin on kova ja pelkoon sekoittuu iso määrä innostusta. Isoja muutoksia varten on istutettu monia siemeniä ja nyt voi seurata, mikä siemen lähtee itämään.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (3 votes cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: +1 (from 1 vote)
Miltä tuntuu johtaa muutosta, vol. 2, 5.0 out of 5 based on 3 ratings Tagit: , , ,

Keskustele artikkelista

Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!