Mieli ei ole ajatusten varasto – Getting Things Done -menetelmä ajanhallinnassa

21.09.17 Esseen kirjoittaja: Anton Klemola
Kirjapisteet: 2
Kirja: 5 askelta. Artikkeleita Getting Things Done -työnkulusta
Kirjan kirjoittaja: Jukka Backman
Kategoriat: Uncategorized, Oppiva organisaatio

Jossain vaiheessa Proakatemiaa monet tiimiyrittäjistä kokevat haasteita ajanhallinnan kanssa. Olen myös itse kohdannut nämä haasteet Proakatemialla ollessani. Etsiessäni vastauksia ja ratkaisuja asiaan törmäsin Getting Things Done -menetelmään. Menetelmä on nyt osa toimintaani ja sen ansiosta työtehtävät pysyvät järjestyksessä ja tiedän mitä minun kannattaa tehdä milloinkin.

Getting Things Done on David Allenin kehittämä ajanhallintamenetelmä. Allenin menetelmässä on viisi askelta: kerää, käsittele, järjestä, katsasta ja tee. GTD -menetelmällä omaa ajankäyttöä pyritään järkeistämään ja huolehtimaan, että kasautuvat tehtävät eivät unohdu tai ole mielen varastoissa tallessa. GTD -menetelmän avulla saat pääsi tyhjäksi informaatiosta ja voit aina luottaa, että hoidettava tehtävä tulee vastaan sille parhaasta parhaasta paikasta sopivaan aikaan.

“Mieli on ajatusten saamista, ei varastoimista varten.” – David Allen

  1. Kerää

Kaikki mikä vaatii huomiotasi ja tekemistäsi, tulee kerätä talteen omaan järjestelmääsi. Vaikka asia tuntuisi vähäpätöiseltä, kannattaa se silti kirjata ylös. Lyhytkestoinen muistimme muistaa kerrallaan vain noin 4-5 hoidettavaa asiaa. Asioiden kirjaaminen vapauttaa aivokapasiteettiä älylliseen työhön, kun kaikkea ei tarvitse pitää omassa mielessä.

Keräämistä voi suorittaa monella tavalla, mutta tärkeintä on valita tapa, johon itse luotat täysin. Keräämisen tarkoitus on, että saat informaation talteen ja löydät sen itsellesi luonnollisesta paikasta myöhemmin. En siis kehota paperikalenteria käyttäviä vaihtamaan sähköiseen versioon, vaan pikemminkin soveltamaan GTD:tä omaan järjestelmäänsä. Keräysvälineiden on oltava tarkoituksennmukaisia ja sinun pitää olla tietoinen kaikista niistä.

Keräysvälineet ovat yksilöllisiä. Tässä esittelyä omista tavoistani kerätä informaatiota, johon tarvitsee palata myöhemmin.

  • Whatsapp – Työpaikan ja vapaa-ajan asiat. Merkitsen tähdellä (tärkeä) asiat ja viestit, joihin minun pitää palata myöhemmin.
  • Slack – Motiven viestintäkanavana on Slack. Merkitsen tähdellä (tärkeä) asiat ja viestit, joihin minun pitää palata myöhemmin.
  • Sähköposti (Gmail) – Olen liittänyt kaikki sähköpostini Gmailiin. Merkitsen tähdellä (tärkeä) viestit, joihin on vastattava.
  • Muistivihko – Jos pajassa tulee ajatuksia, ideoita tai kirjavinkkejä, kirjaan kaikki nämä muistivihkooni. Samoin esimerkiksi seminaarien muistiinpanot kirjoitan yleensä käsin.
  • Any.do -tehtävänhallintaohjelma – Kirjaan hoidettavat asiat Any.do -sovellukseen, joka toimii myös puhelimessa. Merkitsen saamani tehtävän samantien sovellukseen jolloin voin unohtaa asian mielestäni.
  • Kalenteri (Google Kalenteri) – Aikaan sidonnaiset asiat ja tapahtumat kirjaan sähköiseen kalenteriin.
  • Pilvipalvelu (Google Drive) – Dokumentit ja viitemateriaalin kokoan Google Drive -pilvipalveluun.

Keräysvälineilläni saan talteen kaiken päivän aikana kohtaamani informaation eikä minun tarvitse pitää mitään asiaa kauaa mielessäni. Omaa päätä ei tulisi käyttää asioiden säilöntäpaikkana milloinkaan pitkään. Aiemmin minulla ei ollut yhtä organisoitua järjestelmää näiden asioiden keräämiseen ja hallintaan. Suurimpana etuna järjestelmästä on se, että asioita ei enää unohda ja ne tulevat vastaan oikeassa kontekstissa.

  1. Käsittele

GTD-menetelmät toisena vaiheena on asian käsittely sille sopivalla tavalla. Aivan aluksi kysy itseltäsi: Mikä asia on? Sisältääkö asia tekemistä? Mahdollisia vastauksia on vain kaksi: kyllä tai ei.

Jos asia ei sisällä tekemistä, pohdi onko informaatio jotain sellaista mitä tarvitset myöhemmin. Jos et tarvitse informaatiota, se voi mennä suoraan roskiin. Delete -painike on edelleenkin kovin aliarvostettu tietokoneen toiminto. Osa kohtaamastamme informaatiosta vain on sellaista ettemme tee sillä mitään. Tällaiseen käsittelyyn itselläni joutuvat monesti esimerkiksi sähköpostiin kilahtelevat mainosviestit.

Jos taas asia on viitemateriaalia tai voi muuten tulee tarpeeseen, säilö se itsellesi parhaalla tavalla, jotta löydät materiaalin myöhemmin. Itse esimerkiksi käytän Google Drivea kaikille tällaisille tarpeellisille tiedostoille, joista voi joskus olla miulle hyötyä. Kannattaa luoda selkeä hakemistorakenne, jotta löydät tiedon tarvittaessa.

Jos asian tekeminen vaatii toimenpiteitä, sinulla on useita vaihtoehtoja toimia. Tehokkuusraja on noin kaksi minuuttia eli sitä nopeampi asia kannattaa hoitaa välittömästi. Tällaisia asioita ovat monet päivittäin vastaamme tulevista tilanteista. Jos esimerkiksi joku tiimistä kaipaa pikaisesti apua, on tehtävä GTD:n periaatteiden mukaisesti järkevintä hoitaa heti eikä sopia sille erillistä aikaa. Ajan sopimisessa näet kestää kauemmin kuin tehtävän hoitamisessa samantien. Esimerkiksi kun tiimiläisemme pyysi minulta apua Slack-sovelluksen käytössä, autoin häntä heti, vaikka jouduinkin keskeyttämään kriittisellä hetkellä valmistautumiseni hetken kuluttua alkaneen pajamme vetämiseen. Tiimiläiseni sai nopeasti apua ja minun ei tarvinnut pitää asia mielessäni enää tilanteen jälkeen tai kirjata sitä myöhemmin hoidettavaksi.

Jos joku muu osaa hoidettavan tehtävän paremmin kuin sinä itse tai et sitä muuten haluaisi tehdä, kannattaa pyrkiä delegoimaan tällaiset tehtävät eteenpäin. Jos et esimerkiksi itse osaa editoida videoita, mutta tunnet jonkun osaavan, kannattaa ehdottomasti delegoida asia taitavan henkilön hoidettavaksi. Paitsi tietysti, jos itselläsi on motivaatiota lähteä opettelemaan videoiden editoimista.

Itse tekemissäsi tehtävissä on kaksi kirjaamismahdollisuutta. Joko tehtävä merkitään omaan tehtävälistaan (kuten Any.do, Trello, paperinen) tai kalenteriin (sähköinen tai paperinen). Oleellista on tuntea omat toimintatapansa ja järjestellä tehtävät sen mukaisesti itselleen loogisella tavalla. Tärkeintä on, että asiat tulevat vastaan oikeaan aikaan, kun niiden aika ja tarve on käsillä.

  1. Järjestä

Getting Things Done -menetelmän kolmantena vaiheena on asioiden järjesteleminen sen mukaan, miten haluat ne kohdata. Järjesteleminen takaa sen, että oikea informaatio löytyy oikeasta paikasta. Järjestämisessä on kaksi perussääntöä, joita ei tulisi milloinkaan rikkoa.

  1. Merkityksen tulee vastata paikkaa
  2. Järjestelmän tulee olla niin yksinkertainen kuin mahdollista.

Jotkut käyttävät kalenteria väärin merkiten sinne asioita, joita ei olisi välttämätöntä merkitä kalenteriin. Näin kalenterissa ei ole joustamisen mahdollisuutta ja se täyttyy helposti tekemisestä. Kalenteriin tulisi GTD-menetelmän ohjeiden mukaan merkitä tehtävä vain, kun asialla on tietty päivä, tietty ajankohta tai siitä pitää olla tietoinen tiettynä päivänä. Käyttäjän omalle vastuulle jää väljempien asioiden merkitsemistapa. Esimerkiksi jos viikon loppuun mennessä pitää tehdä jotain, on henkilöstä kiinni sopiiko hänelle merkitseminen kalenteriin, tehtävälistan käyttö vai jokin muu ratkaisu. Oleellista on tuntea itsensä, jotta tietää mitä kautta tulee asian tehneeksi viikon aikana.

Omassa systeemissäni noudatan näitä kalenterin täyttämisen ohjeita suoraan. Omalla kohdallani ei toiminut tehtävien tiukka merkkaaminen kalenteriin, vaan mielummin otan päivän tehtävälistan ja päätän silloin vireystilan perusteella mihin sinä päivänä hoidettavista tehtävistä tartun. Kalenteria täytän vain sitoumuksilla, jotka on sovittu tiettyyn ajankohtaan. Näitä ovat Proakatemian arjessa esimerkiksi pajat ja projektien palaverit.

Miten sitten pysyn perille siitä mitä teen milloinkin? Tähän asiaan ratkaisuna on erillisen tehtävälistan tai tehtävienhallintaohjelman käyttäminen. Omassa systeemissäni käytän Any.do -sovellusta, joka toimii sekä selaimessa että älypuhelimella. Sovellukseen olen luonut erilliset tehtävälistat viikottain viikon jokaiselle päivälle. Lisäksi minulla on projektikohtaiset listat kuten “Opinnäytetyö” “Kino-Sampo (elokuvateatteri jossa olen töissä)” “Kirjapisteet” ja kullekin projektilleni oma listansa. Näistä listoista siirrän päiväkohtaisiin listoihin jokaisena päivänä ne asiat, jotka sinä päivänä teen. Eli esimerkiksi maanantaina lopettaessani sen päivän työt, avaan Any.do -sovelluksen, käyn kaikki listat läpi ja siirrän niistä seuraavana päivänä (tiistai) tehtävät hommat sen päivän listalle. Tiistaina kun herään, voin vain avata sen päivän tehtävälistan ja keskittyä pelkästään niihin asioihin.

Listoja voi luoda oman tarpeen mukaan ja tässä on yksilöllisiä eroja. Yksi 5 askelta -lähteessä suositeltu lista on “Joskus/ehkä” -lista, jolle kerätään asioita, joita aikoo ehkä joskus tehdä. Itselläni muistikirjani on tämä paikka, jonne kirjoitan ideani ja oivallukseni, mutta yhtä hyvin niitä voi koota muullakin tavalla.

Viitemateriaalin keräämiseen on tärkeintä löytää paikka, josta löydät informaation helposti sitä tarvitessasi. Täysi sähköpostin saapuneet -kansio ei ole sellainen, vaan esimerkiksi itselläni tällainen paikka on Google Drive, jonka saan auki millä laitteella vain milloin vain. 

  1. Viikkokatsastus

Viikkokatsastuksessa otat askeleen taaksepäin, ja katsot laajemmasta näkökulmasta kaikkea sitä, mitä olet kerännyt, käsitellyt ja järjestänyt. Itse miellän viikkokatsastuksen palaveriksi oman itseni kanssa. Käytämme paljon aikaa palavereihin projekteissa, mutta harvoimpa sitä tulee varanneeksi ajan itsensä kanssa. Viikkokatsastuksessa käyt läpi kaikki informaation keräyskanavasi. Viikkokatsastus on myös hyvä paikka miettiä omaa järjestelmäänsä ja olisiko siinä jotain kehitettävää. Pysähtymällä varmistat tekeväsi oikeita asioita oikeaan aikaan.

Jotta voit ottaa viikkokatsastuksen käyttöön, tarvitset noin 1h -1h 30min aikaa aikatauluasioiden hoitamiseen viikottain. Kuulostaako mahdottomalta? Mielestäni aika on pieni siihen nähden, että saat tehtäväsi järjestykseen ja tiedät mitä teet. Suosittelen, että varaat säännöllisen ajan eli tietyn päivän ja kellonajan itsesi kanssa kalenteristasi.

Viikkokatsastustilanteessa kirjoita aivan aluksi ylös kaikki mielessäsi pyörivät asiat, jotka haluat saada hoidetuksi. Onko jotain tekemättä? Haluaisitko tehdä jotain muttet ole ehtinyt? Kirjoita kaikki tällaiset ajatukset ylös, jotta ne ovat pois mielestäsi. Syötä ne sen jälkeen järjestelmääsi eli tehtävälistalle, kalenteriin ja niin edelleen riippuen mistä on kyse. Jos tehtävä on nopea (alle 2min), kannattaa hoitaa se samantien viikkokatsastustilanteessa. Esimerkiksi unohtuneen Slack -viestin kirjoittaminen tiimiläiselle onnistuu näppärästi viikkokatsastuksessa.

Seuraavaksi käy läpi oma järjestelmäsi. Olen käynyt itse asioita läpi seuraavasti:

  • Kalenteria taaksepäin: Katso kalenteriasi 2vko taaksepäin ja käy jokainen merkintä läpi viikkokatsastuspäivään asti. Kysy itseltäsi: Olenko unohtanut tehdä jotain mitä piti hoitaa? Monesti tässä vaiheessa tulee ahaa-elämyksiä ja huomaa jotain jääneen huomiotta.
  • Kalenteria eteenpäin: Katso kalenteriasi 2vko päähän eteenpäin etenemällä päivä kerrallaan. Kysy itseltäsi: Pitääkö johonkin valmistautua tässä vaiheessa? Olenko unohtanut merkitä kalenteriin jotain?
  • Sähköposti: Järjestelen sähköpostin viikoittain tyhjentämällä saapuneet -kansion sekamelskan. Olen kirjoittanut asiasta tarkemmin tässä esseessä.
  • Tehtävät: Käyn Any.do -sovelluksen kautta projektilistat läpi ja siirrän niistä alkavan viikon päiville alustavasti tehtävät, jotka aion tehdä minäkin päivänä. Poistan myös vanhentuneet tehtävät tässä vaiheessa.
  • Muistikirja: Käyn läpi muistikirjastani edellisen viikon kirjoitukset. Kirjoitan muistikirjaan pääasiassa pajojen kolahdukset ja innostukset, ideat, seminaarien muistiinpanot ja muut tilanteet, joissa olen läsnä kuuntelemassa.

Olen kokenut viikkokatsastukseen käytetyn ajan vaivan arvoiseksi. Viikkokatsastuksen ansiosta en enää yhtä paljon vain reagoi asioihin ja eteen tuleviin tilanteisiin, vaan olen paljon suunnitelmallisempi ja ennakoivampi ajankäytössäni.

  1. Tee

Viimeisenä Getting Things Done -menetelmän vaiheena on itse tekeminen. Jos aiemmat vaiheet on tehty huolellisesti, tämä vaihe tapahtuu melko automaattisesti. Kalenterista löytyvät aikaan sidonnaiset tekemiset ja tehtävälistoilta muut tekemiset. Omalla vastuullasi on toimeen tarttuminen ja sen arvioiminen mitä tehdä milloinkin seuraavista tehtävistäsi.

Elämäni ilman GTD-menetelmää

Löysin Getting Things Done -menetelmän viime keväänä kriittisellä hetkellä. Olin jo aiemmin ollut varma, että tarvitsen jonkinlaisen struktuurin ja järjestyksen ajanhallintaani, mutta en tiennyt miten saisin sellaisen luotua.

Getting Things Done -menetelmän opettelu on ollut pitkä prosessi enkä ole vieläkään valmis. Menetelmän oppimisessa kestää oma aikansa ja vaikka tunnen nyt periaatteet hyvin, silti olen ajoittain sortunut perumaan viikkokatsastuksen tai muuten toimimaan eri tavoin. Kesällä tämä välinpitämättömyys vaikutti pahasti elämänlaatuuni ja monta viikkoa vain haahuilin ilman päämääriä aikataulujeni ollessa kaaosmaisessa tilanteessa.

GTD Nordic -sivustolle tulee säännöllisesti ilmaisia webinaareja Getting Things Done -menetelmästä. Webinaarit johdattelevat menetelmän käyttöönottoon ja tarjoavat hyvät perustyökalut alkuun pääsemiseksi. Jos kiinnostuit GTD-menetelmästä, suosittelen ehdottomasti webinaarituokioon osallistumista.

 

Lähteet

Backman, J. 2016. 5. askelta. Artikkeleita Getting Things Done työnkulusta. GTDnordic Suomi. Luettavissa: https://gtdnordic.fi/wp-content/uploads/2016/08/5-ASKELTA.pdf

Backman, J. 2017. Johdanto Getting Things Done -menetelmään. Webinaari. Katsottu 3.4.2017.  

Getting in control and creating space | David Allen | TEDxAmsterdam 2014. 2014. TEDx Talks. Katsottavissa: https://www.youtube.com/watch?v=kOSFxKaqOm4&t=777s

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Mieli ei ole ajatusten varasto - Getting Things Done -menetelmä ajanhallinnassa, 5.0 out of 5 based on 1 rating Tagit: , ,

Keskustele artikkelista

4 kommenttia to “Mieli ei ole ajatusten varasto – Getting Things Done -menetelmä ajanhallinnassa”

  1. Sara Kauppinen sanoo:

    Vau, mitä kolahduksia. Tässä oli paljon hyödyllistä asiaa. Toimiva ajanhallinta on aihe, minkä kanssa olen arjessani taistellut aina – ei kuulu luontaisiin vahvuuksiini. Olen aiheeseen perehtynyt itsekin, mutta en ole törmännyt esseessäsi käsiteltäviin työkaluihin aiemmin. Oli silmiä avaavaa tajuta kuinka paljon käytän päivittäin mieltäni ajatusten varastoimiseen. Kiitos hyvästä esseestä, tästä menee paljon asiaa käytäntöön!

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: +1 (from 1 vote)
  2. Anton Klemola sanoo:

    Hienoa että esseestä oli apua! Se oli tavoitteenani, että tästä saisi lukija käytäntöön vietäviä asioita omaan arkeensa.

    Välillä joutuu kyllä käyttämään myös sitä mieltä varastoinnissa: esim. itselläni tulee monesti autoa ajaessa mieleen parhaat ideat. Hankala tilanne, koska autoa ei viitsisi jatkuvasti pysäyttää tien sivuun idean kirjaamista varten. Jos mielessä ei kuitenkaan tarvitse muistaa kymmentä muutakin asiaa, idea todennäköisemmin pysyy automatkan ajan mielessä.

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
  3. Jimi Iikkanen sanoo:

    Esseen pituudesta huolimatta erittäin kevyt lukea. Kokonaisuus toimii hienosti sekä menetelmän opetusalustana että myöhemmin listauksena, josta on helppo katsoa miten menetelmä toimikaan.

    Itse tykkään listata asioita pajavihkon lisäksi Evernote -sovelluksella, jossa ajatuksia on erittäin helppo jäsennellä vaikka muistiinpanoja olisi jo huomattava määrä. Sovelluksesta löytyy myös ominaisuus nauhoittaa ääntä muistiinpanoihin, millä saa vapautettua mielen päältä hyvät ideat ajomatkallakin, mikäli ajaa jonkun sortin hands freen kanssa.

    Kiinnostus Getting Things Done -menetelmää kohtaan heräsi toden teolla esseen luettua, joten pitääkin ottaa asiasta selvää.

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
  4. Anton Klemola sanoo:

    Kiitoksia! Kirjoitan edelleen vähän ylipitkiä tekstejä, mutta hyvä että rakenne toimi kuten toivoinkin.

    Olen kokeillut sitä Evernotea, mutta en siitä innostunut. Se olisi jäsentelyn kannalta kyllä erittäin hyvä. Nythän mulla on vihkossa asiat vaan peräkkäin ja viikkokatsastuksessa digitalisoin tärkeimmät pointit ja ideat talteen. Fyysinen kirjoittaminen auttaa mua ajattelemaan pajatilanteessa käynnissä olevaa asiaa, mutta säilömisen kannalta se ei ole kovin hyvä.

    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VN:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
Kirjoita kommentti

Kirjoita allaoleva koodi viereiseen kenttään roskapostin suodattamiseksi, kiitos!